高效会议管理制度

高效会议管理制度

1 目的

为改进作风，减少会议、缩短会议时间，提高会议质量。

2 适用范围

学校全体教职工。

3 会议原则

3.1布置工作讲标准（工作事项、责任人、完成时间、进度检查、检查结果反馈）。

3.2检查工作问过程（完成过程汇报、总结与检讨）。

3.3汇报工作讲结果（总结与结论、评价与调整)。

4 参会原则

4.1专题会议内容所涉及的科室，至少有一名负责人到会。

4.2对学校的政策性宣导会议需全体教师参与。

4.3会议采取签到制。

5 职责

5.1主持人：会前资料准备与会议召集，会中对会议效果的推进与会议进程控制，会后资料发放范围确定与共享、并对落实事务予以跟踪，直至关闭，对会务负领导责任；对会议整体负责。

5.2会务秘书（组织与会务）：受主持人领导，负责会议前、中、后期的协助工作；具体负责会议准备（会议现场、人员）、签到整理并对参会情况予以通报、会议纪要整理与发放等；检查各项会议执行情况、对会议决议与精神的贯彻予以稽核、对会中布置任务的完成与问题的关闭进行检查与稽核，并对稽核结果及时予以通报

5.3参会人员：会前准备、会中积极参与、会后就会议精神向下作宣导，并对落实事项向下作布署。

6 分类

会议按层级与范围分为例会、专题会、紧急会议，各科室不设专题会。

6.1例会：例会为有固定会议名称、召开频率与时间、会议内容(主题、议程)、主持人、与会人员、会务秘书等的会议。

6.1.1学校例会主要为：教务处例会、学生处例会、全体教职工例会、月度总结会议、

年度工作总结会。

教务处周例会，由教务处领导组织召开，每周一次，周一下午第三节课举办。

学生处周例会，由学生处领导组织召开，每周一次，周三下午第三节课举办。

学生处周例会，由校领导组织召开，每周一次，周日下午第三节课举办。

月度总结会，由校领导组织每月召开一次，全体教职工参加，会议为上月工作总结和本月工作计划。

年度工作总结会，由校领导组织每年召开一次，时间一般为开学前后，全体教职工参加，会议为全年年度工作总结汇总和工作分析，对本年工作进行布署和指标下达。

6. 2 专题会：凡因解决学校管理、教务、学生工作等领域的重要问题或事务，需涉及两个以上部门间（不含的两个）沟通与协调的会议；原则上只需两个部门进行沟通的事项，不再单独组织会议。

7 会议要求

7.1前期准备：除紧急会议外，其它会议至少提前4小时（工作时间）由会务秘书将相关资料及开会通知发至各与会人员，以便会前做好思考与信息收集；未提前通知的非紧急会议，与会人员有权拒绝出席。

7.2通知内容：应将会议名称、具体时间、地点、会议形式、与会人员、会议主题详细告知与会人员；需要与会人员特别发言的，应在会议通知中注明或特别通知；

7.3会务应于开会前五分钟准备好会场及开会时的演示设备及相关资料；各参会人员进入会议室前应准备并携带好相关资料。

7.4座次排列，原则上需对参会人员排定座次，根据会议及日常工作流程排定座次；例会为固定座次，代理人按会议出席人入座。

7.5纪律要求及处罚

7.5.1会议原则上不允许请假，如有特殊情况（紧急任务或销假中）须提前报请会议主持人批准，并授权其职务代理人参加会议，否则视同缺席。

7.5.2与会人员按时参加会议，不得迟到、早退或缺席，与会人员中途有急事离开须征得主持人同意。

7.5.3会议中，与会人员手机应调至震动、静音或关机。

7.5.4会议中，未到自己发言顺序时，除主持人以外，任何人不得插话；当有人发言时，其余与会人员应认真记录，在发言过程中表述自己观点，并回复前面发言人提出的问题；严禁大声喧哗，统一听从会议主持人安排,发言不得偏离议题或带有人身攻击。

7.5.5每人发言时间长短依会议要求而定，力求言简意赅，一般性会议原则上每次发言不得超过3分钟，总结性会议发言人不得超过5分钟。

7.5.6每次会议结束前由主持人预留3-5分钟讨论时间对有争议的事项进行讨论；并在会议结束前总结和确认会议所安排之工作事项（需有执行事项、具体责任人、完成标准、完成时间）。

7.5.7会议结束后，由会务组织部门/人处理会议场所的整理，并且关闭设施.

7.5.8会议相关人员（主持人、组织者、与会人员、记录员、会议中落实的工作事务负责人）应按本规定履行职责。代理人怠职责任由授权人承担；未传答造成的怠职责任由传答人承担。

7.6会议组织要求

7.6.1会议主题、议程、持续时间由会议主持人统一控制，与会人员应围绕主题按发言和参与讨论，严防偏离主题。

7.6.2会议原则上按既定的时间召开，如遇特殊情况，经会议主持人决定，由会务提前10分钟将推迟信息及调整后具体的召开时间（或取消信息）通知与会人员；

7.6.3避免悬而不决：属与会人员权责内事务，应当场解决，以会议结果（会议纪要或会议决议）的共享来关闭问题点；权责内无法决策的（如资源问题、权限问题），主持人也应在会议中明确解决思路，并依此落实推进责任人，并拟制完成时间、安排任务的追踪与稽核人，以确保会中的布置事项在会后得到落实。

7.6.4避免决而不行：与会人员于会后一个工作日内应将会议精神传达或上报至部门相关人员（主持人对此有特别要求的，依主持人要求），会议主持人应指导会务秘书（记录员）于会议结束后4小时内将会议决议或会议纪要发至与会人员和相关部门。如涉及工作布置的会议，会后相关人员应按会议中确定的进度如期完成，不事先提出困难并获得会议主持人同意、又不如期完成的，视为怠于完成工作。

7.6.5承前启后、循序渐进：例会中有涉及工作任务分配的，议程中必须设置“上次会议布置事项进度通报”环节；例会中涉及工作计划的，议程中必须设置“上期计划的达成情况通报”环节；

8会议管理

各项会议通知应发送与会的全体成员，会议执行结果以与会人员是否收到该次会议记录为准。

9附则