中小企业如何通过信息化实现增效

2011年4月1日星期五您当前位置：首页>>信息化>>中小企业信息化动向中小企业如何通过信息化实现增效2011-03-21访问次数:44据统计数据显示，我国中小企业已经超过4200万家，占全国企业总数的99%以上。

中小企业是加快我国国民经济发展的活力之源，也是我国解决就业问题的主要依托。

中小企业的优点是“船小好掉头”，能够对市场变化做出快速反应;但其共性问题是管理不规范、研发能力弱、高级人才缺乏、资金不足、竞争力不强。

同时，由于中小企业对信息化的认识不足，信息化的应用水平也参差不齐。

信息化基础的薄弱，反过来又制约了中小企业的发展壮大。

那么，广大中小企业如何有效地实施信息化，避免走弯路？如何能够通过信息化建设实现增效，获得实实在在的价值？如何通过信息化促进企业的转型升级，找到发展壮大的契机？本文试图对这些问题进行系统地探索。

我国中小企业信息化的共性问题与难点中小企业是我国国民经济发展的栋梁，然而，管理、技术、营销与资金等诸多问题制约着中小企业的发展壮大。

信息化建设对于中小企业的成长与增效至关重要，正确实施信息化，的确可以帮助中小企业起到“四两拨千斤”的效果。

但是，我国中小企业在信息化建设方面存在以下共性问题：对企业信息化的认识不到位很多中小企业管理者对信息化技术的理解、信息化实施的方法，以及信息化能够为企业带来的价值认识还很肤浅。

不可否认的是，中小企业管理人员对于日新月异的信息技术往往无从把握，存在畏惧和排斥心理。

管理模式转型难度大中小企业在成长过程中，积累了过多的“人治”色彩，管理制度、考核体系、业务流程大多是老板说了算，难以一下子形成科学的体系。

而信息化的基础是管理的规范化，中小企业在信息化过程中要实现从“人治”到“法制”的转型难度较大。

信息化基础非常薄弱很多中小企业对信息化缺乏意识，没有专门的IT部门甚至没有专门人员负责。

即使有信息化的应用，也是部门各自为政，运行于不同平台，无法很好地集成，造成重复录入、数据不同步、数据无法共享等问题。

信息化建设缺乏规划很多中小企业对信息化需求不很明确，往往不知道什么时候应该搞信息化，该怎么上，如何实施等，有些企业就算是做了规划，也只是一些IT技术的罗列，难以真正结合企业实际。

资金投入严重不足大多数中小企业还处于解决生存问题的阶段，因此对于信息化建设资金投入不足，同时，对信息化也难以有持续性的投资。

缺乏信息化专业人才中小企业信息化工作人员，大多是纯粹的计算机技术人员，往往停留在修电脑、检查网络等初级阶段，对于管理知识和企业的业务流程了解不多，难以胜任信息化的规划与实施的重任。

虽然中小企业量大面广，但是对于信息化厂商而言，中小企业的信息化投入属于“碎银子”。

因此，信息化供应商对于中小企业的信息化也并不真正重视，往往只是希望卖一些标准化的软件产品给企业。

同时，面向中小企业开展信息化服务的专业机构也还不多。

所以，中小企业信息化的难点在于：由于中小企业对信息化重视不够、投入不足，导致信息化厂商和服务机构服务中小企业难以取得盈利，因而不够重视;而这又导致了本来就十分缺乏专业人才的中小企业信息化应用难以取得实效。

这样，就形成了恶性循环的一个怪圈。

因此，要破解中小企业信息化建设的怪圈，就必须引入创新的思路。

对于已经在市场站稳脚跟，拥有自身的核心竞争力的大中型企业而言，信息化建设已经成为一个自觉、自愿的持续改进工程。

然而，对于中小企业而言，由于从事的产业、盈利模式、产品定位、管理模式都处于一个动态变化的过程之中，因此，中小企业应当遵循科学发展观，根据自身发展阶段、所处行业、盈利能力和管理基础，实事求是地看待信息化的作用，遵循合理的信息化成长路线图，循序渐进，支撑企业的发展，伴随企业的成长而实现信息化建设的可持续发展。

中小企业信息化基础应用工程中小企业推进信息化的第一个进阶是信息化基础应用工程，对于初创阶段的中小企业，可以实施该工程。

其目标是实现基本的信息化管理，实现员工之间的有效沟通，建立一个基于互联网的产品推广平台，为企业的中小企业信息化建设的共性问题全面信息化打下基础。

为了推进信息化基础工程，企业应当聘请一位专职信息化人员，或者由专业的IT公司提供信息化外包服务。

除了一些常用的Office软件之外，中小企业的信息化基础工程可以开展的信息化应用包括：内部网络建设建立内部网络，业务部门员工根据工作性质可以实现宽带上网，这是企业信息化的必备条件。

企业门户网站的建设企业门户网站是互联网时代企业的名片，建立一个美观、实用、具有商务功能的网站，是企业营销的必备手段。

企业不仅应当建立外部网站，还可以建立面向员工的内部网站。

同时，企业还可以根据需要，选择通过在搜索引擎上进行主题词推广，在行业网站上进行广告推广等方式，来宣传自身企业的网站。

企业也可以有选择地通过第三方电子商务平台来推广自己的产品。

企业电子邮箱的应用许多企业没有自己的企业邮箱，员工用的电子邮箱都是一些免费的邮箱，这种方式在商务合作当中是一个大忌，会让潜在客户或合作伙伴认为企业管理缺乏起码的基础。

实际上，中小企业可以为主要的业务人员和管理人员租用企业电子邮箱，一年支付少量的服务费用就可以获得可靠的服务。

即时通信系统的应用就像QQ如今已经非常普及一样，在企业内部建立一个即时通信系统是非常必要的，可以传递文件、进行语音通话、即时发布内部通知等。

几十个站点的即时通信系统已经有很多免费软件可以应用。

CAD系统的应用对于中小型制造企业，如果进行产品自主研发，则可以推进CAD系统，并结合产品特点推进三维CAD系统的应用，以提高产品研发效率和质量，提升企业的竞争力。

电子行业的企业，可以应用电器CAD或者EDA软件。

企业的现金流管理拥有足够的现金，是企业能够生存下去的命脉。

因此，企业应当对现金的流入、流出，以及银行账户余额的变化进行实时跟踪。

在中小企业发展的初期阶段，可以通过EXCEL表的方式进行记录，并可以对现金流的变化进行预测。

通常，很多中小企业会选择应用会计电算化软件。

但实际经验表明，单纯应用帐务处理软件，并不能提高企业的管理效率，只能提高财务人员的工作效率，减少财务人员的工作量。

因此，对于立足未稳的中小企业而言，这并非必备。

因为单独的帐务软件在企业信息化的后期阶段，一定会被替代。

通过实施企业信息化基础应用工程，可以支撑企业的日常运作，实现员工之间、企业与客户之间的有效沟通，帮助企业树立良好的企业形象，赢得商业机会，从而促进企业的发展壮大。

中小企业信息化深化应用工程企业信息化最大的误区之一，就是缺乏真正意义上的规划，不断被信息化厂商牵着鼻子走。

在不同厂商的鼓动下买了一大堆软件，形成了很多信息孤岛。

结果是信息化应用没有取得实效，反而处于“亚健康”状态。

因此，在企业实施完成第一个进阶之后，如果企业在市场上能够立足，进入快速成长阶段，则可以进入中小企业信息化成长路线图的第二个进阶——中小企业信息化深化应用工程。

在此阶段，企业应当统一对信息化的认识，企业高层领导要树立“信息化为我所用”的观念，积极主动地推进信息化建设。

具体的做法可以是：企业可以考虑建立信息中心，可以考虑引进信息化专业人才，专职负责企业的信息化深化应用工作。

同时，企业可以考虑聘请第三方咨询服务机构开展信息化咨询服务。

第三方服务机构将提供全面的信息化培训，来帮助明确企业业务管理对信息化提出的需求，帮助梳理企业的业务流程，帮助制定企业未来三年的信息化总体规划，来帮助建立统一的企业基础数据编码体系，建立企业信息化集成平台，明确信息化实施方案，并以此作为企业信息化的行动指南。

在此基础上，企业可以推进以下信息化应用，实现较为全面的信息化应用，有效支撑企业的业务管理和拓展：企业运营管理系统包括企业信息门户、客户关系管理(CRM)、现金流管理、人力资源管理(HRM)、知识管理、项目管理、合同管理、文档管理等日常管理。

以往，很多企业是单独实施客户关系管理、人力资源管理、OA等应用软件，结果形成了很多信息孤岛。

其实，对于中小企业而言，应该选择一个统一的信息门户，将这些本来就是紧密相关的业务模块集成一个整体。

目前，市场上已经有能够支撑企业日常运营的企业运营管理系统，为中小企业信息化深化应用提供了更加科学的方案。

ERP系统对于中小型贸易企业，应当重点应用财务管理、采购管理、销售订单管理模块，实现财务、业务一体化。

对于中小型制造企业，除上述模块之外，应当在此阶段实施BOM管理、生产计划管理，实现根据客户订单和产品的BOM结构、产品的工艺路线、设备产能和库存信息，进行MRP排产，自动生成生产计划和采购计划。

条码技术应用在采购、生产、销售等环节，可以应用条码技术来自动识别产品信息，提高信息录入的准确性和及时性。

许多中小企业的实际经验表明，条码技术在制造企业中的应用可以立竿见影，取得实效。

PDM系统对于从事自主产品研发的中小型制造企业，可以应用PDM(产品数据管理)系统，重点对二维CAD、三维CAD生成的图文档进行管理，对产品结构进行管理，对图文档的访问权限进行控制。

由于该阶段涉及到企业信息化核心应用系统的选型，因此，企业必须注意选择具有良好扩展性的软件系统，并实现ERP系统与PDM系统，以及ERP与企业运营管理系统的信息集成。

这个阶段的信息化建设持续时间较长，企业应当注意选择具有本地化服务能力的软件厂商作为信息化建设的长期合作伙伴，降低信息化建设的风险。

中小企业信息化战略支撑工程中国市场拥有巨大的机遇，在激烈竞争的市场环境当中，不断有很多中小企业脱颖而出，形成了自己的差异化竞争优势。

随着这些中小企业进入可持续发展阶段，企业应当实施信息化战略支撑工程。

信息化战略支撑工程的目标是将企业信息化应用延伸到车间与供应链，实现企业信息化系统的闭环和全面集成，将信息化应用软件中的核心数据抽取出来，进行绩效分析，帮助企业领导建立决策支持系统。

具体做法的建议是：为了保证企业顺利实施信息化战略支撑工程，企业应当进一步与信息化第三方咨询服务机构合作，对信息化现状进行评估，理清信息化需求，建立信息化整体集成架构，并选择有经验和实力的信息化整体集成合作伙伴。

同时，企业应当进一步增强自身的信息化人才队伍，任命职业的CIO，确保CIO 能够有职有权。

CIO的关注重点应当从IT技术本身转向用信息化系统支撑企业的业务流程和企业的发展战略。

信息化战略支撑工程的实施重点：ERP系统重点实现生产计划的完工反馈，在此基础上，应用成本管理模块，对企业运营的实际成本和标准成本进行对比分析，持续降低生产成本。

PDM系统对于进行自主产品研发的企业，应当积极推进研发过程的管理，包括研发项目管理、工作流管理、变更管理和产品配置管理，大大提升研发效率。

CAPP系统很多制造企业，工艺管理是一个薄弱环节。