3第三讲 办公室事务管理

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（三）日程安排的形式
• • • • 年计划表、 月计划表、 周计划表、 日程表
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（四）、注意的事项
• 以记叙、说明为主要表达方式。 • 编写要留有余地。 所有日程安排都要应按领导的意 思去办。 • 活动与活动之间要有一定的间隙时间。 • 要认真核查日程表，以提高工作效率。 • 对已处理完的工作，一般应注明结果。
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（4）识别工作场所和常用设备的隐患
• 要能够主动识别工作场所和常用设备的安全隐患，并在职权 范围内予以排除，维护自己和他人的健康和安全能定期对办 公环境和办公设备进行安全检查，及时发现和排除隐患，做 好风险防范通常企业办公室中安全检查的方法是： • 1、确定检查周期，定期对办公环境和办公设备进行安全方 面的检查； • 2、发现隐患，在职责范围内排除危险或减少危险； • 3、如果发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、 跟进、直至解决； • 4、将第3条中异常情况的发现、报告、处理等过程认真记 录在本企业的“隐患记录及处理表”中。
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（2）识别办公室安全隐患
• 办公建筑隐患：这主要指地、墙、天花板及门、窗等，如地板缺 乏必要的防滑措施，离开办公室前忘记关窗、锁门等。 • 办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或刺眼，温度、湿度调 节欠佳，噪音控制不当等。 • 办公家具方面的隐患：如办公家具和设备等摆放不当，阻挡通道； 家具和设备有突出的棱角；橱柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等。 • 办公设备及操作中的隐患：如电线磨损裸露，拖曳电话线或电线， 电脑显示器摆放不当的反光，复印机的辐射，违规操作等。 • 工作中疏忽大意的人为隐患：如站在转椅上举放物品，女士的长 头发卷进有关的机器设备，复印后将保密原件遗留在复印机玻璃 板上，在办公室里抽烟，不能识别有关的安全标识等。 • 消防隐患：如乱扔烟头，灭火设备已损坏或过时，灭火器上堆放 物品，火灾警报失灵等。
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二、日程安排
• • • • • • • （一）、日程安排的内容 １各种接待、约会。 ２商务旅行活动。 ３参加各类会议。 ４到车间进行实地检查或指。 ５组织的各类重大活动的安排。 ６领导私人活动的安排。
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（二）日程安排的基本要求
• • • • • • • 统筹兼顾 ； 安排规范； 效率原则 ； 突出重点 ； 留有余地 ； 适当保密 ； 事先同意 。
第三讲 办公室事务管理
【教学目的】介绍办公室事务中的办公环境管理、日程安排与管理、电话管理、印信管 理等内容，帮助你尽快熟悉和掌握办公室的日常工作和各项技能，成为领导得力助手。 【教学方法】该课程属于“专业岗位为中心、能力实训为中心、情景活动为中心和问题 引导为中心” 的课程范型，采用案例教学、叙述教学、启发式教学、录像教学、实训 法教学、讨论式教学、情景模拟教学的方法组织教学。 【教学重点】办公环境管理的内容与要求；办公环境管理的措施。 日程安排、约会安 排和旅行安排的原则与方法 ；接打电话的程序和要求； 印信的管理方法与要求；值班 工作的安排方法以及电话记录的处理方法 ；收进和寄发邮件的程序和基本技能。 【教学难点】如何布置办公室； 办公室安全管理的方法与技巧； 识别办公室安全隐患； 制作日程安排表、约会安排表和旅行安排表的方法 ；接打电话的程序、技巧和礼仪； 印信的管理制度以及如何使用印信 ；值班工作的安排方法以及电话记录的处理方法 ； 收进和寄发邮件的程序和基本技能；技能训练。
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三、办公室的视觉环境管理
• 1、视觉环境：办公室的视觉环境包括办公室内覆盖物和照 明。 • (1)有效地使用颜色。 • (2)地面覆盖物的颜色和类型应与墙壁、天花板的颜色协调 一致，以保证一个统一的、和谐的环境。 • 2．照明：指为完成办公室的指定工作而提供适当的光线系 统。 • 光亮宜遵循以下原则设计：减少光源的强度，避免用一个发 光体，宜多用几盏灯，降低光源强度，避免集束光而用匀散 光；窗上宜装半透明玻璃，以免直接光而用间接光；光源宜 置高处，并从后方或左侧射入；办公室宜多用几只光度较弱 的灯，以取代一个光度较强的灯，使光线匀散而非集束。
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3.安排约会的方式
• • • • • 约会可以采用以下几种方式: （1）电话约会 （2）书面约会 （3）当面约会 （4）约会卡片
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4. 注意事项
• • • • • • • • • 配合领导的时间表； 不要让领导在出差回来当天安排约会； 不要在节假日安排约会； 重要约会应在约见前与对方联络一次，确认此事； 订好或确定好约会的场所； 及时通知对方赴会； 提醒领导赴会； 适当保密； 处理好变更的约会。
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五、办公室的空气环境管理
• 办公室的空气环境管理，又叫空气调节办公室，是指为了减少人们的精 神消耗，增强舒适性而经过精心调节过空气的办公室。 • 1、温度 • 一般说来，秘书工作环境中最舒适并有益于健康的工作温度是15～ 20℃。 • 2．湿度 • 一般来讲，最适宜的湿度为40％一60％． • 3．空气流通 • 一般说来，每人每分钟需要45立方公尺的新鲜空气。要达到这种要求， 必须有良好的通风设备，使空气流通无碍，得以充足与新鲜。 • 4．空气的净化 • 为减少办公室的污染和尊重所有工作人员的感受，办公室内应该禁止吸 烟，以保证空气的新鲜。办公室内空气的净化包括打扫，拖洗，擦净， 上蜡与打光，用吸尘器吸尘，净化家具，粉刷墙壁和天花板等。
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第一节 办公环境管理
• 一、 办公环境的含义 • 是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环 境。包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环 境、健康与安全环境。
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二、 办公环境管理的原则
• • • • • • • 1.方便 →舒适整洁 →和谐统一 →安全。 2.环境的布局与布置 （1）布局 ①封闭式布局。②开放式布局。 （2）布置 常见的布置方法有: ①办公桌上的物品应摆放得体，最常用的物品应放在伸手可 及的地方; • ②要使领导坐得舒适，办公椅应有靠背。要使领导缓解疲劳 则可以用旋转椅来调节方位。 • ③对计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，要考虑 到其他人员对设备的使用，布置时既要方便他人，又不要妨 碍领导的工作。
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三、日志系统
• 1、日志概述 • 日志是根据周计划表写出的一天时间内组织领导活 动计划，一般分为纵横两种方式。
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2、日志的方法
• • • • • • • 手工填写的工作日志 手工填写的工作口志通常要准备两本，一本为上司使用，另一本为自己使 用。使用的方法是： ①提前了解上司工作和活动的信息，并在两份日志上填入，并于当日一早 再次确定和补充。 ②提前在自己的日志上清楚标出自己当日应完成的工作。 ③填写的信息要清楚、方便阅读，保持日志整洁，最好先用铅笔填写，确 认后再用墨水笔正式标明，还可以使用不同色彩。 ④填写的信息要完整，标明各项活动的时间、地点、姓名、联络等必要， 信息。 ⑤填写的信息要准确，当日出现情况变化，应当立即更新日志，并告知上 司出现的变化。 ⑥在上司日志变化的同时，应更改自己的日志，并做好变更的善后工作。 ⑦在自己的日志上要清楚标出为上司的有关活动所做的准备，并逐项予以 落实。 ⑧协助或提醒上司执行日志计划，在需要时能帮助上司排除干扰。
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（3）办公环境健康及安全的维护和管理
• 首先，应遵守有关的法规，实行安全管理责任制 • 安全是组织运作的基本保障，也是现代文明的体现。 为了与国际接轨，国家已经推行了职业健康安全卫 生 管 理 体 系 （ Occupational Health and Safety Management System, 简称OHSMS）模式，其基 本要求是： • 严格遵守国家劳动安全卫生规程和标准； 伤亡事故 和职业病发生率要低于同行业水平；实施职业健康 安全卫生管理体系三个月以上；履行不断改善职业 安全卫生状况的承诺。
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进行安全检查要包括办公环境和办公 设备两部分：
• 要区分“隐患记录及处理表”和“设备故障表”的使用，前 者记录的是隐患，包括办公环境和办公设备两部分，后者是 记录办公设备运行中出现的故障。例如计算机不能工作了， 就应填“设备故障表”，如果计算机仍能操作，但屏幕被强 光照射，非常刺眼，就应该填写“隐患记录及处理表”。 • 序号 时间 地点 发现的隐患 造成隐患的原因 隐患的危害和 后果 处理人 采取的措施 • 1. 11月4日 研发部 靠窗一排电脑屏幕耀眼 无窗帘遮阳 有损 眼睛 行政主管张强 安装窗帘 • 2 .11月19日 研发部 一名外来人员没有访客胸卡 接待人员 离岗 有安全和失密隐患 行政主管张强 强调接待处职责要求 • 3 11月25日 研发部 周末5号文件资料柜未锁 负责研发的人 员外出开会 失密隐患 研发部经理王立统 周一部务会上强调
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六、办公室的保健与安全环境管理
• 保健，又叫健康保护。 组织推行对秘书人员的保健方法主要有以下一 些。 • 1、 定期健康检查 • 2．灌输卫生知识 • 3．采取疾病预防 • 4．保持环境整洁 • 5．推行健身运动 • 6．举办康乐活动 • 要做好安全管理工作，必须： • （1）树立健康安全意识 • （2）识别办公室安全隐患 • （3）办公环境健康及安全的维护和管理 • （4）识别工作场所和常用设备的隐患 • （5）安全管理重点
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四、办公室的听觉环境管理
• 听觉环境指办公室所处的有益声音或有害声音。有益的声音 如伴奏音乐或愉快交谈的声音；噪音，如办公机器的震动声 为有害的声音。声音的强度单位为分贝(db)，一般说来超过 70分贝即为噪音，超过130～140分贝使耳痛，超过150分 贝使内耳结构破坏，以致耳聋。由于办公室所处的周围环境 常有噪音发出，如小汽车、摩托车、卡车的喇叭声，工作人 员的谈话、开会、打电话的声音和人们不必要的活动等。因 此，控制有害的噪音就成为办公环境管理又一重要任务，那 么，如何控制噪音呢? • 1、消除噪音的来源 • 2．用吸音的材料以减少噪音的影响 • 3．适量音乐的播放
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2.安排约会的方法
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（1）预先安排约会活动 办公室应把领导每月、每周、每日的主要活动纳入计划，经领导过目后明文印 刷发给有关部门或人员。领导的工作计划一般有月安排和周安排两种。 （2）记好日历和备忘录 日历以台历为宜，可前后翻动，每页空白处可记录当天的活动内容;备忘录是一 种永久日历，可以是一套小卡片合订本或是一个可转动的文件夹，上端有突出 的索引纸表明当年的月份，还可自制一套1～31日的小纸片，表明当月的日期。 在日历和备忘录的空白处，秘书人员可将每周的活动日程逐一填写清楚，包括 活动名称、具体时间、地点、参加人员、注意事项等。 （3）提醒领导准时赴约 – ①发挥日历与备忘录的功能。 – ②可在上班前将次日的约会事项填写到卡片上，领导、司机、自己各一张。 – ③在每天早上上班时，在领导办公桌上放一份一天内的约会时间提示表。 （4）保证领导顺利赴约 – 及时提醒领导准时赴约，并做好用车、提供资料等准备工作。 （5）做好约会前后的服务工作 除预先安排、事前准备外，约会场所和招待事宜有时亦由秘书人员负责。
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（5）安全管理重点
• 要造成一个安全的环境，就必须在以下方面加强管 理。 • 1.防盗 • 2．防火 • 3．防止意外伤亡
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第二节 日常安排与管理
• 一、 安排约会 • 约会是指为领导安排的公务活动,主要有对外方面的接见、洽谈和宴请 与对内方面的礼仪性庆典、接见、与会、陪同外出参观、下基层视察等。 • 1.安排约会的基本原则 • （1）按领导的工作规律安排时间表 • （2）区分轻重缓急 • （3）弹性安排，留有余地 • （4）以需要为准，以适度为宜 • （5）适当分担，各就其宜 • （6）每天核对，以防疏漏若领导安排了约会却忘记告诉秘书，则会使 秘书陷入被动与尴尬的境地。 • 因此，每天上班时秘书首先要请领导核对日程表，看看有无约会疏漏， 这是很有必要的。必须做到领导与秘书的日程表完全一致。