办公室5S管理制度方案

第一条总则

为了给公司职员创造一个干净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境，使办公室管理及文化建设提升到一个新的层次，特制定如下制度。

第二条本制度适用于公司全体职员。

第三条整理

1、每月对文件（包括电子文档）作盘点，把文件分为必要（有效）和不要（过期无效）的，不要的全部销毁，必要文件进行整理、存档。

2、每月对表单记录（包括电子文档）作盘点，盘点后的有效表单记录统一交到相关部门进行整理存档。

3、对所辖区域的物品、设备、空间做盘点，并区分其“要”和“不要”；

分类如下：

（1）设备：电脑、打印机、文具、书籍；

（2）空间：柜架、桌椅、储物箱等

（3）物品：个人用品、装饰品

4、依据《必要品的使用频率和常用程度基准表》决定物品的“要”与“不要”；如表一

5、“不要”物品经各部门主管判定后，集中整理或报废；

必要品的使用频率和常用程度基准表

程度

使用频率

处理方法

低

过去一年都没有使用过、切不能再用

丢弃

中

在过去6个月未使用过一次的物品、一个月使用一次的物品

集中存放

高

一周使用一次的物品、每天都使用的物品

保存在办公室、随身携带

第四条整顿

·卡座区整顿：

1、公桌：桌面除文件、电脑、口杯、电话、文具外，不允许放其他物品；文具必须竖放。

办公用品一般的常用品：笔、订书机、涂改液、即时帖、便条纸、橡皮、计算器，可以集中放在办公桌的一定区域内，电脑线、网线、电话线有序放置；人离开半小时以上应将桌面收拾干净。

.2、抽屉：抽屉里尽量不放办公用品。最下层抽屉可以放A4的文件、资料；把这个空间从充分利用起来，可以放下面这些东西：

·个人的东西

·个人的参考资料（文件夹、辞典、手册、商品目录等）

·文件卷宗（各种信息、草拟的文件材料等）

·空白稿纸、不常使用的文具等

3、坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正，离开半个小时以上，椅子应放回桌洞内；

4、电脑：电脑置写字台左前角，竖式主机置桌面下；

5、卡座屏风：内外侧不允许有任何张贴；（工作需要资料除外）

6、垃圾篓：罩塑料袋，置写字台下右前角；

7、桌洞下不得堆积杂物；

8、外衣手袋：请置挂于衣帽间或抽屉内，严禁随意放在办公桌椅上；

·办公室整顿：

1、办公室：桌面除公司购置案头用品、文件盒、笔筒、文件、电脑外无其他物品；

2、抽屉：同卡座区规范；

3、电脑：桌面呈45度角贴墙放置，竖式主机置桌面下；

4、垃圾篓：置于桌后；

5、饮水机：放指定地点，不得随意移动；

6、报刊：必须上报架，或阅完后放入办公桌内；

·文件、资料管理整顿：

1、档案管理依据《集团档案管理制度》执行

2、将文件按照待处理、处理中和已处理分类放置，此外还有机密类文件。根据应用情况应将分为每日必用、常用和常不用三种，常不用的文件要尽快处置；

3、硬盘里的电子文档、资料分类必须条理清晰，电子文件需要永久、长期保存的，应形成纸质和办公软件等双套介质材料归档保存；

4、储存公用信息的软盘采取保护措施，使大家都自觉地小心使用。并且为了明确存储在硬盘和软盘里的信息联系，建议在软盘的标签上注明题目。还要把软盘分类。修改以后，一定要注明标题、日期。同时软盘也应该像保存文件一样，保存在专用的夹子里。

·信件、电子邮件（OA）整顿：

1、做一个临时性的信夹，把不能立即处理的信件放在里面，必须保存的东西则放在信件保存册里；

2、办公自动化里面重要邮件应该及时备份；电脑硬盘中应专门建立一个文件夹，不能处理的邮件存放在里面；

3、为了减轻服务器负担，提高响应速度，办公自动化中已看邮件不要超过一定数量，经理、处长不得超过100封，部长不得超过50封，员工不得超过20封。系统管理员不定期抽查。

第五条清扫

公司新办公楼有专门的保洁人员，公共区域（如通道、楼梯）不需清扫，清扫的对象主要是个人办公区域：桌面，桌洞；

办公设备：电脑、传真复印机、打印机等等

清扫基准对象

清扫标准要求周期清扫时间

个人区域

桌面干净整洁、桌洞内无垃圾、无杂物遗落

每天5分钟清扫每天下班后5分钟

办公设备

主机和重点部位的正面、背面、送风口无污垢每周一次每周五下班前15分钟

文档桌面、电脑中不能有失效文件，不可轻易看到机密文件

超过保管年限的表单及时集中销毁，保管年限内的表单装订送秘书部归档

无破旧的卡片、册子、档案、报刊等

无无用的手稿与工作无关的文件

每月一次

月末

第六条清洁

·落实整理、整顿、清扫工作。

1.彻底落实前面的整理、整顿、清扫工作。

2.利用文化宣传活动，保持新鲜活跃的活动气氛

·保持5S意识

第七条素养

·遵守《集团员工手册》有关规定

·遵守《公司日常管理规定》

·素养巡查

行政部每天两次例行巡查（早晨、中午）

每月底5S推行委员会对整个公司的5S执行情况进行检查

5S推行委员会主任委员对公司不定期巡查

奖惩条例

采取记分制，每人每月基准分100分，凡违反上述整理、整顿、清扫管理规范一次者扣5分，违反《公司日常管理规定》者扣10分。

行政部每天进行检查，对违规者在办公自动化上予以公布。月末进行统计，对被扣5分者给予警告处分，被扣10分者扣发当月工资50元，15分者100元，依次类推。