公司档案文件编码规则

公司档案文件编码规则

1 目的

规范和统一公司制度文件的格式及管理，明确制度文件编制、审核、签发程序及要求，维护制度文件的连贯性、权威性，保障管理组织有序、运行有效。

2 范围

适用于公司各部门，各驻外机构可参照执行。

3 职责

3.1 总经理负责公司各类制度文件的审批。

3.2 副总经理负责公司各类制度文件的审核。

3.3 人事行政部是公司制度文件的归口管理部门，负责公司制度建设的统筹规划、综合协调、组织实施与稽查落实；负责各类制度文件的初审；负责各类制度文件的档案管理。

3.4 各部门负责本部门职能、职责范围内相关制度文件的起草与报批；负责按职责划分执行相关制度文件。

4 制度文件分类及编号规则（见下表）。

4.1 版本

制度文件版本分为版本和版号两部分：版本号用大写英文字母组成，从A开始顺次递增；版次号用2位阿拉伯数码组成，从00开始，顺次递增。

4.2 密级

按制度文件保密程度，可将制度文件分为绝密文件（T）、机密文件（S）和一般文件。制度文件应标明密级，一般文件无需标注。

4.3正文格式

正文一般包括：1.目的、2.范围、3.职责、4.内容、5.附则、6.相关文件与记录、7.附件说明、8.文件履历说明。

4.3.1“内容”一般指具体管理涉及的内容，如涉及管理内容、项目较多，可适当扩充章节，分类说明。

4.3.2 涉及专业管理、技术问题，或需经特别解释才能表达清晰，辨明歧义的，可适当增加“定义”章节。

4.3.3文件履历说明一般包括制定（人）、审核（人）、批准（人），批准、颁发和生效日期，以及阅文批示及会签等内容。

4.3.4 正文一般采用四号小标宋体字（表格内文字小四号，页眉五号），A4纸，页边距上下左右均1.27cm，（标点符号用全角标注，占1字间距）。

4.3.5 附件与附件说明

4.3.

5.1 制度文件如有附件，应在正文之未尾，“文件履历说明书”之前进行附件说明。

4.3.

5.2 附件一般包括：相关流程图、相关表单和其他对正文内容的说明性材料。

4.3.

5.3 凡具体管理流程应编制流程图，对各业务、管理环节进行节点描述。

4.3.

5.4 业务、管理过程中涉及的表单，应统一编号附后。

4.3.

5.5 附件说明应按顺序标注，其顺序号与附件顺序一致。标注时先标附件名称（不加标点），再用括号括入编号。

5 制度文件编制、发布流程

5.1各部门根据管理、业务需要，按统一标准编制制度文件。

5.1.1 人事行政部每年11月份向各部门收集汇总制度建立、执行情况，并编制《年度制度建设计划》。

5.1.2各部门编制制度文件原则上应在上述“制度建设计划”范围内按期完成；确因管理需要，需临时增、删、合并制度文件的，应及时向人事行政部提出申请，由人事行政部对“制度建设计划”作相应调整。

5.1.3 各部门制定的制度文件初稿（套制度模板的打印件），经部门负责人确认后统一交人事行政部初审。初审的主要内容：

5.1.3.1是否按计划编制文件，是否符合编号规则；

5.1.3.2是否按公司统一格式编制；

5.1.3.3相关原则规定是否符合公司有关制度规定；

5.1.3.4涉及跨部门事项是否与相关部门充分协商，相互间职责流程是否已清晰界定。

5.2经人事行政部初审的制度文件统一交副总经理复核后，送总经理签批。

5.3所有制度文件经总经理批准后，按审批发文范围予以发布。

5.4经总经理批准的制度文件原件由人事行政部文控文员留存，并按照发文范围复印发放给相应部门及人员。

5.5制度文件发放时应按受文部门在其“分发号”栏填写对应的分发号，并由受文部门相关人员在《文件发放及签收记录》上签名确认。

5.6制度文件更版发放时，人事行政部文控文员应同时回收旧版文件，并做好相应记录。

5.7经人事行政部编号发放的制度文件，原则上一号一部门，任何部门、人员不得擅自复制。确因工作需要需增发文件的，由需要部门申请，经人事行政部经理同意后，可复印增发，并按受文部门编号登记管理；原受文部门已发文件的，采用“部门编号+阿拉伯数码”方式发放，如营销中心增发的第1份文件编号用“04-1”表示。

6制度文件的宣贯与试运行

6.1制度文件一经公司总经理签批即行生效，编制部门应作好实施前的宣贯工作，并做好相应培训（宣贯）记录。

6.1.1制度文件宣贯一般可利用早会时间进行，文件涉及的相关部门人员均应参加。

6.1.2制度文件内容较多，涉及面广（包括需公司全员知晓）的，可由文件编制部门协商人事行政部另行安排时间进行全员培训。

6.1.3制度文件执行过程中有不明确或不清楚的，可向文件编制部门咨询，文件编制部门应给予认真解答。

6.2制度文件试运行

6.2.1原则上制度文件自发放生效之日起一个月内为试运行阶段，试运行结束无需修订的，自动转为正式生效文件。

6.2.2试运行阶段，文件编制部门应及时跟进、了解文件执行情况，对相应部门提出的问题及建议进行记录和分析，并酌情进行修订与完善。

6.2.3试运行阶段，制度文件相应内容进行修订、完善的，应及时更新发放，并回收已发放的试运行制度文件。

7制度文件的修订与废止。

7.1当文件有下列情形之一者，应予以修订。

7.1.1规定事项局部已不适用者；

7.1.2规定事项与政府有关法令抵触者；

7.1.3相关文件内容相互矛盾者；

7.1.4与其它文件内容有交叉或矛盾者；

7.1.5所记载部门名称已与实际不符，或原规定事项的主管、执行部门已经变更者；

7.1.6 条文文义含糊不明确，有必要重新修订说明者；

7.1.7 有其它修订之必要者。

7.2当文件有下列情形之一者，应予以废止：

7.2.1 规定事项与现行经营方针不符或相悖者；

7.2.2 文件规定与事实情况完全不符者；

7.2.3 同一事项已有新文件（同一层次文件）规定并公布实施者；

7.2.4 主文件已废止或变更，子文件已失去其执行依据者；

7.2.5 因其它情形没有保留或继续使用必要者；

7.3 回收的作废文件的副本可即时销毁，但作废文件的正文应给予封存保留正常为一年时间，以便追索查询。

7.4 如果文件达到修订条件的，文件编制部门应在一个月内对文件进行修订完善；如果文件符合废止条件的，由文件编制部门申请，经人事行政部初审，中心总监审批后予以废止。

8制度文件档案管理:见公司档案管理规定.

9文件执行稽查

9.1任何人不得在受控文件上涂改/乱画；

9.2未经主管部门批准，任何人不得将受控文件私自外借/复印/打印/拷贝；

9.3文件一经生效发行或提出问题还未正式修订原版本之前，相关部门必须严格遵照执行；

9.4人事行政部定期（首次稽查在文件发行一个月后，以后每季度一次稽查）对文件的执行情况进行稽查，填写《文件执行稽查表》，有不合格项，必须有责任部门/人