办展会注意事项36条

办展办会注意事项36条
27、进行报名作业及收款：报名费用会因为提早报名而有不同的标准，眷 属报名又是如何规定？收款又是如何办理，刷卡还是支票?都应该规范清楚。 28、确认并制作与会名单：接受报名以后，就会开始确认名单，看看是否 那些单位还可以再多加把劲多些人来报名，并且准备开始制作名牌？ 29、设计并制作大会印刷品：整体国际会展的表征，可以由它的大会印刷 品如何设计和制作看出，这包括宣传海报、名牌、通告书、桌卡及大会手 册等数十种。 30、规划印刷品内容作业：由于国际会议及展览对于文宣印刷品，有一定 的编排需求，内容也必须简洁明确和易寻，通常是二种语文并存（如中英 文、英西文）等。 31、了解印刷品需求及派发：对于文宣印刷品要印多少份？采用什么材质？ 有那些机构是主要派发对象？当然能够让文宣印刷品达到效益,才是最重要 的。
办展办会注意事项36条
Messe Brdge HR In April 21, 2015
办展办会注意事项36条
1、精心设计规划主题：针对会议展览活动定位,为未来会展活动发展的主轴、 方向、推动的重点及主题而设计规划，同时依此主题更容易吸引较多的参与 者。 2、协助国际竞标资料搜集：要参与国际竞标需要各类完整的讯息和信息,例如 举办条件、配合条件和环境、支持信函、预算及响应条件等,都要先规划好。 3、规划完整竞标执行作业：如何向国际会展委员会报告,准备什么资料，包括 什么是您的城市最有竞争力的重点、如何争取各个代表的支持，同时又竞标 成功。
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32、规画展览作业及配置办法：对于国际会议而言，展览是非常重要的资源， 因此如何善于规画，整合参展厂商,鼓励创新研发,知识讯息交流,因此确定展示 主题、规模、环境及参与对象,都是规画重点? 33、确定参展及订价收支办法：参展商依照主题区分,选择展区位置,并且依不同 订价付费展示,当然参展仍需要相当多软件活动及硬件器材和行销策略,才能扩大 展览效益和影响力。 34、作好征展文宣作业：一个好的展示活动需要大力宣传,预期有多少观众?是 否有专业论坛搭配?重要厂商是否都会参加?办理时程和效益,也是文宣作业的重 点。 35、参展报名及收费作业：报名参加展览是需要详细规画和运作,那些知名大厂, 那些平日配合度高的厂家,都应即早确认并报名收费,使得整体展示活动能够顺利 进行。 36、召开参展厂商说明会：基本上一次展览多达百余家,如何规定进场时间?什 么时候搭好展位?噪音、清运、退场货品规定等,都是需要展前规定清楚。
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13、确认场地及周边条件：会展场地需要相当多的配合条件,诸如是否容易抵 达?配套的影音条件?相关的服务条件等,都是重点的考虑需求。 14、确认整体会展流程：会展的议程及办理作业都应该先行安排规划妥当,自 然比较容易推动各项筹备工作,并且有效吸引与会和参展。 15、规划各类配合活动：会展的办理有许多相关配合活动,如开闭幕典礼、接 待酒会、文化之夜、参观行程及旅游节目等,这些都是会展筹备的规划重点? 16、规划讲员及发表方式：国际会议的讲员、发表作法、与谈人,评论人及主 持人等,都是需要精心规划和安排,成立学术委员会的目的就是因应这样的需求。
20、论文集编修印制作业：由于论文征集有一定格式及时程,编辑、美术设 计及印刷,都有相当要求的标准,因此应该以国际水准来制作。
21、论文集出版及运送作业：论文集编印后是否会因其份量而申请版号,并 在会后发送给图书馆及相关学术单位,以便于日后留存。
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22、会议论文发表及确认：参加此次会议发表人之名单必需事前确定,发表 时间多长?留有多少时间询答评论?都和议事流畅与否有关。 23、建构报名作业机制：整体会展的报名,少则五十余人,多则好几千人,因 此如何建立网络报名、传真报名或其它方式,或是否可以网络交费,两人以上 报名可否优惠,这些是报名机制要确定的。 24、发送通告书及确认：Announcement有第一次、二次或最后一次,主 要是在确立开会时间,模式、住宿、交通、场地及各次议程的简明介绍。 25、建立潜在与会名单：要先了解那些人,那些单位是有可能参加?藉助行 销文宣的作法,再配合潜在名单,可以广泛吸引更多人仕的参与。 26、协助规划报名作业：包括现场报名、会前报名、报名费用及开户方式 等都是在开始接受报名时先行确认的,同时要订定用什么方式来报名。
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9、建立募款机制和作法：许多会展的召开都有赖充分的经费,但是如何募款, 对象如何寻找?是不是该编列募款说明书?寻求赞助的作法应该如何开展?都应 该规划清楚,以达到募款目的。 10、建构大会收支作业程序：要办理国际会展当然要开立外汇收支帐户,但如 何开立?收支帐款如何作业?都应该有套专业作法,同时也该订立收支作业程序, 确保会展顺利推动。 11、确认专业会展策划顾问：一场圆满成功的国际会展,绝对需要聘请有经验、 有专业及有热诚的顾问或公司来提供专业策划,当然如何搜寻、确认并相互合 作是重要的起点。 12、会展场地搜寻和勘查：要选择渡假村?市区会展中心?还是大学?该要多大 的区域?有多少分组房间?真正的空间尺寸及挑高合适与否?都是勘查场地的重 点。
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17、制定邀请讲员条件：要以什么方式邀请?提供什么条件?如何确定各个 名单,邀请的时限在何时?都决定了讲员是否积极参加的因素。 18、规划论文征集方式：规定何种主题?是否请先交论文摘要 “Abstract“?制定交卷时间?以及规划论文收集的作业方式,都影响论文比 重和收集顺利。 19、协助成立论文评选机制：针对论文缴交之后,是否符合大会发表的标准 和作业,应该有个公正且清晰的作法,以使得论文发表能为大会创造更丰富的 内涵。
4、协助筹设工作委员会：筹办会展有许多细节工作,因此交付各工作小组的分 工职务、组织图、工作职掌和权责及各个工作委员会的连系及筹备会议召开, 都应该先行设立作法。
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5、决定会展办理名称及时程：任何会展的举办时间都应与其它地区或世界会 议错开,以避免时间重复,同时也容易吸引更多与会者参加,当然订定会展名称也 很重要,也影响与会的意愿。 6、规划会展办理模式及作法：国际性会展应该明确其办理的模式及作法先行 安排,如此才能正确且有方向地开始筹办会展事务和工作。 7、详细评估并编列预算：整体会展所需的预算是会展成败的重要关键因素,各 项预估细目、需求数量、需求的时程及办理方式,都影响预算编列和评估计算。 8、研析经费来源及时程：各项会展的收入来源有注册费、展位费、广告费及 其它等,但是金额来处,所占比例以及什么时程会进帐,都有一定的影响。