3第三讲 办公室事务管理
办公室事务管理
办公室事务管理
办公室事务管理是指协调和管理一个组织或机构的日常工作和事务，
使其能够高效地运作并达到目标。
这种工作包括人员管理、文件管理、时
间管理、计划安排、通信管理、资源管理等方面。
以下是一些办公室事务管理的策略和建议：
1.建立优秀的记录系统：办公室事务随时都需要记录并追踪。
建立一
个高效的记录系统，可以帮助员工更好地管理文件、信息和任务。
2.建立标准操作规程：制定标准操作规程，使团队成员都明确各项任
务的执行方案，提高效率和一致性。
3.提供必要的培训：经常为员工提供必要的培训和教育，以加强他们
在事务管理方面的专业知识和技能。
4.优化通信方式：采用有效的沟通方式来确保员工之间时刻保持联络，以便更好地协调工作和完成任务。
5.管理时间：提供员工时间管理方面的培训，教授如何制定优先级、
如何安排时间，使得最重要的任务得到优先处理。
6.采用数字化工作方式：采用数字化的工作方式提高工作效率，使得
信息处理更为快速和精确。
7.持续改进：定期进行评估和改进，使得办公室事务管理不断提高和
优化。
通过以上策略和建议，可以帮助办公室管理人员更好地协调和管理工
作流程，从而实现高效的办公室事务管理。
办公室事务管理
办公室事务管理介绍办公室是一个组织中重要的工作空间，事务管理是办公室高效运转的关键。
有效的办公室事务管理可以提高工作效率，减少混乱和错误。
本文将深入探讨办公室事务管理的重要性、方法和实践。
重要性办公室事务管理对于任何规模的组织都至关重要。
它涉及到文件管理、日程安排、资源分配等各个方面。
良好的事务管理能够帮助组织保持秩序，提高工作效率，避免混乱和浪费。
方法管理日程•确保每个员工都有清晰的日程安排•协调会议和约会，避免时间冲突•使用日程管理工具如日历软件或在线日程表文件管理•制定文件归档和分类规范•建立文件共享系统，确保团队成员可以方便地查找和共享文件•定期清理和备份文件，以避免数据丢失任务分配•分配任务给不同的团队成员，根据各自的能力和工作负荷•确保任务清单的明确和可追踪性•定期检查任务进度，及时调整和解决问题实践使用项目管理工具选择适合团队的项目管理工具，如Trello、Asana等，确保团队成员可以实时查看任务和进度。
建立规范流程制定办公室事务管理的流程和规范，包括文件管理、会议安排、任务分配等，让每个员工都清楚自己的工作职责和流程。
持续改进定期回顾和评估办公室事务管理的效果，收集反馈意见，并不断改进和优化管理方法。
结论办公室事务管理是组织高效运转的基石，它需要良好的组织能力、沟通技巧和执行力。
通过合理的日程安排、文件管理和任务分配，可以提高办公室的工作效率和团队协作能力。
持续优化和改进办公室事务管理是组织持续发展的关键。
以上是关于办公室事务管理的详细介绍，希望对您有所帮助。
《办公室事务管理》课件
沟通原则
总结词
建立有效沟通机制，促进信息共享
详细描述
办公室事务管理应建立有效的沟通机 制，促进内部信息的传递和共享。通 过定期召开会议、使用信息化工具等 方式，加强部门间的沟通与协作，提 高整体工作效率。
03
办公室事务管理的主要内容
文件管理
文件分类与归档
按照文件类型、重要性和 保密级别进行分类，确保 文件有序存放。
提升组织形象
整洁有序的办公环境、高 效的工作氛围和专业的行 政服务能够提升组织的形 象和声誉。
办公室事务管理的历史与发展
历史回顾
办公室事务管理随着社会和经济的发展而不断演变，从早期 的简单文档管理到现代的数字化和智能化管理，其历史可以 追溯到20世纪初。
发展趋势
随着信息技术和人工智能的快速发展，办公室事务管理正朝 着数字化、自动化和智能化的方向发展，未来将更加注重人 机协同和智能化管理。
作的高效推进。
办公自动化应用
办公软件使用
熟练掌握常用的办公软件，如Word 、Excel、PowerPoint等，提高文档 处理和数据处理的效率。
自动化工具应用
利用自动化工具和软件，如邮件合并 、模板定制等，简化重复性工作。
网络资源利用
利用网络资源，如云存储、在线协作 工具等，实现文件共享、多人协作等 功能。
办公用品维护与回收
定期检查办公用品的使用情况，进行维护和更新，同时对废旧用品 进行合理处理和回收。
办公环境维护
卫生清洁
保持办公室的整洁卫生，定期清 扫和整理办公区域。
环境绿化
合理布置绿植，营造舒适宜人的 办公环境。
安全保障
确保办公环境的安全，包括防火 、防盗、防灾等方面的措施。
办公室事务管理讲义
办公室事务管理讲义1. 办公室事务管理概述办公室事务管理是指在日常办公过程中对各类事务进行有效管理和统筹安排的工作。
一个高效的办公室事务管理系统可以提高工作效率，减少重复劳动，降低错误率，提升整体工作质量。
2. 办公室事务分类办公室事务可以分为日常事务管理、文件管理、会议管理、协调沟通等多个方面。
每个方面都需要细致的管理和规划，以确保办公室工作的顺利进行。
2.1 日常事务管理日常事务管理包括但不限于日程安排、电话接听、文件整理、邮件处理等内容。
要做好日常事务管理，需要有良好的时间管理能力和组织能力。
2.2 文件管理文件管理是办公室事务管理的一个重要组成部分，包括文件的归档、存储、检索等工作。
合理的文件管理可以提高工作效率，避免文件遗失或混乱。
2.3 会议管理会议是办公室中常见的工作形式，而会议管理是确保会议高效进行的关键。
包括会议议程的制定、会议记录的保留、会议后的跟踪反馈等环节。
2.4 协调沟通协调沟通是办公室事务管理中至关重要的一环，包括与同事的沟通协调、与上级领导的汇报沟通、与外部客户的沟通等。
有效的沟通可以避免工作冲突，提升团队效率。
3. 办公室事务管理的方法与技巧3.1 制定清晰的工作计划制定清晰的工作计划是高效办公的关键，可以根据工作的紧急程度和重要程度分配时间和优先级，确保工作的顺利进行。
3.2 合理安排时间时间管理是办公室事务管理的核心，要合理安排工作时间、休息时间，做到高效利用每一分钟，避免拖延和浪费时间。
3.3 学会团队协作办公室事务管理需要多人合作完成，要学会团队协作，分工合作、信息共享，保持团队的协作效率。
3.4 善于沟通沟通是办公室中不可或缺的技能，要善于沟通，与同事、领导、客户之间建立良好的沟通渠道，减少误解和冲突。
4. 办公室事务管理的实践案例分析4.1 事务管理工具的使用通过使用各种事务管理工具，如日程安排软件、团队协作工具等，可以提高事务管理的效率和质量。
4.2 文件管理的实践经验通过建立规范的文件管理制度，确保文件的及时整理和存档，可以避免文件的丢失和混乱，提高工作效率。
管理办公室事务培训
会议组织与记录
会议通知与准备
提前通知与会人员会议时间和地 点，并准备相关资料和设备。
会议议程安排
制定会议议程，确保会议高效有 序地进行。
会议记录与纪要
准确记录会议内容和决策，整理 成会议纪要并分发给相关人员。
时间管理
任务规划与优先级
制定任务清单，并根据紧急程度 和重要性对任务进行排序。
改进工作流程
在优化工作流程的基础 上，持续改进工作流程 ，以适应公司发展和变 化。
制度更新与改进建议
关注制度更新
及时关注公司行政制度的更新情况，确保员工了解并遵守最 新制度。
提出改进建议
鼓励员工提出改进建议，以不断完善和优化公司行政制度。
06
办公室安全与保密
信息安全保护
1 2
保护电子信息安全
定期更新和加固防病毒软件，使用强密码策略， 限制未经授权的设备接入公司网络。
时间分配与调整
合理分配时间，根据实际情况调整 任务进度，确保按时完成工作。
时间利用效率
采用有效的时间管理方法和工具， 提高工作效率和时间利用效率。
邮件处理
收件分类与整理
邮件存档与备份
将收到的邮件进行分类整理，以便快 速查找和回复。
定期备份重要邮件，以防数据丢失， 并选择合适的存储介质和方式。
邮件回复与跟进
文件管理
制定严格的文件管理制度，确保文件存储、传输 处理的安全，防止信息泄露。
3
网络安全
建立防火墙和入侵检测系统，定期进行网络安全 检查，防范网络攻击和数据泄露。
物理安全防范
01
办公环境安全
确保办公场所的消防设施完好，疏散通道畅通，防止火灾等事故发生。
办公事务管理制度
办公事务管理制度是组织内部为了提高管理效率、确保工作正常运行而制定的一系列规章制度和流程。
为了有效地管理办公事务，提高办公效率和工作质量，需要建立一套科学合理、规范统一的办公事务管理制度。
本文将针对办公事务管理制度进行详细的阐述，以便组织内部实施和运行。
一、制度的目的和意义办公事务管理制度的建立有着重要的目的和意义，主要包括以下几个方面：1. 提高工作效率：通过科学规范的制度，可以合理分工、明确职责，避免工作冗余和重复劳动，从而提高工作效能和效率。
2. 确保工作质量：办公事务涉及到各种常规和非常规的工作，只有通过制度管理，才能对工作进行规范和统一的要求，确保工作质量和标准。
3. 优化资源配置：通过制度的规范，可以合理配置各种资源，包括人力、物力、财力等，避免资源的浪费和重复使用，提高资源的利用效率。
4. 防止腐败和违法行为：办公事务管理制度可以规范职员的行为，对无良行为进行规范和制约，从而减少腐败和违法行为的发生。
5. 提高组织形象：通过制定和执行科学规范的办公事务管理制度，可以提高组织的形象，增强员工对组织的认同和信任，提高团队凝聚力。
二、办公事务管理制度的内容和要求为了确保办公事务的正常运行和管理，办公事务管理制度需要具备以下内容和要求：1. 组织机构设置：明确办公事务管理的组织机构设置和职责分工，确保各个环节的协调配合和责任落实。
2. 文件管理：规定文件的起草、审批、签发、存档等程序和要求，确保文件的正常流转和使用。
3. 邮件管理：明确邮件的收发流程和管理规定，包括邮件的分类、分发、查阅和处理程序，以便高效地进行邮件管理。
4. 会议管理：规范会议的召开流程和要求，包括会议的筹备、邀请、议程设置、记录和汇报等环节，确保会议的高效进行和成果落实。
5. 办公设备和资产管理：制定办公设备和资产的购置、使用、维护和报废等管理规定，确保设备和资产的正常使用和保值。
6. 信息安全管理：制定信息安全管理制度，确保组织内部信息的机密性、完整性和可用性，防止信息泄露和攻击。
办公室事务管理讲义
办公室事务管理讲义什么是办公室事务管理办公室事务管理是指对办公室日常运营中的各项事务进行规划、组织、执行和控制的一系列管理活动。
它涵盖了办公室各方面的事务，包括文件管理、会议安排、行政支持等。
有效地进行办公室事务管理，可以提高办公室的工作效率，减少资源的浪费，提升员工的满意度。
办公室事务管理的重要性办公室事务管理是办公室运营的基础。
一家高效运作的办公室必须具备良好的事务管理能力，才能确保各项工作有序进行、高效完成。
有效的事务管理可以帮助办公室实现以下几点优势：1.提高工作效率：通过合理的事务管理，可以减少不必要的重复工作，优化工作流程，提高工作效率。
2.节约资源成本：事务管理可以有效控制资源的使用，避免浪费，降低办公成本。
3.加强沟通协作：良好的事务管理可以促进内部沟通和协作，提高团队的效率和凝聚力。
4.提升客户满意度：有组织、高效的事务管理可以确保客户的需求得到及时响应和处理，加强客户的满意度。
办公室事务管理的关键要素文件管理文件管理是办公室事务管理的重要组成部分。
要做好文件管理，可以从以下几个方面入手：•建立文件分类系统：根据业务性质和功能特点，对文件进行分类，建立清晰明确的分类体系，方便文件的查找和归档。
•制定文件命名规范：统一文件的命名规范，命名清晰简洁，便于查找和辨识。
•建立文件归档流程：规定文件的存储位置和归档流程，确保文件的安全性和可追溯性。
会议管理会议管理是办公室事务管理的另一个重要环节。
要做好会议管理，可以考虑以下几个方面：•明确会议目的和议程：在召开会议前，明确会议的目的和议程，确保会议有明确的方向和目标。
•合理安排会议时间和地点：根据参会人员的时间表和地理位置，合理安排会议时间和地点，最大程度地提高参会人员的出席率。
•准备会议材料和资源：提前准备好会议所需的材料和资源，并发送给参会人员，使他们能做好充分的准备。
行政支持行政支持是办公室事务管理的另一个关键要素。
要提供良好的行政支持，可以从以下几个方面入手：•协助员工日常事务：提供员工所需的各类行政支持，包括差旅安排、办公用品采购、文件复印等。
办公室事务管理讲义
办公室事务管理讲义办公室事务管理讲义一、办公室事务管理的概念办公室事务管理是指对办公室日常事务进行组织、协调、监督和控制的管理活动，以确保办公室工作的高效运转和顺利进行。
二、办公室事务管理的目标1. 提高办公室工作效率和效益；2. 确保办公室日常事务能够准确、及时地完成；3. 统筹协调各项事务，实现资源的最优利用；4. 提高办公室员工的工作积极性和工作满意度。
三、办公室事务管理的原则1. 简化程序，提高效率；2. 精心组织，合理安排；3. 信息共享，保持沟通；4. 持续改进，追求卓越。
四、办公室事务管理的内容1. 文件管理(1) 设置文件整理和归档规范，确保文件的安全性和可追溯性；(2) 确保文件的及时处理和流转，避免堆积和遗漏；(3) 建立电子档案管理系统，方便查询和利用。
2. 会议管理(1) 提前制定会议议程，明确会议目的和议题，确保会议的高效性；(2) 确保会议的顺利召开和记录，及时向参会人员发放会议记录和决议；(3) 注重会议后的跟进和评估，确保会议决议的执行情况。
3. 日程安排(1) 建立日程管理系统，对办公室人员的日程进行合理安排和调度；(2) 在优先级高的日程任务上给予重点关注和支持；(3) 高效利用日程管理系统的提醒功能，确保日程的及时完成。
4. 邮件和邮件管理(1) 建立邮件分类和归档的规范，方便后续查询和利用；(2) 遵循邮件礼仪，关注邮件回复的及时性；(3) 加强对垃圾邮件的过滤和识别，降低工作干扰。
5. 应急管理(1) 建立健全的应急预案和应急联系机制；(2) 定期组织应急演练，提高办公室人员应对突发事件的能力；(3) 做好危机事件的记录和总结，完善应急管理制度。
五、办公室事务管理的方法和技巧1. 制定并执行时间管理计划，合理规划工作时间和个人生活时间；2. 学会利用办公室工具和软件，提高办公效率；3. 合理分配任务，充分发挥团队合作的力量；4. 保持积极的心态和良好的工作态度，解决问题时坚持实事求是原则。
办公室事务管理(201202)
(二)
桂林航天工业学院人文社科系
第三章常规办公室工作
办公室事务工作的特征
办公室事 务管理工 作的特征
服务性
分散性
人员 分散
专业性
主动性 繁杂性
为上司 为组织 为公众 工作 服务 服务 服务 分散
涉及 独立性 面广 专业性
学习重点与难点
1、学习重点
接打电话的原则与要求； 接打电话的程序； 接打电话的礼仪； 接打电话的技巧； 案例分析。 接打电话的礼仪； 接打电话的技巧； 技能训练。
陈秘书受理电话时错在哪里呢?
第三章常规办公室工作
第一节
办公室电话通讯
电话是秘书处理日常事务时最常用、不 可或缺的信息收集、信息传递与交流的 工具，凡是上级指示、下级意见、商务 联系、人际交往、业务咨询等都要通过 电话通讯进行。因此，接打电话是办公 室最普遍最日常的工作。
第三章常规办公室工作
一、接打电话的原则要求
（一）清楚准确 （二）简短高效 （三）安全保密 （四）提高警惕 （五）文明礼貌
案例分析
李华是厂办公室的秘书。某天他正在办公室整理文件，突 然电话铃声响了，过了一会才急忙拿起话筒说道：“请问 你找谁?”对方回答说找老刘，李华随即将话筒递给邻桌的 刘秘书，大声说：“刘秘书，你的电话。”没想到，刘秘 书接到电话才说了两三句，就在电话里和对方争吵起来， 最后刘秘书大声说道：“你今后要账时，先找对人再发火。 这是办公室，没有你要找的那个刘天亮!”说罢就挂断了电 话。原来，这个电话是打给宣传科刘天亮的，结果错打到 了厂办公室，而对方只是含糊地说找老刘，李华误以为要 找刘秘书，结果造成了这场误会。
办公室事务管理
办公室事务管理办公室事务管理是一个组织、计划、协调和执行的过程，旨在确保所有的行政工作都得以顺利完成，从而支持整个公司或机构的运作和成长。
办公室事务管理需要经验丰富、机智敏捷、良好的沟通技巧和联络能力、熟练掌握办公室程序和技术，以及管理知识和技能。
办公室事务管理通常涉及以下方面：1. 日常行政工作：包括文件处理、邮件处理、收发快递、接待来访客人等。
为了更好地管理文件，我们需要新建一个有效的文件管理系统，用于存储、安排和分类重要文件。
这可以极大地提高办公效率和精度，并确保文档的安全性。
邮件系统也需要进行管理。
处理邮件时需要注意邮件的保密性，保证信息不泄露。
邮件归档、标记和筛选也是非常重要的工作，这有助于提高日常工作的效率和准确性。
2. 会议和预约管理：包括会议日程安排、会议记录、会议材料的制作和分发、参会人员的安排和通知等。
会议和预约管理是办公室事务管理中最重要的部分之一。
预约需要查看日程表、记录最新的会议时间、通知参会者，以及提醒相关人员。
在会议过程中，记录会议的简报、会议纪要、会议材料、决议案和决议结果等都需要仔细处理。
3. 办公用品和资产管理：包括办公用品和设备的管理、资产和库存管理等。
在办公室中办公用品和设备的管理非常重要，因为它影响到工作时间和效率。
资产管理也是非常重要的，因为人们需要了解和掌握公司资产的总体状况，以便更好地使用资产、修缮、更新或更换。
4. 人事管理：包括招聘、招聘计划的制定、人事文件的维护、员工考勤和工资管理等。
在组织中，员工是一个非常重要的资源，因此招聘、培训和管理员工非常重要。
员工考勤、请假条和工资管理也需要仔细安排和管理，以确保工资的正确性和合理性。
5. 突发事件管理：包括管理和应对不可预见的事件，如灾难性事件、电荒、网路崩溃等等。
在突发事件的情况下，管理人员应该能够整合资源和协调响应计划，以及安排相关的应急措施。
应急计划的编写还应包括适当的培训和知识普及，以确保所有员工知道应该准备什么，并如何应对。
办公室事务管理讲义
办公室事务管理讲义办公室事务管理讲义第一章引言1.1 目的和重要性事务管理是办公室工作中非常重要的一环，它涉及到办公室的日常运营和各项工作的顺利进行。
良好的事务管理可以提高办公室工作的效率和效果，减少工作中的混乱和错误。
1.2 使用对象和范围该讲义适用于所有需要进行事务管理的办公室工作人员，包括办公室经理、行政人员和助理等。
第二章事务管理的基本原则2.1 统一规范所有的事务管理应按照统一的规范进行，以确保工作的一致性和流程的顺畅性。
2.2 整体规划事务管理需要进行整体规划，将各项工作统一起来，并与整个办公室的目标和策略相匹配。
每个工作环节都应有明确的目标和计划，以确保整个过程的连贯性和有效性。
2.3 制定标准和流程针对各项工作，应制定相应的标准和流程，明确各个环节的具体工作内容和操作步骤。
这样可以避免工作中的混乱和偏差，并提高工作的规范性和可管理性。
2.4 优化资源事务管理应充分利用现有资源，减少浪费和重复劳动，并通过合理分配、合作协作等方式提高工作效率。
第三章事务管理的具体内容3.1 档案管理所有的文件、合同和协议等办公室的重要资料都需要进行规范的管理和整理。
档案应按照一定规则进行归档和存储，便于查找和使用。
3.2 会议管理会议是办公室工作中常见的形式之一，需要进行有效的管理和组织。
在会议前需制定会议议程和目标，确定参会人员，并及时准备会议所需材料。
会议后要及时整理会议纪要和决议，并分配相关工作任务。
3.3 日程管理日程管理是办公室工作中不可或缺的一项任务。
每个工作人员都应制定自己的日程安排，并合理安排工作和会议时间，确保工作的顺利进行。
3.4 办公用品和设备管理办公室用品和设备是办公室工作必不可少的资源，需要进行定期的管理和维护。
用品的采购应根据实际需要进行规划，设备的维护和保养要及时进行，避免因故障而影响工作进程。
3.5 人力资源管理办公室工作人员的管理也是事务管理的一项重要内容。
管理人员需要合理调配人力资源，确保岗位分工明确，员工的工作任务和责任清晰。
商务秘书常识辅导：办公室事务管理
商务秘书常识辅导：办公室事务管理商务秘书常识辅导：办公室事务管理办公室事务管理包括办公室环境管理、接待、日常事务管理、信息管理、领导活动管理、辅助人力资源管理、危机管理与突发事件应急处置。
那么商务秘书主要涉及到的办公室工作有哪些呢?1. 对办公环境和办公设备进行安全检查，改进办公环境(1)安全检查的方法1)确定检查周期。
2)发现隐患，在职责范围内排除或减少危险。
3)发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进、直到解决。
4)发现隐患，认真填写“隐患记录及处理表”。
(2)健康、安全的办公环境的基本要求1)建筑坚固安全、光线充足、温度适宜、布局注意通风。
2)办公室空间适当、噪声要低。
3)办公用品和设备要满足工作、安全要求。
4)设置相应的消防设施和设备。
5)饮用水符合健康安全要求。
2. 做好信息的保密工作(1)口头信息的安全保密工作1)不要在组织内部、外部谈论被告知的有关单位的保密信息。
2)在没有确认对方身份前，不要通过电话、手机、答录机等给出保密信息。
3)只向来访者提供组织允许提供的信息。
4)按会议要求传达会议信息。
(2)纸面信息的安全保密工作1)接收保密文件要登记，传阅保密文件要签收，保存保密信息要归类，携带保密文件要放在文件夹或文件盒中。
2)离开办公室时，要把保密文件锁入抽屉或柜子;用邮件发送保密信息要注有“秘密或保密”;高密级信息由工作人员亲自送交收件人。
3)当传真保密信息时，应使用具有保密功能的接收设备或要求接收人等候在传真机旁。
4)极为重要但不经常使用的纸面信息可制成微缩胶片，保存到银行保险柜里;不再需要的保密文件要销毁。
(3)电子信息的安全保密工作1)计算机显示器应放置在别人看不到屏幕的地方;打印保密材料时要人不离机。
2)在提交电子信息前要向上级核对，不能给未被授权的人;有保密信息的软盘不应带出单位。
3)使用密码保护计算机数据，密码应经常更换;不要随意安装借来的程序，经常查毒、杀毒;重要文件要做备份。
办公室事务管理
办公室事务管理办公室事务管理是现代企业管理中不可或缺的一部分。
它涉及到企业内部的各种事务，包括文件管理、会议安排、行政支持、设备维护等等。
一个高效的办公室事务管理系统可以提高企业的工作效率，减少工作中的瑕疵和错误，从而提高企业的竞争力。
文件管理是办公室事务管理的重要组成部分。
文件管理包括文件的存储、归档、检索和销毁等环节。
一个好的文件管理系统可以帮助企业节省时间和成本，提高工作效率。
在文件管理中，应该建立一个完善的文件分类和编号系统，以便于文件的检索和归档。
同时，应该定期清理和销毁过期的文件，以保证文件管理的有效性。
会议安排也是办公室事务管理的重要组成部分。
会议是企业内部沟通和协调的重要方式。
一个好的会议安排系统可以帮助企业提高会议效率，减少会议时间和成本。
在会议安排中，应该提前确定会议的议程和参会人员，以便于会议的顺利进行。
同时，应该建立一个完善的会议记录和跟进系统，以便于后续的工作跟进和评估。
第三，行政支持也是办公室事务管理的重要组成部分。
行政支持包括接待客户、安排差旅、处理日常事务等。
一个好的行政支持系统可以提高企业的形象和服务质量，增强客户的满意度。
在行政支持中，应该建立一个完善的客户接待和服务流程，以便于客户的满意度和忠诚度。
同时，应该建立一个完善的差旅安排和费用报销系统，以便于员工的出差和费用管理。
设备维护也是办公室事务管理的重要组成部分。
设备维护包括设备的维修、保养和更新等。
一个好的设备维护系统可以保证企业的设备正常运转，减少设备故障和损坏。
在设备维护中，应该建立一个完善的设备维护和保养计划，以便于设备的及时维修和保养。
同时，应该定期更新设备，以保证企业的技术水平和竞争力。
办公室事务管理是企业管理中不可或缺的一部分。
一个高效的办公室事务管理系统可以提高企业的工作效率，减少工作中的瑕疵和错误，从而提高企业的竞争力。
办公室事务管理
⑵ 预订房间的注意事项： ① 根据单位规定，弄清领导的待遇； ② 充分考虑领导的爱好与习惯； ③ 确认预订； ④ 确认结账时间； ⑤ 注意房间位置； ⑥ 取消预订；
⑦ 平时注意收集相关信息。
3. 准备必备的文件资料及领导随身携带的用品； 4. 预支差旅费等。
（三）随行事务： 1. 随行事务工作程序： ⑴ 准备阶段： 应该有计划、有步骤而又灵活地开展工作。 ① 协助领导确定其它随行人员，并做好分工； ② 拟订和印发旅行计划和安排行程； ③ 准备领导旅行所需的有关资料； ④ 准备有关旅行物品，如办公用品、差旅费等； ⑤ 如果国外旅行，办理好有关出国手续。
六、信访接待工作
信访工作是群众以写信、电子邮件、传真、来电 来访等形式向领导机关或社会组织反映情况、提出 建议、意见或者投诉请求的一种社会活动。
信访工作是指处理人民群众来信来访的工作，既 是领导工作的一部分，也是办公室的经常性业务工 作。
（一）做好信访工作的意义： 1. 保证公民行使民主监督权的必要形式； 2. 了解社会情况获取反馈信息的重要途径； 3. 领导机关或社会组织密切联系群众的桥梁； 4. 协调各方关系、维护社会安定的必要手段。
剪彩仪式往往是庆典活动的一个环节。 1. 剪彩仪式的准备工作； 2. 剪彩仪式的程序。
三、 宴请活动
（一）宴请的类型： 1. 宴会； 2. 招待会； 3. 茶会； 4. 工作餐。
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
（二）宴请的准备工作 1. 确定宴请的目的和名义； 2. 确定宴请的时间、地点； 3. 发出邀请；
4. 制定菜单； 5. 布置现场； 6. 安排席位：
（一）值班工作的含义与任务 1. 值班工作的含义 2. 值班工作的任务： ⑴ 及时传递信息； ⑵ 做好接待工作； ⑶ 承办临时事项； ⑷ 掌握领导的外出活动情况； ⑸ 处理突发事件； ⑹ 确保组织的安全； ⑺ 编写值班材料等。
第3章 办公室事务管理
3.1.3优化办公环境的方法
1)封闭式办公室的优点： ①比较安全，便于锁门。 ②可以保证工作的秘密性。 ③易于员工集中注意力，专心致志于细致和专业的 工作。 ④保护私人空间，易于保彷隐私。 2)封闭式办公室的缺点： ①建筑成本高，隔墙、门、走廊等占用空间多并要 装修。 ②难以监督员工的活动。 ③难以进行沟通。员工被分隔开，易于感觉孤独。
3.1.3优化办公环境的方法
2）开放式布局的优点： ①建筑成本的降低。 ②开放式的办公室中，空间利用率，大于常 规的一排排格子式的设计中的可用面积。 ③重新布局的灵活性。 ④易于沟通，便于交流。 ⑤易受上司的监督。 ⑥容易集中化服务及共享办公设备。
3.1.3办公室优化方法
＊灌输卫生知识。 ＊保持环境整洁。 ＊举办康乐活动。
3.1 办公环境管理
2、安全管理
（1）树立安全意识
掌握基本的法律知识，用法律保护自己的合 法 劳动权益； 上岗前认真学习并自觉遵守有关安全生产、劳 动保护的规定和本组织有关的规章制度； 细心检查并主动识别存在于工作场所及机器设 备等的隐患，并及时排除或向上司报告，尽快 解决，以维护好健康安全的工作环境。
⑥如果有权对办公室的布局进行安排，记住， 最好不要和别人面对面坐，更不要和老板在 一个房间里。 ⑦房间里的办公桌等物件要合乎规律地放置， 不要在通向老板办公室的路上设置不便行走 的障碍。 ⑧办公桌、椅子、特别是客人坐的椅子，不 应该放在灯下，以免他们的脸直接对着光源。
3.1 办公环境管理
3.1.4办公室的健康与安全管理
3.做好信息的保密工作 (1)信息的安全及保密工作分类。从载体上 把信息的安全及保密工作分为： 1）口头信息的安全及保密工作； 2）纸面信息的安全及保密工作； 3）电子信息的安全及保密工作。
办公室事务管理相关工作介绍
办公室事务管理相关工作介绍办公室事务管理是一项重要的工作，它涉及到协调和管理办公室的各项事务，确保办公室的日常运营顺利进行。
一个高效的办公室事务管理者需要具备良好的组织能力、沟通能力以及解决问题的能力。
下面将详细介绍办公室事务管理的工作内容和职责。
一、文件管理办公室事务管理者需要管理办公室的所有文件和记录，并确保它们的安全性和准确性。
这包括文件的存档、分类、整理和更新。
办公室事务管理者还需要确保文件的保密性，比如加密敏感文件和控制文件的访问权限。
二、办公设备维护办公室事务管理者负责办公设备的维护和保养工作。
这包括打印机、复印机、传真机、电脑、电话等设备的正常运行。
与供应商和维修人员的沟通也是办公室事务管理者的职责之一。
三、办公用品采购办公室事务管理者负责采购办公室用品，如文具、打印纸、墨盒、桌椅等。
他们需要与供应商保持良好的关系，确保办公用品的供应充足，并按时完成采购工作。
此外，他们还需要控制成本，确保采购预算的合理利用。
四、会议和行政支持办公室事务管理者通常负责组织和协调会议，包括预订会议室、准备会议材料、安排会议设备等。
他们还需要为会议参与者提供支持，如提供水、茶点等。
此外，办公室事务管理者还需要提供行政支持，如帮助办公室员工安排差旅、预订机票和酒店等。
五、办公室安全管理办公室事务管理者需要确保办公室的安全，并采取措施保障员工的人身和财产安全。
他们负责管理办公室的访客登记制度、监控设备和保安人员的工作。
办公室事务管理者还需要定期检查办公室的消防设备和安全出口，确保其正常运作。
六、员工管理办公室事务管理者需要与办公室的所有员工保持良好的合作关系，并提供必要的支持和帮助。
他们负责员工的入职和离职手续，如准备合同、安排办公空间等。
此外，办公室事务管理者还需要协助员工解决办公室中的问题，并定期组织员工活动，促进团队建设。
七、预算管理办公室事务管理者负责制定和管理办公室的预算。
他们需要跟踪和控制办公室的支出，并确保预算的合理分配和使用。
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（三）日程安排的形式
• • • • 年计划表、 月计划表、 周计划表、 日程表
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（四）、注意的事项
• 以记叙、说明为主要表达方式。 • 编写要留有余地。 所有日程安排都要应按领导的意 思去办。 • 活动与活动之间要有一定的间隙时间。 • 要认真核查日程表，以提高工作效率。 • 对已处理完的工作，一般应注明结果。
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（4）识别工作场所和常用设备的隐患
• 要能够主动识别工作场所和常用设备的安全隐患，并在职权 范围内予以排除，维护自己和他人的健康和安全能定期对办 公环境和办公设备进行安全检查，及时发现和排除隐患，做 好风险防范通常企业办公室中安全检查的方法是： • 1、确定检查周期，定期对办公环境和办公设备进行安全方 面的检查； • 2、发现隐患，在职责范围内排除危险或减少危险； • 3、如果发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、 跟进、直至解决； • 4、将第3条中异常情况的发现、报告、处理等过程认真记 录在本企业的“隐患记录及处理表”中。
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三、日志系统
• 1、日志概述 • 日志是根据周计划表写出的一天时间内组织领导活 动计划，一般分为纵横两种方式。
《秘书理论与实务》 手工填写的工作日志 手工填写的工作口志通常要准备两本，一本为上司使用，另一本为自己使 用。使用的方法是： ①提前了解上司工作和活动的信息，并在两份日志上填入，并于当日一早 再次确定和补充。 ②提前在自己的日志上清楚标出自己当日应完成的工作。 ③填写的信息要清楚、方便阅读，保持日志整洁，最好先用铅笔填写，确 认后再用墨水笔正式标明，还可以使用不同色彩。 ④填写的信息要完整，标明各项活动的时间、地点、姓名、联络等必要， 信息。 ⑤填写的信息要准确，当日出现情况变化，应当立即更新日志，并告知上 司出现的变化。 ⑥在上司日志变化的同时，应更改自己的日志，并做好变更的善后工作。 ⑦在自己的日志上要清楚标出为上司的有关活动所做的准备，并逐项予以 落实。 ⑧协助或提醒上司执行日志计划，在需要时能帮助上司排除干扰。
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第一节 办公环境管理
• 一、 办公环境的含义 • 是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环 境。包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环 境、健康与安全环境。
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二、 办公环境管理的原则
• • • • • • • 1.方便 →舒适整洁 →和谐统一 →安全。 2.环境的布局与布置 （1）布局 ①封闭式布局。②开放式布局。 （2）布置 常见的布置方法有: ①办公桌上的物品应摆放得体，最常用的物品应放在伸手可 及的地方; • ②要使领导坐得舒适，办公椅应有靠背。要使领导缓解疲劳 则可以用旋转椅来调节方位。 • ③对计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，要考虑 到其他人员对设备的使用，布置时既要方便他人，又不要妨 碍领导的工作。
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进行安全检查要包括办公环境和办公 设备两部分：
• 要区分“隐患记录及处理表”和“设备故障表”的使用，前 者记录的是隐患，包括办公环境和办公设备两部分，后者是 记录办公设备运行中出现的故障。例如计算机不能工作了， 就应填“设备故障表”，如果计算机仍能操作，但屏幕被强 光照射，非常刺眼，就应该填写“隐患记录及处理表”。 • 序号 时间 地点 发现的隐患 造成隐患的原因 隐患的危害和 后果 处理人 采取的措施 • 1. 11月4日 研发部 靠窗一排电脑屏幕耀眼 无窗帘遮阳 有损 眼睛 行政主管张强 安装窗帘 • 2 .11月19日 研发部 一名外来人员没有访客胸卡 接待人员 离岗 有安全和失密隐患 行政主管张强 强调接待处职责要求 • 3 11月25日 研发部 周末5号文件资料柜未锁 负责研发的人 员外出开会 失密隐患 研发部经理王立统 周一部务会上强调
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三、办公室的视觉环境管理
• 1、视觉环境：办公室的视觉环境包括办公室内覆盖物和照 明。 • (1)有效地使用颜色。 • (2)地面覆盖物的颜色和类型应与墙壁、天花板的颜色协调 一致，以保证一个统一的、和谐的环境。 • 2．照明：指为完成办公室的指定工作而提供适当的光线系 统。 • 光亮宜遵循以下原则设计：减少光源的强度，避免用一个发 光体，宜多用几盏灯，降低光源强度，避免集束光而用匀散 光；窗上宜装半透明玻璃，以免直接光而用间接光；光源宜 置高处，并从后方或左侧射入；办公室宜多用几只光度较弱 的灯，以取代一个光度较强的灯，使光线匀散而非集束。
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（5）安全管理重点
• 要造成一个安全的环境，就必须在以下方面加强管 理。 • 1.防盗 • 2．防火 • 3．防止意外伤亡
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第二节 日常安排与管理
• 一、 安排约会 • 约会是指为领导安排的公务活动,主要有对外方面的接见、洽谈和宴请 与对内方面的礼仪性庆典、接见、与会、陪同外出参观、下基层视察等。 • 1.安排约会的基本原则 • （1）按领导的工作规律安排时间表 • （2）区分轻重缓急 • （3）弹性安排，留有余地 • （4）以需要为准，以适度为宜 • （5）适当分担，各就其宜 • （6）每天核对，以防疏漏若领导安排了约会却忘记告诉秘书，则会使 秘书陷入被动与尴尬的境地。 • 因此，每天上班时秘书首先要请领导核对日程表，看看有无约会疏漏， 这是很有必要的。必须做到领导与秘书的日程表完全一致。
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六、办公室的保健与安全环境管理
• 保健，又叫健康保护。 组织推行对秘书人员的保健方法主要有以下一 些。 • 1、 定期健康检查 • 2．灌输卫生知识 • 3．采取疾病预防 • 4．保持环境整洁 • 5．推行健身运动 • 6．举办康乐活动 • 要做好安全管理工作，必须： • （1）树立健康安全意识 • （2）识别办公室安全隐患 • （3）办公环境健康及安全的维护和管理 • （4）识别工作场所和常用设备的隐患 • （5）安全管理重点
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（3）办公环境健康及安全的维护和管理
• 首先，应遵守有关的法规，实行安全管理责任制 • 安全是组织运作的基本保障，也是现代文明的体现。 为了与国际接轨，国家已经推行了职业健康安全卫 生 管 理 体 系 （ Occupational Health and Safety Management System, 简称OHSMS）模式，其基 本要求是： • 严格遵守国家劳动安全卫生规程和标准； 伤亡事故 和职业病发生率要低于同行业水平；实施职业健康 安全卫生管理体系三个月以上；履行不断改善职业 安全卫生状况的承诺。
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四、办公室的听觉环境管理
• 听觉环境指办公室所处的有益声音或有害声音。有益的声音 如伴奏音乐或愉快交谈的声音；噪音，如办公机器的震动声 为有害的声音。声音的强度单位为分贝(db)，一般说来超过 70分贝即为噪音，超过130～140分贝使耳痛，超过150分 贝使内耳结构破坏，以致耳聋。由于办公室所处的周围环境 常有噪音发出，如小汽车、摩托车、卡车的喇叭声，工作人 员的谈话、开会、打电话的声音和人们不必要的活动等。因 此，控制有害的噪音就成为办公环境管理又一重要任务，那 么，如何控制噪音呢? • 1、消除噪音的来源 • 2．用吸音的材料以减少噪音的影响 • 3．适量音乐的播放
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五、办公室的空气环境管理
• 办公室的空气环境管理，又叫空气调节办公室，是指为了减少人们的精 神消耗，增强舒适性而经过精心调节过空气的办公室。 • 1、温度 • 一般说来，秘书工作环境中最舒适并有益于健康的工作温度是15～ 20℃。 • 2．湿度 • 一般来讲，最适宜的湿度为40％一60％． • 3．空气流通 • 一般说来，每人每分钟需要45立方公尺的新鲜空气。要达到这种要求， 必须有良好的通风设备，使空气流通无碍，得以充足与新鲜。 • 4．空气的净化 • 为减少办公室的污染和尊重所有工作人员的感受，办公室内应该禁止吸 烟，以保证空气的新鲜。办公室内空气的净化包括打扫，拖洗，擦净， 上蜡与打光，用吸尘器吸尘，净化家具，粉刷墙壁和天花板等。
第三讲 办公室事务管理
【教学目的】介绍办公室事务中的办公环境管理、日程安排与管理、电话管理、印信管 理等内容，帮助你尽快熟悉和掌握办公室的日常工作和各项技能，成为领导得力助手。 【教学方法】该课程属于“专业岗位为中心、能力实训为中心、情景活动为中心和问题 引导为中心” 的课程范型，采用案例教学、叙述教学、启发式教学、录像教学、实训 法教学、讨论式教学、情景模拟教学的方法组织教学。 【教学重点】办公环境管理的内容与要求；办公环境管理的措施。 日程安排、约会安 排和旅行安排的原则与方法 ；接打电话的程序和要求； 印信的管理方法与要求；值班 工作的安排方法以及电话记录的处理方法 ；收进和寄发邮件的程序和基本技能。 【教学难点】如何布置办公室； 办公室安全管理的方法与技巧； 识别办公室安全隐患； 制作日程安排表、约会安排表和旅行安排表的方法 ；接打电话的程序、技巧和礼仪； 印信的管理制度以及如何使用印信 ；值班工作的安排方法以及电话记录的处理方法 ； 收进和寄发邮件的程序和基本技能；技能训练。
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2.安排约会的方法
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（1）预先安排约会活动 办公室应把领导每月、每周、每日的主要活动纳入计划，经领导过目后明文印 刷发给有关部门或人员。领导的工作计划一般有月安排和周安排两种。 （2）记好日历和备忘录 日历以台历为宜，可前后翻动，每页空白处可记录当天的活动内容;备忘录是一 种永久日历，可以是一套小卡片合订本或是一个可转动的文件夹，上端有突出 的索引纸表明当年的月份，还可自制一套1～31日的小纸片，表明当月的日期。 在日历和备忘录的空白处，秘书人员可将每周的活动日程逐一填写清楚，包括 活动名称、具体时间、地点、参加人员、注意事项等。 （3）提醒领导准时赴约 – ①发挥日历与备忘录的功能。 – ②可在上班前将次日的约会事项填写到卡片上，领导、司机、自己各一张。 – ③在每天早上上班时，在领导办公桌上放一份一天内的约会时间提示表。 （4）保证领导顺利赴约 – 及时提醒领导准时赴约，并做好用车、提供资料等准备工作。 （5）做好约会前后的服务工作 除预先安排、事前准备外，约会场所和招待事宜有时亦由秘书人员负责。