记录表格文件编号规则

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文件编号制度

文件编号KS-HR-ZD-1701河北 XXXX贸易有限公司发行版本A修订状态0文件名称公司文件编号制度页数第1页共2页1、目的：有效管理公司内部文件及表单等文件编号具有唯一性、统一性、识别性、控制性，达到信息资料可追溯性、可延伸性的有效运转。

2、使用范围适用于公司内部所有文件及表单记录文件的管理。

3、文件编号原则：3.1 文件编号原则一般文件编号由公司名称KS（XXXX）、部门、文件类型、文件编码组成。

3.2 文件编码格式※※——※※——※※——※※※※前两位为文件编写年号，后两位为文件编号。

标准文件类型代码部门代码（用于部门拼音字头字母大写/ 简称）公司名称简写4、部门代码部门简称代码表部门名称简称部门名称简称XXXX KS财务部CW人力资源部HR秘书处MS采购部CG YX地产部DC KTVTZ XYYB KXXY人力资源部董事长.日期日期文件编号KS-HR-ZD-1701河北 XXXX贸易有限公司发行版本A发行版本0文件名称公司文件编号制度页数第 2 页共 2 页5、标准文件类型代码及文件用语定义。

5.1 制度—— ZD要求大家共同遵守的办事规程或行动准则，短期内不会有大的更改，一般会于每年定期修订的文件。

例如：《员工手册》、《办公室管理规定》、《考勤管理规定》。

5.2 公文—— GW相关相互往来联系事务的文件，具有很强的信息传递功能。

例如：《关于 XXXX通报》、《有关 XXXX通知》。

5.3 标准作业表格—— BG公司正常运营各部门所需的各种标准作业表格。

例如：《入职登记表》、《离职申请表》5.4 记录—— JL记录周例会、月例会、部门会议、年度会议、临时会议等会议内容。

6、文件年号及文件编号例如： 2017 年的年号为 17，文件编号根据发布的文件的顺编号即可,例： KS-HR-ZD-1701。

7、发布文件标准格式7.1 河北 XXXX贸易有限公司——字号小三加黑，其它文字字号均为小四， 1.5 倍行距。

01文件、记录格式及编号规则

文件、记录格式及编号规定1 目的对与管理体系有关文件的进行制定管理。

2 范围：适用于本公司的管理体系有关的内部文件的编制。

3 职责：3.1各部门负责使用本文件。

3.2品控部体系运行处负责按本文件内容形式审核各部门所制定的文件。

4 内容：4.1文件形式4.1.1每页的页眉左侧中粮生化能源（龙江）有限公司，右侧为图标。

4.1.2中间为文件的正式名称。

4.1.3文件内容1 目的：简单扼要地说明制定该文件的目的是什么。

2 范围：该文件适用于哪些范围或应用领域。

必要时还应说明不适用的范围和应用领域。

3 职责：哪些部门、岗位或人员对贯彻执行该文件负有责任。

4 内容：该文件的执行过程。

5 记录：本文件涉及的记录。

6 相关文件：与该文件相关的文件。

7 外来文件：与该文件相关的外来文件。

8附录：该文件具体需描述添加的内容。

4.1.4与上行文字空两行签写：批准、日期、审核、制定。

4.1.5页脚分别填写：编号按文件编号方式进行制定填写。

版次用大写字母A,B,C,D等表示。

修订次数用阿拉伯数字1,2,3,4等表示。

发布、实施日期用XXXX.XX.XX表示。

页数的表示形式为：第X页共X页。

4.1.6按活动的逻辑顺序描述活动的细节。

重点描述相关人员所进行的工作，将工作可能发生的时机，由谁以某种方式，在何时、何地及何种方法来执行工作。

必要时可先画出简单的程序流程图。

流程图的符号按以下规定：表示各阶段性事件的起始。

表示各阶段性事件或活动的叙述。

表示必须做决定、检查或检验的过程。

表示事件发生的顺序或方向是正向的走向。

表示事件发生的顺序或方向是反向的走向。

4.2记录形式4.2.1每页的页眉左侧中粮生化能源（龙江）有限公司，右侧为图标。

4.2.2中间为记录的正式名称。

4.2.3编号写在表格上方，正式名称的下一行。

4.2.4记录内容为适用于部门适用的填写内容。

4.3文件格式4.3.1文件用纸采用A4打印纸。

4.3.2竖版文件左边空白3cm 宽，右边空白2cm 宽，文件上面空白高1.5cm ，下边空白高1.5cm 。

内控文件编号规则

流程及流程附件编码编制办法一、目的对流程及其附件进行有效的控制，以保证公司内控制度的有效实施，同时为内控制度执行情况提供依据。

二、范围适用于公司内控制度相关记录的标识、收集、编目、修改、归档、保存的控制。

三、职责（一）内控部负责建立并保存记录汇总表和记录表格底样。

（二）各部门负责本部门记录的收集、归档、保管和处理。

四、制订文档编码（流程及附件表格）文档编码的拟定以便于索引、查阅为原则。

流程文档主要为三级编码，相关表格文档在流程基础上增加一级编码，为四级编码。

各级编码间用“-”间隔。

四级编码分别为：(一)一级编码：流程制订部门以流程制订部门名称的汉语拼音首写字母的大写表示，如财务部为：CW。

(二)二级编码：流程制订中心以流程制订中心名称的汉语拼音首写字母的大写表示，如结算中心为：JS。

(三)三级编码：流程编码指前述范围内的流程数量，用两位阿拉伯数字表示，顺序递增，范围为01-99。

(四)四级编码：附件表格编码指单一流程内所包含附件表格数量，用两位阿拉伯数字表示，顺序递增，范围为01-99。

各部门、中心编码对照表见附件1。

在具体业务操作中，根据业务量对每一份具体记录按以下规则进行编号：在该文件编码基础上加业务流水号。

示例：财务部结算中心第三号流程的编码：CW-JS-03；财务部结算中心第三号流程附件四的编码：CW-JS-03-04。

(五)流程及其附件需要修改时，由拟制部门负责填写《文件更改申请单》（见附件2），并将新表送交内控部，经总经理批准后实施修改。

内控部应及时更换流程及其附件底样，并通知使用者更改或替换。

(六)流程及附件封面、页眉填写要求1、文档封面统一增加：2、文档页眉统一增加：五、列出部门流程附件清单以部门为单位，列明各项业务流程所需附件清单，而且需根据业务特点明确保存期限、一式几联及保管责任人等（见附件3）。

六、本办法由？？负责解释，自发布之日起执行。

附件1：各级类别代码对照表：附件2：《文件更改申请单》附件3 《流程及其附件清单》。

文件排版及编号管理规定

1.0目的为了规范管理本公司的各种文件和记录，对其编号方法做出统一规定。

2.0适用范围适用于公司的所有文件与记录。

3.0内容3.1文件的编制格式3.1.1文件编制时，正文部分都要加上文件头用来明示文件信息，文件类别的填写请按照后附《文件类别对照表》中的文件类别进行填写，文件头中的具体设置参照附件。

（文件模板可以在OA系统的“模板”文件夹中下载使用。

）3.1.2文件编写条目按照以下格式。

1.01.11.1.11.1.1.12.0依此类推，层次分级最多不超过4级。

3.1.3文件页边距设置如下：竖版：上 1.8cm 下 1.5cm 左2.5cm 右1.8cm横版：上2.5cm 下1.8cm 左1.8cm 右1.5cm3.1.4文件正文字体为仿宋或宋体，字号13号，行间距为固定值20磅，数字序列字体为Arial，字号与正文相同，小标题可以加粗。

3.1.5文件文档为word文件，表单不限。

3.1.6页眉：1.5cm页脚：1.0cm页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。

3.2表格记录的编制格式3.2.1表格编制时，要加入公司标示，公司标示如下图。

图（1）集团公司logo标示公司所有下发的公文，logo图标均用带字母标识的，文件头模板可以在OA导航系统中下载3.2.2表格具体排版样式参照附件的样本设置。

3.2.3表格中所有字体均为仿宋或宋体，表头字号为16号，表格正文字号13号，表格编号及表格正文之外的附属信息字号均为10号。

3.3文件的编号3.3.1公司、分厂及部门代码（详见附件）体系文件包含ISO9001质量体系文件，OHSAS18001安全体系文件，ISO14001环境体系文件。

3.3.2.1一阶文件（质量手册、安全手册、环境手册）X1-X2-01流水号：01—99文件类型标示： QM质量手册SM安全手册EM环境手册公司代码：参照附件说明：质量手册以后将分为集团公司质量手册和分公司质量手册，分公司质量手册的部分内容可引用集团公司质量手册。

文件编号原则

文件编号原则一般公司这样编号：一层文件：质量手册公司英文缩写+QM+序列号/版本号二层文件：程序文件公司英文缩写+QP+序列号/版本号三层文件：公司英文缩写+WI+部门编号+序列号/版本号四层文件：记录表单公司英文缩写+QR+部门编号+序列号/版本号一般开头是以公司名称拼音第一个字母组成：例三星SX－QM-001 QM质量手册文件QP程序文件WI三级文件WI-SOP产品?WI-SIP检验类QF四级文件记录表单类写文件要根据贵公司的流程来编写，下面有些例子？如何编写一.的作用1.确定了职责的分配和活动的程序，是企业内部的“法规”。

2.质量体系文件是质量体系审核的依据。

3.质量体系文件是企业开展内部培训的依据。

4.质量体系文件使质量体系改进有一个基础。

二.质量体系文件的层次第一层:质量手册第二层:程序文件第三层:作业指导文件，通常又可分为:第四层:表格三.编写质量体系文件的基本要求a）系统性b）符合性c）协调性四.编写质量体系文件的文字要求a）职责分明，语气肯定b）结构清晰、文字简明、文风一致。

；c）遵循“最简单、最易懂”原则编写各类文件；五.文件的通用内容a）文件名称、编号；b）受控状态、版本号、分发号c）编制、审核、批准；d）生效日期；六.质量手册的编制a)质量手册的常见结构:l封面—公司的名称；—手册标题；—文件编号、手册版本、受控章及分发号；—起草人、批准人签名、生效日期；l颁布令—以简练的文字说明本公司质量手册已按选定的标准编制完毕，并予以批准发布和实施。

颁布令必须以公司最高管理者的身份叙述，并予亲笔手签姓名、日期。

l手册说明（适用范围）—适用的产品；—生产该产品的组织领域或区域；—手册依据的标准；l手册目录—列出手册所含各章节入题目。

l修订页—用修订记录表的形式说明手册中各部分的修改情况。

l定义部分（如需要）—首先使用国家标准中的术语定义；—对特有术语和概念进行定义。

l组织概况（前言页）—公司名称，主要产品；—业务情况、主要背景、历史和规模等；—地点及通讯方法。

文件序号规范

文件序号规范文件序号规范是指在文件管理中对文件进行编号的规则和要求。

文件序号是为了方便管理和查找文件而对文件进行的标识，可以根据一定的规范来进行编号，以便于组织和管理大量的文件。

1. 规范文件序号的长度：文件序号应该具有一定的长度，以避免编号重复和混淆。

通常文件序号的长度为3到5位数字，可以根据文件数量的多少和管理需要来确定长度。

如果文件数量较多，就可以考虑增加序号的长度。

2. 使用数字进行编号：文件序号通常采用数字进行编号，以便于按照顺序进行排序和查找。

文件序号可以从1开始逐一增加，也可以根据一定的分类方式进行编号。

例如，按照文件类型、日期、部门等进行分类编号，方便查找和管理。

3. 统一格式和命名规则：文件序号应该有统一的格式和命名规则，以便于识别和管理。

可以根据自己的需要和实际情况来制定格式和规则，例如在序号前面添加字母或领域表示，或者在序号后面添加文件主题或关键词等。

4. 编号和文件名的关联：文件序号应该与文件名进行关联，以便于快速找到需要的文件。

可以在编号后面加上文件名的一部分或关键词，或者在文件名中包含完整的序号，以便于从文件名中直接了解文件的序号。

5. 保持编号的唯一性：文件序号应该是唯一的，避免出现重复的编号。

可以通过建立一个编号管理表或数据库来记录已经使用的编号，以便于管理和查找。

6. 更新和调整编号：文件序号是根据文件的产生和修改进行更新和调整的。

当有新的文件产生时，应该根据规范进行编号；当文件发生变动或者重新分类时，也可以根据需要对编号进行调整。

7. 文件序号的存储和备份：文件序号是文件管理中的重要信息，应该进行存储和备份，避免丢失。

可以将编号信息在电子表格中进行记录，或者保存在文件夹的命名规则中，以便于随时查找和管理。

总之，文件序号规范是对文件编号进行统一规定和管理的要求，旨在提高文件管理的效率和准确性。

根据实际情况和需要，可以制定适合自己的规范，并严格按照规范进行文件编号和管理。

文件分类及编码规则

审批及颁发：部门签名日期起草质量保证部质量保证部主审质量总监会审生产管理负责人批准质量管理负责人颁发质量保证部分发：Copy-1 Copy-2 Copy-3 Copy-4 Copy-5 质量保证部质量控制部设备部技术部销售部Copy-6 Copy-7 Copy-8 Copy-9 Copy-10 行政人事部财务部安全环保部企管部注册部Copy-11 Copy-12 Copy-13 Copy-14 Copy-15 科技项目部采购部仓储部生产部一车间Copy-16 Copy-17 Copy-18 Copy-19 Copy-20 二车间三车间六车间七车间八车间Copy-21 Copy-22九车间十车间文件再审记录：第几次再审审核情况审核人/日期批准人/日期第次再审第次再审第次再审一、目的依照GMP要求，确立文件分类与编码规则，便于文件管理和追溯。

二、范围适用于文件分类与编码管理。

三、职责1 质量保证部负责文件体系的分类及编码规则，对各文件进行赋码。

2 各部门负责按照原则对文件进行分类管理；各部门起草文件时必须严格遵循文件编码的规定。

四、术语无五、内容1 文件分类1.1 一级文件:阐明公司内某一体系的方针，描述体系的文件。

主要包括：质量方针、质量管理手册、质量责任制、质量目标。

1.2 二级文件：主要描述为实施体系要素所涉及到的各职能部门的活动，或为完成某项活动而规定的方法。

包括：a）技术标准：包括工艺规程、质量标准、方案、报告等。

b）管理标准：包括计划、管理制度、清单、目录等，描述公司各主要过程的管理活动。

c）工作标准：包括部门职责、职务说明书。

d）工厂主文件。

1.3 三级文件：标准操作规程（SOP），描述各管理环节的操作要素和工作流程、具体的操作方法和步骤。

1.4 四级文件：记录、表格、合格证、图纸、标签、证书等。

2 文件编码2.1 文件分类编码应遵循以下原则：2.1.1 系统性：统一分类，统一编码。

文件编码管理规定

1.0 目的规范公司文件的管理，对文件的编号、版本、修订次数、部门代码等进行统一规定。

2.0 范围适用于公司质量手册(第一阶)、程序文件(第二阶)、外来文件及作业指导书(第三阶)、记录表格类(第四阶)、技术类文件（工位操作指导书、检验作业指导书、检验规范、工艺及技术部门的技术文件）编号的管理。

3.0 职责与权限3.1 品质部负责编制、修订、监督执行此规则，对文件编号进行统一管理。

3.2 各部门编制文件时，须按此规则进行编号或至品质部申请文件编号。

4.0定义4.1 文件：有意义的资料及其承载媒体。

如记录、规范、程序文件、图样、报告、标准等。

其媒体可以是纸张、磁盘、光盘或其他电子媒体、照片、样件或多项组合；4.2 受控文件：受文件版本变更控制的文件；4.3 非受控文件：不受文件版本变更控制的文件。

4.4 外来文件：国家的法律法规和标准；其它公司来的文件，包括管理规定和技术标准，工艺原则等；外部企事业单位的来文等。

5.0 内容5.1 文件类别代码一级文件：质量手册 QM二级文件：程序文件 QP三级文件：管理文件（GW）/工作文件（QI、IS等）四级文件：质量记录QR5.2文件的编码要求5.2.1 质量手册的编码：版本版次流水号（01-99）手册代码公司简称5.2.2 程序文件编码：版本版次流水号（001-999）程序文件代码公司简称 5.2.3 管理文件编码：/A.00 版本版次流水号（001-999）部门代码管理文件代码公司简称部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》 5.2.4 作业指导书5.2.4.1 作业指导书(QI)包括以下类型：工位操作指导书类、设备操作规程类、品质检验作业指导书类、仪器校正/使用规程类。

5.2.4.2 作业指导书编码方法：览表》5.2.4.3 作业指导书版次在每页的标题栏中注明：5.2.5 检验规范/标准5.2.5.1 检验规范/标准编码方法5.2.5.2 检验规范/标准版次在每页的标题栏中注明：5.2.65.2.6.1 工艺文件、物料清单、各类对照表的编码方法：产品类型该类文件顺序号（001-999）必要时增加)文件使用部门代码文件编制部门代码技术文件代号（P1、P2、P3）（临时文件在代号前加“L ”）技术文件代号：P1——工艺文件；P2——物料清单；P3——对照表；产品类型：电芯圆柱用Y 、方形用F 、软包用R 表示，Pack 统一用P 表示；部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》5.2.6.2 该类文件版次在每页的标题栏中注明：5.2.7 图纸5.2.7.1原材料/产品配件图纸5.2.7.1.1原材料图纸的编码方法：(P4为原材料/产品配件图纸代码)产品类型流水号（001-999）文件编制部门代码图纸代号（临时文件在代号前加“L ” ）F 、软包用R 表示，Pack 统一用P 表示；部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》；5.2.7.1.2在每页的标题栏中注明版次：5.2.7.2 工装图纸5.2.3.7.1工装图纸的编码方法流水号（001-999）部门代码工装图纸代码公司代码部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.3.7.2 在每页的标题栏中注明版次：55.2.8.1电芯产品规格书5.2.8.1.1电芯产品规格书编码方法流水号（001-999）部门代码电芯规格书代码公司代码部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.8.1.2 在标题栏中注明版次：5.2.8.2 PACK 产品规格书5.2.8.2.1Pack 产品规格书编码方法流水号（001-999）部门代码 Pack 规格书代码公司代码部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.8.2.2 在标题栏中注明版次：5.2.9 FMEA5.2.9.1 FMEA 的编码方法：□FMEA-□□□-□□□ 1 2 31：文件代号分DFMEA 和PFMEA 2：文件编制部门代码 3：流水号（001-999）5.2.9.2 在标题栏中注明版次：5.2.10 5.2.10.1 控制计划的编码方法：CP-□□-□□□ 1 2 31：文件代号（临时文件在代号前加“L ”） 2：文件编制部门代码 3：流水号（001-999）部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.10.2 在标题栏中注明版次：5.2.11 ECNECN-□□□-□□□ 1 2 31：文件代号 2：文件制订部门代号 3：流水号（001-999）部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.12 检测报告编码方法NB □□□□-□□-□□□ 1 2 31：公司代码+年月份（比例2012.08月简写1208） 2：产品型号代码 3：流水号（001-999） 5.2.13 外来文件的编号：流水号（001-999）采用的年月号（2012年8月，记为1208）申请部门代码外来文件代码部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.14 表格编码方法：流水号（001-999）部门代码表格代码部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》；另：考虑到资源的合理利用，凡新版生效前已印制尚未使用之旧表格，可继续使用至完为止。

记录、表格编制标准管理规程

ABC有限公司GMP管理文件应用范围：批生产、检验、台帐、状态标记、凭证。

责任人：制订人、质量保证部经理、生产技术部经理、GMP办公室成员。

内容：1 记录定义：为所有完成的活动和达到的结果提供客观证据的文件，目的是确保产品的可追溯性。

1.1 每一批次的产品从起始原料到最终产品的每一步都必须详细记录，作为确保产品是否放行销售的判断的可靠依据。

1.2 各种检验记录及报告单必须详细记录，确保产品质量得到控制。

1.3 销售发货记录应清楚、完整，随时可以取到，以保证迅速地召回产品。

2 记录、表格制订2.1 记录制订的基本要求2.1.1 记录、表格标题要明确，能够明确表达记录的类型、性质。

2.1.2 记录、表格内容要详尽、合乎逻辑、符合GMP的要求，要包括所有必要的内容及项目、参数、产品生产的指令，无多余无用的项目、数据及参数。

2.1.3 记录中的操作指令、步骤、参数及引用的标准操作规程编号是对产品工艺技术特性及质量特性的阐述和指导，因此应达到如下要求：2.1.3.1 术语规范，数据准确无误；2.1.3.2 符合法定标准及产品注册文件；2.1.3.3 符合企业有关的技术标准及管理标准的要求。

2.1.4 语言要精练、明确、项目要清晰，保证可以正确地理解和填写、使用。

易于检查2.1.5 记录的格式要符合《药品生产质量管理规范实施指南》的要求，并结合企业生产管理和质量监控的实际操作来编制，要提供足够的空间，以便于填写、填写不同内容要留有适当间隔。

2.1.6 设计记录、表格填写方法时，要尽量考虑到如何有效地防止填写错误或差错。

2.1.7 各种工艺技术、质量参数和技术经济的度量衡单位均按国家《计量法》的规定执行。

采用国际计量单位。

2.1.8 成品名称以国家法定标准的通用名称（非专利名）为准，可以加注商品名。

2.1.09 原料名称、来源以最新版法定标准为准。

2.1.11 辅料采用化学名，一律以最新法定标准为准，采用标准名适当加注商品名或别名。

资料编号管理制度

资料编号管理制度一、总则为规范和统一资料编号的管理，保证资料的准确性、完整性和可追溯性，提高信息管理效率，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司内各类文档、档案、资料的编号管理。

三、编号的原则1.唯一性原则：同一类资料、文档的编号必须唯一，不得重复使用。

2.连续性原则：同一单位、同一类别的资料编号应按照一定规律连续排列，不得有遗漏和跳号。

3.分类原则：各种资料、文档按照其类型、内容进行分类编号，便于管理和检索。

4.一致性原则：同一单位、同一类型的资料，应保持编号的一致性，不得随意更改。

四、编号管理1.编号的设置（1）编号的形式：资料编号一般由数字、字母或符号组成，根据需要可以采用组合编码方式。

（2）编号的规则：资料编号的设置需遵循一定的规则和方法，便于管理和检索。

可以根据具体情况制定相应的编号规则。

（3）编号的维护：对于已有的编号要进行统一管理和维护，确保编号的准确性和完整性。

2.编号的分配（1）编号的申请：需要编号的各类文档、资料，必须向资料管理部门提出申请，并说明申请编号的理由和内容。

（2）编号的分配：资料管理部门对申请的编号进行审核和分配，确保分配的编号符合规定并且唯一。

（3）编号的通知：资料管理部门将分配的编号通知申请人，并在相应的文档或资料上进行编号标记。

3.编号的使用（1）文档编制：在编制文档时，必须按照规定的编号格式进行编号，确保编号的准确性和连续性。

（2）文档标识：在文档的标题、封面或页眉处标识相应的编号，便于管理和检索。

（3）文档归档：归档的文档必须按照编号进行分类和整理，确保档案的有序性和易管理性。

4.编号的管理（1）编号档案：资料管理部门负责建立和维护编号档案，记录和归档各类文档、资料的编号信息。

（2）编号查询：任何单位和个人有权查询和核对已有的编号信息，但必须经过资料管理部门的批准和监督。

（3）编号变更：如有特殊情况需要更改或调整编号，必须经过资料管理部门的审批和记录，不得擅自更改。

文件受控号和编号档案表

文件受控号和编号档案表一、文件受控号和编号档案表的定义与作用文件受控号和编号档案表是企事业单位在进行文件管理和档案整理过程中常用的一种表格工具。

它主要用于对文件进行统一编号、受控管理，便于文件的检索、归档、借阅和保管。

通过使用文件受控号和编号档案表，可以使文件资料有序、规范地存储和流通，提高工作效率。

二、文件受控号和编号档案表的编制方法1.确定表格结构：文件受控号和编号档案表通常包括以下几个部分：文件编号、文件名称、文号、发文单位、发文日期、密级、页数、份数、责任人、归档日期等。

2.规范编号规则：文件编号应具有唯一性、规律性、便于识别。

可以采用字母、数字、符号等组合方式，如：A-001-2021-0001。

3.填写表格：根据文件实际情况，完整、准确地填写表格中的各项内容。

注意保持字迹清晰，以便于日后查阅。

三、文件受控号和编号档案表的填写注意事项1.认真核对信息：在填写过程中，务必认真核对文件信息，确保表格内容的准确性。

2.保持表格整洁：填写完毕后，将表格整理干净，避免污损，以便于长期保存。

3.定期整理归档：文件使用完毕后，应按照相关规定及时归档，确保文件资料的安全和可追溯性。

四、文件受控号和编号档案表的管理与利用1.建立档案管理制度：企事业单位应建立健全档案管理制度，明确文件受控号和编号档案表的使用、管理、保管、销毁等要求。

2.加强档案培训：加强对工作人员的档案管理培训，提高他们对文件受控号和编号档案表的认识和使用能力。

3.提高档案利用效率：通过电子化、数字化等方式，提高档案的利用效率，便于各部门之间的资料共享。

五、结论文件受控号和编号档案表在企事业单位的文件管理工作中具有重要意义。

通过合理编制和有效管理，可以提高文件资料的利用率，确保文件安全，为企事业单位的运营和发展提供有力支持。

(ISO9001管理制度)10文件编号规则

文件编号规则1 目的为便于质量管理体系的管理，规范质量管理体系文件。

2范围本规定适用于质量管理体系有关的文件。

3 职责3.1 行政部负责对质量管理体系文件的编号、格式进行统一规定,并负责文件的控制,同时担任其监督和管理的职责。

3.2 文件的归口部门负责按规定对文件实施编号。

4 工作内容4.1 企业代码XXX制造有限公司XXX（简称“XXX”）4.2 部门分发号4.3 体系文件代码质量手册：QM (Quality Manual）程序文件：QP ( Quality Procedure )管理规范文件：QS (Quality Standard )质量记录：QR ( Quality Record )4.4 编号规定详见《文件控制程序》4.4.1 质量手册编号4.4.2 程序文件编号第 1 页共3 页发布年代程序编号4.4.3 第三层文件的编号例：三层文件包含规章制度等。

4.4.4 质量记录编号QRXX - XX记录顺序号对应程序号记录代码(质量记录/表格) 注：其它三层文件的表格编号可由三层文件代码编号＋对应三层文件号－记录顺序号。

如QS11-014.5 版本、修订状态版本：从A开始的英文字母修订状态：从0开始本规则适用于所有体系文件。

4.6 文字规定页眉标题栏：楷体五号正文标题：宋体小二加粗居中正文一级标题：仿宋-GB2312 四号加粗第 2 页共3 页正文及分标题：仿宋-GB2312 四号4.7 页面设置规定4.7.1 文件的文字间行距设置为固定值26磅。

4.7.2 正文页面设置为：上下为2.3厘米，左右为3厘米。

4.7.3 正文每段首行皆自左内缩2个中文字符。

其余行靠左开始。

所有正文皆左右切齐。

段与段之间勿加入空白行。

4.8 标题层级规定4.8.1 一级标题用1、2、3…依次排序，靠左顶格。

4.8.2 二级标题用1.1、1.2、1.3…依次排序，靠左顶格。

4.8.3 三级标题用1.1.1、1.1.2、1.1.3…依次排序，靠左顶格。

文件编号原则1【范本模板】

文件编号原则一般公司这样编号:一层文件：质量手册公司英文缩写+QM+序列号/版本号二层文件:程序文件公司英文缩写+QP＋序列号/版本号三层文件：作业指导书公司英文缩写+WI＋部门编号+序列号/版本号四层文件:记录表单公司英文缩写+QR+部门编号+序列号/版本号一般开头是以公司名称拼音第一个字母组成：例三星SX-QＭ—001QＭ质量手册文件QＰ程序文件ﻫWI三级文件WＩ—SＯP产品作业指导书ＷI—ＳＩＰ检验类作业指导书ＱF四级文件记录表单类一. 质量体系文件的作用ﻫ１。

质量体系文件确定了职责的分配和活动的程序,是企业内部的“法规"．2。

质量体系文件是质量体系审核的依据．ﻫ3.质量体系文件是企业开展内部培训的依据．ﻫ4.质量体系文件使质量体系改进有一个基础。

ﻫﻫ二。

质量体系文件的层次ﻫ第一层:质量手册ﻫ第二层:程序文件ﻫ第三层:作业指导文件,通常又可分为：第四层:质量记录表格ﻫ三. 编写质量体系文件的基本要求ﻫa) 系统性b) 符合性c) 协调性ﻫ四. 编写质量体系文件的文字要求a) 职责分明，语气肯定b) 结构清晰、文字简明、文风一致。

;c) 遵循“最简单、最易懂”原则编写各类文件；ﻫ五。

文件的通用内容a）文件名称、编号；ﻫｂ）受控状态、版本号、分发号ﻫc) 编制、审核、批准；ﻫd）生效日期；ﻫﻫ六．质量手册的编制ﻫａ) 质量手册的常见结构:l 封面—公司的名称;—手册标题；ﻫ—文件编号、手册版本、受控章及分发号；ﻫ—起草人、批准人签名、生效日期；ﻫｌ颁布令ﻫ—以简练的文字说明本公司质量手册已按选定的标准编制完毕，并予以批准发布和实施。

颁布令必须以公司最高管理者的身份叙述,并予亲笔手签姓名、日期。

l 手册说明(适用范围）－适用的产品；-生产该产品的组织领域或区域；ﻫ-手册依据的标准；l 手册目录ﻫ-列出手册所含各章节入题目。

ｌ修订页ﻫ—用修订记录表的形式说明手册中各部分的修改情况。

l 定义部分（如需要)—首先使用国家标准中的术语定义;ﻫ-对特有术语和概念进行定义。

文件编号规则操作规程

文件编号规则操作规程
《文件编号规则操作规程》
一、目的
本规程的目的是为了规范文件编号的使用，确保文件管理的顺利进行，提高工作效率。

二、适用范围
本规程适用于公司内部所有文件的编号管理。

三、文件编号规则
1. 文件编号由数字和字母组成，以便于快速识别和检索。

2. 文件编号的格式为“分类代码-年份-编号”，例如：“HR-2022-001”。

3. 分类代码根据文件的内容进行分类，例如：“HR”代表人力资源文件，“FIN”代表财务文件等。

4. 年份为文件创建的年份。

5. 编号为每个分类下的文件逐年递增的序号。

四、文件编号操作规程
1. 文件编号的生成和管理由文件管理人员负责。

2. 每个文件在创建时，应当立即分配编号，并在文件封面、标题或文件夹上标注文件编号。

3. 文件编号不得更改，如有特殊情况需要更改编号，需经过文件管理员和相关领导的批准。

4. 文件编号记录应当保存在电子文档和实体文件两种形式中，以便于备份和查找。

5. 文件编号应当定期进行归档和整理，确保文件编号的连续清晰。

6. 文件编号的使用规则应当通过培训和文件管理手册等方式向员工进行宣传和教育。

五、附则
1. 违反本规程的行为将受到相应的处罚，包括但不限于口头警告、书面警告、停职或开除等。

2. 本规程的解释权归公司文件管理部门所有，如有任何疑问，请及时与文件管理人员联系。

六、生效日期
本规程自发布之日起生效。

质量管理体系文件编号规则

1 目的与使用范围为规范质量管理体系文件的编号，便于日常管理工作，特制定本编号规则。

本编号规则适用于质量管理体系的所有文件.1 文件编号规则2.1 《质量手册》和程序文件编号规则X X X X /□□2.1.1《质量手册》代号为“QM ”（英文为“quality manual ”）。

公司《质量手册》的编号为“XXXX/QM0001-2001”。

2.1.2 程序文件代号为“QP ”（英文为“quality procedure ”）。

如《不合格品控制程序》的编号为“XXXX/QP0000-2016”。

2.2 管理类工作文件编号规则按照《公司内部文件编号编制规则》（XXXX/ZD0000-2016）执行。

2.3 工艺类工作文件编号规则按照《工艺文件的编号方法》（AAA001）执行。

2.4 技术类文件编号规则按照《XXXX 企业技术标准编号办法》（XXXX/ZD00000-2016）。

3 质量记录表格编号规则3.1 一般质量记录表格编号规则质量记录的代号为“QR ”（英文为“quality record ”）Q R □□-□□□-□如：《文件控制程序》（文件编号“XXXX/QP0001-2001”）中《文件更改申请表》的质量记录表格编号为“QR01-003”。

当该记录表式发生变化时，表格编号为“QR01-003-A”。

3.2 借用的外来表格和外用的表格可不予编号。

4 文件的格式见《公文处理办法》。

1本制度由XXXX提出2本制度由XXXX归口并解释3本制度起草人：4本制度修改人：5本制度（A/0版）自年月日起实施67（此文档部分内容来源于网络，如有侵权请告知删除，文档可自行编辑修改内容，供参考，感谢您的支持）8。