费用报销通用流程

费用报销通用流程

（全体员工版） 第009版

最近更新：2010年07月25日

一、目的

为了规范费用报销的申请、审批、报销操作流程，特制定本文件。 二、范围

本流程适用于公司本部所有员工的财务报销。独立核算的子公司员工的报销，参照本流程自行制定报销流程。 三、 职责

1. 报销人员整理相关单据并按照流程要求进行报销；

2. 《权限表》中相应权限人员审核并签批；

3. 会计核算主管(即核算会计)负责审核、制单并做账；

4. 出纳负责报销付款及收退回款； 四、 流程图

系统产生的审批流程中其他审批人进行系统审批 报销人根据报销种类，在CRM “财务管理>报销管理”中申请报销： 1） 一般报销；新增“凭证报销”生成《凭证报销单》

2） 国内出差，新增“国内差旅报销”生成《国内差旅费报销单》 3） 国外出差，新增“国外差旅报销”生成《国外差旅费报销单》 然后提交审批

计划内 计划外 报销人将原始票据贴到“发票粘贴单（计划外）”左半边的背面，同时在发票粘贴单两侧都要填写系统产生的报销单号、经办人，在报销单右侧号下面写报销金额、费用产生的实际用途

报销人将原始票据贴到“发票粘贴单”背面，并填写“报销单号”和“报销人”姓名 系统产生审批流程的所有审批人进行书面审批、签字后，再进行系统中审批

系统产生审批流程

的第一个审批人书面审核并签字，然后在系统中审批

审批通过后

五、相关操作平台

1．CRM 系统“财务管理>报销管理”模块 2．CRM 系统“宴请公告”反馈

公告内容的规定：公告时，必须说明客户名、外宾人数、内宾人数、宴请时间、以及宴请地点、宴请总费用、宴请人均费用。如，“4月19日中午，接待俄罗斯客户DIL ，客户2人，我方2人，共4人。地点：粤林香，共消费200元，人均50元”。

六、注意事项 1. 费用分类说明

1.1 计划内费用指：业务正常开展过程中产生的常规费用。

1.2 计划外费用指：业务开展过程中发生电话费、礼品、无法取得票据、私车公用、

行政罚款或职能部门招待费等非常规费用。

1.3 其他费用，指除上述费用之外的费用（一般不允许选择）。

2. 资金性质的选择

1) 报销时如需领取或者退还现金的，选择“现金”。

报销人打印线上报销单，

把报销单粘贴到粘贴单上，交给财务部会计核算主管(即核算会计)。如果发生退备用金的情况，将出纳开具的收据一同交给会计核算主管。 会计核算主管(即核算会计)审核原始单据，线上通过审批，并制作记账凭证，交给财务部经理

财务部经理审核无误后，通过审批交给会计核算科科长

出纳按

照规定时间办理完报销手续，在CRM 中进行付款的审核操作

会计核算科科长书面审核无误后，交给出纳

报销人打印线上报销单，把报销单粘贴到粘贴单上，交给财务部经理。 报销人打印线上报销单，把报销单粘贴到粘贴单上，交给会计核算主管(即核算会计) 财务部经理审核无误后，通过审批交给出纳 出纳开具支票后交给会计核算主管

会计核算主管制作记账凭证

会计核算主管(即核算会计)审核原始单据，线上通过审批，并制作记账凭证，交给财务部经理 财务部经理审核无误后，通过审批

领支票

冲支票

现金

2)报销时时需要领取支票的，选择“领支票”。

3)当已经借过支票，报销需要冲抵支票的，选择“冲支票”。

3.报销时间说明

1)报销单据提交时间：工作时间内，可以随时提交。

2)出纳收付款时间：每周一、三、五的上午8：30—12：00。

3)费用报销期限：

(1)员工应按以下期限，将正常报销单据交到财务部部门会计核算主管处。

a)国内出差的报销单据须在10个工作日内；

b)国外出差的报销单据须在15个工作日内；

c)其他需报销的事项须在事项结束及发票收齐5个工作日内；

d)如在报销期内遇出差任务，可顺延报销期限；顺延报销的以本次出差返程票

标注时间与下次出差启程票标注的时间必须在5个工作日以内。

e)起始日均以发票或收据（无票的必须出示对方的收款收据，收据上注明内容

和日期及金额）上的日期为准。

f)如用商务卡报销，需提供报销单据和刷卡小票，国内出差的报销单据可以在

15个工作日内报销；国外出差的报销单据可以在20个工作日内报销。

(2)财务部审核票据并完成报销期限：

A、一般性费用自收票日起应在5个工作日内完成；

B、国内外差旅费及较复杂的单据报销自收票日起应在10个工作日内完成；

4.费用报销需交给会计核算主管的单据

审批通过后从系统中打印的《国内差旅费用报销单》或《国外差旅费用报销单》或《凭证报销单》及粘贴到“发票粘贴单”的经过相关人员签字的原始票据。

5.报销方式

民生工资卡、招行一卡通、现金

6.不符合规定报销说明

1)员工若遗失报销票据时，财务部按照其实际费用的70%办理报销费用；

2)超过费用报销期限的报销，财务部按照其实际费用的70%报销；

7.报销手续（包括单据的填写）必须由当事人完成，不得由其他人代办。

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8.展会报销注意事项

所有涉及展会报销必须在《国内差旅费用报销单》、《凭证报销单》、《国外差旅费用报销单》、《无法取得（或遗失）票据及超标说明》等单据的“摘要”栏目写明展会的全称，名称命名规定为：时间＋地名＋展览会名称＋“展览会报销”，如，“2005年阿联酋BIG5建筑材料展览会报销”（与该展会的“XXX展览会汇总”反馈所用名称一致，如果单据栏目写不下可以在单据底部或顶部空白处填写）

9.检查核实：会计核算主管接收单据后，首先需要对报销事件的真实性进行审核，

如不符要求的在财务部核票和完成报销期限内向报销人退单，要求经办人按规定重新办理；此类情况下报销期限按规定日期依次延期。

10.在报销过程中如果存在弄虚作假，一旦发现按虚假金额的2倍罚款。相关部门在

立此存照中进行批评，并公布罚款金额。

11.11 宴请报销注意事项：会计核算主管（即核算会计）在接收宴请报销单据时，

核对宴请公告内容：宴请日期、金额、饭店等信息，相符后予以报销，若未查找到宴请公告信息，则不予接收。

12.商务卡逾期不还款产生的滞纳金和利息由员工自己承担（除非由于公司原因没有

给与及时报销）。

13.员工办理离职手续时，必须由出纳向银行申请注销该员工商务卡，注销后出纳方

可在离职手续上签字。

14.根据税务局的规定，自2011年2月1日起，纳税人开具发票必须加盖发票专用

章。所有报销使用的发票加盖财务专用章将不再有效，财务部有权拒绝报销。

15.机票或者火车票只能先借款或者出差人自己垫付，不允许单独报销

16.线上报销已经提交了一天，而单据没有及时交到财务部的，会计核算主管有权驳

回

17.无法取得票据的必须同时提供付款收据。

七、账务处理

1.1报销国内差旅费

借：销售费用—间接费用—差旅及交通费

贷：现金/银行存款（126：支付的其他与经营活动有关的现金）