公文运行工作应知应会80条

公文运行工作应知应会80条一、文书室人员应知应会1.收文办理程序签收、登记、拟办、批办、传阅、承办。

2.公文办理规则坚持“一个入口”规则，凡主送或抄送市政府及办公厅的文件，统由文电处接收，进入办公厅办文流程。

需市政府及相关领导传批的公文，统由文电处机要人员呈传，严禁文件横传。

市政府及相关领导对公文的批示意见，由文电处负责及时转达给相关部门。

3.办文时限上级来文急需市政府落实或提出意见的，加盖紧急章，做到急件即办；下级呈报的请示件，原则上当日报送到相关市政府领导，特急件在3日内办结，一般件不超过5个工作日办结，复杂件不超过10个工作日办结。

4.上级来文上级来文是指上级机关及所属部门下发或主送市政府的公文。

5.阅件、办件阅件：上级机关及所属部门下发或主送市政府不需要落实或办理的知会性公文。

办件：上级机关及所属部门下发或主送市政府需要落实和办理的公文。

6.阅件和办件的办理顺序阅件按分工呈市长、副市长、秘书长、副秘书长阅。

办件按领导分工分拨并拟定分送部门，由相关秘书长提出拟办意见后，再呈分管市长或市长阅批。

7.中央、省委、市委密级文件的办理程序（1）做好收件登记；（2）加盖领导名章；（3）呈送领导阅示；（4）做好阅后登记；（5）多余文件存档；（6）制作销毁目录；（7）待销毁密件加锁保管。

8.上级机关及所属部门下发或主送市政府公文的办理按照《上级来文办理流程》办理。

9.省政府及相关部门会议通知的办理做好收文登记后转秘书处统一办理。

10.市委以及市委部门会议通知的办理按照会议通知要求，分别复印送政府相关领导，秘书处、厅务处（负责通知办公厅相关领导）。

11.上级部门及本级部门简报类信息的办理按照信息归口分别送相关政府领导阅。

12.下级来文指各县（市）区政府、开发区管委会、市政府各部门、中省直企业向市政府呈报的请示、报告和其他重要公文。

13.对下级机关呈报公文的审核把关下级机关呈报的公文，只能用“请示”“报告”“意见”3个文种，每件报2份。

“请示”要一文一事，不能一文数事，更不能把请示的问题夹带在“报告”中。

公文的体例正确、格式完整，请示性公文还应附注联系人姓名和电话。

14.市政府及办公厅文件的分发（1）审核体例格式；（2）按发文机关用印；（3）核稿人员签发；（4）按文号流水号登记；（5）按核稿人员要求分发。

15.合同、协议、担保函、承诺函的用印办理须经主管市长签批，重大事项须经市长、秘书长同意后方可用印；同时保存好所用印的合同、协议等原件（复印件）备查。

16.地师级文件地师级文件是中央和省委发至地（州），仅供副市地（厅）级、副师职以上及其他相当职级的党员干部阅读的机密、秘密级文件。

17.地师级文件的办理收到地师级文件（8份）后，按固定编号分别从13—20号加盖领导名章后传递。

在传阅时，要当日呈送，当日取回。

18.会议纪要的查阅查阅市政府常务会议纪要、市长办公会议纪要及原稿时，须经领导批准后方可查阅或复印。

19.密码电报的办理（1）登记编号；（2）加挂承办单；（3）呈送政府秘书长签批；（4）按领导批示传递；（5）当日件当日处理完毕后存档。

20.密级文件的处理带密级的文件每年进行一次集中销毁，销毁前须经文电处处长签字，送保密局统一检查、核对后销毁。

二、核稿室人员应知应会１.公文审核任务把好政策法规关、文字内容关、体例格式关。

2.公文审核原则坚持政策，依法办事，严谨细致，讲求效率，注重质量，精益求精。

3.公文审核要求情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

4.政策法规关审核文稿是否符合国家方针政策；是否与上级规范性文件相悖；是否符合我市的实际情况。

5.文字内容关审核文稿内容是否真实，理由是否充分，措施意见是否可行；文字是否全面、准确地表达了所要反映的意图；是否简明扼要、通俗易懂，有无空话、套话，是否合乎语法并逻辑严密；标点符号使用是否正确，语气、措词是否得体，所涉及的引文、数字、人名、地名和其他专用名词是否准确。

6. 体例格式关查看文种使用是否适当，标题是否准确，格式是否全面。

7.行政机关公文种类命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要，共13种。

8.公文格式由十六个部分组成，排列顺序为：秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。

9.公文的字号、字体公文标题用2号小标宋体字，小标题用3号黑体字；秘密等级、紧急程度、“主题词”用3号黑体字，词目用3号小标宋体字；签发人的姓名用3号楷体字；公文的其它部分均使用3号仿宋体；每页22行，每行28个字。

10.主题词标注先标注类别词，再标注类属词，不超过5个。

11.结构层次序数第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（１）”。

12.秘密等级和紧急程度秘密、机密、绝密；急件、特急。

13.公文标题三要素发文机关、主要内容、文种。

标题中一般不使用标点符号，标题中的法规、规章名称可标书名号。

14.联合行文发文机关排列顺序及文号按照党、政、军、群顺序排列，只能编一个发文字号，一般用主办机关的发文字号。

15.政府文件和办公厅文件吉市政发、吉市政请、吉市政函、吉市政电、吉市政文、吉市政干任、常务会议纪要、专题会议纪要、通告、内情通报；吉市政办发、吉市政办函、吉市政办电、吉市政厅发。

16.发文说明部门报送代拟文稿时，要附报发文说明，主要列明发文依据、意图，起草和会签经过，是否属于可以公开的政府信息，发放范围，联系人和联系电话。

17.政府或办公厅发文审签程序以市政府名义向上行文的由市长签发，以市政府名义下发的由市长、副市长或秘书长签发。

以办公厅名义发文，属于向上级报告情况的，由市长签发；下发的，由分管副秘书长或秘书长核报副市长或市长签发。

办公厅内部发文，由办公厅主任、副主任签发。

18.规范性文件审批程序由文电处加挂《发文审批卡》，转市法制办审核，法制办出具审核文书后，再进入办公厅文件处理程序。

需市政府常务会讨论的，先报办公厅秘书处，正式文件印发后由部门按相关规定送法制办备案。

19.会议纪要审批程序市政府常务会议纪要、市长办公会议纪要，由市政府秘书长签发。

市政府专题会议纪要，报经市长办公会研究同意后，由分管副秘书长核报分管市长签发。

20.会签程序对需要会签的文件，起草部门到文电处办理公文会签单，征求相关部门同意后，方可进入公文处理流程。

如不能协商一致，列出依据，报请上级机关协调或市领导裁定。

三、档案室人员应知应会1.档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科技、技术活动直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

2.市政府办公厅档案整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

3.档案的种类根据档案的形成情况和用途，分为：文书档案、科技档案、城建档案、人事档案、录音档案、照片档案等。

4.办公厅文件归档指文书室将市政府及办公厅全年工作运行中形成并办理完毕的文件整理立卷，定期移交档案室集中保存的过程。

5.归档文件质量要求（1）文件应齐全完整。

（2）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

6.档案的保管期限永久、30年、10年。

7.归档文件整理程序按件装订、分类、编列、编号、编目、装盒。

8.装订归档文件应年装订。

装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复件在后。

9.分类将文件按其形成年度，划定保管期限，按其形成问题可以视情况予以取舍。

10.排列归档文件应依分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程序等排列。

11.编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号12.编目分类方案和编件号顺序制归档文件目录。

13.装盒将归档文件按档案室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

14.备考表备考表置于盒内，填写情况说明、整理人、检查人和日期。

15.归档文件字迹材料要求采用耐久性强的字迹材料，如墨汁、黑色油墨、彩色油墨、黑墨水、印泥等。

16.保管与保护对档案定期进行检查，做好档案的防潮湿、防高温、防光、防尘、防鼠、防虫、防盗、防火、防污染工作；对已破损、褪色、霉变的档案，必须按档案规范进行修复或复制。

17.借阅利用原则不外借，确需外借时，经领导批准并做好登记，限三日内归还。

18.档案销毁销毁档案与销毁清册登记内容核对无误后，到指定地点，二人以上监督核销，监督人在销毁清册审批表上签字。

19.档案统计工作指统计归档率、完整率、准确率和档案的开发利用工作。

20.电子档案保管要求电子档案温度应控制在17—20摄氏度之间，相对湿度控制在35—40%之间，其载体直立存放在防光、防尘、防磁的装具中，远离强磁场和有害气体四、机要交换中心人员应知应会1.机要交换工作遵循的法律法规《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中央国家机关机要文件交换站工作规定》。

2.交换任务交换国际、国内邮政机要信件，邮政密刊，市委机要文件，市政府文件及各交换单位机要文件。

共149个单位和部门通过交换中心交换文件。

3.交换原则安全保密、准确及时、严格管理、高效运转。

４.交换要求谦虚谨慎、热情周到、逐件核对、认真清点、严格履行签字手续。

５.交换纪律交换人员出现下列问题之一的给予“通报”：（１）损坏和丢失文件，并未及时报告；（２）无故让非交换人员参加文件交换；（３）交换私人信件造成不良影响的。

6.申请交换的程序要求参加文件交换的单位，必须向市政府机要文件交换管理中心提出书面申请，经交换管理中心同意，报主管领导批准后办理有关手续，方可参加文件交换。

7.收文处理收文时，要认真核对签收，逐一签字。

对单位名称书写不清、文件没有装封的有权拒收。

8.发文处理发文时，除一般公文准确投箱外，标有密级和编号的文件须面交收件人，并由收件人签字。

须邮寄的，填写完整地址、邮编、收信人等内容。

9.邮政机要信件通过邮政机要局专人专送的机要信件、人事档案。

10.邮政密刊通过邮政机要局订阅，标注秘级限定阅读范围的内部资料、刊物。

11.市委机要文件通过市委办公厅文电处交换的中央、省委、市委带有秘级的文件以及市委各部门的交换文件。

12.市政府文件市政府本级下发、承办的各类文件。

13.市政府办公厅机要信件交换邮寄的机要信件、平件、特快专递由机要交换中心主任到邮政机要局邮寄。

14.急特件的处理接收的急件、特殊信件要即收即办，不得延误。

15.转业复员军人档案的交换接收的转业、复员军人档案由民政局专线交换。

16.学生档案的交换接收的学生档案由教育局专线交换。

17.机密文件、密码电报的交换机密文件、密码电报的交换实行双人制。