公司文件编码规则_格式_清单
文件编制格式及编码规则1
A CFC 第一次发布版本状态修订编制人审核人批准人批准日期中核动力设备有限公司南京分公司文件编码文件名称：部门文件编制格式及编码规则管理规定文件类型文件分类技密级别所属专业发布单位质量管理部编制部门部门内部标识码适用范围质量管理部xxxxxxxx 中核动力设备有限公司南京分公司版权说明：此文件内容属中核动力设备有限公司南京分公司所有，未经同意不得引用、复制、借阅、发表。
目录1.目的 (4)2.适用范围 (4)3.参考文件 (4)4.程序管理 (4)5.职责 (4)5.1质量管理部 (4)5.2综合管理部 (5)5.3文件编制部门 (5)6.详细描述 (5)6.1文件的编制格式 (5)6.2文件编码规则 (10)6.3文件内部标识码编码规则 (10)7.附录 (10)1.目的为了便于文件的管理和控制，统一中核动力设备有限公司南京分公司（以下简称南京分公司）各部门文件格式、标识，规范化、标准化管理生产管理活动中的每份文件，特制定本规定。
2.适用范围本程序适用于南京分公司各部门产生的所有与生产活动有关的管理性、技术性文件（另有规定文件除外），包括但不限于部门制度、程序、规程、工艺技术文件等。
其它文件可参考使用。
3.参考文件1）Q/SQY·G08-0000-2012/A 《质量手册》2）QP/SQY.G08－3000－2012/A 《民用核安全机械设备制造质量保证大纲》3）Q/SQY·G08-401-2012/A 《文件控制管理程序》4.程序管理本程序由质量管理部编制、修订和解释，并具有以下签名：编制：编制人；审核：质量管理部负责人；批准：主管经理。
5.职责5.1质量管理部1）负责文件编制格式及编码的统一管理；2）负责文件符合性的审查；3）负责对文件编码进行准确性检查；4）负责范围内文件内部标识码流水号的管理。
5.2综合管理部1）负责文件格式的审查；2）负责文件的印制、装订、存档。
资料编码规则
文件编码规则11-AD03-202102-001一、目的加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，达到信息资料可追溯性，保证公司文件体系有效运转。
二、适用范围适用于公司文件的编号管理和控制。
三、文件编号原则1.日期表示格式：YYDDYY年份：用四位数字表示，如2021表示公元2021年。
MM月份：用两位数字表示，不足两位时，用零补齐，如03表示第3月。
DD日期：用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如05表示第5日。
例如: 20210212表示 (2021年02月 12日)2.文件的编号，其代号组成如下所示:XX1-XX2XX3-XXX4-XXX51:企业代码，由2位阿拉伯数字表示，见代码汇总;2:部门代码，本公司文件类号见下表3:文件类号，本公司文件类号见下表4:文件年份，由6位阿拉伯数字表示，不足月分用0补足;5:同类别下文件流水号，由三位阿接伯数字成，001；002......;3.文件编号示例:重庆禾一电气设备有限公司行政部通知通告类2021年第1号文件10-AD05-202102-001文件顺序号年月份部门文件代码公司代码四、资料保管的期限、密级的划分（1）资料保管期限：分为永久、长期、短期三种期限。
永久：指资料档案需永久保存。
长期：指资料的保存期限等于该工程的使用寿命。
短期：指资料保存20年以下。
如果工程资料在同一案卷内，同时存在有不同保管期限的文件和资料时，则该案卷保管期限以保管期限较长的为准。
（2）资料保管密级的划分资料保管的密级划分为普通、机密、绝密三种。
如果在同一案卷内有不同密级的文件，则应以其中最高的密级作为该卷的密级。
A：“普通”保密内容的一部分，一旦泄密会遭受一定损失。
B：“机密”保密内容的重要部分，包括在一定时期，一定范围内需要保密的，一旦泄密会使公司遭受较大危害和较大损失。
C：“绝密”保密内容的核心部分，包括在一定时期、一定范围内需要绝对保密的，一旦泄密会使公司遭受严重危害和重大损失。
生产型公司文件编码规范
生产型公司文件编码规范1. 引言本文档旨在规范生产型公司文件的编码方式，以便于文件的组织、存储和检索。
通过遵守本规范，有助于提高生产效率，减少误操作和混淆。
2. 文件编码规则遵循以下文件编码规则，以确保文档的一致性和可管理性。
2.1 文件类型标识在编写文件名时，应将文件类型标识放在文件名的末尾，以方便快速识别。
下面是常见的文件类型标识：- 报告：REP- 分析：ANA- 设计：DES- 计划：PLN- 会议记录：MIN例如：`_销售报告.REP`2.2 文件名日期格式为了更好地进行文件的排序和归档，日期应以`年月日`的格式排列，并以下划线分隔。
例如：`_销售报告.REP`2.3 文件名描述文件名应简洁明了，包含足够的信息以便快速理解文件内容。
避免使用过长和含糊不清的文件名。
例如：`销售报告`代替`销售情况汇总报告`。
2.4 文件夹结构规划为了便于文件的组织和管理，应建立统一的文件夹结构。
根据公司的业务特点和需求，合理规划文件夹的级别和细分。
在文件编码时要注意按照文件夹结构进行编码。
例如，`2021年度/销售部门/报告/_销售报告.REP`。
2.5 版本管理在对同一文件进行多次修改时，应使用版本号进行标识。
采用`VX.X`的格式表示，其中`X`为数字。
每次修改时，版本号加一。
例如：`_销售报告_V1.0.REP`、`_销售报告_V2.0.REP`。
2.6 特殊字符和空格为了避免文件在不同平台之间出现兼容性问题，应避免使用特殊字符和空格。
建议在文件名中仅使用英文字母、数字、下划线和连字符。
2.7 文件归档根据公司的归档策略，定期对文件进行归档和备份。
归档后的文件应进行标识，例如移动到特定的文件夹或添加文件标签。
3. 文件管理工具推荐为了更方便地管理文件，建议使用以下文件管理工具：- 谷歌云端硬盘（Google Drive）- 微软OneDrive- 坚果云- 百度网盘这些工具提供了云端存储和文件同步的功能，方便进行文件的管理、共享和备份。
公司文件编号规则
公司文件编号规则 TYYGROUP system office room 【TYYUA16H-TYY-TYYYUA8Q8-文件编号规则1. 目的加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。
2. 适用范围适用于公司文件的编号管理和控制。
a)技术类文件：是指在公司的研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。
b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。
3. 编号办法公司名称约定公司全称：简称：日期表示格式：yyyy-mm-dd或yyyymmddyyyy:年份：用四位数字表示公元年份，如2012表示公元2012年。
mm月份：用两位数字表示月份，不足两位时，用零补齐，如03表示第3月。
dd 某日：用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如05表示第5日。
文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：一旦文件版本得以确认后，即正式版本编号应该始自，版本编号不断变化为：, , , ..., 。
项目可以根据需要将版本编号晋升为，, 等。
技术文件命名格式：FIRST-AA-NN-YYYYMMFIRST：公司名称缩写AA：项目名称NN：版本号，参见节YYYYMM：年月其他文件的编号公司规章制度和管理文件公司规章制度和管理文件的编号格式为：FIRST(-DN)-TT-nnn-dd-YYDN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。
相应的部门代号如下：综管部：ZG采购部：CG生产部：SC销售部：XS财务部：CWTT文件类型：规章制度—RR，指公司颁布执行的各种规章制度；质量管理文件—QS，公司运转过程中的各类文件和记录。
nnn：文件流水号dd：文件版本号YY：年份例如：考勤管理制度的文件编号为：，表示2012年发布的版考勤管理制度，适用于公司全体人员的规章制度。
XXXX公司文件编号规则
文件编号规则1. 目的加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。
2. 适用范围适用于公司文件的编号管理和控制。
a)技术类文件：是指在公司的研发、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料；b)管理类文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议等；c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。
3. 编号办法3.1 公司名称约定公司全称：北京XX科技有限公司简称：**KJ3.2 日期表示格式：yyyy-mm-dd或yyyymmddyyyy:年份：用四位数字表示公元年份，如2020表示公元2020年。
mm月份：用两位数字表示月份，不足两位时，用零补齐，如03表示第3月。
dd 某日：用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如05表示第5日。
例如：2020-10-12或20201012 表示（2020年10月12日）3.3 文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如，0.1, 0.1.1, 0.1.1.1.一旦文件版本得以确认后，即正式版本编号应该始自1.0，版本编号不断变化为：1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。
项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2等。
3.4 技术文件命名格式：FIRST-AA-NN-YYYYMMFIRST：公司名称缩写AA：项目名称NN：版本号，参见3.3节YYYYMM：年月3.5 管理类文件的编号3.5.1 公司规章制度和管理文件公司规章制度等管理文件的编号格式为：FIRST(-DN)-TT-nnn-dd-YYDN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。
公司文件编号规范管理制度
公司文件编号管理制度
为规范公司文档管理，特制订本文件编号规范，请各部门在以后的文件编号中严格按照此规定进行文件编号。
文件命名基本各式：
XXX - XX - XX - XXXXXX - XX
发文状态/文件流水号
发文日期
文件类型
发文机构
公司代码
一、文件编号由五部分组成，每部分之间用“—”连接
第一部分：公司代码，表明发文公司
第二部分：发文机构，表明公司内发文的部门
第三部分：文件类型，表明文件所属性质
第四部分：发文日期，表明发文时间
第五部分：发文状态/文件流水号，发布制度类表明文件版本号，发布其它类型表明文件流水号
二、各部分表示方法
1.公司代码
由公司拼音首字母组成，具体为SCT
2.发文机构
发文机构的表达符号
3.文件类型 文件类型的表达符号
4.发文日期
由年月日YYYYMMDD 表示，例如20230110 5.文件状态/文件流水号
文件状态/文件流水号表达符号的说明
三、举例：
1.人事部2023年01月10日发布的考勤管理制度第一版 文件编号：SCT-RS-ZD-20230110-1.0
2.人事部2023年01
月11日发布的中层管理人员会议纪要 文件编号：SCT-RS-HY-20230110-01 四、文件表头
制度类文件统一使用下列表头，例： 正文
五、公司行政类文件
XXX 【XXXX】 X号
顺序号，例，12号
发文年份,例【2023】
公司简称
六、编号管理
所有文件由人事部统一编制和管理。
所有文件流水号在每年1月1日自动归零。
内部文件编号规则
公司内部文件编号规则1.目的加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号,保证公司文件体系有效运转.2.适用范围适用于广东携手物流科技有限公司总部各部门文件的编号管理和控制。
a)技术类文件：是指在公司的研发、运营、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。
b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等;c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。
3.编号办法3.1 公司名称约定公司全称:广东携手物流科技有限公司简称：携手科技、携手或XS3。
2 日期表示格式：yyyy-mm—dd或yyyymmddyyyy：年份：用四位数字表示公元年份，如2017表示公元2017年.Mm 月份：用两位数字表示月份，不足两位时，用零补齐,如03表示第3月。
dd 某日：用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如05表示第5日。
例如： 2012-10—12（或20121012)表示2012年10月12日3。
3 文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为 0。
1， 0.2, 0。
3, 。
.., 0.10。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如， 0.1, 0。
1.1, 0。
1。
1.1.一旦文件版本得以确认后，即正式版本编号应该始自1。
0，版本编号不断变化为:1.0， 1。
1, 1。
2, 。
.., 1.10。
项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1， 2.2等。
3.4 技术文件命名格式：XS—AA—NN—YYYYMMXS：公司名称缩写AA：项目名称NN:版本号，参见3。
3节YYYYMM:年月3。
5 其他文件的编号3.5.1 公司规章制度和管理文件公司规章制度和管理文件的编号格式为：XS(—DN)-TT—YY【nnnn】号dd DN：大写英文字母,部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用.相应的部门代号如下：总裁办：ZG财务部:CW技术部:JS人事部：HR运营中心：OPTT文件类型:①规章制度—RR,指公司颁布执行的各种规章制度;②质量管理文件-QS，公司运转过程中的各类文件和记录。
文件编号规则
云南方策科技有限公司文件编号标准一、目的为确保公司文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转，特制定本标准。
二、适用范围本标准适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。
三、总则（一)凡本公司需进行编号管理的文件、资料,在编号时均应按照本标准规定的要求接受管理。
（二)行政部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。
（三）根据文件类型进行编号分类，便于科学管理和开发利用。
四、文件编号规则（一）编码元素使用规则1、公司名称公司全称为：云南方策科技有限公司公司简称为：ACE2、部门标识代码部门标识代码统一使用英文简写，如下:3、日期代号格式： yyyymmddyyyy：用四位数字表示公元年份，如2016表示公元2016年。
mm：用两位数字表示月份，不足两位时，第一位用零补齐,如01表示1月。
dd：用两位数字表示日期，不足两位时，第一位用零补齐,如20表示第20号。
例如： 20160120 表示（2016年01月20日)4、流水号统一采用两位阿拉伯数字编码，例如：“01”代表第一份文件。
5、版本编号下面是对版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为 0.1， 0。
2, 0.3, 。
.。
， 0.9，版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如， 0.1， 0.1.1, 0。
1.1。
1.一旦版本得以确认后，版本编号应该始自 1。
0,版本编号不断变化为: 1。
0, 1.1, 1.2， .。
， 1.10。
(二）文件分类编码规则1、管理类文件公司管理类文件的编号格式为：XX-DN—TT—dd-nn。
格式说明：公司简称-部门代号—文件类型-文件版本号—流水号。
XX:公司简称。
DN：大写英文字母，部门代号,如该管理文件是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理文件，则应标记部门编号，表示该文件由部门内部使用.TT：文件类型，用大写中文字母简写表示, 如：ZL：质量手册XU:程序文件LC：工作流程BZ:工作标准ZD：制度dd：文件版本号。
公司文件编号规则
文件编号规则1、目得加强公司文件得标准化管理,便于文件得识别、追溯与控制,规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。
２、适用范围适用于公司文件得编号管理与控制。
a)技术类文件：就是指在公司得研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关得各类文件与资料。
b)其她文件:包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。
3、编号办法3、1 公司名称约定公司全称：简称：3、2 日期表示格式:yyｙy－mｍ-ｄd或ｙyyyｍmｄｄyyyy:年份:用四位数字表示公元年份,如201２表示公元2０1２年。
mm月份：用两位数字表示月份,不足两位时,用零补齐,如03表示第3月。
dd 某日：用两位数字表示当日,不足两位时,用零补齐,如05表示第5日。
例如：2０12-10-１2或20１2１012表示（2０１2年１０月12日)3、3 文件版本编号下面就是对文件版本进行编号要遵守得标准:起草版本得编号为0、1, ０、2, 0、3，、、、, 0、1０。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如，0、１,０、1、1, ０、1、1、１、一旦文件版本得以确认后,即正式版本编号应该始自1、0,版本编号不断变化为:1、０, 1、１, １、2,、、、，1、10。
项目可以根据需要将版本编号晋升为2、0,2、1，2、2 等。
3、4 技术文件命名格式：ＦＩRST－AＡ-ＮＮ-YＹYYMMFIＲST:公司名称缩写AA:项目名称NN:版本号，参见3、3节YYYYMＭ:年月3、5 其她文件得编号3、5、１公司规章制度与管理文件公司规章制度与管理文件得编号格式为:FIRST(-DN)-TT-nnｎ-dd-YYＤN:大写英文字母,部门代号,如该制度就是公司级文件,适用于公司全体人员,该部分编码省略;如该文件就是部门内部管理制度，则应标记部门编号,表示该制度由部门内部使用。
相应得部门代号如下：综管部:ＺG采购部:ＣG生产部:SC销售部:XS财务部:CWTＴ文件类型:①规章制度—RR,指公司颁布执行得各种规章制度;②质量管理文件—QS，公司运转过程中得各类文件与记录。
文件分类及编码规则
审批及颁发：部门签名日期起草质量保证部质量保证部主审质量总监会审生产管理负责人批准质量管理负责人颁发质量保证部分发：Copy-1 Copy-2 Copy-3 Copy-4 Copy-5 质量保证部质量控制部设备部技术部销售部Copy-6 Copy-7 Copy-8 Copy-9 Copy-10 行政人事部财务部安全环保部企管部注册部Copy-11 Copy-12 Copy-13 Copy-14 Copy-15 科技项目部采购部仓储部生产部一车间Copy-16 Copy-17 Copy-18 Copy-19 Copy-20 二车间三车间六车间七车间八车间Copy-21 Copy-22九车间十车间文件再审记录：第几次再审审核情况审核人/日期批准人/日期第次再审第次再审第次再审一、目的依照GMP要求，确立文件分类与编码规则，便于文件管理和追溯。
二、范围适用于文件分类与编码管理。
三、职责1 质量保证部负责文件体系的分类及编码规则，对各文件进行赋码。
2 各部门负责按照原则对文件进行分类管理；各部门起草文件时必须严格遵循文件编码的规定。
四、术语无五、内容1 文件分类1.1 一级文件:阐明公司内某一体系的方针，描述体系的文件。
主要包括：质量方针、质量管理手册、质量责任制、质量目标。
1.2 二级文件：主要描述为实施体系要素所涉及到的各职能部门的活动，或为完成某项活动而规定的方法。
包括：a）技术标准：包括工艺规程、质量标准、方案、报告等。
b）管理标准：包括计划、管理制度、清单、目录等，描述公司各主要过程的管理活动。
c）工作标准：包括部门职责、职务说明书。
d）工厂主文件。
1.3 三级文件：标准操作规程（SOP），描述各管理环节的操作要素和工作流程、具体的操作方法和步骤。
1.4 四级文件：记录、表格、合格证、图纸、标签、证书等。
2 文件编码2.1 文件分类编码应遵循以下原则：2.1.1 系统性：统一分类，统一编码。
公司内部文档编号管理规则
**有限公司管理制度文件公司内部文档编号及管理规则拟制：审核：批准：_______2020-11-__发布 2020-11-__实施_______________ ______________公司内部文档编号及管理规则第一章总则第一条目的：为加强各部门的文档文件标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。
特制订此规范文档文件编号的指导性和标准性文件第二条适用范围：本规则除特别指明外，适用于公司各部门所有文件的编号管理和控制。
第三条权责部门：由公司业务人力行政部负责编号，部门领导审理同意后确定最终编号后即生效。
第四条人力行政中心负责本办法的制定、修改、废止的核准。
第二章文件夹及对应文件编号办法第五条根据公司各部门实际情况，对不同文件夹及对应文件做以下分类：5.1 文件夹编号：ML-RZ-01由公司名称代码+部门缩写名称+流水号组成如图所述5.1.1 公司名称代码：“明临”简称“ML”;5.1.2 部门名称缩写：人力行政中心简称“RZ”、财务部简称“CW”等;5.1.3 流水号：按文档建立先后顺序编号区分，第一类文档为“01”，第二类文档为“02”，依此类推（注：每个部门根据实际工作内容区分不同文档，比如采购部分“01类为供应商资料表”、“02类为报价单文件管理”等）5.1.4 对应部门下细分岗位类别可在部门后再加上具体岗位或细分部门名称缩写字母，例如ML-RZ-XZ(行政)-01，ML-RZ-IT(网络管理)-01等；5.2 文件编号: ML(RZ)-RR-2020111601（公司人资行政部于2020年11月16日建立的第一份制度）注：对应不同文档保存管理，例如：ML-RZ-01是人资所有规章制度类文件夹，对应部门制度文件皆放入该文档文件夹）此编号由由公司名称代码+部门缩写名称+文件类别名称字母缩写+日期（建立及签订日期）+流水号组成如图所述5.2.1 RZ:大写字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。
公司档案文件编码规则
编制审核核准公司档案文件编码规则一、目的规范和统一公司制度文件的格式及管理，明确制度文件编制、审核、签发程序及要求，维护制度文件的连贯性、权威性，保障管理组织有序、运行有效。
二、适用范围适用于XX公司，各驻外机构可参照执行。
三、权责（一）总经理负责公司各类制度文件的批准。
（二）各部门负责人负责本部门出具的各类制度文件的审核。
（三）人事行政部是公司制度文件的归口管理部门，负责公司制度建设的统筹规划、综合协调、组织实施与稽查落实；负责各类制度文件的初审；负责各类制度文件的档案管理。
（四）各部门负责本部门职能、职责范围内相关制度文件的起草与报批；负责按职责划分执行相关制度文件。
四、制度文件分类及编号规则。
（一）版本号和版次号制度文件版本分为版本号和版次号两部分：版本号代表文件的版本，版次号代表该版本修改次数。
版本号用大写英文字母组成，从A开始顺次递增；版次号用2位阿拉伯数码组成，从00开始，顺次递增。
（二）密级1、按制度文件保密程度，可将制度文件分为绝密文件、机密文件和普通文件。
制度文件应标明密级。
2、绝密文件：除公司总经理以外仅涉事及获准人员可以知悉；机密文件：除公司总经理、涉事及获准人员以外，各部门负责人可以知悉；普通文件：公司内部员工均可以知悉。
（三）正文格式正文一般包括：1.文件首页、2.标题、3.目的、4.范围、5.职责、6.内容、7.附则、8.相关文件与记录、9.附件说明、10.文件说明。
1、文件首页一般包括文件名称、文件编号、版本号、发行日期、密级、页数、分发号、修订记录、编制（人）、审核（人）、批准（人）。
2、“内容”一般指具体管理涉及的内容，如涉及管理内容、项目较多，可适当扩充章节，分类说明。
3、涉及专业管理、技术问题，或需经特别解释才能表达清晰，辨明歧义的，可适当增加“定义”章节。
4、文件说明一般包括编制（人）、审核（人）、批准（人），批准、颁发和生效日期，以及阅文批示及会签等内容。
公司文件编号规则
文件编号规则1. 目的加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。
2. 适用范围适用于公司文件的编号管理和控制。
a)技术类文件：是指在公司的研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。
b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。
3. 编号办法公司名称约定公司全称：简称：日期表示格式：yyyy-mm-dd或yyyymmddyyyy:年份：用四位数字表示公元年份，如2012表示公元2012年。
mm月份：用两位数字表示月份，不足两位时，用零补齐，如03表示第3月。
dd 某日：用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如05表示第5日。
例如： 2012-10-12或表示（2012年10月12日）文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为 , , , ..., 。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如， ,v1.0 可编辑可修改一旦文件版本得以确认后，即正式版本编号应该始自，版本编号不断变化为：, , , ..., 。
项目可以根据需要将版本编号晋升为，, 等。
技术文件命名格式：FIRST-AA-NN-YYYYMMFIRST：公司名称缩写AA：项目名称NN：版本号，参见节YYYYMM：年月其他文件的编号公司规章制度和管理文件公司规章制度和管理文件的编号格式为：FIRST(-DN)-TT-nnn-dd-YYDN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。
相应的部门代号如下：综管部：ZG采购部：CG生产部：SC销售部：XS财务部：CWTT文件类型：规章制度—RR，指公司颁布执行的各种规章制度；质量管理文件—QS，公司运转过程中的各类文件和记录。
内部文件编号规则
公司内部文件编号规则1。
目的加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号,保证公司文件体系有效运转。
2。
适用范围适用于广东携手物流科技有限公司总部各部门文件的编号管理和控制。
a)技术类文件：是指在公司的研发、运营、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。
b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；c）编号文件包括纸介文件以及电子文件。
3。
编号办法3.1 公司名称约定公司全称：广东携手物流科技有限公司简称：携手科技、携手或XS3。
2 日期表示格式：yyyy-mm—dd或yyyymmddyyyy:年份:用四位数字表示公元年份，如2017表示公元2017年。
Mm 月份:用两位数字表示月份,不足两位时，用零补齐，如03表示第3月。
dd 某日：用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如05表示第5日。
例如： 2012—10—12（或20121012）表示2012年10月12日3。
3 文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准:起草版本的编号为 0。
1, 0.2, 0。
3, 。
, 0。
10。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如, 0。
1， 0.1。
1， 0.1.1.1.一旦文件版本得以确认后，即正式版本编号应该始自1.0，版本编号不断变化为：1。
0, 1。
1， 1。
2，。
., 1.10。
项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1， 2。
2等。
3。
4 技术文件命名格式：XS—AA-NN—YYYYMMXS：公司名称缩写AA：项目名称NN：版本号，参见3。
3节YYYYMM：年月3.5 其他文件的编号3.5.1 公司规章制度和管理文件公司规章制度和管理文件的编号格式为:XS（—DN）—TT—YY【nnnn】号dd DN:大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略;如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。
公司档案文件编码规则
公司档案文件编码规则一、档案文件分类1.行政类：包括公司管理体系文件、内部规章制度、行政决策文件等。
2.人事类：包括员工档案、薪酬福利文件、招聘培训文件等。
3.财务类：包括会计凭证、报表、税务文件等。
4.销售类：包括销售合同、客户档案、市场调研文件等。
5.技术类：包括产品研发文件、技术规范、专利文件等。
1.顶层文件夹：将不同分类的文件放置在不同的顶层文件夹下，以便管理和检索。
例如：行政类文件放置在"01_行政类"文件夹下，人事类文件放置在"02_人事类"文件夹下。
2.二级文件夹：在每个顶层文件夹内，可以进一步细分为二级文件夹，以更加准确地分类文件。
例如：在"01_行政类"文件夹下，可以设立"01_公司管理体系文件"文件夹和"02_内部规章制度"文件夹。
3.编码格式：可以根据实际情况制定文件编码格式，一种常用的格式是采用数字和下划线的组合。
例如：公司管理体系文件的编码可以是"0101"，内部规章制度的编码可以是"0102"。
4.文件命名：每个文件都需要有一个唯一的文件名来区分。
建议采用简洁明了的文件名，尽量避免使用过长或重复的文件名。
例如：公司管理体系文件的文件名可以是"公司管理体系.docx"。
5.文件版本控制：对于经常需要修改和更新的文件，建议使用版本控制的方式进行管理。
可以在文件名中加入版本号或日期信息。
例如：公司管理体系文件第一版可以命名为"公司管理体系_v1.docx"，第二版可以命名为"公司管理体系_v2.docx"。
6.文件索引：可以使用文档索引表格来记录文件的编码和文件名，以方便快速检索和管理。
例如：编码，文件------，-------------------------0101 ，公司管理体系.doc0102 ，内部规章制度.doc0201 ，员工档案_张三.doc0202 ，员工档案_李四.doc0301 ，会计凭证_2024-01.pd0401 ，销售合同_2024-01.doc0501 ，产品研发计划.doc以上是一个简单的公司档案文件编码规则示范，根据实际情况和需要，可以进行适当的修改和调整。
公司文件编码规则 格式 清单
修订版次 版本号 文件流水号 部门编码 程序中文首字母 G - XX - XX - XX (XX)
备注 部门编码见注释5.2
修订版次
M3
管理规定/制度/
版本号
文件流水号
部门编码 管理中文首字母 Z- XX - XX - XX (XX)
修订版次
M4 操作指南（工具方法类）
文员
行政部
文件资料存档程序 《受控文件清单》
未经本公司书面许可,不得将文件全部或部分内容于无权阅读本文件的机构或个人 this confidential informatian must not bedisclosed to others without prior written consent of
得到适当的有效的文件。
2. 适用范围
本程序适用于公司所有的文件控制。
3. 定义 无。
4. 流程
流程步骤
接口
实施原则
负责人 确认人
相关文件
步骤1
提出文件需求
需求部门/人提出文件需求, 如涉及外来文件则转《外来 需求人 文件管理程序》
需求人 N+1
《文件创建/更改申请表》
步骤2 评审文件需求
步骤3
文件归类
版本号
产品图号+工序号 部门编码
作业中文首字母 B - XX - XX - XX (XX)
工序编码见注释5.3
M5
表单
修订版次 版本号 表单流水号 部门编码
M5
表单
部门编码 表单中文首字母
未经本公司书面许可,不得将文件全部或部分内容于无权阅读本文件的机构或个人 this confidential informatian must not bedisclosed to others without prior written consent of
内部文件编号规则
公司内部文件编号规则1.目的加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。
2.适用范围适用于广东携手物流科技有限公司总部各部门文件的编号管理和控制。
a)技术类文件：是指在公司的研发、运营、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。
b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。
3.编号办法3.1 公司名称约定公司全称：广东携手物流科技有限公司简称：携手科技、携手或XS3.2 日期表示格式：yyyy-mm-dd或yyyymmddyyyy:年份：用四位数字表示公元年份，如2017表示公元2017年。
Mm 月份：用两位数字表示月份，不足两位时，用零补齐，如03表示第3月。
dd 某日：用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如05表示第5日。
例如： 2012-10-12（或20121012）表示2012年10月12日3.3 文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为 0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如， 0.1, 0.1.1, 0.1.1.1.一旦文件版本得以确认后，即正式版本编号应该始自1.0，版本编号不断变化为：1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。
项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2等。
3.4 技术文件命名格式：XS-AA-NN-YYYYMMXS：公司名称缩写AA：项目名称NN：版本号，参见3.3节YYYYMM：年月3.5 其他文件的编号3.5.1 公司规章制度和管理文件公司规章制度和管理文件的编号格式为：XS(-DN)-TT-YY【nnnn】号dd DN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。
文件编码规则
文件编号ZS-RX-GL-A／0
生效日期页 码
共 1页
一、 为使我公司文件管理合理化、制度化、规范化，制定本规定。
二、文件编号方法见下表：ZS-XX-XX-XX
版本号文件代号例《员工手册》部门代号ZS-RX-SC-B／0
公司代号
手册的拼音缩写
ZS-XX-XX-XX-XX
(含规范、规程)
版本号流水号例《来料检验规程》文件代号ZS-PG-IQC-001-A／0部门代号公司代号
进货检验英文缩写
ZS-XX-XX-XX-XX
版本号流水号例《受控文件清单》文件代号ZS-JS-JL－001－A／0
部门代号中升公司
记录的拼音缩写
总经理办公室 JB 人事行政部 RX 财务部 CW 技术部 JS 生产部 SC 销售部 XS 品管部 PG 实验室 SY 仓库／物流 CW
5、版本号的说明：A／0
代表修改状。
原始状态为0、第一次修改则为1，依次下推。
代表版本。
初始为A，如修改则为B，依次下推。
编制： 审核：
四、附则
1、本规定自下发之日起执行，原有如与本规定相冲突的，以本规定为准。
2、本规定由人事行政部负责解释。
文 件 编 码 规 则
三、人事行政部确定文件编号办法，各部门按确定编号办法进行统一编号；编号整理后的编号列表清单及初版文件给予人事行政部一份备案。
2、公司作业指导书：
1、管理类文件：
3、公司表格:
4、公司各部门代号：。
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2. 适用范围
本程序适用于公司所有的文件控制。
3. 定义 无。
4. 流程
流程步骤
接口
实施原则
负责人 确认人
相关文件
步骤1
提出文件需求
需求部门/人提出文件需求, 如涉及外来文件则转《外来 需求人 文件管理程序》
需求人 N+1
《文件创建/更改申请表》
步骤2 评审文件需求
步骤3
文件归类
原则上，源发部门起草或修
改文件。 所有的文件必须按照相应的
需求人
模板进行编写。
需求人 N+1
文件模板
不同类别的文件的审批授权
详见注释5.3
需求人
原则上原文件批准人批准更 N+1
改文件。
总经理
源发部门保存文件的原件， 发放盖“受控”章的复印件 给相关部门和(或)人员。同 时各部门更新本部门的《受 控文件清单》. 失效的文件按《文件资料存 档程序》作为记录存档
版本号
产品图号+工序号 部门编码
作业中文首字母 B - XX - XX - XX (XX)
工序编码见注释5.3
M5
表单
修订版次 版本号 表单流水号 部门编码
M5
表单
部门编码 表单中文首字母
未经本公司书面许可,不得将文件全部或部分内容于无权阅读本文件的机构或个人 this confidential informatian must not bedisclosed to others without prior written consent of
评审文件的必要性和合理 性，以及与其它现有文件的 一致性。
文员
行政部 《文件创建/更改申请表》
文件的归类见《文件创建/ 更改申请表》。
文员
行政部 《文件创建/更改申请表》
步骤4
赋予文件编号
编号规则详见注释5.1
文员 行政部 《文件创建/更改评审表》
步骤5
文件起草或修改
步骤6
文件批准
步骤7
文件发放 收回失效文件
编制 审核 批准
更改指数 00 01 02 03 04 05
文件管理程序
姓名
时间
编号: 版本: 页码:
签字
更改原因描述 创建
时间
签字
起草人填写
发放部门 □总经理 □常务副总 □总工 □市场部 □项目技术开发部 □工艺部 □品质部
□ 采购部 □财务部 □企管办 □行政部 □后勤保障部 □人力资源部
□模具部 □原料部 □ 塑胶部
编号:
文件管理程序
版本:
5.2部门编码 部门名称 市场部
编码 SC
部门名称 人力资源部
编码 RL
页码:
部门名称 原料部
采购部
CG
品质部
PZ
塑胶部
后勤保卫部
BW
工艺部
GY
企管办
行政部
XZ
项目技术开发部
JS
财务部
CW
模具部
MJ
5.3工序编码
5.4 类别码 M1 M2 M3 M4
文件类型 质量管理手册
程序 管理规定/制度/操作指南
公司拼音简写 C -XX - XX -XX (XX)
修订版次 版本号 文件流水号 部门编码 程序中文首字母 G - XX - XX - XX (XX)
备注 部门编码见注释5.2
修订版次
M3
管理规定/制度/
版本号
文件流水号
部门编码 管理中文首字母 Z- XX - XX - XX (XX)
修订版次
M4 操作指南（工具方法类）
文员
行政部
文件资料存档程序 《受控文件清单》
未经本公司书面许可,不得将文件全部或部分内容于无权阅读本文件的机构或个人 this confidential informatian must not bedisclosed to others without prior written consent of
□
□
未经本公司书面许可,不得将文件全部或部分内容于无权阅读本文件的机构或个人 this confidential informatian must not bedisclosed to others without prior written consent of
编号:
文件管理程序
版本:
页码:
1. 目的 建立文件的制定、审核、批准、发布、控制、更改和废止程序，确保在公司内部文件使用部门和人员
编号:
文件管理程序
版本:
页码:
步骤8
文件归档
综合办保存文件的原件，同 时更新《文件管理表》
文员
行政部
《文件管理表》
步骤9
文件维护,保持更新
5. 注 释 5.1
类别码
文件类型
M1
质量管理手册
M2
公司运作程序
随时更新《文件管理表》 文员 行政部
《文件管理表》
编号规则
QLW - QM - XX (XX)
修订版次 版本号 组织手/更改申请表》 /更改申请表》 /更改申请表》 /更改评审表》 件模板
档程序 清单》
of 管理表》 管理表》
注释5.2
注释5.3
onsent of
编码 YL SJ QG
准人 经理 经理 经理
nt of
表格
编制人 行政部负责人 过程负责人 过程负责人
批准人 总经理 总经理 总经理
未经本公司书面许可,不得将文件全部或部分内容于无权阅读本文件的机构或个人 this confidential informatian must not bedisclosed to others without prior written consent of