OA系统费用报销规范(final)

起草人：检查人：批准人：

1 目的和范围

1.1针对近期公司总部OA系统上线以来出现的一些问题，同时配合各区域子公司OA系统上线，重新制定本规范。

1.2宁波无极限健康管理有限公司、宁波声广健康管理有限公司及宁波声广传媒有限公司及各区域子公司(以上合并简称“公司”)全体员工。

2 职责

2.1 公司财务部负责与管理本制度执行工作，并具有修改此文件的最终权限。

2.2 公司各部门依此制度操作。

3 引用文件/资料

3.1 无

4 定义与术语

4.1 无

5费用报销制度的基本要求

5.1.OA系统里报销明细必须一票(事项)一记录，凡不符合一票一记

录的一律退回重填。一票一记录要求一张发票填写一个报销记录；

但对于同一事项涉及多张定额发票的允许在同一条报销记录里填写。每一条记录必须填写详细的报销事由。

举例(1): 某员工7月1日发生市内交通费两笔，其中第一笔自公司至客户处出租车费15元，包括发票两张：车费14元及定额附加费票一元；第二笔自客户处返回公司出租车费16元。在这种情况下，第一笔费用总计15元应作为一条纪录列示在报销清单中，报销事由中必须注明打车的起止地点，即“出租车费自公司至XX(客户)处”；

第二笔出租车费应单独作为一条明细记录在报销清单中，不得与第一笔合并记录。

起草人：检查人：批准人：

举例(2): 某员工7月1日发生一次餐饮费500元，取得多张定额发票；在这种情况下，这些定额发票应作为一条纪录列示在报销清单中。

5.2.所有费用报销必须在项目描述里对费用内容作详细说明，常见

费用项目描述举例说明如下：

办公费：*月*日**事宜购买**用品（列明事由和购买物品明细，购买物品多时可以另附表格）；

车费：*月*日**事宜从*地至*地打的或公交车费等；

业务招待费：*月*日招待**餐费（详述人员）；

住宿费：*月*日在*地*人住宿，入住人员**，房间数量**，单价**，总计**。（人员，房间数量，房费单价须列明）。

特殊的费用无法在项目描述中描述清楚的，可在批注中详述。

5.3.在OA系统中选择费用类型时应与发票类型一致，不可错选，

否则一律驳回。车辆油费、维修费按车辆费费用类型报销，过路费、停车费等按交通费费用类型报销。交通费报销不可与其他费用在同一OA表单中申请，需单列。提请注意：这里交通费是指员工报销中的交通费，并非差旅报销中的交通费。

5.4.备用金借款必须在项目描述里对借款内容作详细说明，举例：

备用金：*月*日因**事宜预申请**费用**元等（详列预算）。

5.5.票据粘贴注意事项：发票必须按报销清单中的顺序粘贴于A4

纸上(请使用废纸)，并且要求在发票上用红笔按照报销清单中的顺序编号。同一记录涉及多张定额发票(参见5.1条)的按票面金额由小到大粘贴。不同费用项目发票不可夹杂一起粘贴，粘贴时票面不可重叠，保证扫描件中每张发票的主要信息（包括金额、时间、发票项目等）都完整可见。凡票据粘贴不符合上述规定的将不予处理。粘

起草人：检查人：批准人：

贴完毕的A4纸应与报销单左上角粘贴在一起上交财务部，报销单须有本人签字，否则财务一律拒收。

5.6.发票单据要求：发票单据必须合法有效，发票内容和发票印章

均应完整，票面不得涂改，大小写金额一致，发票内容必须和报销事由一致，除公司作出可以使用替票范围外的业务外，不允许使用替代发票，开票时间须和费用发生时间一致。取得机打发票的，发票抬头必须为“宁波声广健康管理有限公司”、“宁波无极限健康管理有限公司”或“宁波声广传媒有限公司”全称，区域子公司必须是营业执照所登记公司名称全称，任何与上述名称不符的发票抬头均不被接受；机打发票内容不得手写涂改。凡提供发票与上述要求不符的一律不予报销。若开票时需要税务编号等公司税务信息的，请及时咨询财务部们联系，获取所需信息后开具（总部请联系孙雅，电话：1601)。

5.7.差旅费用规定：员工在OA系统中报销差旅费必须按照差旅行

程顺序填写报销记录。住宿补贴需提供住宿发票，票据粘贴在报销费用发票的后面。

举例：6月1日到6月3日出差，行程由宁波到杭州(火车费60元）、杭州到南京(汽车费70元)、南京至宁波(汽车费130元)。差旅费用报销记录必须和上述行程的顺序一致，第一条记录为交通费60元，注明事由为宁波到杭州火车费，第二条记录为交通费70元，注明事由为杭州到南京汽车费；第三条为交通费130元，注明事由为南京到宁波火车费。

申请出差补贴的依据：以下两种凭据可作为申请出差补贴的依据，一是交通费发票（已含在费用报销里的，无需重复提供）以证明申请人出差地及出差时间，申请人应同时提供到达及离开出差地的交通发票，这些发票包括飞机票、火车票等；二是住宿费发票及住宿水单（粘在发票粘贴联的最后），以证明申请人在出差地留宿情况。

起草人：检查人：批准人：

住宿补贴均需提供相应的发票，如不能提供合法有效的发票，补贴将并入工资范围计算个人所得税。在ＯＡ系统中填写完差旅行程后由系统自动计算补贴金额，申请人必须提供相应金额的发票。申请人须按照发票内容在费用报销明细里填写报销记录，项目描述按照本制度 5.2条的要求按发票内容填写（项目描述里不能出现补贴字眼），在批注里必须注明费用实质为补贴。

除住宿补贴外的其他补贴，不需要提供任何时候票据。

特殊说明：公司总部人员由宁波往返上海的交通费填写费用报销单，不在差旅报销中操作。

5.8.所有对公付款必须在项目描述里对付款内容作详细说明，举例：

*月*日预付/支付**供应商的**费用，合同（或订单）号**，合同（或订单）金额**，前期已累计付款金额**（必须说明付款对应的合同号，已累计付款金额）。

5.9.财务收单及审核：OA系统提起申请后，由报销人打印出费用

报销单，同时将票据粘贴好交予财务(原始票据粘贴在A4纸上，再将其与打印出的费用报销单粘贴在一起，粘贴时只需粘贴横向A4纸的左上角)。

目前总部财务部收单时间暂定为全部工作时间，申请人可以在每周一至周五全部工作时间向财务部门提交已审批好的费用报销、备用金借款和对公付款申请单据。费用报销财务每周审核一次，每周四审核前一工作日(以送审时间为准）下班之前提交的报销单据，周五完成付款工作。对公付款、备用金财务每日支付，下班之前收到的所有付款申请。。

各区域子公司：

备用金、对公付款每日支付，对于上午十时提交的单据(以送审时间