第6章 家庭档案的保管、利用

第六章家庭档案的保管、利用家庭档案保管，对家庭档案的可以管理与有效利用以及家庭档案的长久保存都具有重要的意义。

第一节家庭档案保管的内容及要求一、家庭档案保管的内容家庭档案保管，是在家庭档案的日常管理中，创造适合家庭档案保存的条件与环境，妥善保存家庭档案的一项日常的业务工作。

其内容包括：（一）家庭档案的存放和日常的管理包括：家庭档案的排架、家庭档案保洁。

（二）实施保护措施主要指围绕防火、防盗、防潮、防高温、防虫、防光、防尘、防污染而采取的防护性方法与治理手段。

（三）家庭档案流动过程中的保护。

家庭档案不光是保存在那里一动不动了。

它总有派上用场的时候，总要拿出来用。

在这个流动的过程中，有必要采取一动的措施，以保护家庭档案的安全和完整，特别要注意不能让档案丢失。

二、家庭档案保管的要求家庭档案保管，对家庭档案的科学管理与有效利用以及家庭档案的长久保存都具有重要的意义，因此必须努力做好家庭档案的保管工作。

(一) 要确定人员负责保管家中无论人多，还是人少，最好确定其中一位，作为家庭档案员，负责家庭档案的保管。

家庭档案员的条件在第四章中已提及，这里不在赘述。

这位家庭档案员一般应负责家庭全部档案的收集、保管及利用等工作，对应家庭成员中特殊的档案材料也可由家庭成员中的形成者自己保管。

（二）要为家庭档案的保管提供必要的条件保存家庭档案也需要一定的物质条件，首要的得有专门保存家庭档案的装具。

在家庭档案数量不太多的情况下，可以将家庭档案放入书柜、书架或其他档案箱柜中，也可自制一个比较精致和家具色彩相协调的家庭档案箱。

对与家庭档案数量比较家庭，也可自己设计制造较大的家庭档案柜，也可购买家庭档案柜，或者购买书柜、书架来存放家庭档案。

也就是说，无论档案数量多少，家庭都应有一个专门保存档案的装具，一般内容的家庭档案完全可以放在这个家庭档案箱或柜、架里，对应特别珍贵、或者反映个人隐私的家庭档案应另行存放。

再者得相对固定存放家庭档案的地点。

家庭中如果有了家庭箱、家庭柜、家庭档案的存放地点一般也就固定了，对于没有档案箱、档案柜，在家中其他箱柜或者书架上存放档案的家庭，不要老是来回变动存放家庭档案的地方，一段时间把家庭档案放到写字台抽屉里，一段时间又移至一个皮包里，一段时间又打捆放到床底下，这对家庭档案的长期保存将带来危害，对家庭成员利用档案也带来极大不便。

此外家庭档案还要购买一定数量的档案盒、家庭照片档案册、档案材料目录，用来整理、存放家庭档案。

集中建立家档时，可能购买的数量要相对多一些，以后家庭档案管理步入正常轨道，买的档案盒、照片档案册等档案用品数量就会少得多。

（三）要以防为主，防治结合保护家庭档案的措施不少，一般来说，它们可以分成两方面：一方面是预防家庭档案损坏的措施，未雨绸缪，防范在先；另一方面是对已经遭到损坏的家庭档案所采取的处置措施，即事后补救。

正确处理这两方面的关系，对保管好家庭档案十分重要。

为了保证家庭档案的安全，延长其寿命，保管工作应始终坚持预防为主、防患于未然的保管方针。

家庭档案的许多原件是不能再生的，一旦损毁了就可能造成无法弥补的损失，因此，预防是家庭档案保管的主要内容。

第二节家庭档案的保管条件及防护措施加强家庭档案保护，延长家庭档案寿命，要从两个方面注意。

第一应注意家庭档案制成材料的质量。

家庭档案制成材料有些是社会各方面形成的，不是家庭成员所能左右的，对于这些家庭档案主要是从外部条件加以保护的问题。

家庭档案制成材料有些是家庭成员选定、选用的，使用时就要考虑到它的保存时间，如不能用圆珠笔、纯蓝墨水书写，尽量少留复印件等。

第二应注意从外部条件上加强家庭的保护，采取有效防护措施，确保家庭档案的安全和家庭档案的保护，采取有效防护措施，确保家庭档案的安全和家庭档案寿命的延长。

具体说主要有以下几个方面：（一）防火家庭档案载体多是易燃物，保管应特别注意防火，选择保管档案场所要远离火源，切忌一边吸烟一边看档案。

（二）防光无论是自然光还是人工光，对家庭档案都有破坏作用，特别是其中的紫外光具有强烈的光化作用，对家庭档案的破坏性更大，它能降低档案载体的机械强度，使纸张发黄、变脆，彩照褪色。

光的热效应还能使胶片粘连，影响磁记录的耐久性。

因此要防止光线对家庭档案的侵害。

防光的基本方法是防止光线对家庭档案的照射，并尽量减少光照时间。

（三）防潮湿、防高温，保持适宜的温度保管档案需要有适宜的温度的温度。

中国档案界通常认为，温度在14－24℃，相对湿度在45％－60％时，对于保护纸质档案较为有利；彩色胶片的收藏，温度控制在13－17℃，相对湿度在55％－65％时最好；保管录音磁带所需的最佳温湿度分别为15—22℃和40％—60％。

不适宜的温、湿度不仅能助长其他不利因素，并且直接影响家庭档案载体和记录材料的耐久性。

迢过正常温、湿度范围后，温度每增高10℃，纸张破坏速度将加快１—２倍；温度过大也会加速纸张中纤维素的水解过程，使纸张抽缩褪色，印模糊、强度降低，使纸张生霉、害虫繁衍，严重污损和破坏家庭档案。

因此，控制和调节温、湿度，对保护家庭档案具有重要作用。

在日常的保管中，应该注意存放地的温湿度的调节和控制。

有条件的家庭可以采用空调来调节温度，用增湿器、去湿器调节湿度。

使用电风扇、排气扇等加强通风措施，改善温湿度。

家庭档案柜、档案箱要尽量密闭。

（四）防灰尘灰尘的成分很复杂，如砂土、烟渣、煤屑以及其他机械粉末等。

灰尘会摩擦和破坏档案纸张纤维，使家庭档案字迹线条模糊不清；有的灰尘如苏打、水泥等带有酸性和碱性，对家庭档案载体有较强的腐蚀作用；灰尘是微生物寄生和繁殖的掩护者，也是各种霉菌的传播者。

所以必须做好防尘工作。

要注意关门关窗，防止外来灰尘；要经常打扫、清除档案箱（柜）、灯具以及其它物品上的灰尘，特别是要保持地面清洁。

（五）防虫毛衣鱼、伪装甲、皮蠹甲等，都是家庭档案的害虫。

家庭档案一旦被蛀，严重者千疮百孔，不可收拾，必须严加防治。

防蛀的方法是保证家庭档案存放场所空气流通、清洁干燥；家庭档案材料不可紧紧地挤在一起，更不可长期捆扎，档案箱（柜）内应放置防虫剂，使有害昆虫无攻藏身之地。

第三节家庭档案的保管方法一、纸质家庭档案材料的保管在家庭档案中纸质材料的比重较大，它规格不一，种类多样，有簿式的，有单张的；有很长很宽的，有很短很窄的；有方的、有圆的……由于规格不一，保管方法也就不一样。

总的家庭中纸质档案材料能够装盒的都按家庭档案整理顺序装入档案盒保存。

档案盒竖式存放，这是档案保管采用比较广泛的一种存放方式。

好处是检取和存放比较方便。

对不宜装入档案盒的、幅面较大的纸质档案材料，如字画等，可平放。

平放的方法，虽然取入不太方便，但对保护家庭档案是有利的。

平放的档案材料舒展，其上的皱纹日久后就会消失。

平放档案时，为了取放方便和避免档案材料承担过重的压力，堆叠的高度以不超过0.4米为宜。

二、感光材料的保管家庭档案中的感光材料主要有照片和底片（胶片）。

（一）照片的保管有些家庭不注重照片的存放，箱、柜、抽屉等都成了照片的存放地。

结果，不是照片被弄脏，就是被压褶，有的干脆不知去向。

还有些家庭把照片统统装进一个纸袋里，就算照片有了“归宿”。

这些做法都是不妥当的。

最好的方法是用家庭照片档案册存放。

（二）底片的保管在一些家庭看来，底片的保管似乎没有什么价值，在料理家务事中对底片不屑一顾，底片大多是扔、丢、坏的下场。

但是说不上什么时候会用上底片，也许家庭成员中有一位成了不平凡人物，也许哪位亲朋好友看中了一张照片索要……那么底片帮助解难会易如反掌。

一般情况下，拍摄后只洗出一张照片存放，它像“独生子”一样。

在照片拍摄后的短时间内，其价值不很明显。

随着时间的流逝，照片上的很多物体和人的形象都会改变，尤其人的容貌会一去不复返。

对一张久远的照片，人们常常寄于缠绵的回忆，如痴的怀恋。

是呀，当年逾花甲再睹襁褓中的形象，心情是不言而喻的，这时底片的价值常会体现出来。

假如照片丢失或损坏，底片将会帮助重现那一岁月、那一时刻的形象。

特别是有些照片存放年久或保管不当，会出现变质、失色的情况，那么底片会让照片重放光彩。

其实在家务事的百忙中略微腾一下手，就可以免去许多遗憾。

只要把底片从整卷中一张张剪下来，装进照片档案册中和底片相同的照片旁，这样就很容易找到照片的底片。

在整理底片时要小心谨慎，最重的是防止底片划伤。

在挑选底片时，最好戴上薄手套，防止手指直接触摸底片，留下指痕。

三、磁性材料的保管家庭档案中的磁性材料主要有录像带、录音带和计算机软盘、磁带。

（一）录音、录像磁带的保管１、磁带在放置之前，要避免快速卷带，因为快速卷带可能卷绕过紧，存放时间长了，就会拉向、异向变形，以及产生复印效应，即某一层的磁场使邻近一层的磁带产生磁化现象，破坏了原有的内容。

２、磁带绝不可靠近带有磁场的物体，例如磁铁、扬声器、接通电源的变压器等。

如若靠近会使声音忽大忽小，影像忽明忽暗，甚至完全消失。

所以磁带不能放在收音机、电视机旁边或上面。

３、磁带不可放在高温处，也要避免阳光直射。

因为高温会使盒子与塑料带基变形。

4、磁带不可放在潮湿处，潮湿容易使磁粉脱落。

遇到霉雨季节，要将磁带放进容器内，再放入硅胶之类的吸潮物品。

假若已有霉点，宜放入机内快速运转几遍，消去霉点，再去存放。

5、磁带都应有盒子，不可“赤膊”，且应放清洁之处，防止灰尘。

若已沾上灰尘，要用软布轻轻拭抹，或用磁带清洁剂清洁。

勿用手指接触磁带。

6、磁带保存几个月未用，则应走带一次，以免产生复印效应或粘着。

7、磁带不宜堆叠一起。

过多的磁带堆叠之后，可能使塑料盒带盘受压变形、破裂，甚至压坏带基。

最好是竖放在架子里。

8、应该在磁带盒上用纸条注明时间、内容，便于查找，有效地减少乱翻乱找、盲目试听造成的无谓消耗或损伤。

9、有的录音档案、录像档案需要保存几十年，甚至更长时间，这样磁带寿命可能达不到，则需要利用原有磁带重新录制，保存新录制后的磁带。

（二）机读档案的保管存储在电子介质上的信息，人们不能直接识别，只有通过计算机才能读懂，所以它被称为“机读文件”，作为档案保存的称为机读档案，机读档案的载体多为磁性材料，需要特别注意到磁介质的保管要求。

机读档案的软磁盘、磁带上要贴有档案号标签，顺序竖放在专门制做的防尘、透明的磁盘、磁带盒里。

盘、带盒应放在防潮、防火、防尘、防腐蚀和远离磁场源、远离热源、安全可靠的地方。

长期不用的磁盘、带，应在盒外加装塑料袋密封，防止灰尘和湿气的影响。

使用、移动软磁盘时，不要用手触及磁盘裸露部分，不要挤压、弯曲盘片，要保持磁盘清洁。

装卸搬运磁带应遵从有关操作规定，手持磁带中心部分，避免碰到磁带边缘，不能硬推硬挤磁带。

摔落过的磁盘、磁带，应注明“跌落”字样，并应仔细检查，看盘带是否翘曲损坏；如发现损坏，应立即将文件复制到新的盘带上。