公司公文规定格式-公文基本格式
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公司公文规定格式:公文基本格式
公司公文规定格式
1、公文一律采用A4或B5型号的纸张打印,页面边距按标准版面。
2、公文的字体采用“宋体”形式。
3、公文的文头位于首页最上端,采用“加粗一号宋体”字体,为公司名称(凯诺晟商贸有限公司),文头第二行,采用公文“加粗小初号宋体”写“文件”两字;
发文字号位于文头第二行之下,由发文部门代字、发文年度和发文顺序号组成;
以上并居中。下划一道4.5磅的双实线(细线在上,粗线在下)。
4、所有正式的对外文件要求统一排序,各部门代字如下:
总经办粤晟总字
行政部粤晟行字
财务部粤晟财字公司粤晟字
5、公文的标题要简洁、明确,采用“加粗一号黑体”字体。
6、公文的正文要做到一文一事;
正文超过一页的要加页码;
正文采用“四号”字体。
7、公文的附件位于正文之下,成文日期之上,前面书写“附”字样,其后分别标出附件序号(只有一件时不标)、附件标题和份数
(只有一份时不标)。
8、公文稍偏右排写“特此通知”,另起一行偏左排写“请遵照执行!”并空两个空格,采用“三号”字体。
9、公文的审批人位于文件底部左侧,是代表公司或部门最后核查并批准向外发出公文的签名,目的在于表明公司或部门发文的具体责任者,另起一行写明审批人职位及姓名,采用“三号”字体。
10、公文的呈送部门位于审批人职位及姓名以下,写明呈送部门,采用“三
号”字体,所占区域用一条与图文区等宽的平行实线作为界线。
11、公文的抄报、抄送部位于末页下端,采用“三号”字体所占区域用一条与图文区等宽的平行实线作为界线,形成“抄报、抄送”栏。顶格靠左书写“抄报:”、“抄送:”字样,其后依次标有各抄报、抄送部门,其间用标点隔开。
12、成文公司名称(顶格写,其余随后)、校对员名字、日期位于正文的末页最下端,要求用汉字表明完整的年、月、日,并在日期前顶格写上公司名称,采用“三号”字体,所占区域用一条与图文区等宽的平行实线作为界线。
13、主送、抄报、存档文件均使用原件,抄送文件使用复印件。
14、公文中出现的所有数字与日期,全部用阿拉伯数字书写,法律文件中的数字用汉字书写。
15、各部门在撰制发放范围为公司内部的公文时,如文中需重复使用公司名称,则可使用规范化简称(法律文件一律使用全称)。各
公司名称的规范化简称统一如下:XX公司简称为“XX”, XX公司简称为“XX”。
样本格式如下:
佛山市凯诺晟商贸有限公司
文件
粤晟字
【2012】092802号关于XX
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附:1.*********
2.*********
特此通知
请遵照执行!
审批人:
XX/XX
呈送:董事会抄送:公司总部各部门各分公司凯诺晟商贸有限公司校对员:XX年X月X日印发
公司公文一般格式
参阅几份有关公司公文格式的资料,其所拟的格式各有千秋,莫衷一是。甚感茫然。汲取他们的长处,初拟本公司公文格式,以便本公司今后在制作文件时有一个统一的格式。
一、公文用纸及版面规格
采用A4纸。页边距离:上3.7cm, 下3.5cm,左2.8cm,右2.6cm,每页22行,每行28字。
二、秘密等级和保密期限(或紧急程度)
用3号宋黑体字,顶格标识在版心右上角第一行,秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
三、文头字体(离版头宋体三号空两行)
大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色(一般为红色,文件纸已印刷)
四、发文字号,
发文字号由发文机关代字、年份、序号三部分组成。
代字:发文机关名称极度简缩;
年份(年度),用阿拉伯数字写全,外加六角括号“﹝﹞”
序号,不加“第”字,也不加“0”。
用3号仿宋体,居中,离文件头宋体字两行。
五、签发人
“签发人”3字后标全角冒号,用3号仿宋体,签发人姓名用3号楷体居右空1字标识,与发文字号在同一行(这时发文字号应移到左边)。
六、公文标题
用小二号黑宋体。离发文字号下空2行,居中排布。
七、主送机关
在标题下空1行,用3号仿宋体,左侧顶格标识,后标全角冒号。
八、正文
在主送机关之下左空2字,用3号仿宋体标识,回行顶格。
九、附件
用3号仿宋体字,离正文空一行;
左空2字标识,“附件”后标全角冒号;
若有序号,用3号阿拉伯数字标识,序号与附件名称之间用圆点隔开;附件名称后不加标点符号。
十、成文时间和印章
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文时间。
成文时间离附件空3行,右空4字,为仿宋3号字,成文时间用汉字,“零”应写为“〇”;
加盖印章应“上不压正文,下压日期”,即上弧距正文2mm~4mm,端正、居中,下压成文时间,印章用红色。
当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文时间上;
当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文时间上。