合同原件管理规定

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公司销售合同存放规定

公司销售合同存放规定一、总则1. 为规范公司销售合同的存放管理，确保合同安全、完整、可追溯，特制定本规定。

2. 公司所有销售合同必须遵循本规定进行存放管理，违反规定者将按照公司相关管理制度进行处理。

二、合同归档原则1. 所有销售合同应当在签订后的三个工作日内交由档案管理部门统一归档。

2. 合同归档应保证资料的完整性，包括合同正本、附件以及相关的补充协议等。

3. 每份销售合同应有明确的档案编号，便于检索和管理。

三、合同存放要求1. 合同原件应存放在防火、防潮的安全柜中，并确保环境干燥、通风良好。

2. 电子版合同应备份在公司服务器上，同时应有外部云存储的备份。

3. 合同存放地点应有严格的出入登记制度，非授权人员不得随意查阅。

四、合同借阅管理1. 需要借阅合同的人员应提前向档案管理部门提出申请，并说明借阅理由和期限。

2. 借阅合同时应填写借阅登记表，注明借阅人、借阅日期及预计归还日期。

3. 借阅人应妥善保管借阅的合同，不得擅自复制、外泄或用于非授权用途。

五、合同作废处理1. 如合同因故作废，应及时通知档案管理部门进行标记，并在系统中更新状态。

2. 作废的合同原件应在档案管理人员监督下销毁，并记录销毁时间和方式。

3. 作废合同的相关记录应保留一定期限，以备后续可能的审计或核查。

六、责任与处罚1. 对于未按规定存放、借阅或作废处理合同的行为，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分。

2. 如因个人疏忽导致合同丢失、损坏或信息泄露，相关责任人应承担相应的经济和法律责任。

七、附则1. 本规定自发布之日起生效，由公司法务部负责解释。

2. 如有与国家法律法规相抵触的地方，以国家法律法规为准。

合同归档管理办法

合同归档管理办法一、总则1.1为加强公司合同归档管理，规范合同归档工作，确保合同资料的安全、完整和有效利用，根据《合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本办法。

（1）合法性：合同归档管理工作应严格遵守国家法律法规、行业规范和公司规章制度；（2）完整性：合同归档资料应确保完整、真实、准确，反映合同签订、履行、变更和终止的全过程；（3）安全性：合同归档资料应采取有效措施，确保资料的安全、保密；（4）便捷性：合同归档工作应便于查询、利用，提高工作效率。

二、合同归档范围（1）合同原件（含正本、副本）；（2）合同附件、补充协议、变更协议等；（3）合同签订、履行过程中的重要文件、资料；（4）合同履行过程中的往来函件、通知等；（5）合同履行完毕后的验收、结算等相关资料；（6）其他与合同有关的资料。

三、合同归档流程3.1合同签订完成后，合同承办部门应按照本办法的规定，及时将合同资料整理归档。

3.2合同归档流程如下：（1）合同承办部门整理合同资料，确保资料完整、真实、准确；（2）合同承办部门填写《合同归档登记表》（见附件1），并将合同资料移交至合同管理部门；（3）合同管理部门对合同资料进行审核，确认无误后，进行编号、归档；（4）合同管理部门将《合同归档登记表》一份留存，一份退还合同承办部门；（5）合同管理部门定期对合同资料进行整理、检查，确保资料安全、完整。

四、合同归档要求4.1合同资料应按照合同类别、签订时间、合同编号等顺序进行归档，便于查询、利用。

4.2合同资料归档时应采取防火、防盗、防潮、防虫等措施，确保资料安全。

4.3合同管理部门应定期对合同资料进行检查，发现问题及时整改。

4.4合同资料的查阅、借阅应严格履行审批手续，确保资料安全。

五、附则5.1本办法由公司合同管理部门负责解释。

5.2本办法自发布之日起施行。

附件1：合同归档登记表注：本示例仅供参考，具体合同归档管理办法应根据公司实际情况制定。

========本合同更广泛的场景，特设场景及条款========特殊应用场合及增加条款：1.特殊应用场合：涉及国际业务的合同增加条款：（1）适用法律：合同应明确适用哪个国家的法律，以及解决争议的司法管辖地。

市场部合同原件管理制度

市场部合同原件管理制度一、引言市场部作为一个重要部门，负责公司产品的销售和推广工作。

在日常工作中，市场部与各合作伙伴签订的合同起到了关键作用。

为了确保合同的有效性和规范管理，市场部需要建立合同原件的有效管理制度。

本文将介绍市场部合同原件管理制度的相关内容，以保证合同的安全、准确和高效管理。

二、目的和范围1. 目的：确保市场部合同原件的安全保管、易查找和准确性，规范合同管理流程，提高市场部合同管理效率。

2. 范围：本制度适用于市场部所有合同原件的管理工作。

三、管理流程和责任1. 合同签订前的准备阶段：a. 市场部负责人确定合同签订的需求和条件；b. 市场部合同管理员提供相关合同模板，并与法务部门协调确认合同的法律合规性；c. 合同双方进行谈判和协商，达成一致意见。

2. 合同签署阶段：a. 市场部合同管理员负责在合同正式签署前，核对合同的内容与谈判结果是否一致，并将合同正本存档；b. 合同正本需由双方当事人共同签署，并加盖公章；c. 合同副本可以由双方各保存一份，同时需要在副本上标明副本字样。

3. 合同存档和管理：a. 市场部合同管理员负责将合同正本按照文件编码和时间顺序存放在专用的合同档案柜中；b. 合同档案柜需设置密码锁或指定专人保管，确保合同原件的安全性；c. 合同档案柜内的合同文件夹标注清晰，包括合同编号、合同名称、合同双方、签署日期等信息；d. 合同到期前一个月，市场部合同管理员负责对到期合同进行主动跟进，如需要续签，及时与对方联系，并将续签的合同及时更新和存档。

4. 合同查询和归还：a. 市场部合同管理员负责按照部门内相关人员的申请，提供合同原件的查询服务，并在合同归还时核实合同的完整性；b. 合同归还时，市场部合同管理员需记录合同归还的时间、归还人和归还状态等信息。

5. 合同销毁：a. 合同达到保管期限后，市场部合同管理员负责对合同进行销毁；b. 合同销毁需记录销毁的合同信息和日期，并进行签名确认。

公司合同管理规定

公司合同管理规定
第一条适用范围。

本规定适用于公司与外部单位或个人签订的各类合同管理。

第二条合同签订。

1. 公司所有合同必须由授权代表人签署，并加盖公章。

2. 在签订合同前，必须经过法务部门的审核和审批。

第三条合同内容。

1. 合同内容必须清晰明了，包括双方的权利义务、合同期限、违约责任等条款。

2. 合同中的条款不得违反国家法律法规，并应符合公司内部政策和规定。

第四条合同备案。

1. 公司所有合同必须进行备案登记，并建立合同档案。

2. 合同档案应包括合同原件、复印件、审批意见等相关文件。

第五条合同变更。

1. 如需变更合同内容，必须经过双方协商一致，并办理书面变更手续。

2. 变更后的合同必须重新备案登记。

第六条合同执行。

1. 公司必须严格按照合同约定履行义务，并保证合同的及时有效执行。

2. 如遇到合同履行中的问题，应及时与对方协商解决，并及时报告上级领导。

第七条合同评估。

1. 合同履行结束后，应进行合同履行评估，总结经验，完善合
同管理制度。

2. 对于长期合作的合同，应定期进行履行情况评估，以保证合
同的有效性和合法性。

以上为公司合同管理规定，所有员工必须严格遵守，如有违反，将依公司规定进行相应处理。

《合同管理办法》

合同管理办法第一章总则第一条为加强集团的合同管理，适应集团发展的需要,使合同谈判、签订、履行、监督的过程和程序科学化、规范化,保障集团在经营活动中的合法权益，规避和防范法律风险,根据《中华人民共和国合同法》等法律、法规，制定本办法。

第二条订立合同，必须遵守国家的法律、法规,符合国家政策规定，任何公司和个人不得利用合同进行违法活动，不得损害公司利益。

第三条参与合同谈判、审查、签订、履行的人员或知悉合同内容的公司员工,均负有保守合同秘密的义务。

第四条本办法所指合同包括合同正本、附件、补充协议(含会议纪要、备忘录）及其它与合同有关的承诺函、签证、函电等形式的书面文件。

第五条本办法适用于集团所属商混、房开、建筑、旅游等公司。

劳动合同的管理按国家及公司所在地相关法律法规办理。

第六条任何项目和个人一律不得以公司的名义对外签订合同、担保协议或担保行为。

第二章合同管理机构及其职责第七条集团办公室为合同管理机构，全面负责集团的合同管理工作。

第八条合同管理机构的主要职责一、制定、修改合同管理制度；二、参与集团合同的谈判、起草；三、参与集团法律文件的起草、修改;四、监督、检查合同的签订、履行情况，并及时向公司领导报告;五、负责合同的审查和合同档案的管理；六、负责收集有关法律、法规及示范合同文本等信息；七、参加合同纠纷的调解、仲裁和诉讼；八、负责组织法律方面业务培训；九、其他相关的合约事务.第九条第十一条公司所签订的每一份合同须承办人应对自合同洽商起至合同履行完毕的全过程负责，期间出现的与合同有关的问题须及时与有关部门进行协商，并以承办人为主进行解决。

第十二条合同承办人员的职责：一、寻找、确定合同相对方,进行初步接洽；二、参与合同洽商及合同条款的拟订或修改;三、提请有关部门审查其经办的合同并对经办的合同内容给予必要的书面说明或解释；四、跟踪、检查所经办合同的履行情况，对已经由集团办公室审查通过而因故未签订的合同须书面说明理由;五、及时向公司分管领导通报合同在履行中发生的问题,并同时提出解决问题的意见和建议，必要时可直接向公司领导汇报；六、参与合同纠纷的协商、调解、仲裁和诉讼;七、保管好合同文本及与履行、变更、解除合同有关的文件,及时交送合同管理人员存档.第三章合同谈判第十三条合同谈判应坚持“货比三家”、“优质优价”的原则,寻找对公司最有利的合作对象。

市场部合同原件管理制度

ＸＸX有限公司合同管理制度字[ 20xx] ｘx号签发人: ｘxx【内部文件】合同原件管理制度一、目的保证公司销售合同原件存档的有效性、可控性及安全性。

二、适用范围合同原件是指合同双方授权代表签字确认并加盖双方公章或合同专用章的合同文本及相关附件,是双方行使权力、履行义务的有效法律凭证。

也是在与客户发生合同纠纷时最重要的原始凭证。

主要包括:１、购销合同及附件2、合同更改协议3、退货合同４、借货协议三、管理办法１、合同原件返回1)合同签单人是合同原件返回办事处的直接责任人。

合同签订后，合同签单人必须及时将签字盖章的合同原件交办事处秘书。

2)办事处秘书对本办事处所有合同原件返回公司负有直接责任。

办事处秘书于每月15日前将上个月的合同原件及《合同原件邮寄清单》（附件一）寄回公司合同管理部文档管理员。

办事处主任对本办事处所有合同原件安全完整返回公司负管理责任。

３）所有原件在合同签订后一个月内必须返回公司。

特殊原因不能及时返回的,办事处必须提交由办事处主任签字的联络单说明原因交合同管理部备案,但最长期限不能超过两个月。

如果既不能提交工作联络单说明原因,又不能及时返回公司的，将按本规定进行经济处罚。

4）合同管理部文档管理员核对并签字后将清单传回办事处，同时在光盘扫描系统中进行登记。

5)借货协议原件与正式合同原件具备相同的法律效力，因此也必须返回合同管理部归档。

借货责任人是协议原件返回办事处或公司的直接责任人,返回程序同上。

返回时间要求：15天。

２、合同原件归档1）合同管理部文档管理员对所有返回合同安全、完整归档负直接责任。

合同文档科负责人负相应管理责任。

2）原件归档按办事处、产品类型(一次电源、集中监控、二次电源、电力电源、变频器、ＵPS、蓄电池、空调、一体化)、合同签订的时间顺序进行归档。

办事处划分以合同签定地点为准。

配套蓄电池销售的按主销售产品归档;办事处以合同编号前三位所界定的办事处为准归档。

３)归档周期:每周。

工程部合同文件的管理制度

工程部合同文件的管理制度第一条综述为规范工程部合同文件的管理工作，提高合同执行效率，确保工程项目顺利进行，制定本管理制度。

第二条适用范围本管理制度适用于工程部所有合同文件的管理工作，包括合同的签订、备案、归档等各个环节。

第三条合同文件的保管1. 合同文件应当按照合同的签订顺序进行编号，并归档存放在指定的文件柜中。

2. 合同文件应当加盖单位公章，并按照规定的保存期限进行归档管理。

3. 合同文件应当定期进行备份，确保合同文件数据的安全存档。

第四条合同文件的签订1. 工程部在签订合同前应认真审查合同内容，确保合同条款合法、合理，并符合国家相关政策法规。

2. 合同签订过程中，应当严格按照程序进行，确保双方合同意志明确。

3. 合同签订后，应当及时告知相关部门，并按照规定进行备案。

第五条合同文件的履行1. 合同执行过程中，工程部应严格按照合同约定的内容和期限履行。

2. 如在履行过程中出现问题，工程部应及时向相关部门汇报，并协商解决。

3. 如需要修改合同内容，应当经双方协商一致，并进行合同补充协议的签订。

第六条合同文件的归档管理1. 合同文件归档管理应当由专人负责，保证合同文件的整齐有序。

2. 合同文件的归档管理应当遵循“先进先出”的原则，确保合同文件的时效性。

3. 合同文件的销毁应当按照规定流程进行，不能擅自销毁。

第七条合同文件的监督1. 工程部应当建立健全的合同文件管理监督机制，定期对合同文件管理工作进行检查。

2. 如发现不合格的合同文件管理情况，应当及时进行整改，并追究相关责任。

第八条法律责任如针对工程部合同文件的管理工作存在严重失职、渎职等情况，应依法追究相关责任人的法律责任。

第九条附则1. 本管理制度自发布之日起生效。

2. 工程部可根据需要对本管理制度进行调整和完善。

以上为工程部合同文件管理制度，希望各部门能够认真执行，确保工程项目的顺利进行。

事业单位合同管理制度

事业单位合同管理制度第一章总则第一条为规范事业单位合同管理行为，加强合同管理，提高事业单位合同管理效率，保障事业单位合同履行质量，根据《事业单位管理条例》《劳动合同法》及其他相关法律法规，结合本单位实际，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位内所有事业单位的合同签订、履行及管理。

第三条本制度所称合同，是指事业单位与劳动者或其他单位之间签署的经济合作或劳务合同等法律文件。

第四条事业单位应当建立健全合同管理制度，明确合同签订、履行、变更、解除等程序，规范合同管理行为。

第五条事业单位应当建立健全合同档案管理制度，保存合同原件及相关资料，确保合同原件及相关资料安全完整。

第六条事业单位应当依据国家相关法律法规和政策，合理确定员工工资水平及岗位工资标准，合理签订劳动合同。

第七条事业单位应当严格按照合同规定履行合同义务，确保合同的有效履行。

第八条事业单位应当对合同进行定期审查，及时对合同的履行情况进行评估，并采取合理措施加以完善。

第九条事业单位应当建立健全对合同相关人员进行管理的制度，确保合同的管控机制完善。

第十条事业单位应当建立健全合同争议解决制度，及时有效处理合同纠纷，保障企业和员工权益。

第十一条事业单位应当依法履行其社会责任，维护员工合法权益，保障员工合同权益。

第十二条事业单位应当建立举报机制，对违反合同管理规定的行为进行严肃处理，并采取预防措施，防止重复发生。

第十三条事业单位应当建立合同考核评估制度，对合同管理工作开展绩效评估，确保合同管理工作的高效性。

第十四条事业单位应当建立信息化合同管理系统，实现合同管理的信息化、网络化和智能化，提高合同管理的效率。

第十五条事业单位应当加强与其他单位合作，形成合作共赢的合同管理机制，促进事业单位的健康发展。

第十六条合同管理部门应当定期开展合同管理业务培训，提高合同管理的专业水平，确保合同管理制度的有效实施。

第十七条本制度由事业单位负责解释，并定期对制度进行修订。

合同原件存档管理规定1

合同原件存档管理暂行规定为规范合同文本原件的管理工作，确保合同档案的完整、安全和有效利用，特制定本管理规定。

一、本规定所指的合同原件指由总部档案室归口管理的各类合同的原件。

总部档案室归口管理的合同包括：销售合同、采购合同、其它合同或协议等。

二、合同原件管理办法1、合同编号1.1、总部档案室归档的合同统一由档案管理员编号归档。

1.2、合同编号原则：合同编号总长度为11位：第1～2位表示公司代码统一为KL；第3～4位表示合同的种类性质(具体分类见公司下发的《合同管理制度》，销售类合同以“XS”表示，第5～8位表示制合同的年份、月份，比如2012年2月20日签订的合同，用“1202”表示；第9～11位为合同的流水号，例： 2012年2月20日签订的《采购合同》编号：KL-CG-1202005。

2、合同台帐2.1、档案管理员应建立合同原件存档管理台帐，在每次接收到合同原件后应及时在台账中进行录入，以有效进行合同文档的查询、利用工作。

3、合同移交流程3.1、采购合同由采购部门办理合同评审手续，将需审批的的合同文本报总经办主任审批，总经办主任审批盖章后，交档案管理员，档案管理员按规定编制合同编号后，留二份合同原件存档，其它三份移交给采购部门经办人，经办人分发供应商、财务各一份、部门自留一份。

3.2、销售合同销售合同由销售内勤办理相关审批手续，销售内勤将需审批的的合同文本上报总经办主任审批，总经办主任审批盖章后，交档案管理员登记入册，销售内勤签收后，负责及时跟催回收二份经客户确认盖章后的销售合同原件，公司财务部、总部档案室各留一份归档。

如发生一份签订的销售合同原件未回收到位，将对销售内勤进行100元/次的处罚。

3.3、其它合同与协议其它部门签署好的合同与协议，须移交总部档案室一份合同原件存档。

4、合同的合理使用4.1、因工作需要查阅本部门合同档案资料的，应由查阅人提出申请，经部门负责人批准后，到档案室办理借阅手续；需要查阅非本部门合同档案资料的，应由查阅人提出申请，经本部门负责人同意与总经办负责人批准后，到档案室办理借阅手续。

保管合同中的保管期限

保管合同中的保管期限保管合同是一种正式文件，其中包含了各方当事人的权利和义务，必须妥善保存以确保合同的有效性和合法性。

在保管合同的过程中，保管期限是一个非常重要的问题，它决定了合同需要保存的时间长短。

本文将介绍保管合同中的保管期限，以及在不同情况下的相关要求和建议。

一、保管期限的法律规定根据我国《合同法》，合同的保管期限并没有明确规定，但是根据相关法律的适用和实践经验，我们可以得出以下一般性原则：1. 普通合同的保管期限为合同履行完毕后两年。

普通合同指的是一般的民事合同，如购销合同、租赁合同等。

在合同履行完毕后的两年内，各方当事人应当妥善保管合同原件，以备查证和维护自己的权益。

2. 不动产或长期合同的保管期限为合同履行完毕后十年。

不动产合同指的是房屋买卖合同、土地租赁合同等，此类合同的保管期限较长是为了应对可能出现的诉讼或纠纷。

长期合同指的是约定期限较长的合同，如借款合同、合作协议等。

需要注意的是，根据具体合同和当地法律的规定，保管期限可能会有所不同。

因此，在实际操作中，各方当事人应当根据合同类型和当地法规来确定具体的保管期限，以免违反相关法律规定。

二、保管合同的要求和建议在保管合同的过程中，以下要求和建议可以帮助各方当事人确保合同的安全性和合法性：1. 保存合同原件。

合同原件是合同的法律效力所在，因此，各方当事人应当妥善保管合同原件，并注意防止合同的丢失或损毁。

此外，在需要出示合同的情况下，应当提供原件而非复印件。

2. 使用保险柜或保险箱进行保管。

合同是重要的法律文件，应当妥善保存。

使用安全可靠的保险柜或保险箱可以防止合同被盗、损坏或遗失。

3. 制定合同备份。

除了保管合同原件外，各方当事人还可以制定合同备份。

合同备份是合同的复印件或电子文件，可以在合同原件丢失或损坏时进行补救。

合同备份应当妥善保存，并与原件保持一致。

4. 注意保密性。

根据合同的性质和内容，一些合同可能包含商业机密或个人隐私，各方当事人应当妥善保管合同，并注意不要将合同泄露给无关人员。

合同文件的保存和管理要求

合同文件的保存和管理要求协议书甲方：（公司名称）地址：（公司地址）联系方式：（联系电话/邮箱）乙方：（公司名称）地址：（公司地址）联系方式：（联系电话/邮箱）鉴于甲方和乙方的合作关系，为了保障各方的权益，特制定本协议。

第一条合同文件的保存1.1 甲方与乙方在合作过程中产生的所有合同文件，包括但不限于合作协议、销售合同、采购合同等文件，应当以书面方式保存，并妥善保管。

1.2 合同文件的保存应按照文件的重要性和保密程度进行分类，建立合理的档案管理系统。

第二条文件的备份2.1 为了确保合同文件的完整性和安全性，甲方和乙方应进行文件的定期备份，备份周期不得超过一个月。

2.2 备份文件的存储位置应与实际文件的存储位置相隔离，可选择服务器、云存储等方式进行备份。

第三条文件的检索3.1 甲方和乙方应建立合同档案的索引系统，标明每份文件的名称、编号、存档日期、存档人员等基本信息，便于后续的检索与管理。

3.2 甲方和乙方在需要查阅合同文件时，应尽量提前书面申请，并经对方同意后方可查阅。

第四条文件的保密4.1 甲方和乙方应以高度的责任心和专业性，对合同文件进行保密，严禁将文件外借或泄露给与合同无关的第三方。

4.2 甲方和乙方应对处理合同文件的员工进行保密培训，提高其保密意识和管理能力，对违反保密规定的行为进行相应处罚。

第五条文件的保管期限5.1 合同文件的保管期限应按照相关法律法规的规定进行，并做好相应的归档记录，严禁擅自销毁文件。

5.2 合同文件的保管期限届满后，甲方和乙方应及时将文件进行整理，查验文件的完整性和准确性，并进行存档记录。

第六条终止协议6.1 若甲方与乙方的合作关系终止或解除，双方应共同协商处理合同文件。

6.2 若合同文件涉及保密信息或商业秘密，双方应在终止协议后继续履行保密义务，不得将相关文件外借或泄露给第三方。

第七条争议解决7.1 本协议的解释和争议的解决均适用中华人民共和国的相关法律法规。

7.2 对于因履行本协议而发生的争议，甲方和乙方应通过友好协商解决，如协商不成，应提交相关仲裁机构进行仲裁。

工程合同保管要求

工程合同保管要求
一、合同原件保管
1. 工程合同一经签署，应立即制作合同原件，并确保其完整性和正式性，避免任何形式的
涂改或遗漏。

2. 合同原件应由项目负责人或者授权的合同管理人员负责保管，并存放在公司指定的安全
场所，如保险柜或其他防火、防潮的安全环境中。

3. 为防止合同原件的遗失或损坏，建议同时制作合同副本，并分开存放在不同的安全地点。

二、电子文档管理
1. 除了纸质合同外，应将合同扫描成电子文档形式，并进行数字签名，确保其法律效力。

2. 电子文档应上传至企业的内部网络或专业的电子文档管理系统中，设置相应的访问权限，仅允许授权人员查阅和下载。

3. 定期备份电子合同文档，并将备份存储在外部硬盘或云端服务器上，以防系统故障导致
数据丢失。

三、合同变更与追踪
1. 在合同履行期间，如有变更或补充协议的产生，应及时更新合同内容，并按照上述保管
要求进行管理。

2. 建立合同管理台账，记录合同的主要条款、履约情况以及变更历史，保持信息的实时更
新和准确性。

3. 对于已经履行完毕的合同，应继续保留至少五年以上，以备未来可能出现的相关法律诉
讼或查询需要。

四、保密与安全措施
1. 鉴于合同内容的敏感性和重要性，必须对合同的保管采取严格的保密措施。

2. 限制访问权限，确保只有授权的项目团队成员能够接触到合同内容。

3. 加强物理和网络安全措施，防止未授权访问、数据泄露或破坏。

五、法律遵从性
1. 遵守国家有关合同保管的法律法规，确保合同管理的合法性。

2. 对于涉及国际贸易的工程合同，还应考虑国际法律的要求，并相应调整保管策略。

公司合同领用管理制度

公司合同领用管理制度一、目的及原则为规范公司合同的领用流程，确保公司合同管理的有序性和安全性，特制定本制度。

本制度以公正客观、重点突出为原则，旨在明确合同领用的权限、程序和责任，保障公司利益。

二、适用范围本制度适用于公司内所有需要领用合同的部门和个人。

无论是对外签署的商务合同还是内部的劳动合同，均须遵循本制度的规定进行领用和管理。

三、管理职责1. 综合管理部负责制定、修订本制度，并对合同领用情况进行监督和检查。

2. 各部门主管负责本部门的合同领用申请审批工作，并确保合同的正确使用和妥善保管。

3. 财务部门负责对合同涉及的资金流动进行监控，防范财务风险。

4. 法务部门负责提供民法典律咨询支持，确保合同内容的合法性和有效性。

四、领用流程1. 提交申请：需领用合同的部门或个人应填写《合同领用申请表》，明确领用合同的类型、数量及用途。

2. 审批流程：申请表需经部门负责人审核同意后，提交至综合管理部进行复核。

3. 领取合同：经审批通过后，申请人可在综合管理部领取相应合同文本，并签字确认。

4. 使用登记：领取人应当在使用合同时进行登记，包括使用日期、合同方、合同金额等关键信息。

五、保管与归还1. 合同使用完毕后，应及时归还至综合管理部，并办理归还手续。

2. 如遇特殊情况需长期保留合同原件的，应报请部门主管批准，并做好相应的安全保管措施。

3. 任何时候不得私自销毁、涂改或遗失合同原件。

六、违规处理违反本合同领用管理制度的个人或部门，将根据情节轻重给予警告、罚款或其他纪律处分。

严重者可追究法律责任。

七、附则1. 本制度自发布之日起实施，由综合管理部负责解释。

2. 本制度如有更新，将及时通知各部门及个人。

销售合同原件管理通知

销售合同原件管理通知随着公司业务的不断发展和市场的深入拓展，销售合同的数量也在日益增加。

为了确保公司法律利益和商业机密的安全，维护公司与客户之间的良好合作关系，现就销售合同原件管理工作提出以下规范与要求。

一、合同原件的归档销售合同一经签署，应立即由销售人员将原件交至档案管理部门进行归档。

归档时，需填写合同归档登记表，记录合同编号、签约日期、客户名称、合同金额等关键信息，并按照公司规定的分类标准进行分类存放。

二、合同原件的保管档案管理部门负责对销售合同原件进行妥善保管，确保合同文件不受损坏、丢失或泄露。

所有合同原件应存放在专用的防火、防潮的保险柜中，严禁无关人员接触。

同时，档案管理部门应定期对存放环境进行检查，确保安全。

三、合同原件的借阅任何需要查阅销售合同原件的人员，必须经过部门主管的批准，并在档案管理部门办理借阅手续。

借阅人应当在指定的时间内归还合同原件，并保证合同的完整性和保密性。

借阅期间如遇合同原件损坏或丢失，借阅人须承担相应的责任。

四、合同原件的复印与分发除法律规定或公司授权外，未经允许，任何人不得私自复制销售合同原件。

如需对外提供合同副本，应由档案管理部门负责复印，并对复印件进行适当的标记和记录。

所有复印件的分发应严格控制，确保只有授权人员才能获取相关信息。

五、合同原件的更新与作废当销售合同发生变更或终止时，应及时更新或作废相关合同原件。

作废的合同原件应由档案管理部门负责销毁，并做好销毁记录。

更新后的合同原件应重新归档，并确保旧版合同不再流通使用。

六、合同原件管理的监督与检查公司将定期对销售合同原件管理工作进行监督检查，以确保各项管理措施得到有效执行。

任何违反管理规定的行为都将受到相应的处理。

同时，我们也欢迎广大员工对合同管理工作提出宝贵意见和建议。

七、其他注意事项请所有员工认真遵守上述规定，共同维护公司的合法利益和市场秩序。

如有疑问或需要协助，请及时与档案管理部门联系。

感谢大家的配合与支持，让我们携手共创公司更加辉煌的未来。

税务局针对合同原件复印件的规定

税务局针对合同原件复印件的规定合同关于税务局针对合同原件复印件的规定
第一条关键信息项：
合同标的：本合同内容适用于（具体合同的性质和目的）。

合同签订日期：本合同于（具体日期）签订。

合同各方身份：
甲方（具体单位或个人名称）
乙方（具体单位或个人名称）
合同的生效与有效期：本合同自签署之日起生效，有效期至（具体日期或事件）。

合同履行地点：合同的履行地点为（具体地点）。

合同的法律适用和争议解决：本合同受（具体国家/地区）法律管辖。

如发生争议，应提交至（具体仲裁机构/法院）解决。

原件与复印件的使用规定：
双方确认，本合同的原件为（具体原件存放地点及负责人），仅此原件为法律上具有约束力的文件。

除非经双方书面同意，任何形式的复印件或扫描件均不得作为证据或其他法律用途。

如税务局要求提供合同副本，必须由双方代表在原件上签字确认并加盖公章后的副本方为有效。

合同变更与修订：任何对本合同的变更或修订，必须经双方书面同意并签署补充协议后方可生效。

第二条其他条款：
保密义务：双方应保守本合同及涉及的商业机密，不得向未经授权的第三方透露。

通知与沟通：双方应以书面形式进行任何通知或沟通，并确认接收。

本合同一式两份，卖方和买方各持一份，具有同等法律效力。

甲方单位（签字及盖章）：
日期：__________
乙方单位（签字及盖章）：
日期：__________
签署地点：
签署日期：
见证人：。

涉外合同原件盖章管理

涉外合同原件盖章管理第一章总则第一条为了实现依法治理企业，促进公司对外经济活动的开展，规范对外经济行为，提高经济效益，防止不必要的经济损失，根据国家有关法律规定，特制定本管理办法。

第二条凡以公司名义对外发生经济活动的，应当签订经济合同。

第三条订立经济合同，必须遵守国家的法律法规，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。

第四条本办法所包括的合同有设计、销售、采购、借款、维修、保险等方面的合同，不包括劳动合同。

第五条除即时清结者外，合同均应采用书面形式，有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。

第六条国家规定采用标准合同文本的则必须采用标准文本。

第七条公司由法律顾问根据总经理的授权，全面负责合同管理工作，指导、监督有关部门的合同订立、履行等工作。

第二章合同的订立第八条与外界达成经济往来意向，经协商一致，应订立经济合同。

第九条订立合同前，必须了解、掌握对方的经营资格、资信等情况，无经营资格或资信的单位不得与之订立经济合同。

第十条除公司法定代表人外，其他任何人必须取得法定代表人的书面授权委托方能对外订立书面经济合同。

第十一条对外订立经济合同的授权委托分固定期限委托和业务委托两种授权方式，法定代表人特别指定的重要人员采用固定期限委托的授权方式，其他一般人员均采用业务委托的授权方式。

第十二条授权委托事宜由公司法律顾问专门管理，需授权人员在办理登记手续，领取、填写授权委托书，经公司法定代表人签字并加盖公章后授权生效。

第十三条符合以下情况之一的，应当以书面形式订立经济合同：1、单笔业务金额达一万元的；2、有保证、抵押或定金等担保的；3、我方先予以履行合同的；4、有封样要求的；5、合同对方为外地单位的。

第十四条经济合同必须具备标的（指货物、劳务、工程项目等），数量和质量，价款或者酬金，履行的期限、地点、和方式，违约责任等主要条款方可加盖公章或合同章。

经济合同可订立定金、抵押等担保条款。

第十五条对于合同标的没有国家通行标准又难以用书面确切描述的，应当封存样品，有合同双方共同封存，加盖公章或合同章，分别保管。

财务合同原件管理制度模板

第一章总则第一条目的为加强公司财务合同的管理，确保合同内容的真实性和有效性，规范合同原件的保管、使用和流转，防范合同风险，特制定本制度。

第二条适用范围本制度适用于公司所有涉及经济活动的合同，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同、借款合同、担保合同等。

第三条管理原则1. 合同原件统一管理，专人负责；2. 合同原件应妥善保管，防止遗失、损坏或泄露；3. 合同原件的流转需遵循规定的程序，确保安全；4. 合同原件的审批、签署、备案等环节需严格执行国家法律法规和公司规章制度。

第二章合同原件的保管第四条保管职责1. 公司财务部负责合同原件的保管工作，指定专人负责；2. 保管人员应具备一定的法律知识和财务管理能力，熟悉合同管理流程。

第五条保管要求1. 合同原件应存放在安全、干燥、通风的场所；2. 合同原件应分类存放，并建立目录，方便查阅；3. 合同原件的复印件、扫描件等辅助资料应与原件一同保管。

第三章合同原件的使用第六条使用程序1. 使用合同原件需填写《合同原件使用申请表》，经部门负责人批准后，由财务部负责办理；2. 使用合同原件时，应确保使用目的正当、合法；3. 使用完毕后，应及时归还合同原件。

第七条使用要求1. 使用合同原件时，应遵守国家法律法规和公司规章制度；2. 使用合同原件应确保其完整性，不得擅自涂改、拆封或损坏；3. 使用合同原件应做好记录，包括使用时间、使用人、使用目的等。

第四章合同原件的流转第八条流转程序1. 合同原件的流转需遵循规定的程序，包括申请、批准、登记、交接等；2. 合同原件的流转应由财务部负责办理，并做好记录。

第九条流转要求1. 合同原件的流转应确保安全、及时、准确；2. 合同原件的流转过程中，应做好保密工作，防止泄露公司商业秘密；3. 合同原件的流转记录应完整、准确。

第五章合同原件的归档第十条归档要求1. 合同原件在使用完毕后，应及时归档；2. 合同原件的归档应按照国家法律法规和公司规章制度执行；3. 合同原件的归档应确保其完整性和安全性。

销售合同保管年限规定

销售合同保管年限规定销售合同的保管年限规定是企业档案管理的一个重要组成部分，它直接关系到企业运营的合规性和风险管理。

根据相关法律法规以及企业内部的管理需要，制定以下保管年限规定：一、合同原件的保管销售合同的原件应当妥善保管，以备不时之需。

原件的保管期限一般不得少于合同履行完毕后的五年，或者根据合同约定的有效期来确定。

在此期间，合同原件应存放在防火、防潮、防虫害的安全环境中，确保其完好无损。

二、电子文档的保管随着信息化的发展，电子文档成为合同保管的主要形式。

电子版销售合同应当在合同履行完毕后至少保存五年，并且要有定期备份的措施，防止数据丢失或损坏。

同时，企业应确保电子文档的加密和访问权限控制，以保护合同内容的机密性。

三、特殊情况下的保管要求对于涉及知识产权、专利技术或长期供货等特殊内容的销售合同，其保管年限应根据合同的具体条款和行业特点来确定。

例如，涉及专利权的合同可能需要保管至专利权有效期届满后一定年限。

对于可能涉及诉讼或其他法律程序的合同，应延长保管期限至相关法律程序终结后。

四、合同变更与终止的保管如果销售合同在履行过程中发生变更或提前终止，所有相关的补充协议、变更通知、终止协议等文件也应按照上述保管年限进行妥善保存。

这些文件是原合同不可分割的一部分，对于解释合同条款和处理后续事宜具有重要作用。

五、法律法规的特殊规定企业在制定销售合同保管年限规定时，还应考虑到特定行业法律法规的特殊要求。

例如，某些行业可能有更长的文档保存期限要求，企业应遵守这些规定以避免法律风险。

六、定期审查与更新企业应定期审查销售合同保管年限的规定，以确保其符合当前的法律法规要求和企业管理实际。

随着法律法规的变动或企业业务的调整，保管年限规定可能需要相应的更新。

总结：。

合同份数的规定

合同份数的规定
合同份数的规定是指在签订合同时应当准备的合同原件的数量。

根据我国《合同法》第十四条的规定，合同订立时应当制作一份或者两份同样内容的合同书。

至于合同份数的具体规定，可以根据合同的性质和需要进行灵活确定。

一般来说，合同份数的规定会根据合同的特殊性和相关法律法规的规定进行调整。

以下是几种常见的规定情况：
1. 双方各持一份
这是最常见的合同份数规定方式，双方各自持有一份合同原件。

这样做的好处是能够确保双方对合同内容的一致理解，并且在合同履行过程中有所依据。

2. 保留一份在合同备案部门
某些特殊合同可能会要求在合同备案部门备存一份合同原件，以作为追索权的证明或者备案目的。

比如投资合同、融资合同等。

3. 多份原件
在某些情况下，合同的特殊性决定了需要多份合同原件。

比如涉及多方合作的大型合同，可能需要有多份合同原件交给不同的当事方。

此外，根据我国《合同法》第十二条的规定，当事人可以通过邮件、电报、传真或者电子数据交换等方式订立合同。

这种情况下，可以通过打印出来的合同副本作为合同原件，无需签署
纸质合同。

总之，具体合同份数的规定应当根据合同的性质和法律法规的规定进行确定。

要确保合同的有效性和权益的保护，当事人在签订合同时应当认真考虑合同份数的规定，并妥善保管好合同原件。

工程合同如何保管

工程合同如何保管一、合同原件的保管合同原件应当放置在安全的环境中，防止火灾、水灾或其他自然灾害的损害。

可以考虑使用防火防水的文件柜，并确保合同存放地点的安全，避免无关人员的接触。

二、电子版合同的备份随着技术的发展，电子版合同逐渐成为一种趋势。

为了确保合同信息的不丢失，应该对电子版合同进行多重备份。

可以通过云存储服务或外部硬盘等方式，将合同的电子版保存在不同的媒介中，以防万一。

三、合同变更的记录在工程项目的实施过程中，合同内容可能会发生变更。

每一次变更都应该详细记录，并且要求所有相关方签字确认。

这些变更记录同样需要妥善保管，作为合同不可分割的一部分。

四、保密与访问控制考虑到工程合同中可能包含敏感信息，必须对合同的访问进行严格的控制。

对于纸质合同，应设立专门的文件室，并限定有权限的人员访问。

对于电子版合同，应设置密码保护，并对访问权限进行分级管理。

五、法律咨询与更新随着法律法规的变化，合同的某些条款可能需要更新以符合最新的法律要求。

因此，定期的法律咨询和合同审查是必不可少的。

这不仅可以保证合同的合法性，还可以及时发现并解决潜在的问题。

六、合同到期或终止的处理当合同到期或者因某些原因终止时，应当按照合同约定和相关法律规定进行处理。

所有的结算、赔偿等事宜都应当清晰记录，并在处理完毕后将相关文件一并保存。

七、培训与指导对于负责保管和管理合同的人员，应当提供必要的培训和指导。

确保他们了解合同管理的重要性，掌握正确的保管方法，以及在紧急情况下的应对措施。

总结：。