史上最全的行政人事管理手册(涵盖管理制度、流程)

受控状态：北京市中建某某装饰工程有限责任公司总务部工作手册编号：ZAZ-ZW-2010版本号／修改状态：A／0编制：审批：发放号：2010年5月5日发布2010年5月5日实施北京市中建某某装饰工程有限责任公司发布文档修改记录目录一、总务部组织结构图二、总务部职责三、行政主管岗位职责四、人力资源主管岗位职责五、总务部工作目标六、总务部工作流程七、总务部制度（一）办公用品管理制度（二）档案管理制度（三）安全管理制度（四）车辆管理制度（五）固定资产管理制度（六）会议管理制度（七）图书报刊管理制度（八）宿舍管理制度（九）文件管理制度（十）印章、证照的管理制度（十一）记录管理制度（十二）办公室应急预案（十三）质量信息和质量改进管理制度（十四）质量管理自查与评价管理制度（十五）人力资源管理制度（十六）考勤管理制度（十七）员工培训制度（十八）绩效考核管理制度（十九）目标管理制度（二十）岗位任职要求八、总务部记录表格一、总务部组织结构：二、总务部工作职责：1.公司日常办公制度的建立、维护、管理。

2.公司各部门办公后勤保障工作3.公司各种资质、认证的申请、年检工作。

4.公司建立和完善企业文化，并坚持贯彻与执行。

5.公司外联及相关接待工作6.负责公司会议安排，组织公司内部各项定期和不定期的集体活动7.协调人力资源进行员工管理，配合做好招聘工作，促进员工稳定8.负责公司的全员考勤，为人力的薪资核算提供数据支持9.负责车辆调度、维修、保养及油卡油耗的管理工作10. 按照采购及相关制度要求，进行办公设备、办公用品的购买及其他固定资产管理11. 负责公司食堂及卫生的相关管理工作12. 负责公司电话、网络管理及网站的建设。

13.公司用章，领导印鉴的保管使用14.公司员工宿舍的管理，解决员工的住宿问题。

15．负责公司人力资源管理体系的建立和完善。

16．负责公司培训体系的建立，及公司培训的计划、组织、实施和监督。

17．负责公司薪酬体系的建立。

18．负责公司绩效考核体系的建立及监督、执行。

19．负责公司奖惩激励机制的建立、完善。

20．负责公司其他管理制度的制定及相关日常工作。

21．负责员工关系的管理。

22．负责公司《劳动合同》文本制定、签约和日常解释。

23．负责员工入职、离职、转正相关手续办理。

24．负责公司每月考勤的统计、汇总、审核及报送财务核算工资。

25．负责员工社会保险、住房公积金和外部人事档案的办理；内部人事档案的日常管理。

26.公司各职能部门的文件审批传递及办公通知的发布部门三、行政主管的岗位职责：1.公司日常办公制度的建立、维护、管理。

2.公司各部门办公后勤保障工作3.公司各种资质、认证的申请、年检工作。

4.公司建立和完善企业文化，并坚持贯彻与执行。

5.公司外联及相关接待工作6.负责公司会议安排，组织公司内部各项定期和不定期的集体活动7.协调人力资源进行员工管理，配合做好招聘工作，促进员工稳定8.负责公司的全员考勤，为人力的薪资核算提供数据支持9.负责车辆调度、维修、保养及油卡油耗的管理工作10. 按照采购及相关制度要求，进行办公设备、办公用品的购买及其他固定资产管理11. 负责公司食堂及卫生的相关管理工作12. 负责公司电话、网络管理及网站的建设。

13.公司用章，领导印鉴的保管使用14.公司员工宿舍的管理，解决员工的住宿问题。

四、人力资源主管的岗位职责：1．负责公司人力资源管理体系的建立和完善。

2．负责公司培训体系的建立，及公司培训的计划、组织、实施和监督。

3．负责公司薪酬体系的建立。

4．负责公司绩效考核体系的建立及监督、执行。

5．负责公司奖惩激励机制的建立、完善。

6．负责公司其他管理制度的制定及相关日常工作。

7．负责员工关系的管理。

8．负责公司《劳动合同》文本制定、签约和日常解释。

9．负责员工入职、离职、转正相关手续办理。

10．负责公司每月考勤的统计、汇总、审核及报送财务核算工资。

11．负责员工社会保险、住房公积金和外部人事档案的办理；内部人事档案的日常管理。

五、总务部工作目标：员工满意度达到：95%做好公司的后勤保障工作，提高公司员工的办公效率。

建立良好的沟通渠道，为员工解决后顾之忧。

文件颁布后2个工作日内发放到使用场所；员工培训合格率97%。

六、总务部工作流程：6.1文件管理流程：6.2员工培训流程：1011七、总务部制度：（一）办公用品管理制度1.0目的为加强公司办公用品管理，节约办公成本，特制订本制度。

2.0范围公司办公范围内所有办公用品的管理3.0职责：总务部为各部门办公用品的汇总及采买部门。

4办公用品的分类4.1基础办公用品；办公桌、椅、文件柜、保险柜、沙发、电脑、打印机、传真机、电话机、复印机。

4.2日常办公用品；钢笔、圆珠笔（芯）、签字笔、铅笔、绘图擦、涂改液、直尺，档案袋、文件夹；便笺、信封、软面抄、复写纸、卷纸、墨水、印台、胶水、透明胶带、不干胶标签；订书机、回形针、大头针、图钉、票夹、订书针；4.3特殊办公用品；特殊办公用品指个别职能部门所用或服务于全公司的办公用品；帐页、帐皮、各类表格单据，打印纸、传真纸，灯泡、日光灯、节能灯，清洁用品；公司统一制的封夹、手提袋、记事本、纪念品、宣传品及其它小礼品等；4.4其他急用用品；5办公用品配置5.1基础办公用品配置5.1.1基础办公用品配置标准由总务部根据各部门工作需要制定；5.1.2基础办公用品的申请按《固定资产管理制度》办理；5.2日常办公用品、特殊办公用品的配置5.2.1每月25日由各部门报《办公用品领用申请单》由总务部汇总，经总务部负责人审批后，由总务部专人负责采购；6办公用品管理6.1办公用品由总务部专人采购、保管、配置；6.2办公用品专员，每月1日前将上月办公用品费用分类汇总，报部门负责人和财务部；6.3办公用品的采购和领用，必须建立办公用品台帐，保证帐实相符；7办公用品（名片、信封、稿笺、票据）印制规定7.1员工印制名片按公司规定的统一格式由总务部专人负责印制；7.2员工印制名片需填写《名片印制申请单》，经总务部负责人签字后印制；7.3新印制的名片如有错误需查出原因，由责任者承担费用；7.4 印制和发放的名片，必须建立名片发放档案；7.5信封、稿笺、单据等的印制需按公司规定格式统一由总务部印制；8.相关记录：8.1办公用品领用申请单（二）档案类文件管理制度1.目的：为规范公司内部档案保管、借阅、作废等相关管理流程，确保档案管理的职责明确，档案资料的完整清晰、有效，特制定本制度。

2.范围：适用于中建某某所有公司级档案的管理。

3.定义：3.1档案：公司级档案是指对公司过去经营具有历史记载意义，对现行运营具有重要的指导意义，对未来改革具有参考意义的文件、图纸、说明、记载等，通常以纸介或电子文档的形式进行保存。

包括但不限于基建文档，财务凭证，系统项目实施记录，产品图纸、专利，产品开发档案、人事档案，公司制度等。

3.2档案的分类：3.2.1财务类文件：包括财务凭证，经营报表，各种账簿，国地税、统计报表，银行对账单等；3.2.2经营类文件：包括公司章程，股东决议，商业计划，公司级会议纪要，公司制度，产品专利等；3.2.3技术类文件：包括开发文档，图纸，技术规格书，技术指标测试文档、标准等；3.2.4质量类文件：包括质量手册、二三级文件、质量记录、检验文件及图纸、内审相关资料，二三方审核记录及纠正预防措施记录、供应商资料等；3.2.5市场类文件：包括投标文件，客户资料及信息记录、销售合同、运输类供应商资料、PCN、样本册、宣传资料等；3.2.6采购类文件：包括采购订单，购货合同，供应商供货及质量保证框架协议，原材料图纸等；3.2.7信息类文件：包括系统项目上线文档，项目实施记录，操作手册，培训资料，系统服务合同等；3.2.8人力资源类文件：包括员工资料，人事档案，员工奖惩记录，干部任免记录、社保公积金报表等；3.2.9行政类文件：包括基建类文件、实物资产使用说明书及保修单，车辆行驶证明及保险文件，物业服务合同等；3.2.10其他类文件：包括图书、申请等不在上述描述中的文件资料。

5.0职责：5.1档案管理组织结构图：5.2岗位职责：5.2.1总经理：总经理具有对公司级档案的保管授权、借阅及作废的最终审批权。

5.2.2总经理办公室：是档案管理的最高管理部门，负责指定档案管理办法，档案存放、使用标准、负责对档案管理进行授权，并负责对被授权的档案管理部门的档案管理工作进行监督、考核。

5.2.3财务部：是总经理办公室授权进行财务类档案的管理部门，负责对财务类档案进行整理、保存、确保财务档案的完整清晰，必须设定经总经理办公室备案的专人进行财务档案的管理。

5.2.4技术部：是总经理办公室授权进行2年内技术类文件的管理部门，负责对所保管的档案进行整理、保存、确保所保管档案的完整清晰，必须设定经总经理办公室备案的专人进行技术档案的管理。

5.2.5工程管理部：是总经理办公室授权进行2年内工程管理类文件的管理部门，负责对所保管的档案进行整理、保存、确保所保管档案的完整清晰，必须设定经总经理办公室备案的专人进行质量档案的管理。

5.2.6市场部：是总经理办公室授权进行1年内市场类文件的管理部门，负责对所保管的档案进行整理、保存、确保所保管档案的完整清晰，必须设定经总经理办公室备案的专人进行市场档案的管理。

5.2.7总务部：是总经理办公室授权进行信息系统实施项目档案、信息系统授权文件等信息相关文件的保管部门；是公司基建文件、2年以上技术类、质量类文件、1年以上市场类、行政类文件的保管部门；确保所保管的档案的完整、清晰，必须设定经总经理办公室备案的专人进行财务档案的管理。

5.2.8人力资源部：是公司人员任免、奖励和处分、职工花名册、劳动合同等人事档案的保管部门，对所保管的档案的完整、清晰及保密负最终责任。

6.0内容：6.1档案的保管：6.1.1档案管理的授权：公司级档案的管理人员，必须经总经理书面授权，方能对公司级档案进行保管。

6.1.2档案的归集：6.1.2.1归档时间要求：6.1.2.1.1按年形成的文件，第二年第一季度内归档。

6.1.2.1.2凡是有法律效用的文件材料，生效后即时归档。

6.1.2.1.3机密性的文件，随时形成，随时归档。

6.1.2.1.4公司级项目，研发项目，经验收后，三个月内必须归档。

6.1.2.2归档材料要求：6.1.2.2.1归档材料必须完整齐全。

6.1.2.2.2归档时，所有相关材料之间必须具有系统性、条理性、相互之间要保持有机的联系。

6.1.2.2.3申请立卷时，申请部门应将文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复等统一交由档案管理部门立卷，不得分散。

6.1.2.2.4经公司批准后的档案方能移交到档案管理部门，存于公司指定的档案管理室。