合同原件存档管理规定1

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合同存档管理

Be kind to yourself, don't be swayed by others, don't sway others, confident and graceful.同学互助一起进步（页眉可删）合同存档管理合同档案管理办法【一】为进一步规范合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。

一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包含劳动合同)。

二、合同档案管理原则1、合同档案实行公司财务部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。

2、财务部应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。

3、需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门，为合同承办部门，承办部门应根据合同项目需要指定承办人，试用期内员工非经总经办允许不得作承办人。

三、合同文档的管理办法1、合同文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。

2、合同编号规则：承办部门名称首字母-合同签署年、月份(六位)-顺序号(三位)。

示例：TGB-20__02-001(推广部20__年2月份第1号合同)3、合同管理实行承办部门与相关部门审查会签相结合的制度，承办部门对合同订立、履行全过程负全部责任。

承办部门主管为第一责任人，承办人为直接责任人。

总经办和审查会签部门对应当提出相关意见而未提出的，应当承担相应的责任。

4、各相关部门和总经办依其职能对合同订立、履行、变更、解除全过程进行监察、审计。

5、公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出要约，作出承诺，签订合同或具有履约性质的书面文件。

6、合同承办部门和财务部应分别建立合同台账，实行履行跟踪报告责任制，合同履行及原始资料必须由财务部保管，承办部门只留存影印件。

7、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任;对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议，由财务部甄别并予以归案。

合同存档收纳管理规定(3篇)

第1篇第一章总则第一条为了加强合同管理，规范合同存档收纳工作，确保合同档案的完整、准确、安全，提高合同管理效率，根据《中华人民共和国合同法》和国家有关档案管理的法律法规，制定本规定。

第二条本规定适用于公司所有合同存档收纳工作。

第三条合同存档收纳工作应遵循以下原则：（一）依法管理原则：严格执行国家有关法律法规，确保合同档案的合法性、合规性。

（二）完整性原则：确保合同档案的完整性，不得遗漏、损毁、伪造。

（三）准确性原则：确保合同档案内容的准确性，不得篡改、伪造。

（四）安全性原则：确保合同档案的安全，防止丢失、泄密。

（五）保密性原则：严格保护合同档案中的商业秘密和保密信息。

第二章合同存档范围第四条合同存档范围包括以下内容：（一）公司与其他单位、个人签订的各类合同，包括但不限于购销合同、租赁合同、承揽合同、技术合同、服务合同、合作合同等。

（二）公司内部管理合同，如劳动合同、聘用合同、保密协议等。

（三）公司与其他单位、个人签订的补充协议、变更协议、解除协议等。

（四）其他需要存档的合同文件。

第三章合同存档程序第五条合同存档程序如下：（一）合同签订后，合同签订人应将合同原件及相关附件提交给合同管理部门。

（二）合同管理部门对提交的合同进行审核，确保合同内容合法、合规、完整。

（三）合同管理部门对审核通过的合同进行编号、登记，并将合同原件及相关附件存档。

（四）合同管理部门将合同电子版录入合同管理系统。

第四章合同存档管理第六条合同存档管理包括以下内容：（一）合同档案的整理、分类、编目。

（二）合同档案的保管、维护、修复。

（三）合同档案的查阅、借阅、复制。

（四）合同档案的销毁。

第七条合同档案的整理、分类、编目应遵循以下原则：（一）按照合同类型、签订时间、合同编号等进行分类。

（二）按照合同内容、合同签订人、合同履行期限等进行编目。

（三）确保合同档案的完整性和准确性。

第八条合同档案的保管、维护、修复应遵循以下原则：（一）确保合同档案的物理安全，防止火灾、水灾、虫蛀、霉变等。

法务合同存档管理制度

法务合同存档管理制度第一章总则为规范公司法务合同的存档管理工作，确保公司合同的安全性和可查询性，提高合同管理的效率和服务质量，制定本制度。

第二章管理范围本制度适用于公司内部所有法务合同的存档管理工作。

法务合同包括但不限于公司与客户、供应商、合作伙伴等签署的各类合同。

第三章存档责任1. 法务部门负责合同的原始存档工作。

具体工作内容包括但不限于接收合同原件、录入电子版信息、建立合同档案。

2. 其他相关部门负责对公司内部合同的存档管理工作。

具体工作内容包括但不限于核对合同原件、上传电子版信息、查询合同档案。

第四章存档程序1. 合同存档程序分为三个阶段，即合同接收、合同存档、合同查询。

2. 合同接收阶段：法务部门收到合同原件后，应立即根据合同类别和编号进行记录，并进行初步审核。

3. 合同存档阶段：法务部门会将合同原件和电子版信息分别存档在不同的位置，并进行备份。

同时，将相关信息录入系统，建立合同档案。

4. 合同查询阶段：其他部门需要查询合同信息时，可随时向法务部门提出申请。

法务部门应及时提供查询服务，并确保查询信息的安全性。

第五章存档要求1. 合同存档要求包括但不限于：合同原件的完整性、电子版信息的准确性、合同编号的规范性、合同档案的及时更新等。

2. 法务部门应定期对合同进行审查，及时更新合同信息，并对不符合要求的合同进行整改。

第六章存档管理1. 合同存档管理包括但不限于：合同档案的整理、归档、摘要等工作。

2. 法务部门应确保合同档案的安全性和完整性，并做好档案的定期保管工作。

第七章存档保密1. 所有合同信息均属于公司机密信息，任何部门及个人不得私自向外泄露。

2. 法务部门应建立合同信息的访问权限制度，并对合同信息进行保密管理。

第八章存档审计1. 公司内部定期对合同存档管理工作进行审计，确保合同信息的安全性和完整性。

2. 对合同存档管理工作存在问题的部门，应立即整改，并对相关人员进行培训和督导。

第九章附则1. 本制度由公司法务部门负责解释和修改。

合同档案管理规定

合同档案管理规定第一条总则1.1为加强合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《档案法》、《合同法》等有关法律法规的规定，制定本规定。

1.2本规定适用于公司内部所有合同档案的管理工作。

第二条合同档案的收集与整理2.1合同签订后，合同承办部门应当及时将合同文本及相关附件原件送交档案管理部门进行归档。

2.2档案管理部门应当对收集到的合同档案进行整理，按照合同的类型、签订时间、履行期限等因素进行分类，确保档案的完整性和可追溯性。

第三条合同档案的保管与保密3.1档案管理部门应当采取适当措施，确保合同档案的安全、保密，防止档案的遗失、损坏或泄露。

3.2合同档案的借阅、复制、销毁等操作，必须经过档案管理部门的审批，并严格遵循相关规定。

第四条合同档案的利用与销毁4.1合同档案的利用应当遵循公正、公平、公开的原则，确保证据的真实性和合法性。

4.2合同履行完毕后，档案管理部门应当根据档案保管期限的规定，对合同档案进行鉴定，对无需继续保管的档案进行销毁，销毁前应当进行登记、审批。

第五条合同档案的电子化管理5.1档案管理部门应当逐步推进合同档案的电子化管理，提高档案管理效率。

5.2电子合同档案的管理应当符合国家有关电子档案管理的相关规定，确保电子档案的真实性、完整性和可追溯性。

第六条合同档案的监督检查6.1公司应当定期对合同档案的管理情况进行监督检查，发现问题及时整改。

6.2档案管理部门应当配合相关部门的监督检查工作，如实提供合同档案管理的相关资料。

第七条法律责任7.1违反本规定的，按照公司相关制度进行处理，涉嫌犯罪的，依法移送司法机关处理。

7.2因违反本规定导致公司遭受损失的，应当承担相应的赔偿责任。

第八条附则8.1本规定由公司董事会负责解释。

8.2本规定自发布之日起实施。

本规定旨在规范公司合同档案的管理工作，保障公司合法权益，维护公司经营秩序，特此规定。

一、五种特殊的应用场合及注意事项1.场景一：合同借阅当需要借阅合同档案时，得先跟档案管理部门打声招呼，填写申请表，经过审批后才能拿到合同档案。

工程合同存档制度

工程合同存档制度一、总则为规范工程合同管理，加强合同存档工作，提高工程合同管理效率及合同履行效率，依据有关法律法规和公司相关制度，制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司所有项目部门的工程合同管理工作。

三、合同存档管理责任主体1. 项目部门负责人项目部门负责人是本部门合同存档管理的主要责任人，负责监督和检查本部门合同存档的相关工作。

2. 合同管理员项目部门设立专门的合同管理员，负责具体的合同存档管理工作，保证合同文件的完整和准确。

3. 合同管理人员项目部门其他相关人员也有合同管理的职责，需要配合合同管理员完成合同存档管理工作。

四、合同存档管理流程1. 合同签订及存档（1）项目部门负责人在合同签订前，应当审查合同文件，确保合同内容符合公司规定。

（2）合同签订后，由合同管理员负责将合同文件归档，并在合同存档管理系统中录入相应信息，确保合同文件的完整性和安全性。

（3）存档后的合同文件应当分类管理，便于查阅和检索。

2. 合同履行管理（1）项目部门负责人应当监督合同的履行情况，确保合同按照约定内容执行。

（2）合同管理员负责跟踪合同履行情况，并在合同存档管理系统中及时更新合同履行情况。

3. 合同变更管理（1）如果合同需要变更，项目部门负责人应当及时办理合同变更手续，确保变更合同的合法性和准确性。

（2）变更后的合同文件应当及时更新并存档，确保合同文件的完整性和一致性。

4. 合同归档（1）合同执行完毕后，合同管理员应当对合同文件进行归档，并保留一定期限。

（2）归档后的合同文件应当及时更新合同存档管理系统，并定期进行备份，确保合同文件的安全性和完整性。

五、合同存档管理制度的监督和检查1. 部门负责人应当定期对合同存档管理工作进行检查和督促，确保合同存档管理工作的落实。

2. 公司内部审计部门定期对合同存档管理工作进行审核，发现问题及时提出整改意见。

3. 公司管理层定期对所有项目部门的合同存档管理情况进行评估，对不合格的项目部门进行整改或处罚。

工程合同保管规定

工程合同保管规定一、总则1. 本规定旨在规范工程合同的保管工作，确保合同文件的安全、完整和有效利用。

2. 工程合同包括但不限于施工合同、采购合同、设计合同、监理合同等相关协议及其附件、补充协议等。

3. 工程合同保管工作应遵循合法性、安全性、及时性和保密性的原则。

二、合同归档1. 所有工程合同必须在签订后三个工作日内由项目负责人提交至公司档案管理部门进行归档。

2. 归档的合同文件应包括正本和所有副本，并附带电子文档备份。

3. 合同归档时，应由档案管理人员核对合同内容无误，并登记合同编号、名称、签订日期、合同金额、相关方信息等关键数据。

三、合同保管1. 合同原件应存放在专门的防火、防潮、防盗的保险柜或专用房间内。

2. 合同保管地点应有严格的出入管理制度，非授权人员不得随意查阅或带出合同文件。

3. 电子版合同文档应加密保存在公司服务器或云端，设置访问权限，并定期备份。

四、合同借阅1. 借阅合同原件必须经过项目负责人和档案管理部门负责人的书面批准。

2. 借阅人须填写借阅登记表，注明借阅原因、借阅时间、预计归还时间等信息。

3. 借阅期间，借阅人应对合同文件的完整性和安全性负责。

4. 借阅结束后，借阅人应及时归还合同，并由档案管理人员检查合同状态，确认无异常后方可完成归还手续。

五、合同变更与补充1. 合同发生变更或需要补充时，应及时更新合同文件，并按照归档程序重新归档。

2. 变更或补充部分应在合同原件上标注清晰，并在电子文档中同步更新。

3. 变更或补充的内容应由项目负责人和法务部门共同审核确认。

六、合同作废与销毁1. 作废的合同应立即停止使用，并在所有相关方中公告作废信息。

2. 作废合同的原件应加盖“作废”章，并在档案管理系统中标注作废状态。

3. 定期对作废的合同文件进行清理，经公司高层批准后，按照国家相关法律法规进行销毁处理。

七、监督与审计1. 公司内部审计部门应定期对合同保管情况进行检查，确保规定的执行。

合同档案管理制度

合同档案管理制度合同档案管理制度1档案管理制度【1】一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理1、公司的归档资料实行季度归档及年度归档制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。

各主管部门经理应积极配合与支持。

3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。

凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5、档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的`分类与归档1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2、公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。

秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。

总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

4、档案借阅者必须做到：①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

合同存档管理规定有哪些(多条款详尽版)

合同存档管理规定一、总则1.1为加强公司合同的管理，规范合同存档工作，确保合同档案的完整性、准确性和安全性，根据《合同法》及相关法律法规，制定本规定。

1.2本规定适用于公司所有合同档案的存档、保管、借阅、销毁等管理工作。

1.3本规定所称合同档案，是指公司在合同签订、履行、变更、解除等过程中形成的具有保存价值的各种文件、资料。

二、合同档案的归档2.1合同签订后，合同承办部门应当在合同生效之日起30日内将合同正本、副本及相关附件等资料提交给档案管理部门归档。

2.2合同承办部门提交的合同档案资料应当真实、完整、准确，不得涂改、伪造、损坏或丢失。

2.3档案管理部门应当对合同承办部门提交的合同档案资料进行审核，确保资料齐全、符合归档要求。

2.4档案管理部门应当按照规定的分类标准，对合同档案进行分类、编号、登记，并编制合同档案目录。

2.5档案管理部门应当将归档的合同档案资料按照规定的保管期限进行保管。

三、合同档案的保管3.1合同档案的保管期限分为永久、长期、短期三种，具体期限按照国家和公司的规定执行。

3.2档案管理部门应当采取防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘等措施，确保合同档案的安全。

3.3档案管理部门应当定期对合同档案进行清点、检查，发现丢失、损坏、涂改等情况，应当及时报告并采取措施予以补救。

3.4档案管理部门应当建立健全合同档案的借阅、复制、销毁等管理制度，确保合同档案的合理使用和安全管理。

四、合同档案的借阅4.1公司内部人员因工作需要借阅合同档案的，应当向档案管理部门提出书面申请，说明借阅理由和用途，经批准后方可借阅。

4.2借阅合同档案的人员应当妥善保管档案资料，不得涂改、损坏、丢失或泄露档案内容。

4.3借阅合同档案的人员应当在规定的期限内归还档案资料，确需延期的，应当办理延期手续。

五、合同档案的销毁5.1合同档案达到保管期限的，档案管理部门应当按照规定程序进行销毁。

5.2销毁合同档案应当由档案管理部门负责，并应当有合同承办部门和相关人员的监督。

工程合同存档制度

工程合同存档制度一、合同签订前的准备工作在正式签订合同之前，必须对合同条款进行详细的审查，确保所有的权利和义务明确无误。

同时，应当准备好所有必要的文件和证明材料，包括但不限于营业执照、资质证书、税务登记证等。

二、合同的正式签订合同签订时，双方应面对面确认合同内容，并在合同的每一页签字或盖章。

确保合同的每份副本都是一致的，并且双方都保留有副本。

三、合同的存档管理1. 合同原件应妥善保存在安全的地方，如保险柜或者专门的档案室内。

2. 应建立电子版的合同存档，方便查询和管理。

电子版合同应与纸质版保持一致，且定期备份，防止数据丢失。

3. 建立合同管理台账，记录合同的基本信息，包括合同编号、签订日期、合同金额、合同期限、相关方信息等。

4. 对于重要或金额较大的合同，应单独建立档案，并注明合同的关键条款和特殊条件。

四、合同变更与更新任何合同的修改或变更都应以书面形式进行，并且需要双方同意。

变更后的合同应重新存档，并注明变更的日期和内容。

五、合同履行跟踪合同签订后，应定期检查合同的履行情况。

如果发现违约或延误，应及时采取措施并记录在案。

六、合同到期和终止合同到期或提前终止时，应做好相应的记录，并保存终止合同的相关文件。

这些文件应与原合同一并存档。

七、法律遵从性与审计合同存档制度应符合当地的法律法规要求。

企业应定期进行内部审计或请第三方机构进行审计，确保合同存档的合规性和完整性。

八、应急处理与灾难恢复为应对可能发生的突发事件，如火灾、水灾等，应制定应急预案，确保合同存档的安全。

同时，应建立灾难恢复计划，以便在发生意外时能够迅速恢复存档系统的正常运行。

合同档案归档制度

合同档案归档制度合同档案归档制度一、背景介绍合同档案是企业重要的法律文件和经营信息载体，对企业的合法权益保护和业务发展至关重要。

为了规范合同档案的管理，确保档案的完整性、真实性和准确性，制定本合同档案归档制度。

二、总则1. 合同归档的目的是确保合同文件的保存、利用和管理，以满足合同的履约、保全、清算等需求。

2. 所有涉及公司财务、业务、风险管理等方面的合同，都应按照本制度进行归档管理。

3. 归档管理涉及的流程包括合同的登记、存档、档案管理和销毁等。

4. 确保合同原件的保存，合同的复印件只作辅助参考使用。

三、归档流程1. 合同登记（1）合同的签订方应当在合同签订之日起3个工作日内，将合同的基本信息报送给合同归档管理员。

（2）合同归档管理员根据合同的基本信息进行登记，并录入档案管理系统。

2. 合同存档（1）合同存档必须保存合同的原件，并附有合同登记表格。

（2）合同归档管理员根据合同的类别和编号，将合同存放在专门备案的柜子内，并进行标签标注。

（3）合同存档后，合同归档管理员需再次检查合同的完整性和准确性。

3. 档案管理（1）合同归档管理员负责对合同的存档、整理和管理。

（2）合同归档管理员定期对合同档案进行检查和清点，确保档案的完整性和准确性。

（3）合同归档管理员负责档案的借阅和归还，并记录借阅信息。

4. 合同销毁（1）合同的销毁需经过合同归档管理员和相关部门的审核批准。

（2）合同归档管理员按照公司相关规定对合同进行销毁，销毁后需填写销毁记录，并将记录归档。

四、附件列表1. 合同登记表格2. 合同存档标签3. 合同借阅记录表格4. 合同销毁记录表格五、法律名词及注释1. 合同：具有法律约束力的协议，包括书面合同和口头合同。

2. 归档：将合同存放到专门备案的柜子内，进行标签标注，以备后续使用。

3. 存档：保存合同的原件，确保合同的完整和真实性。

合同的档案管理与保存

合同的档案管理与保存协议书甲方：（公司名称）地址：联系人：电话：乙方：（公司名称）地址：联系人：电话：鉴于甲方与乙方之间进行合同交易，并为了确保合同的有效管理与安全保存，双方达成以下协议：第一条合同档案管理责任1.1 甲方负责合同的起草、签订以及执行，并负责将签订后的合同档案归档。

1.2 乙方负责仔细阅读合同内容，并及时提出修改意见和异议。

一旦双方达成一致，乙方应将合同经签字确认后归还给甲方。

1.3 甲方负责为每一份合同设立唯一的合同编号，并建立相应的档案管理系统。

第二条合同档案保存与管理2.1 合同档案应以电子和纸质两种形式进行保存。

2.2 甲方应设立合适的网络服务器，并采取必要的安全措施，确保合同档案的电子版本安全可靠。

甲方应保证服务器的连续性和及时备份，以防数据丢失。

2.3 甲方应为纸质合同建立相应的档案室，定期进行整理和清点，并采取措施保护其安全。

2.4 甲方应制定合适的档案管理制度，确保合同档案的完整性和准确性。

档案管理制度应包括但不限于索引、分类、存储、检索等方面。

2.5 乙方有权申请查阅已经归档的合同档案，甲方应在合理时间内提供查阅服务。

第三条合同档案的保密性3.1 双方应对合同档案保密，未经对方书面许可，不得向第三方透露合同内容。

3.2 如有必要，双方可以就特定合同约定保密期限，超过保密期限后，可以适当披露合同内容。

第四条合同档案的保存期限4.1合同档案的保存期限应符合法律法规的要求，并根据合同的性质和重要性确定具体期限。

4.2 合同档案的电子版本保存期限不得少于纸质版本。

4.3 合同档案保存期限届满后，甲方有权根据法律法规的要求采取合适的处理措施，包括但不限于销毁、归档转移等。

第五条合同档案的争议解决5.1 双方在合同档案管理与保存过程中发生的争议，应优先通过友好协商解决。

5.2 如协商无法解决，双方同意将纠纷提交至有管辖权的仲裁机构进行仲裁。

5.3 仲裁裁决是终局的，对双方均具有约束力。

合同存档、查阅管理办法精简版

合同存档、查阅管理办法第一章总则第一条目的和依据为规范合同的存档和查阅管理工作，保障合同的安全性和有效性，提高合同管理的效率，根据相关法律、法规和公司的实际情况，制定本办法。

第二条适用范围本办法适用于公司内所有与第三方签订的合同，包括但不限于销售合同、采购合同、劳动合同等。

第三条定义1. 存档：指将合同以电子或纸质形式进行永久保存。

2. 查阅：指查询和阅读存档合同的行为。

3. 合同管理员：公司委派的负责合同存档、查阅管理工作的责任人。

第二章存档管理第四条存档要求1. 所有合同必须按照一定的存档要求进行保存，包括合同原件、扫描件、备份文件等。

2. 存档材料必须按照合同的种类、签订日期和合同编号进行分类和编号，以便查阅和管理。

3. 存档材料必须妥善保管，防止遗失、损毁和篡改。

第五条存档方式1. 合同可以以电子文件的形式进行存档，必须保留纸质的签字原件。

2. 所有电子文件必须进行数字签名和时间戳，以确保文件的有效性和完整性。

3. 所有纸质签字原件必须进行密封存储，以防止损毁和篡改。

第六条存档周期1. 合同的存档周期至少为合同期限的两倍。

2. 存档周期过后，合同可以进行适当的清理和归档，但必须保留至少五年的存档记录。

第三章查阅管理第七条查阅权限1. 合同管理员负责管理和控制合同的查阅权限，根据不同部门和岗位的需要，设定相应的查阅权限级别。

2. 合同管理员对于查阅权限的调整和变更必须进行记录和审批。

第八条查阅方式1. 查阅合同必须通过合同管理员进行申请，并填写相应的查阅申请表格。

2. 合同管理员将根据申请人的权限级别进行合同的查阅操作，必要时可以提供相关的查阅指导和帮助。

第九条查阅记录1. 查阅合同必须进行记录，包括查阅人员、查阅时间、查阅内容等。

2. 查阅记录必须进行定期的审核和整理，避免查阅记录的遗漏和错误。

第四章其他第十条违约责任对于违反本办法的行为，相应的责任人将承担相应的违约责任，包括但不限于警告、记过、停职、解雇等。

合同原件存档管理规定1

合同原件存档管理暂行规定为规范合同文本原件的管理工作，确保合同档案的完整、安全和有效利用，特制定本管理规定。

一、本规定所指的合同原件指由总部档案室归口管理的各类合同的原件。

总部档案室归口管理的合同包括：销售合同、采购合同、其它合同或协议等。

二、合同原件管理办法1、合同编号1.1、总部档案室归档的合同统一由档案管理员编号归档。

1.2、合同编号原则：合同编号总长度为11位：第1～2位表示公司代码统一为KL；第3～4位表示合同的种类性质(具体分类见公司下发的《合同管理制度》，销售类合同以“XS”表示，第5～8位表示制合同的年份、月份，比如2012年2月20日签订的合同，用“1202”表示；第9～11位为合同的流水号，例： 2012年2月20日签订的《采购合同》编号：KL-CG-1202005。

2、合同台帐2.1、档案管理员应建立合同原件存档管理台帐，在每次接收到合同原件后应及时在台账中进行录入，以有效进行合同文档的查询、利用工作。

3、合同移交流程3.1、采购合同由采购部门办理合同评审手续，将需审批的的合同文本报总经办主任审批，总经办主任审批盖章后，交档案管理员，档案管理员按规定编制合同编号后，留二份合同原件存档，其它三份移交给采购部门经办人，经办人分发供应商、财务各一份、部门自留一份。

3.2、销售合同销售合同由销售内勤办理相关审批手续，销售内勤将需审批的的合同文本上报总经办主任审批，总经办主任审批盖章后，交档案管理员登记入册，销售内勤签收后，负责及时跟催回收二份经客户确认盖章后的销售合同原件，公司财务部、总部档案室各留一份归档。

如发生一份签订的销售合同原件未回收到位，将对销售内勤进行100元/次的处罚。

3.3、其它合同与协议其它部门签署好的合同与协议，须移交总部档案室一份合同原件存档。

4、合同的合理使用4.1、因工作需要查阅本部门合同档案资料的，应由查阅人提出申请，经部门负责人批准后，到档案室办理借阅手续；需要查阅非本部门合同档案资料的，应由查阅人提出申请，经本部门负责人同意与总经办负责人批准后，到档案室办理借阅手续。

合同文件的保存和管理要求

合同文件的保存和管理要求协议书甲方：（公司名称）地址：（公司地址）联系方式：（联系电话/邮箱）乙方：（公司名称）地址：（公司地址）联系方式：（联系电话/邮箱）鉴于甲方和乙方的合作关系，为了保障各方的权益，特制定本协议。

第一条合同文件的保存1.1 甲方与乙方在合作过程中产生的所有合同文件，包括但不限于合作协议、销售合同、采购合同等文件，应当以书面方式保存，并妥善保管。

1.2 合同文件的保存应按照文件的重要性和保密程度进行分类，建立合理的档案管理系统。

第二条文件的备份2.1 为了确保合同文件的完整性和安全性，甲方和乙方应进行文件的定期备份，备份周期不得超过一个月。

2.2 备份文件的存储位置应与实际文件的存储位置相隔离，可选择服务器、云存储等方式进行备份。

第三条文件的检索3.1 甲方和乙方应建立合同档案的索引系统，标明每份文件的名称、编号、存档日期、存档人员等基本信息，便于后续的检索与管理。

3.2 甲方和乙方在需要查阅合同文件时，应尽量提前书面申请，并经对方同意后方可查阅。

第四条文件的保密4.1 甲方和乙方应以高度的责任心和专业性，对合同文件进行保密，严禁将文件外借或泄露给与合同无关的第三方。

4.2 甲方和乙方应对处理合同文件的员工进行保密培训，提高其保密意识和管理能力，对违反保密规定的行为进行相应处罚。

第五条文件的保管期限5.1 合同文件的保管期限应按照相关法律法规的规定进行，并做好相应的归档记录，严禁擅自销毁文件。

5.2 合同文件的保管期限届满后，甲方和乙方应及时将文件进行整理，查验文件的完整性和准确性，并进行存档记录。

第六条终止协议6.1 若甲方与乙方的合作关系终止或解除，双方应共同协商处理合同文件。

6.2 若合同文件涉及保密信息或商业秘密，双方应在终止协议后继续履行保密义务，不得将相关文件外借或泄露给第三方。

第七条争议解决7.1 本协议的解释和争议的解决均适用中华人民共和国的相关法律法规。

7.2 对于因履行本协议而发生的争议，甲方和乙方应通过友好协商解决，如协商不成，应提交相关仲裁机构进行仲裁。

合同档案管理规定(范文)

合同档案管理规定第一章总则第一条为规范和加强公司合同档案管理，维护公司合法权益，根据有关法律法规及公司档案管理制度规定，结合公司实际，特制定本制度。

第二条本规定适用于公司及所属分支机构，公司下属子公司按照本规定执行。

第三条合同档案管理由公司合同管理部门集中统一管理原则。

第四条本制度所称的合同档案（下简称合同），是指公司在业务经营、管理中形成的涉及合同、协议的资料总和，其构成包括项目招投标文件、意向书、合同正本，合同附件以及有关合同修改补充、转让、变更、解除、协调、终止等方面的材料，不包括劳动合同。

第二章合同管理职责第五条合同管理员由总裁指定，其存档合同管理工作直接对总裁负责。

其所属部门为合同管理部门，负责合同管理员日常合同管理的监督、指导，负责合同管理员不在岗时上报建议代管人员名单并经总裁批复。

第六条合同管理员职责（一）履行《公司档案管理制度》中档案管理员职责；（二）认真学习、贯彻执行《中华人民共和国合同法》和有关条例，依法保护本企业的合法权益。

（三）对所有合同统一编号。

做好合同统计、归档、保管、分存工作；按期统计、汇总本公司合同签订、履行情况并向总裁汇报。

（四）建立合同催收机制，确保每一份合同都能按时、完整归档。

对于未按规定期限归档的合同应及时提醒经办部门并报送总裁。

第三章合同归档管理第七条合同原件必须按规定移交合同管理员，移交的合同必须注明合同编号并保证齐全、完整，符合其形成规律。

任何部门、个人不得擅自散存应归档的合同。

（一）在签订合同前，合同经办部门必须到合同归档管理员处领取合同编号；（二）在合同签约方已签章的情况下，印章管理人负责将已通过公司审批流程盖章生效的合同及该合同的签审单移交合同管理员归档，并与合同管理员办理合同移交手续。

（三）在合同签约方未签章情况下，已经我方签章，仍由印章管理人负责将已经审批通过的合同及签审单移交合同管理员，由合同管理员负责跟踪主办部门经办人催办，直至合同完整归档。

工程合同存档规则

工程合同存档规则一、目的与范围制定本规则的目的在于规范工程合同的存档管理，确保所有合同文档的完整性、可追溯性和安全性。

本规则适用于公司内部所有的工程项目合同，包括但不限于施工合同、采购合同、设计合同等。

二、责任主体1. 项目经理：负责监督合同存档工作的实施，确保合同的完整保存。

2. 合同管理员：负责具体执行合同的归档、保管和整理工作。

3. 财务部门：负责相关财务文件的存档，并与合同文件同步更新。

三、存档要求（一）格式要求1. 所有合同必须使用A4纸张打印，并按照公司统一的文档格式进行排版。

2. 合同正本应当加盖骑缝章，以确保文档的不可更改性。

（二）内容要求1. 合同文本应当清晰、准确，无涂改痕迹。

2. 合同附件应当齐全，包括所有变更协议、补充协议等相关文件。

（三）电子存档1. 合同的电子版应当以DF格式保存，文件名应包含合同编号和名称。

2. 电子版合同应当备份至少两份，一份存放于公司内部服务器，另一份存放于云端或其他安全的离线存储设备中。

四、存档流程1. 合同签订后，合同管理员应当在三个工作日内完成合同的纸质和电子存档工作。

2. 纸质合同应当按照项目名称和合同编号顺序存放于专用的存档柜中。

3. 电子版合同应当上传至公司指定的安全管理系统，并与纸质版同步更新。

五、保密与安全1. 合同存档室应当设立访问权限，未经授权的人员不得随意查看或取走合同。

2. 对于涉及商业机密或敏感信息的合同，应当采取额外的保密措施。

六、定期检查与维护1. 合同管理员应每月对存档的合同进行检查，确保存档的完整性和最新性。

2. 每年至少进行一次全面的存档资料审查，对过时或不再需要的文档进行清理和销毁。

七、异常处理1. 如发现合同遗失或损坏，应立即启动应急预案，查明原因并进行补救。

2. 对于因存档不当导致的合同丢失或泄露，应当追究相关人员的责任。

八、附则本规则自发布之日起生效，由公司项目管理部负责解释。

如有与国家法律法规相抵触之处，以国家法律法规为准。

市场部合同原件管理制度

ＸＸX有限公司合同管理制度字[ 20xx] ｘx号签发人: ｘxx【内部文件】合同原件管理制度一、目的保证公司销售合同原件存档的有效性、可控性及安全性。

二、适用范围合同原件是指合同双方授权代表签字确认并加盖双方公章或合同专用章的合同文本及相关附件,是双方行使权力、履行义务的有效法律凭证。

也是在与客户发生合同纠纷时最重要的原始凭证。

主要包括:１、购销合同及附件2、合同更改协议3、退货合同４、借货协议三、管理办法１、合同原件返回1)合同签单人是合同原件返回办事处的直接责任人。

合同签订后，合同签单人必须及时将签字盖章的合同原件交办事处秘书。

2)办事处秘书对本办事处所有合同原件返回公司负有直接责任。

办事处秘书于每月15日前将上个月的合同原件及《合同原件邮寄清单》（附件一）寄回公司合同管理部文档管理员。

办事处主任对本办事处所有合同原件安全完整返回公司负管理责任。

３）所有原件在合同签订后一个月内必须返回公司。

特殊原因不能及时返回的,办事处必须提交由办事处主任签字的联络单说明原因交合同管理部备案,但最长期限不能超过两个月。

如果既不能提交工作联络单说明原因,又不能及时返回公司的，将按本规定进行经济处罚。

4）合同管理部文档管理员核对并签字后将清单传回办事处，同时在光盘扫描系统中进行登记。

5)借货协议原件与正式合同原件具备相同的法律效力，因此也必须返回合同管理部归档。

借货责任人是协议原件返回办事处或公司的直接责任人,返回程序同上。

返回时间要求：15天。

２、合同原件归档1）合同管理部文档管理员对所有返回合同安全、完整归档负直接责任。

合同文档科负责人负相应管理责任。

2）原件归档按办事处、产品类型(一次电源、集中监控、二次电源、电力电源、变频器、ＵPS、蓄电池、空调、一体化)、合同签订的时间顺序进行归档。

办事处划分以合同签定地点为准。

配套蓄电池销售的按主销售产品归档;办事处以合同编号前三位所界定的办事处为准归档。

３)归档周期:每周。

合同存档管理规定有哪些

合同存档管理规定有哪些合同存档管理规定目录1. 引言2. 合同存档管理的目的3. 合同存档管理的范围4. 合同存档管理的职责5. 合同存档的程序6. 合同存档的要求7. 合同存档的保密8. 合同存档的借阅9. 合同存档的销毁10. 合同存档的监督与检查11. 合同存档的修订与废止12. 附件1. 引言本合同存档管理规定旨在规范公司的合同存档工作，确保合同文件的安全、完整和可追溯性，提高合同管理的效率和质量。

2. 合同存档管理的目的合同存档管理的目的包括：（1）保障合同文件的安全，防止合同文件丢失、损坏或被盗用；（2）确保合同文件的真实性、完整性和可追溯性；（3）便于合同文件的查询、借阅和利用；（4）提高合同管理的效率和质量。

3. 合同存档管理的范围本规定适用于公司签订的所有合同文件，包括书面合同、电子合同以及其他与合同有关的文件。

4. 合同存档管理的职责（1）合同管理部门负责合同存档的日常工作；（2）合同签订部门应按照本规定的要求，及时将合同文件提交给合同管理部门；（3）公司各部门应配合合同管理部门，做好合同存档工作。

5. 合同存档的程序（1）合同签订部门应在合同签订后5个工作日内，将合同原件及与合同有关的文件提交给合同管理部门；（2）合同管理部门应对提交的合同文件进行审核，确保文件的真实性、完整性和可追溯性；（3）合同管理部门应按照规定的分类和编号方法，对合同文件进行归档；（4）合同管理部门应定期对合同文件进行检查，确保文件的安全、完整和可追溯性。

6. 合同存档的要求（1）合同文件应采用统一的格式和纸张；（2）合同文件应采用电子文档和纸质文档两种形式进行存档；（3）电子文档应采用加密措施，确保文件的安全；（4）纸质文档应放置在防火、防盗、防潮、防虫的专用档案柜中；（5）合同文件的归档应按照规定的分类和编号方法进行。

7. 合同存档的保密（1）合同文件涉及公司商业秘密和国家秘密的，应按照国家有关保密法律法规的规定进行保密；（2）合同文件涉及个人隐私的，应按照国家有关个人隐私保护法律法规的规定进行保密；（3）合同文件涉及第三方商业秘密的，应按照与第三方的约定进行保密。

合同存档管理规定有哪些

合同存档管理规定有哪些合同在商业和法律领域中起着至关重要的作用。

为确保合同的有效性以及日后的管理和审查，合同存档管理规定成为了许多组织和企业的必备措施。

本文将介绍合同存档管理规定的一些重要方面。

1.合同存档的目的和重要性合同存档是指将合同文件妥善保存、归档和管理的过程。

合同存档管理的目的在于保证合同的合规性和可追溯性，方便后续的管理、审计和解析。

存档管理也有助于防止丢失、篡改或损坏合同文件，以保护各方的利益。

2.存档责任和权限合同存档管理通常由一名指定的责任人或部门负责。

他们负责确保合同文件的准确性、完整性和保密性，并制定存档政策和程序。

指定人员需要确定哪些人员具有存档权限以及如何访问和使用合同存档。

3.合同存档的时间和方式合同存档需要制定明确的时间和方式。

根据不同的行业和法律要求，合同存档时间可能会有所不同。

一般来说，合同存档应该至少覆盖合同的有效期限，并在合同失效后一段时间继续存档。

存档方式可以包括纸质存档、电子存档或二者的结合。

电子存档可以提供更方便、快捷和安全的访问方式，并减少纸质文件的使用。

4.存档文件的要求合同存档文件应包括合同原件或复印件、相关的附件、合同解释和修改的记录以及与合同相关的重要通信。

为保持组织和归类的一致性，存档文件应按照一定的结构和命名规则进行组织，并进行标注和索引。

同时，存档文件也需要妥善保护，以防止未经授权的访问、丢失或破坏。

5.存档管理的流程和控制合同存档管理应具备明确的流程和控制机制。

这包括合同存档的申请、分配、归档、检索和销毁等环节。

存档管理涉及权限分配、审批流程和记录的建立。

应确保存档文件的及时归档和准确检索，以满足各方的需求。

6.存档合规和审计合同存档管理也需要遵守相关的法律和法规。

对于某些行业或合同类型，可能存在特定的合规要求。

存档管理还需要符合内审和外审的要求，并确保存档文件可以随时接受审计和监管部门的查验。

合同存档管理规定是组织和企业必须遵循的重要措施。