档案管理培训教材(PPT 42页)

向门
档 案 行 政 管 理
提 出 出 境 申
部请
档 案
审 批
行或
政不
管审
理批
办 理
手 续
海 关 查 验
放 行 或 没 收
一、档案出境及管理
3. 档案出境禁止和审批权限
档案级别 国家一级档案
出境审批部门 严禁出境
国家二级档案 国家三级档案及复制件 档案馆藏中未定级别的档案 其他组织、单位、个人档案
国家档案局 省级档案行政管理部门
省级以上档案行政管理部门 审批
热身练习
1、我国档案法律法规禁止档案出境和出卖。
热身练习
2、档案出境必须经国家档案局审批。
第五节 档案安全管理
维护档案的安全是加强档案管理 的基本要求和重要任务。档案安全的 含义包括两个方面：一是档案实体的 安全，二是档案信息的安全。
一、档案保管
1. 健全档案保管制度 2. 完善档案保管工作设施 3. 加强档案保管工作现代化建设 4. 实施档案分级管理
二、关于文件材料管理的法律规定及其含义
《上海市档案条例》第十六条第一款规定： “法人和其他组织及其工作人员在职务
活动中形成的材料,由文书部门或者业务部 门收集齐全并整理,定期交档案机构集中管 理。”
二、关于文件材料管理的法律规定及其含义
含义：
1. 明确了文件材料管理的主体 —— 文书或业务机构
2. 明确了文件材料管理的具体内容和任务
2、本市行政区域重大的政治、经济、科技、 文化、体育、宗教等活动,包括政治体制改革、经 济体制改革的重要实践，重大突发事件的处置工作， 在国内外有重要影响的宣传、教育活动，科技、文 化、体育和宗教等领域的重要节庆或赛事活动；
3、市重点建设工程，包括重大工程建设项目、 重点技术改造项目、工业骨干投资项目、市政府实 事工程项目；
档案出境必须经省级以上档案行政管理部门审 查批准，海关查验确认后放行。
一、档案出境管理
档案出境管理的基本要求和特点：
1、法定档案均不得擅自出境； 2、档案出境监管的范围包括档案原件和复制件； 3、档案出境须经过行政审批； 4、档案出境管理的执法主体是档案行政管理部门
和海关。
一、档案出境管理
2. 档案出境及管理程序
市重点收集、保管和监督管理档案的范围由市 档案行政管理部门确定。市重点档案基本范围如下：
（一）本市市级党和国家机关保存的具有永久保存 价值的档案。
（二）本市市级国家档案馆、部门档案馆保存的具 有永久保存价值的档案。
（三）法人、其他组织或个人在下列社会活动中形 成的具有重要保存价值的档案：
1、本市组织或者承办的在国内外有重大影响的 全国性、国际性会议；
注意把握的几个问题：
1. 撤销单位既包括常设性机构，也包括临时性机构；既包 括机关、团体也包括企业事业单位。
2. 撤销单位档案移交进馆适用于独立的法人或独立行使职 能的立档单位。非独立的、依附性的组织、机构撤销时不 适用本规定。其档案应归属该组织的从属单位。
3. 向档案馆移交档案的撤销单位应是明确列入档案馆接收 范围内的单位。
重点档案，即在重大的政治、经济、科学、技 术、文化、教育、宗教等活动中形成的档案。与重 大活动无关的非重点档案不在登记之列。
2. 重点档案的范围：
（1）重点档案的范围由档案行政管理部门确定。 （2）重点档案的范围按不同的行政区域分别确定。
2009年上海市档案局印发的《上海市重点档案 管理办法》第七条规定的市重点档案基本范围
第五章 档案管理
第一节 文件管理
一、文件管理的相关概念和意义
文件是档案的前身；文件管理是档案工作的基础。
文件：
泛指在各项活动中直接形成的多种形式的信息记录。
文件整理：
是指将办理完毕的经鉴别具有保存价值的文件材料，按其内 容联系和形式特点，依据一定的规则和方法予以系统化梳理， 形成便于管理的案卷及其他形式的保管单位。
二、档案保密
2. 档案保密的法律适用
《中华人民共和国保守国家秘密法》
《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》
二、档案保密
3. 档案密级确定、变更及解密
密级：绝密、机密、秘密
1991年国家档案局、 国家保密局联合制发 《各级国家档案馆馆藏 档案解密和划分控制使 用范围的暂行规定》
绝密
机密
秘密
档案移交是指列入档案馆接收范围的单位按规定 向档案馆送交档案的工作。
档案接收是指档案馆按照规定将有关单位移交的 档案收集进馆的工作。
单位
移交
档案馆
接收
档案移交和接收是直接改变档案权属关系的行为。
一、档案的移交和接收
2. 档案移交、接收的时限
一般时限
中央级、省级、设区的市级国家档案馆 接收范围的档案
*上述国家一、二、三级档案专指国家档案馆馆藏中经依 法划定等级的档案
二、档案转让管理
档案转让，是指以一定方式改变档案权属， 使档案所有权由一方转归另一方的行为。
1.关于档案转让需要把握的几点：
（1） 档案转让的行为方式主要是指出卖档案、赠送档 案和交换档案，其行为结果是使档案所有权发生变更。 （2） 未经批准或者未按规定，档案不得以任何形式进 行转让。 （3） 档案转让管理属于行政监管范畴，其主体是档案 行政管理部门。
县级档案馆接收范围的档案
1. 专业性较强，形成单位专业活动赖以 开展，不具有普遍利用价值
2. 需要保密Leabharlann 特殊保护的特殊时限1. 撤销单位的档案
2. 安全面临威胁的档案
3.地方性法规另有规定的，如《上海市档案条 例》规定随时可以向社会开放的档案，可以提 前向综合档案馆移交。
20年 10年 延期 移交
提前 移交
4、市重大科学技术研究项目；
5、本市重要成果，包括获得市科学技术进步、 市哲学和社会科学研究、市决策咨询研究二等奖以上 含二等奖）奖励的成果，国内首创并对本行业发展产 生重要影响的生产、经营和管理成果（含知名品 牌），市级以上（含市级）的非物质文化遗产，由本 市创作并获得国家级以上（含国家级）重要奖项的文 化艺术作品及文学作品，市重大临床医疗成果等。
二、档案保密
指采取必要措施，对需要保密的 档案加强监管，防止泄密、失密，确 保档案信息安全。
二、档案保密
1. 档案秘密及其含义
档案秘密是指档案内容所涉及的只限一定范围内知悉 的秘密事项。
档案秘密内容一般包括以下几个方面： （1）国家秘密 （2）商业秘密 （3）个人隐私 （4）组织、单位认为不宜公开的国家秘密除外的 其他秘密事项。
收集 整理 归档
责任和程序
3. 明确了文件材料归档应当遵循的有关规定 范围和内容 行政管理
第二节 档案收集
广义： 档案室的收集 + 档案馆收集
狭义： 档案馆的收集
档案收集是档案馆馆藏建设的手段和基础。 档案收集的具体内容和工作途径分为档案接收和档案 征集。
一、档案的移交和接收
1. 档案移交、接收的含义
有偿征集 无偿征集：应当给予奖励
第三节 档案登记
★ 档案登记是地方性档案法规的创新性规 定，《上海市档案条例》在全国率先提出 了实施档案登记制度。
一、概念
档案登记是档案行政管理部门受理特定范 围内的法人、其他组织或者个人按规定向其注 册说明重要档案的形成及管理状况的行为。
二、档案登记范围
1. 档案登记对象：
（四）上海籍或者在上海工作、生活过的非上海 籍下列知名人物在本市政治、经济、科技、文化、体 育、宗教等活动中形成的具有重要保存价值的档案：
1、担任省部级以上（含省部级）职务的领导干 部；
2、全国劳动模范、全国先进工作者；
3、社会各界有重要影响和突出贡献的其他人物。
（五）其他需要重点收集、保管和监管的档案。
二、档案征集
档案征集是指档案馆通过与档案权 属人协商并经同意，将其档案收集进馆 的工作。
合同/契约行为
二、档案征集
1.档案征集与档案接收的异同：
相同点 不同点
档案接收
档案征集
1. 工作主体都是档案馆
2. 都是改变档案归属权的行为
强制性
非强制性
法定性(局限性)
宽泛性
时限性
非时限性
二、档案征集
2. 档案征集的方式：
文件归档：
是指一个组织或单位内的有关部门将文件材料按照规定向本 组织、本单位的档案机构或者档案人员移交的过程。
一、文件管理的相关概念和意义
文件归档管理的意义：
（1）是一切管理、技术活动的重要一环和有机构成。 （2）是档案管理的前提和档案工作的基础。
二、关于文件材料管理的法律规定及其含义
《档案法》第十条规定： “对于国家规定应当立卷归档的材料，
二、档案转让管理
2. 档案转让的适用
（1）根据档案的所有权性质而定 （2）根据档案转让的流向而定 （3） 根据档案材料的属性而定
二、档案转让管理
3. 档案转让的审批
非国家所有档案转让
县级以上档案行政管理部门 审批
国有企业事业单位因产权变 按照国家档案局规定办理审
化需要转让档案的
批手续
档案馆和机关、团体、企事 业单位等由于与外国交换档 案、开展国际交流，以及经 济建设、科技研究及其成果 推广等的特殊原因，需要转 让重要档案复制件的
4. 撤销单位在产权变化、处置中附属产权部分档案，应随 产权确定其归属和流向，可不移交进馆。
5. 关于撤销单位的档案处置，国家另有规定的，从其规定。
一、档案的移交和接收
3.档案移交、接收的意义：
（1）档案资源建设的重要措施 （2）保障档案安全的管理的重要手段 （3）丰富馆藏、实现服务功能的重要基础
必须按照规定，定期向本单位档案机构或者 档案工作人员移交，集中管理，任何人不得 占为己有。国家规定不得归档的材料，禁止 擅自归档。”