档案管理培训课件(PPT 51张)

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4、借出档案材料的时间不得超过一周， 必要时可以续借。过期由档案管理员催还。 需要长期借出的，须经分管负责人批准。 • 5、借出档案时，应在借出的档案位置上， 放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅 单位或借阅人，以便查阅和催还。 • 6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资 料，不得任意转借或复印、不得拆封、损 污文件，归还时保证档案材料完整无损， 否则，追究当事人责任。 • 7、借出档案材料，因保管不慎丢失时， 要及时追查，并报告主管部门及时处理。
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3、归档的文件资料，原则上必须是原件， 原件用于报批不能归档或相关部门保留的， 综合部保存复印件。 • 4、凡公司业务活动中收到的文件、函件 承办后均要及时归档；以公司名义发出的 文件、函件要留底稿及正文备查。 • 5、由公司对外签订的经济合同，应保留 三份原件，综合管理部保存一份，财务部 及合同执行（或签订）部门各保存一份。 特殊情况只有一份原件时，由综合部保存 原件。
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3、档案管理人员要严格执行公司档案管 理规定，认真细致地做好档案保管以及利 用工作，充分发挥档案资料的作用。 4、综合管理部档案管理员有责任对二级 档案管理工作进行监督和指导，每年对二 级档案管理进行一次检查验收。 第三条 归档制度 1、凡是反映公司战略发展、生产经营、 企业管理及工程建设等活动，具有查考利 用价值的文件资料均属归档范围。 2、凡属归档范围的文件资料，均由公司 集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
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8、凡公司工作人员调离岗位前必须做好 资料移交工作，方可办理调动手续。 第五条 档案借阅制度 1、档案属于公司机密，未经许可不得外 借、外传。外单位人员未经公司领导批准 不得借阅。 2、借阅档案资料，须经档案保管部门负 责人批准。阅档必须在办公室指定的地方， 不得携带外出。需要借出档案的，须经档 案保管部门负责人批准。 3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
• 二、分类方法 • 1、档案分类工作的程序
设计 分类 方案
划分 全宗
划分 大类
划分 属类 小类
给定 编号
2、常用分类方法
职能分类 时间分类 作者分类 专题分类 项目分类 型号分类 区域分类 专业分类 外形或文种分类
职能分类方法适用于一 级类目的区分;
其他分类方法则适用于 二级以下类目的划分.
3、全宗的划分（机构代码）
• 管理类档案的分类方案采用全宗号+ 阿拉伯数字进行标识。 • 工程建设类档案的分类方案采用全宗 代码+阿拉伯数字和字母进行标识。 全宗代码同上。全宗以下一级类目之 后附上工程项目的字母代码，如青银 线为QY,地铁二线为DT2，塔韩线为 TH，新准线为XZ表示，
来自百度文库
4、一级类目的划分 按照公司活动性质划分为8个大类，即： 党群工作类、行政管理类、经营管理 类、生产技术管理类、工程建设类、 设备仪器类、财务档案类、人事档案 类。
2、类目体系： 类目是档案分类的构成要素，分为类 列和类系两个要素。类列是指在不同 分类层次上具有平行关系的类与类之 间所构成的体系，其逻辑规则是不能 互相交叉；类系是指某一大类从总到 分所构成的具有包含和被包含关系的 类的系统，其逻辑规则是上位类包含 下位类，下位类被上位类所包含。
企业档案分类方案(示意图)
5、二级以下类目的划分 各大类或按照工作内容分工、或按照 管理对象特点，或按照文件类型，或 按照所属专业的有关标准，或按照文 件往来规律进行二级以下类目的划分。 适当进行三级类目的划分。各类技术、 业务、科技对象等档案的具体分类， 在下属单位根据实际情况细化
档案编号
一、分类标识（分类号）方法 1、管理类档案的分类采用全宗号+阿拉伯数 字进行标识。一级类目使用00-99标识， 二级类目使用000-999标识、三级类目使 用0000-9999标识，依此类推。没有标注 出来的数码标识为空号，留作今后类目扩 展使用。各级类目标识之间用“.”隔开。
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3、库存档案必须图物相符，帐物相符。 4、档案管理人员要熟悉所管理的档案资 料，了解利用者的需求，掌握利用规律。 • 5、根据有关规定及公司实际情况，确定 档案保存期限，每年年终据此进行整理、 剔除。 • 6、经确定需销毁的档案，由档案管理员 编造销毁清册，经公司领导及有关人员会 审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员 永久保存。 • 7、严格遵守档案安全保密制度，做好档 案流失的防护工作。
档案管理
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档案管理制度 档案的分类，编号及入库管理 违反档案借阅规定处罚原则
档案管理制度
• 第一条 规范公司档案管理工作，保证档案 的完整性及保密性，理顺工作程序，明确 工作职责，杜绝资料流失。 • 第二条 档案管理机构及其职责 • 1、公司档案工作实行二级管理，一级管 理是指公司综合管理部的统筹管理；二级 管理是指各部门的档案资料管理工作。 • 2、综合管理部档案管理员负责公司所有 档案资料的统一收集管理，各部门的档案 管理员负责本部门档案资料的使用管理。
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6、在归档范围内的其他资料，由经办人 整理后连同有关资料移交综合管理部档案 室。部门需要使用的可复印或复制，归档 范围外的由各部门自行保管。 • 第四条 档案保管制度 • 1、公司综合管理部设存放档案的专门库 房，各部门应根据保存档案数量，设置存 放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫 等安全条件。 • 2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
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8、重要档案、机密档案不得借阅，必须 借阅的要经分管负责人同意，必须外借的， 由公司负责人审批。
档案的分类、编号及入库管理
档案分类的原理与方法
一、基本概念 1、档案分类： 是指根据归档文件的内容性质、形成规 律及相互联系，遵循统一的原则和要求， 采用科学、适用的方法，对归档文件进 行分门别类，从而使库藏的全部档案文 件成为一个条理化的具有一定从属关系 和平行关系的库藏系统。
一类 二类 三类 四类 五类 类列
A
B
C
D
1
2
3
4
类 系
3、分类原则 • 遵循文件的来源特征 • 保证类目体系的严整性 • 保证类目体系的可包容性 • 维护类目体系的相对稳定性。
4、分类标识（类号） 类号是类目的标识符号，用以表示类 目在分类体系中的位置和排列顺序。 本公司档案分类按照代码制进行类号 标识。 “01.1.1”