公司档案文件编码规则
档案编号规则(完整版)
档案分类编号方案（一）一、分类原则1、档案分类原则是以本单位所形成的全部档案为对象，依据职能，结合档案内容和载体形态特点，便于科学管理和开发利用。
2、分类后的档案，分别用英文字母按顺序编大类代字。
3、本办法适用于对本单位全部档案进行实体分类、组卷和排架管理。
二、类别设置本单位档案设大类和属类，大类用大写英文字母作代字，属类用阿拉伯数字作代号，本单位全部档案分为八大类，大类和属类设置如下：（1）文书类档案（代字：A）；A1 永久A2 30年A3 10年（2）城市勘测类档案（代字：B）；B1 工程地质B2 水文地质B3 控制测量B4 地形测量B5 摄影测量B6 地图（3）城市规划类档案（代字：C）；C1 国土规划C2 总体规划C3 分区规划C4 详细规划C5 规划基础资料（4）城建管理类档案（代字：D）；D1 土地管理D2 用地规划管理D2.1 建设用地规划管理D2.2 违法用地管理D2.3 选址意见书管理D3 建筑工程管理D3.1 建筑工程规划管理D3.1.1 公共建筑类工程规划管理D3.1.2 联建楼建筑类工程规划管理D3.2 规划设计审批管理D3.3 违法建设管理D3.4 市政基础设施工程管理（5）会计档案（代字：E）；E1 会计报告E2 会计账本E3 会计凭证E4 其他（6）照片类档案（代字：F）;F1 永久F2 长期F3 短期（7）实物类档案（代字：H）；Ｈ１锦旗类Ｈ２奖牌类Ｈ３奖杯类Ｈ４其他类（8）声像类档案（代字：R）；R1 照片（底片）R2 录像带R3 录音带R4 光盘与磁盘三、编号方法1、文书类档案的编号●旧方法: 2007年以前，采用立卷归档方法，其编号结构模式为：大类代字+保管期限代号+文件所属年份+案卷号组成。
保管期限代号：永久1，长期2，短期3；永久长期合编为1 2；永久长期短期合编为0。
例：A 1.2004—001案卷号（第1个案卷）年度保管期限代号（永久）大类代字（文书档案）●新方法：2008开始，采用单件归档方法，其编号结构模式为：大类代字+保管期限代号＋文件所属年份＋件号组成。
企业文件编码规则及部门代码
文件编码建议按如下规则：1. 文件编码结构：1.1 抬头码：通常是公司简写1.2 文件阶层码：表明文件是哪一层的,比如,属于质量手册的用QM来表示1.3 文件类别码：代表过程,比如：用5来代表与管理职责相关的1.4 文件序列码：比如,在第5部分,用01来表示质量目标,用02来表示管理评审等等1.5 文件版本码：表明文件的版本2. 各部分详细规则：2.1 抬头码：表表阅读者能够很清楚地知道,这个文件是一个关于管理职责部分的A/0版程序文件ABC/QW/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的三级文件ABC/QR/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的记录表单ABC/ED/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的外来文件采用上述编码规则的好处在于：阅读者清楚文件分类和属性编写者清楚,在新编一个文件的时候,如何进行明确准确编码;对应的ISO9001标准相关条款"S&M 7.2.1、7.2.2、7.2.3、7.5.4、8.2.1、4.2.4 MNF 5.4.1、7.5.1、8.2.4、6.3、6.4 4.2.4、7.5.2、6.2.2、7.5.3、7.5.5、8.3、ENG 4.2.3、4.2.4、7.2.2、7.1、6.3P&L 4.2.4、7.2.2、8.4、7.2.1、4.2.4、5.5.3、8.2.3、7.5.3、7.5.5、6.2.2、4.2.3、4.2.4、8.3PUR 4.2.3、4.2.4、7.4.1、7.4.2、、、行政管理部Administration Management Department客户服务部Customer Service Department信息管理部Information Management Department市场部Marketing Department销售部Sales Department计划部Planning Department设备部Equipment Department仓储部Storage Department财务部Finance DepartmentISO国际文件编号目的：使品质系统所使用之文件,能迅速流通、正确应用,并确保各相关部门可适时获得适当且有效之最新文件;范围：凡公司内所有与产品质量相关之文件、资料及外部客户、供货商所提供与品质系统相关文件均属之;5.2.1 经审查通过之各类文件,于颁布发行前,由文管中心文件编号规定给予统一编码、标识并登录于文件控制总表;5.2.2 版本版次制订：5.2.2.1 版本：以“A”表示,换版以B、C、D…Z…表示;5.2.2.2 版次：以数字“1~5”表示;版次制订若超过五次为避免版次修订过多影响文件真实内容,则更新为下一版本;5.3 文件制订、归档：5.3.1 制订作业：文件制订依系统需求由各主办单位制订后填写文件制订、修订、废止申请单注明“制订”,送交各相关单位审核并填写所需份数,经权责主管核准后,送交文管中心编号、发行、列管;5.3.2 归档作业：对生产一课、生产二课、HOSE 生产课的作业标准、产品设计表的电子版本的文件由ISO事务局保存；其他所有文件的原件必须交ISO文控存档;5.4 文件分发：5.4.1 文件发行：对的作业标准、产品设计表由ISO事务局发行并记入作业标准管理台账,写明分发分数,并由接收人签名;其他文件由文控中心依文件制订、修,5.6.2 如在回收过程中发现原文件持有单位有文件遗失现象,应即刻寻回,如果确实无能力找回时,应于文件遗失记录表上填写遗失原因以便文控中心管理;5.7 外来文件管制5.7.1 外来文件的确认由品保课长或管理者代表确认,由文控中心于文件控制总表中登录;为使外来文件便于管理及正常应用,可由文控中心依文件编号规定直接对于外来文件正面书写文件编号;5.7.2 外来文件需签署分发时,由接受单位填写外来文件申请单经部门主管审核,经理核准后执行,发行同5.4.1;5.7.3 外来文件使用过程中如发现有异常时,因属客户财产,使用部门不得私自更改其中内容,如需更改应实时联络客户共同探讨;5.7.4 为维护客户权益,外来文件只能局限于使用部门应用或参考,他人不能随便借阅或申请影印;如特殊情况需借阅或申请影印时应取得管理者代表品保部朴部长同意;5.7.5 对于业务原因需将顾客资料发给供应商的必须获得顾客的事先确认；否则必须将其进行转化才可以发放,发放应由发放部门做好发放纪录;5.7.6 废止外来文件的保管根据客户或总经理意愿决定;5.8 文件档案管理：年号文件序号程序文件公司英文缩写5.1.3三层次文件FLY/QA-OI-000-EX文件来源IN内部省略,EX外部序列号文件类型部门代码公司英文缩写部门代码部门总经理室技术部质量部生产部经营部综合部代码GM TD QA PD MD HR文件类型代码A、质量手册的编号方法：QM - XX发布年号B、程序文件的编号方法：QP - ××对应的ISO标准条款- ××流水号C、作业指导书,检验标准,设备操作规范等三阶文件编号方法:QI WI/SOP– XX部门代号- X X X流水号D、表单编号方法：X X X X X表单出自的文件的编号 - ××流水号。
档案管理编码规则
档案管理编码规则
编码形式：
□□ □□□ □ □□□□□□ □□□ □□□
采用18编码：2
位公司简称，3位部门编码，1位档案级别，6位归档日期，3位员工姓名的第一个大写拼音字母，二个字的情况下，第三个用数字8代替，（公司档案的情况下，以“888”代替），3位归档序号。
1、公司简称 BW ：江苏巴威 SF ：上海巴威 SW ：上海巴威管理 AT ：江苏爱伊替 ST ：上海爱伊替 ZQ ：镇江清源 2、部门及类目编号
3、档案级别
档案分以下3个级别：
A：机密级别：需何总批示方可查阅的文件。
B：重要级别：需部门总监批示方可查阅的文件。
C：一般级别：查本部门资料无需批示，查其他部门资料需要部门总监批示。
4、归档日期
各部门档案管理员收到需归档文件时的日期为归档日期，以日期后六位为编码。
5、归档编号
由001开始的3位数字依次排序，不得重复。
例：BWD01A111024888001此编码表示：
BW D01 A 111024 888 001：江苏巴威资料关于采购合同机密文件，归档日期为2011年10月24日第一个文件。
档案编码规则
档案编码规则一、档号结构全宗号（公司+部门/项目代码）—类别号（年度类别〃分类代码）—案卷号—件号（一）全宗号（公司+部门）：全宗号为档案保管机构代码，用拼音字母与阿拉伯数字标识。
字母为公司代码，数字为部门代码；字母用公司中文简称的首位拼音表示。
如：集团总部行政部，其全宗号为“JT03”（“JT”表示集团总部，“03”行政部）。
项目（公司）代码由拼音字母与阿拉伯数字共同组成，例如：项目1表示为XM01，其全宗号为“ZDXM01”。
（详见附件4-1《全宗代码一览表》）（二）年度类别·分类代码：年度用后两位阿拉伯数字表示，如：09、11等。
分类代码由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成，可根据需要灵活设置类别的层级，不同层级的类别之间用“〃”隔开。
可通过《各部室档案标准目录库》查看各分类层级与分类代码，例如：（三）案卷号：案卷号用两位阿拉伯数字表示，同一分类下的案卷依排列次序按流水编号，不应有空号。
（四）件号：件号同样用阿拉伯数字表示，按照文件顺序由“001”开始往下排列。
通过以上四部分实现档号的唯一性，使档号与每份档案一一对应。
范例1：集团总部各部门JT03 —12WD〃01 —01 - 001件号（第1件）案卷号（第1卷外部收文）类别号（2012年行政文档类〃01公文）全宗号（集团总部行政部）范例2：集团下属各公司WY01 —12SW —02 - 001件号（第1件）案卷号（第2卷捐赠纪念品）类别号（2012年实物档案）全宗号（北京XX物业管理有限公司行政部）范例3：公司各项目ZDXM01 —WD〃02 —02 - 001件号（第1件）案卷号（第2卷资产档案（包括资产档案卡、使用说明书、保修卡、办公设备的驱动程序等））类别号（分类代码（行政文档库资产管理类文件））全宗号（XX股份有限公司加项目代码）。
文件编码及管理制度
文件编码及管理制度一、总则为规范文件编码及管理，加强文件管理工作，提高文件管理水平，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本单位所有相关文件管理工作。
三、文件编码原则1.文件编码应当具有唯一性和确定性。
2.文件编码应当简洁明了，易于理解和使用。
3.文件编码应当便于检索和管理。
四、文件编码规则1.文件编码由字母和数字组成，字母表示文件类型，数字表示文件顺序。
2.文件类型按照文件的性质、用途和内容进行分类设定，编码由大写字母表示。
3.文件序号从01开始递增，每个文件类型单独编号。
五、文件编码管理1.文件编码由文件管理部门统一制定和管理。
2.每个文件类型的编码规则应当制定清晰详细的相关规范。
3.文件编码应当由专门人员进行审核和确认，确保其合法有效性。
六、文件编码的使用1.文件编码应当统一使用格式和规范，不得随意更改或篡改。
2.文件编码应当明显标注在文件正面右上角，并保持清晰可见。
3.文件编码应当及时录入电子文档管理系统，确保信息的完整性和真实性。
七、文件管理1.文件管理应当按照文件编码原则和规则进行规范操作。
2.文件管理应当按照文件密级和保管期限进行分类管理。
3.文件管理应当实行定期清理和归档，确保档案的整洁和完整。
八、文件保密1.文件保密应当严格按照文件密级进行管理和操作。
2.文件保密等级由文件管理部门统一制定和管理，不得私自修改或泄露。
3.文件保密涉及国家机密或单位重要机密的，应当按照国家相关规定进行处理。
九、文件备份1.文件应当定期进行电子备份，保证信息的安全和完整。
2.文件备份应当存放在专门的备份服务器或设备上，确保备份的可靠性和完整性。
3.文件备份的操作应当按照文件管理部门的相关规定进行，确保备份的及时性和准确性。
十、附则1.对于特殊情况下的文件编码和管理，应当根据实际情况进行适当调整和处理。
2.文件编码及管理制度的修订和变更应当经过相关部门的审批和确认。
3.本制度自发布之日起即生效，对以前的文件编码和管理操作有约束力。
公司档案编码管理制度
公司档案编码管理制度一、总则为规范公司档案编码管理工作，提高档案管理的效率和质量，便于档案的检索和利用，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有部门和岗位的档案管理工作。
三、档案编码原则1. 档案编码应当简单、规范、便于辨认和记忆。
2. 档案编码应当按照一定的分类和顺序规则进行，以利于档案的整理和检索。
3. 档案编码应当包括档案所属部门、档案类型、档案年份等信息，以便清晰表明档案的归属和属性。
四、档案编码规则1. 档案编码由数字和字母组成，数字表示档案所属部门和档案年份，字母表示档案类型。
2. 档案所属部门采用公司的部门编码，如人事部为01，财务部为02，市场部为03等。
3. 档案年份采用四位数字表示，如2022年为2022。
4. 档案类型采用字母表示，如合同类档案为C，财务类档案为F，人事类档案为P等。
5. 档案编码示例：人事部2022年合同类档案编码为012022C。
五、档案编码管理1. 档案编码由公司档案管理员负责制定和管理，确保档案编码的准确性和规范性。
2. 档案编码应当在档案建立时进行，由档案管理员记录和归档。
3. 档案编码可根据需要进行修改和调整，但应当及时通知相关人员。
4. 档案编码应当在档案管理系统中进行记录和查询，以便随时查阅和审阅。
5. 档案编码应当定期进行审查和整理，确保档案编码的统一和连续性。
六、违规处理对档案编码违规的个人和部门，公司将进行相应的纪律处分，情节严重者将给予停职或开除处理。
七、附则本制度自发布之日起正式实施，如有需要修改或完善，应当经过档案管理部门的审核和批准。
公司档案编码管理制度将有助于规范公司档案管理工作，提高档案管理的效率和质量，便于档案的检索和利用。
希望全体员工能够严格遵守制度规定，共同维护公司档案管理工作的正常秩序。
档案编号管理制度
档案编号管理制度一、总则为规范档案管理工作，提高档案管理效率，保障档案资料的安全性和完整性，提升档案管理水平，保障档案资料的科学性和真实性，特制定本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于所有单位的档案管理工作，包括档案的编号、归档、存储、借阅、调取等。
三、档案编号的原则1. 根据文件的种类和内容进行分类编号，确保编号的科学性和系统性。
2. 档案编号采用数字字母组合的方式，以保证编号的唯一性。
3. 档案编号应当具有易于辨识、易于管理的特点，避免混淆和错误。
4. 档案编号采用阿拉伯数字，可以根据具体情况添加字母代号。
四、档案编号的管理1. 档案编号由档案管理部门统一制定和管理，对于新建的文件，应当及时进行编号。
2. 档案编号应当依据档案管理规定的分类标准和管理要求进行，确保档案编号的科学性和规范性。
3. 档案编号的变更应当经过档案管理部门的审批和记录，确保变更的合理性和有效性。
4. 档案编号的使用范围应当根据具体的档案管理要求确定，不得擅自使用或篡改档案编号。
五、档案编号的归档和存储1. 档案归档时，应当按照档案编号的顺序进行归档，确保档案的完整性和连续性。
2. 档案存储应当采用专用的档案库房或档案柜，严格按照档案编号进行存放，以便于管理和检索。
3. 不同种类的档案应当根据档案编号进行分类存放，避免混淆和错误。
六、档案编号的借阅和调取1. 对于需要借阅或调取的档案，应当提供有效的档案编号进行申请，确保所需档案的准确性和及时性。
2. 档案借阅应当经过档案管理部门的审批和记录，严格按照档案编号进行借阅，避免混乱和丢失。
七、档案编号的更新与维护1. 对于因档案变更或调整而导致档案编号发生变化的情况，应当及时更新和维护档案编号，确保档案的科学性和规范性。
2. 档案编号的更新和维护应当记录在档案管理系统中，以便于查阅和管理。
八、档案编号的监督和检查1. 档案管理部门应当对档案编号的使用情况进行定期的监督和检查，确保编号的正确性和规范性。
公司文件编码制度
公司文件编码制度一、目的和背景为了规范公司文件管理工作，提高文件管理效率和质量，保障信息安全和机密性，便于文件的检索和利用，特制订本编码制度。
二、适用范围本编码制度适用于公司所有部门和职能单位的文件编码管理工作，涉及公司内部和外部的所有文件。
三、文件编码原则1. 按照文件性质、用途和重要性进行编码分类；2. 文件编码方式采用数字和字母相结合的方式；3. 编码标准统一、简洁明了，易于识别和使用。
四、文件编码规则1. 文件分类编码：根据文件性质和用途，将文件分类为行政文书、业务资料、财务文书、人事档案等，分别采用不同的编码序列；2. 文件编号规则：按照文书分类和时间顺序，分配唯一的文件编号，如A001表示行政文书第一份、B001表示业务资料第一份；3. 文件标识规则：文件标识包括文号、日期、主题等信息，用于唯一标识文件内容和来源；4. 文件保存时间规则：根据文件性质和重要性确定文件保存时间，及时清理和归档不需要保存的文件。
五、文件编码流程1. 文件申请：申请单位填写文件申请表，说明文件名称、性质、用途及保存期限等信息；2. 文件编码：文件管理部门根据文件分类和编号规则进行编码，并填写文件标识；3. 文件审核：审核单位对编码的文件进行审核，确认无误后签署审核意见；4. 文件归档：归档单位根据编码将文件存档并标明存放位置；5. 文件借阅：需要借阅文件的人员填写借阅申请表，经过审批后可查阅文件；6. 文件归还：借阅人员归还文件后，文件管理部门对文件进行整理和归档。
六、文件管理责任1. 文件管理部门负责文件编码管理工作的组织和实施，确保文件编码制度的执行；2. 各部门和职能单位负责文件的申请、审核、归档和借阅工作，保证文件管理的规范和安全。
七、文件管理监督1. 公司领导对文件管理工作进行监督和检查，确保文件管理规范和安全；2. 公司部门和职能单位相互监督，遵守文件编码制度，提高文件管理效率和质量。
八、附则1. 本编码制度经公司领导审定后正式实施，自颁布之日起生效；2. 公司文件编码规则可根据实际情况进行调整和完善，经领导审批后可修改；3. 公司所有文件必须按照本编码制度进行管理，不得私自调整和篡改文件编码。
档案名称编码规则
档案名称、编号规则为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及统一性，合理有效利用档案资料，结合公司实际情况，特制定本细则。
1.档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
2.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
3.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
4.档案编号规则4.1.公司内归档文件的档号结构为“公司名称—一级目录—二级目录—三级目录加流水号”。
具体编码表见附件二（档案分类编码表）。
4.1.1.“公司名称”表示文档归属公司名称,用公司名称的主体部分的拼音缩写形式表示。
各公司名称的缩写见附表一。
4.1.2.“一级目录”表示文档归属类别号。
如：行政管理类、经营管理类、基本建设类等等。
4.1.3.“二级目录”表示类别号下面的细分类别，如三会文件类下面的股东大会、董事会、监事会。
4.1.4.“三级目录”表示更细分的类别，4.1.5.“流水号是在三级目录下，以文件首次发行日期的时间为顺序排序。
4.2.每一档案盒内首页应设“文件存档目录”，文件归档时依序编号、放置存档。
4.3.新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号顺序（文书一般以文件时间从前到后排列顺序），以此来编列档号。
4.4.档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。
4.5.档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。
附件一附件二：档案分类编码表第11 页。
文档档案编号管理制度
文档档案编号管理制度一、总则为了规范文档档案的编码管理工作，提高文档档案管理的效率和质量，保障文档档案的安全和完整性，特制订本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于所有单位内部的文档档案管理工作，包括纸质档案和电子档案的管理。
三、文档档案编码的原则1.编码应简单明了，易于识别和管理；2.编码应具有唯一性，避免重复；3.编码应规范统一，统一规则适用于所有文档档案。
四、文档档案编码规则1.纸质档案编码规则：（1）档案编号由单位代码+档案类别+档案流水号组成，中间用“-”符号分隔；（2）单位代码为单位的唯一标识符，由单位名称首字母组成，如公司名称为ABC公司，则单位代码为ABC；（3）档案类别为档案的分类标准，如A表示行政档案，B表示财务档案，C表示人事档案等；（4）档案流水号为每个类别下的档案顺序号，每年从1开始编码，递增。
2.电子档案编码规则：（1）电子档案采用统一的编号系统管理，编号规则类似于纸质档案编码规则，由单位代码+档案类别+档案流水号组成；（2）电子档案编号应与纸质档案编号对应，保持一致。
五、文档档案编码管理流程1.文档档案编码申请：（1）单位负责人或档案管理员向档案管理部门提交文档档案编码申请；（2）档案管理部门审核申请内容，确认符合编码规则后，进行编码。
2.文档档案编码管理：（1）根据编码规则对文档档案进行编码；（2）录入档案信息到档案管理系统，并进行备份。
3.文档档案编号使用：（1）单位内部使用文档档案时，应根据编号查找目标档案；（2）对相关档案进行借阅、复制等操作时，应记录借阅、复制情况，并及时归还或销毁。
六、文档档案编号管理的责任1.单位负责人：（1）制定文档档案编号管理制度，督促全员执行；（2）对文档档案编码工作进行监督和检查。
2.档案管理员：（1）负责文档档案编号管理工作，确保编码准确无误；（2）对档案管理系统进行维护和更新。
3.全员：（1）严格遵守文档档案编号管理规定，不得私自更改编码；（2）积极配合档案管理工作，确保文档档案的安全和完整。
公司档案文件编码规则
编制审核核准公司档案文件编码规则一、目的规范和统一公司制度文件的格式及管理，明确制度文件编制、审核、签发程序及要求，维护制度文件的连贯性、权威性，保障管理组织有序、运行有效。
二、适用范围适用于XX公司，各驻外机构可参照执行。
三、权责（一）总经理负责公司各类制度文件的批准。
（二）各部门负责人负责本部门出具的各类制度文件的审核。
（三）人事行政部是公司制度文件的归口管理部门，负责公司制度建设的统筹规划、综合协调、组织实施与稽查落实；负责各类制度文件的初审；负责各类制度文件的档案管理。
（四）各部门负责本部门职能、职责范围内相关制度文件的起草与报批；负责按职责划分执行相关制度文件。
四、制度文件分类及编号规则。
（一）版本号和版次号制度文件版本分为版本号和版次号两部分：版本号代表文件的版本，版次号代表该版本修改次数。
版本号用大写英文字母组成，从A开始顺次递增；版次号用2位阿拉伯数码组成，从00开始，顺次递增。
（二）密级1、按制度文件保密程度，可将制度文件分为绝密文件、机密文件和普通文件。
制度文件应标明密级。
2、绝密文件：除公司总经理以外仅涉事及获准人员可以知悉；机密文件：除公司总经理、涉事及获准人员以外，各部门负责人可以知悉；普通文件：公司内部员工均可以知悉。
（三）正文格式正文一般包括：1.文件首页、2.标题、3.目的、4.范围、5.职责、6.内容、7.附则、8.相关文件与记录、9.附件说明、10.文件说明。
1、文件首页一般包括文件名称、文件编号、版本号、发行日期、密级、页数、分发号、修订记录、编制（人）、审核（人）、批准（人）。
2、“内容”一般指具体管理涉及的内容，如涉及管理内容、项目较多，可适当扩充章节，分类说明。
3、涉及专业管理、技术问题，或需经特别解释才能表达清晰，辨明歧义的，可适当增加“定义”章节。
4、文件说明一般包括编制（人）、审核（人）、批准（人），批准、颁发和生效日期，以及阅文批示及会签等内容。
公司档案文件编码规则
09
员工履历材料、鉴定、考核、考察材料、学历和评聘技术职务材料、奖励材料、处分材料、任免、工资、出国、退离休等材料
活动
10
公司大型活动的,照片、录像等资料
其他
11
其它行政相关文件
财务类
XS
会计凭证
01
原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证收款凭证、付款凭证、转账凭证三种、记账凭证汇总表、银行存款借款对账单、银行存款余额调节表等;
其他
03
其它技术相关文件
ห้องสมุดไป่ตู้生产类
SC
生产
01
施工日志、工作票等
其它
02
其它生产相关文件
制度03
公司各项规章制度
合同04
合同、协议、公证书、意向书、招投标及有关谈判材料
通知通告
05
红头文件,通知,通报等
办公文件
06
通联文件上级下达的文件,下级上报的文件,平行部门往来文件等各职能部门工作总结,报告,计划等文件
会议07
公司级会议文件报告,纪要,记录,简报,发言材料等
政府文件08
公司申请、批复等有关材料项目文件,产品注册文件等
公司档案文件编码规则
文件编号：
行政类文件的编号,其代号组成：
XX1-XX2XX3-XXXX4—XXX5
XX1：企业代号,以大写的公司简体名称拼音表示,本公司以“XHS”表示；
XX2：文件一级类号,本公司文件类号见下表
XX3：文件二级类号,本公司文件类号见下表
XXXX4：文件年份；
XXX5：同类别下文件流水号；
会计账簿02
总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助登记备查簿等
公司档案文件编码规则
公司档案文件编码规则一、档案文件分类1.行政类：包括公司管理体系文件、内部规章制度、行政决策文件等。
2.人事类：包括员工档案、薪酬福利文件、招聘培训文件等。
3.财务类：包括会计凭证、报表、税务文件等。
4.销售类：包括销售合同、客户档案、市场调研文件等。
5.技术类：包括产品研发文件、技术规范、专利文件等。
1.顶层文件夹：将不同分类的文件放置在不同的顶层文件夹下，以便管理和检索。
例如：行政类文件放置在"01_行政类"文件夹下，人事类文件放置在"02_人事类"文件夹下。
2.二级文件夹：在每个顶层文件夹内，可以进一步细分为二级文件夹，以更加准确地分类文件。
例如：在"01_行政类"文件夹下，可以设立"01_公司管理体系文件"文件夹和"02_内部规章制度"文件夹。
3.编码格式：可以根据实际情况制定文件编码格式，一种常用的格式是采用数字和下划线的组合。
例如：公司管理体系文件的编码可以是"0101"，内部规章制度的编码可以是"0102"。
4.文件命名：每个文件都需要有一个唯一的文件名来区分。
建议采用简洁明了的文件名，尽量避免使用过长或重复的文件名。
例如：公司管理体系文件的文件名可以是"公司管理体系.docx"。
5.文件版本控制：对于经常需要修改和更新的文件，建议使用版本控制的方式进行管理。
可以在文件名中加入版本号或日期信息。
例如：公司管理体系文件第一版可以命名为"公司管理体系_v1.docx"，第二版可以命名为"公司管理体系_v2.docx"。
6.文件索引：可以使用文档索引表格来记录文件的编码和文件名，以方便快速检索和管理。
例如：编码，文件------，-------------------------0101 ，公司管理体系.doc0102 ，内部规章制度.doc0201 ，员工档案_张三.doc0202 ，员工档案_李四.doc0301 ，会计凭证_2024-01.pd0401 ，销售合同_2024-01.doc0501 ，产品研发计划.doc以上是一个简单的公司档案文件编码规则示范，根据实际情况和需要，可以进行适当的修改和调整。
文件编码管理制度
文件编码管理制度第一章总则第一条为规范和统一文件编码管理，保证文件的安全、完整、可追溯、可查证，提高文件管理的效率和质量，根据《中华人民共和国档案法》及有关规定，制定本制度。
第二条本制度适用于各单位内部文件的编码管理。
第三条文件编码管理应当遵循科学、规范、公正、保密的原则，重视文件的安全保密工作。
第四条文件编码管理工作应当由专人负责，保证文件编码的准确性和实时性。
第五条各单位应当建立健全文件编码管理制度，明确文件编码的范围、编码规则、编码管理机构和人员等相关制度。
第二章文件编码范围第六条文档编码的范围包括所有与单位工作相关的文件，包括但不限于公文、会议记录、合同、协议、决议、通知、通报、报告、信函、内部文件等。
第七条各单位应当按照工作需要，确定文件编码的具体范围，并及时调整和完善。
第三章编码规则第八条文件编码规则应当遵循一定的原则，包括但不限于：（一）唯一性：每个文件应当具有唯一的编码，不得重复使用；（二）顺序性：文件编码应当具有一定的顺序，便于查找和管理；（三）类别性：文件编码应当按照一定的类别进行划分，便于归档和检索；（四）完整性：文件编码应当包括所有必要的信息，便于理解和辨识。
第九条文件编码应当采用数字、字母或符号的组合形式，确保编码的准确性和可读性。
第十条文件编码应当统一使用，不得随意更改或篡改。
第四章编码管理机构和人员第十一条各单位应当设立编码管理机构，负责文件编码的统一管理和监督。
第十二条编码管理机构的人员应当具有一定的专业知识和工作经验，能够熟练掌握文件编码规则和技术。
第十三条编码管理人员应当认真履行职责，确保文件编码的准确性和完整性，不得私自篡改或泄露文件编码信息。
第五章编码管理流程第十四条文件编码管理流程包括文件编码申请、审批、注销等环节，具体流程如下：（一）文件编码申请：文件编码申请人应当填写《文件编码申请表》，详细描述文件的名称、内容、类别等相关信息；（二）文件编码审批：编码管理机构负责对文件编码申请进行审批，确保编码的准确性和合规性；（三）文件编码注销：文件编码注销包括已经使用过的编码或已经失效的文件等情况，需及时进行注销处理。
档案文件编码规则(试行)-2015.4.22--1
具体业务
工单号
客户名称
保管期限
年份编号
保密级别
档案盒号
档案编号
地址
发运方式
费用
……
1
桥梁装备
425T轮胎式运梁车
发运
C．以450T架桥机产品转场业务为例（标红部分为必填项）：
序号
业务大类
产品项目
具体业务
工单号
客户名称
保管期限
年份编号
保密级别
档案盒号
档案编号
地址
……
……
……
1
桥梁装备
450T架桥机
以掘进机为例，可细分为各型号的盾构机、各型号的TBM等。
③具体业务：生产、技术、品质、工艺、采购、销售、售后等
④具体序号 (年份编号+归档文件的顺序号，如：2015-001)
档案目录建立方式如下表：
序号
业务大类
产品项目
具体业务
保管期限
年份编号
保密级别
档案盒号
文件编号
……
1
掘进机
具体型号
具体年份
……
2
矿山车
具体型号
……
3
桥梁装备Байду номын сангаас
具体型号
B：按职能进行归档的部门有：(综合管理部、财务部、证券部、工会、党支部、设备科、总务科、安全科等)
4.按职能进行归档的部门有：
1业务大类：综合档案，其它各职能部室，设备科、财务部、管理部档案按其它综合分类。
2职能项目(具体职能)：以总部职能为例，可细分为：综合管理、财务、审计、证券、工会党建、设备等。
档案盒序号：第3个档案盒
具体业务/职能：技术
公司档案文件编码规则
一级类目
二级类目
（代码）
（代码）
证照01
各种证照（营业执照正副本，组织机构代码证正副本，税务
登记证，生产许可证，注册证，获奖证，商标证等）
公司战略
02
企业经营战略、决策、发展规划、管理目标等文件材料，董
事会决议等
制度03
公司各项规章制度
合同04
合同、协议、公证书、意向书、招投标及有关谈判材料
会计报表
03
月、季度会计报表，年度会计报表，包括资产负债表、损益 表、财务情况说明书等
其它
03
其它会计相关文件
项目文件
01
项目的计划表、图纸、开工、竣工、材料等资料
技术类
JS
技术文件
02
电力行业的技术、工艺、安全等文件
其他
03
其它技术相关文件
生产类
生产
01
施工日志、工作票等
其它
SC
其它生产相关文件
02
通知通告
05
红头文件，通知，通报等
行政类
XZ
办公文件
06
通联文件（上级下达的文件，下级上报的文件，平行部门往 来文件等）各职能部门工作总结，报告，计划等文件
会议07
公司级会议文件（报告，纪要，记录，简报，发言材料等）
政府文件
08
公司申请、批复等有关材料（项目文件，产品注册文件等）
人事
料、学历和评聘技术职 务材料、奖励材料、处分材料、任免、工资、出国、退（离） 休等材料
活动
10
公司大型活动的，照片、录像等资料
其他
11
其它行政相关文件
公司档案编号规则及更新实施
公司档案编号规则及更新实施一、目的为了规范档案管理规范，在整理和管理档案过程中，以字符形式赋予档案的一组代码，档号是存取档案的标记，并且有统计监督作用。
本规则规定了企业档案的分类整理、类目标识、档号编制及编制检索工具的一般方法和要求。
二、档案编号规则档案编号：由四个部分组成，分别是一级目录、二级目录、三级目录（年月）、流水号1、一级目录根据企业的情况，一级目录以部门为划分例如：人事部（RS）、财务部(CW)、物流部(WL)。
2、二级目录以档案的类别为划分：取类别的拼音的首个字母。
如：项目（XM）、合同（HT）3、三级目录（年月）因考虑到很多档案都是日累月积的，并且查找的时候也大多是以时间为依据的，故取文件形成的年份和月份为档案编号的三级目录，年份取后两位数字，月亦为两位数，如果不能确定具体月份则以00表示如：2013年3月—1303，2013年12月—1312，2013年—13004、流水号四位数字为流水号，如0001，00335、例子人事部2013年6月5日签订的办公楼装修合同：RS-HT-1306-0021三、档案排架规则排架顺序以部门编码字母为序，按字母前后顺序排例，具体档案架排序，以二级目录的字母顺序为序四、新编号实施及更新目前已有大量的档案已存档，如果要全部立即更新的话，工作量过大，耗费的时间过长，因此采取以下步骤实施及更新编号1、在档案的台账中将已存的档案全部增加新的档案编号，同时保留旧编号2、新增的档案只用新的编号3、在旧档案使用时更新编号，并在台账中标注或删除旧的档案编号4、年内完成全部编号更新的工作5、整理档案室文件以档案排架规则排档，并在档案架内和外都作标注，便于查找6、编制档案检索工具或台账。
档案编码规则
档案编码规则附件3投资发展01规划设计02市场营销03人力资源04行政管理05财务管理06法律事务07战略运营08计划管理09成本管理10投资发展01规划设计02市场营销03人力资源04行政管理05财务管理06法律事务07战略运营08计划管理09成本管理10项目公司某M各部门各部门各部门各部门集团各部门JT东方城置地ZD田园农业NY集团总部JT物业管理WY文旅资产WL田园投资TZ项目公司某M项目公司某M项目公司某M项目公司某M附件3一、档号结构全宗号（公司+部门/项目代码）—类别号（年度类别〃分类代码）—案卷号—件号（一）全宗号（公司+部门）：全宗号为档案保管机构代码，用拼音字母与阿拉伯数字标识。
字母为公司代码，数字为部门代码；字母用公司中文简称的首位拼音表示。
如：集团总部行政部，其全宗号为“JT03”（“JT”表示集团总部，“03”行政部）。
项目（公司）代码由拼音字母与阿拉伯数字共同组成，例如：项目1表示为某M01，其全宗号为“ZD某M01”。
（详见附件4-1《全宗代码一览表》）（二）年度类别·分类代码：年度用后两位阿拉伯数字表示，如：09、11等。
分类代码由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成，可根据需要灵活设置类别的层级，不同层级的类别之间用“〃”隔开。
可通过《各部室档案标准目录库》查看各分类层级与分类代码，例如：行政文档类(WD)01公文的分类代码表示为：WD〃01附件3通过以上四部分实现档号的唯一性，使档号与每份档案一一对应。
范例1：集团总部各部门JT03—12WD〃01—01-001件号（第1件）案卷号（第1卷外部收文）类别号（2022年行政文档类〃01公文）全宗号（集团总部行政部）范例2：集团下属各公司WY01—12SW—02-001件号（第1件）案卷号（第2卷捐赠纪念品）类别号（2022年实物档案）附件3全宗号（北京东方城物业管理有限公司行政部）范例3：公司各项目ZD某M01—WD〃02—02-001件号（第1件）案卷号（第2卷资产档案（包括资产档案卡、使用说明书、保修卡、办公设备的驱动程序等））类别号（分类代码（行政文档库资产管理类文件））全宗号（东方城置地股份有限公司加项目代码）。
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公司档案文件编码规则
1 目的
规范和统一公司制度文件的格式及管理，明确制度文件编制、审核、签发程序及要求，维护制度文件的连贯性、权威性，保障管理组织有序、运行有效。
2 范围
适用于公司各部门，各驻外机构可参照执行。
3 职责
3.1 总经理负责公司各类制度文件的审批。
3.2 副总经理负责公司各类制度文件的审核。
3.3 人事行政部是公司制度文件的归口管理部门，负责公司制度建设的统筹规划、综合协调、组织实施与稽查落实；负责各类制度文件的初审；负责各类制度文件的档案管理。
3.4 各部门负责本部门职能、职责范围内相关制度文件的起草与报批；负责按职责划分执行相关制度文件。
4 制度文件分类及编号规则（见下表）。
4.1 版本
制度文件版本分为版本和版号两部分：版本号用大写英文字母组成，从A开始顺次递增；版次号用2位阿拉伯数码组成，从00开始，顺次递增。
4.2 密级
按制度文件保密程度，可将制度文件分为绝密文件（T）、机密文件（S）和一般文件。
制度文件应标明密级，一般文件无需标注。
4.3正文格式
正文一般包括：1.目的、2.范围、3.职责、4.内容、5.附则、6.相关文件与记录、7.附件说明、8.文件履历说明。
4.3.1“内容”一般指具体管理涉及的内容，如涉及管理内容、项目较多，可适当扩充章节，分类说明。
4.3.2 涉及专业管理、技术问题，或需经特别解释才能表达清晰，辨明歧义的，可适当增加“定义”章节。
4.3.3文件履历说明一般包括制定（人）、审核（人）、批准（人），批准、颁发和生效日期，以及阅文批示及会签等内容。
4.3.4 正文一般采用四号小标宋体字（表格内文字小四号，页眉五号），A4纸，页边距上下左右均1.27cm，（标点符号用全角标注，占1字间距）。
4.3.5 附件与附件说明
4.3.
5.1 制度文件如有附件，应在正文之未尾，“文件履历说明书”之前进行附件说明。
4.3.
5.2 附件一般包括：相关流程图、相关表单和其他对正文内容的说明性材料。
4.3.
5.3 凡具体管理流程应编制流程图，对各业务、管理环节进行节点描述。
4.3.
5.4 业务、管理过程中涉及的表单，应统一编号附后。
4.3.
5.5 附件说明应按顺序标注，其顺序号与附件顺序一致。
标注时先标附件名称（不加标点），再用括号括入编号。
5 制度文件编制、发布流程
5.1各部门根据管理、业务需要，按统一标准编制制度文件。
5.1.1 人事行政部每年11月份向各部门收集汇总制度建立、执行情况，并编制《年度制度建设计划》。
5.1.2各部门编制制度文件原则上应在上述“制度建设计划”范围内按期完成；确因管理需要，需临时增、删、合并制度文件的，应及时向人事行政部提出申请，由人事行政部对“制度建设计划”作相应调整。
5.1.3 各部门制定的制度文件初稿（套制度模板的打印件），经部门负责人确认后统一交人事行政部初审。
初审的主要内容：
5.1.3.1是否按计划编制文件，是否符合编号规则；
5.1.3.2是否按公司统一格式编制；
5.1.3.3相关原则规定是否符合公司有关制度规定；
5.1.3.4涉及跨部门事项是否与相关部门充分协商，相互间职责流程是否已清晰界定。
5.2经人事行政部初审的制度文件统一交副总经理复核后，送总经理签批。
5.3所有制度文件经总经理批准后，按审批发文范围予以发布。
5.4经总经理批准的制度文件原件由人事行政部文控文员留存，并按照发文范围复印发放给相应部门及人员。
5.5制度文件发放时应按受文部门在其“分发号”栏填写对应的分发号，并由受文部门相关人员在《文件发放及签收记录》上签名确认。
5.6制度文件更版发放时，人事行政部文控文员应同时回收旧版文件，并做好相应记录。
5.7经人事行政部编号发放的制度文件，原则上一号一部门，任何部门、人员不得擅自复制。
确因工作需要需增发文件的，由需要部门申请，经人事行政部经理同意后，可复印增发，并按受文部门编号登记管理；原受文部门已发文件的，采用“部门编号+阿拉伯数码”方式发放，如营销中心增发的第1份文件编号用“04-1”表示。
6制度文件的宣贯与试运行
6.1制度文件一经公司总经理签批即行生效，编制部门应作好实施前的宣贯工作，并做好相应培训（宣贯）记录。
6.1.1制度文件宣贯一般可利用早会时间进行，文件涉及的相关部门人员均应参加。
6.1.2制度文件内容较多，涉及面广（包括需公司全员知晓）的，可由文件编制部门协商人事行政部另行安排时间进行全员培训。
6.1.3制度文件执行过程中有不明确或不清楚的，可向文件编制部门咨询，文件编制部门应给予认真解答。
6.2制度文件试运行
6.2.1原则上制度文件自发放生效之日起一个月内为试运行阶段，试运行结束无需修订的，自动转为正式生效文件。
6.2.2试运行阶段，文件编制部门应及时跟进、了解文件执行情况，对相应部门提出的问题及建议进行记录和分析，并酌情进行修订与完善。
6.2.3试运行阶段，制度文件相应内容进行修订、完善的，应及时更新发放，并回收已发放的试运行制度文件。
7制度文件的修订与废止。
7.1当文件有下列情形之一者，应予以修订。
7.1.1规定事项局部已不适用者；
7.1.2规定事项与政府有关法令抵触者；
7.1.3相关文件内容相互矛盾者；
7.1.4与其它文件内容有交叉或矛盾者；
7.1.5所记载部门名称已与实际不符，或原规定事项的主管、执行部门已经变更者；
7.1.6 条文文义含糊不明确，有必要重新修订说明者；
7.1.7 有其它修订之必要者。
7.2当文件有下列情形之一者，应予以废止：
7.2.1 规定事项与现行经营方针不符或相悖者；
7.2.2 文件规定与事实情况完全不符者；
7.2.3 同一事项已有新文件（同一层次文件）规定并公布实施者；
7.2.4 主文件已废止或变更，子文件已失去其执行依据者；
7.2.5 因其它情形没有保留或继续使用必要者；
7.3 回收的作废文件的副本可即时销毁，但作废文件的正文应给予封存保留正常为一年时间，以便追索查询。
7.4 如果文件达到修订条件的，文件编制部门应在一个月内对文件进行修订完善；如果文件符合废止条件的，由文件编制部门申请，经人事行政部初审，中心总监审批后予以废止。
8制度文件档案管理:见公司档案管理规定.
9文件执行稽查
9.1任何人不得在受控文件上涂改/乱画；
9.2未经主管部门批准，任何人不得将受控文件私自外借/复印/打印/拷贝；
9.3文件一经生效发行或提出问题还未正式修订原版本之前，相关部门必须严格遵照执行；
9.4人事行政部定期（首次稽查在文件发行一个月后，以后每季度一次稽查）对文件的执行情况进行稽查，填写《文件执行稽查表》，有不合格项，必须有责任部门/人
员签署确认；
9.5稽查内容包括；各相关单位是否按文件规定执行工作；文件内容是否符合现状的需求，是否有不合理项需进行改进；
10本制度自颁布之日起施行，原有相关文件作废。
11本制度由人事行政部负责解释。
相关文件：《档案管理制度》
12文件编号示例：
行政类文件的编号，其代号组成：
XX-XX-XX-XXXX—XXX
XX：企业代号，以大写的公司简体名称拼音首字母“FG”表示。
XX：文件一级类号，见下表。
XX：文件二级类号，见下表
XXXX：文件年份；
XXX：同类别下文件流水号；
文件编号例：
版本号
文件顺序号
年份
文件类别
公司简写
意为公司人事行政部通知通告类2012年001号文件
12.1一级类号、二级类号、归档范围
12.2分发号：根据发文对象，可将不同受文部门进行统一分发编号管理，具体编号如下：
12.3版本号的说明：
版本号A ／0
代表修改状。
原始状态为0、第一次修改则为1，依次下推。
A ，如修改则为B ，依次下推。