财务管理-报表的查账方法与技巧：账户分析方法

报表的查账方法与技巧：账户分析方法2006-5-24 14:231.账户分析方法的特点账户分析方法的特点是不先审查报表和凭证，而是直接在账面上审查，以便发现可疑账项，为进一步审查提供线索。

2.对应关系分析按账户借贷方对应关系进行分析，查明是否有不正常、不合理的对应关系。

例如在审查一笔销售业务时，发现该笔业务的会计分录为：借：银行存款3000贷：原材料3000销售材料应在“其他业务收入”账户内核算，不应直接记人“原材料”账户，上笔业务正确的会计处理是：借：银行存款3000贷：其他业务收入3000同时结转：借：其他业务支出3000贷：原材料30003.发生额和余额分析对账户的本期发生额和余额进行分析，以查明其内容是否正确、合理，有无错弊和异常现象。

例如，在审阅企业管理费用明细账中的修理费时，发现记有修建花园、假山、鱼池、亭台等用。

这是将应列入专用基金的开支，人为地摊人期间费用。

再如在审阅成品明细帐时，发现A型电机明细账结存中的数量是蓝字，金额却为红字。

这是由于多转产品销售成本造成的，说明该企业销售利润不准。

4.相关账户内容结合分析将固定资产、累计折旧这两个账户编一份表进行分析，可以看出这两个账户之间的对应关系是否正确。

在一般情况下固定资产账户余额减去折旧账户余额，应等于固定资产净值。

如果不等，则说明账户对应关系及其记录可能有差错。

采用账户分析法，对于发现会计原理运用上的错误、会计分录上的错误和记录中的错误甚为有效。

但企业账户较多，查起来费时费力，一般适用于审查对应关系容易搞错的账户或容易发生错弊的账户。

5.逻辑推理分析是指审计人员根据已知的事实和资料，运用逻辑思维方法，推测和判断被审单位可能存在的问题和结果的一种方法。

例如：审计人员在审查某会计人员所作的会计凭证时，发现有笔销售收入未记销售账，其会计分录如下：借：现金 3000贷：应付账款 3000审计人员据以推测，有两种可能性：一是账务处理错误，二是利用应付款科目贪污销货款。

结果如何有待查证。

审计人员认真审查了该会计人员所编制的其他记账凭证，发现有一张记账凭证的分录是：借：应付账款 3000贷：现金 3000经查，不仅会计分录是会计人员亲手编制，而且领款经手人也是其本人签字，未转交他人，可以认定，此款为该会计人员所贪污。

在审计实践中，逻辑推理分析法通常与判断抽样或统计抽样等方法结合使用，以便验证推理的正确性。

6.重记与漏记的查证含义无论是重记还是漏记，都使经济业务或经济事项未得到真实、正确的记录和反映。

但是，由于造成问题的原因和出现问题的会计处理环节不同，其问题的线索或疑点和具体表现形式也不同。

那么，对其查证的方法以及处理的形式也就不一样。

7.账户发生重记或漏记造成账户发生重记或漏记原因一般是记账人员在根据会计凭证登记账簿时，由于未在记账凭证上做已入账的标记，或者由于工作疏忽，使会计凭证中所确定的会计账户（会计分录）重记或漏记。

这种形式的重记或漏记，又有两种具体的表现形式，一是账户借贷双方同时重记或漏记；二是账户借贷双方中的一方重记或漏记。

对这两种形式的重记或漏记应采用不同的查处方法。

（1）借贷双方同时在账上重记或漏记问题的查处借贷双方同时在账上重记或漏记就是将记账凭证所确定的账户都造成重记或漏记。

这种问题发生后，不影响账户之间的平衡关系，所编制的计算表和资产负债表、财务状况变动表，从公式上也是平衡的，因此，对其查证是具有一定难度的。

对此，一般将在审阅账户时所发现的业务内容、金额等相同的记录作为线索或疑点，然后，再调阅会计凭证，进行账证核对，从而查证问题。

问题查证后，若是重记，应填制一张与原记账凭证科目相同但金额为红字的记账凭证并登记入账，将重记的内容冲销，在凭证和账簿摘要中都应说明冲销某年某月某日某号的记账凭证直接登记有关账户。

由于登记日与记账凭证上的制证日期一般已有一段距离，应在账簿摘要中说明“根据原记账凭证补记内容”的字样。

（2）借贷双方中的一方在账上重记或漏记问题的查处借贷双方中的一方在账上重记或漏记就是将记账凭证所确定的借方账户或贷方账户一方造成重记或漏记。

这种问题发生后，会破坏账户之间的平衡关系，所编制的试算表、资产负债表和财务状况变动表也会不平衡。

如对于借记“现金”500元，贷记“银行存款”500元的提取现金经济业务，若重记或漏记贷方。

都会造成试算表科目汇总表的借方金额总计大于贷方金额500元。

若据此编制资产负债表，也会造成“资产一负债=所有者权益”会计恒等式不等。

等号左边大于右边500元（当然在试算表不平衡的情况下不可能编制“资产负债表”）。

对于上述提取现金业务，若重记贷方或漏记借方，都会造成试算表、科目汇总表的贷方金额多计500元，造成上述会计方程式不等，等号右边大于左边500元。

对有明细账户的总账账户重记或漏记后，若相应的明细账也重记或漏记了，尽管不会影响总账与明细账之间的平衡关系，但上述诸表不平衡的问题依然存在。

若总账重记或漏记后，相应的明细账未重记或漏记。

不仅上述诸表不平衡，还会使总账与明细账之间的平衡关系遭到破坏，视重记或漏记的具体借贷方向，要么总账余额（借方或贷方）大于明细账余额合计（借方或贷方），要么明细账余额合计（借方或贷方）大于总账余额（借方或贷方）。

若明细账重记或漏记后，对应的总账未重记或漏记，尽管上述诸表是平衡的，但是，总账与明细账之间依然不平衡。

8.未在账簿中进行记录和反映造成漏记如出纳员利用不健全、不完善的内部会计控制系统，签发现金支票取款，将其占为已有后，未编制记账凭证，未登记现金日记账，银行存款日记账及有关账户。

例如，某一辆即将报废的汽车出售给某单位或个人，收取对方付出的现金后未给对方开具发票，将此款存人单位的“小金库”或将其私分等。

这种形式的漏记，一般是会计舞弊。

9.部分业务内容漏记如某商业企业在销售包括随货购进、不单独计价的包装物在内的商品时，将包装物估价收入计入“其他应付款”账户，即（假设销售收入40000，包装物估价5000元）借：银行存款 40000贷：商品销售收入 35000其他应付款 5000对产记入“其他应付款”账户的该笔收入，该企业可能日后将其从招待费用列支，或者将其从银行提取后私分等，其账务处理如下：借：其他应付款 5000贷：银行存款 5000这样，就将应计入“商品销售收入”的部分金额（5000元）漏记了，尽管它没有被直接置于账外（即5000元不记人任何账户）形成“小金库”。

这种形式的漏记发生后，其线索或疑点表现为证证（记账凭证与原始凭证）不符。

查证人员可以在证证、账证核对时发现不相符的问题，然后再通过核对、复校有关账证记录，结合调查分析有关情况来查证问题。

由于会计凭证在所有会计资料中多且杂，若这种形式的漏记弊端偶有发生，那么，在无其他任何线索的情况下，想通过账证、证证核对来发现问题，不能说不可能，但其可能性是相当小的，除非不惜工本，进行详细核对。

因此，对于此类问题，一般在审阅有关账簿记录时可以发现线索，然后再调阅凭证，进行账证、证证核对，从而较快较省力地查证问题。

如对于上述漏记包装物估价款5000元的问题，可能在审阅“其他应付款”账户时，发现此笔摘要不明或不正确的业务记录的线索，然后，根据该账户所记录的据以入账的凭证日期及号码，调出会计凭证，在账证、证证核对的基础上便可使其得到查证。

该企业若采用售价金额核算制进行核算，还可以在审阅“库存商品”明细账时，发现此笔销售业务结转销售成本的金额小于账中记录的销售数量与售价的乘积（当然，为了掩盖问题，可能按实际售价结转成本），以此为线索也可以通过账证、证证核对查证问题。

10.总账账户之间串记的查证总账账户之间串记就是将应记录到某总账账户上的内容串记到另一种总账账户上。

这种错误发生后，尽管未破坏总账账户之间的平衡关系，月末试算表和定期编制的科目汇总表也是平衡的，但总账与所属明细账之间却失去了平衡关系。

另外，有时也会造成被串记账户发生反常方向的余额。

11.两个总账账户下的明细账记串两个总账账户下的明细账记串，是将应记入某总账户某明细账中的一笔业务记人另一总账账户下的某明细账中。

12.同一总账账户下的明细账记串同一总账账户下的明细账记串就是将应记入某总账账户下某明细账中的一笔经济业务却记人该总账账户下另一明细账中。

13.两个总账及其所属明细账记串两个总账及其所属明细账记串，是将应记人某总账账户及其所属明细账的一笔经济济业务记入另一总账账户及其所属的明细账。

14.反向记账会计记账反向是指在同一总账或明细账内，将应记入借方的数字记人了贷方，将应记入贷方的数字记人了借方；或者将蓝字记成了红字，将红字记成了蓝字。

这种问题往往也是由于记账人员工作疏忽，记错了账簿中的借贷栏次形成的会计错误。

由于记反方向的账户不同，问题发生后所造成的后果也有所不同，对其查证的方式方法也就不一样。

（1）总账账户记反方向总账账户记反方向就是在某一总账账户内将应记人借方的数字记入了贷方，将应记入贷方的数字记人了借方；或者将蓝字记成了红字，将红字记成了蓝字。

（2）明细账记反方向明细账记反方向就是在某一总账账户内将应记人借方的数字记人了贷方，将应记入贷方的数字记入借方。

或者将蓝字记成了红字，将红字记成了蓝字。

15.账簿奇异分析查证法账簿分析主要是对总账账户借贷方对应关系及其发生额的分析，是对明细账借贷方发生额来去踪迹的分析，有时也包括对与被查账户相关的凭证的延伸检查分析。

这些分析既要依靠查账人员专业知识、业务技能和实际经验，同时也要依赖账簿分析法的技术、技巧。

在长期的查账实践中，查账人员积累了一系列账簿分析检查的经验和方法，它为我们进行账簿分析提供了极好的借鉴和参考，账簿奇异分析检查法就是其中一种，现简单说明如下：从账面奇异金额发现问题。

会计资料是数字的海洋，数字是构成会计资料的基本材料。

所谓奇异数字是指发生了较为明显的奇怪异常的数字，所谓异常是指该数据针对其业务内容和其所反映的信息内容而言的，没有一个数字绝对是异常数字，也没有一个数字天然不是异常数字，异常数是相对而言的。

如购买一辆板车用去600元是正常数，而修理一辆板车用了600元就是异常数，如果将来物价上扬到一定程度，购买板车用600元也可能是异常数；认识异常必须结合特定时期的特定的经济业务内容，必须由查账人员进行准确的专业判断。

16.如何识别异常数识别异常数主要从以下几方面人手：（1）从数目大小发现问题。

特别对一些经济业务有一定的数量金额界限的，如发现无故突破该界限便可视为异常，应进行深入调查审核，我们可以用该界限去把握其活动的合法合规性之度，这个度可以从这几个方面理解：有关数据具有的比例结构，如折旧与固定资产原值存在比例关系，坏账准备与应收账款期末余额存在比例关系，应付福利费与工资总额存在比例关系等；有关费用的发生与其业务规模和拓展的联系，如某企业销售费用过去每月为12万元，本月份销售量未有增加，甚至有所下降，而销售费用却上升至20万元，则这20万元就是值得推敲的异数，因为销售费用增加无业务背景的支托。