费用报销及审批程序

费用报销及审批程序

一．费用报销原则

1.申请报销人在报销费用时，必须在原始凭证上注明情况及原因、时间、地点、日期、经手人姓名。

2.费用报销人在报销时须把费用单据整齐的粘贴在费用报销单后面。在费用报销单正面写明报销内容明细、金额及附件张数。车票应按去、回顺序粘贴。票据不符合公司规定财务将不予以报销。

3.出差归来务必在7日内报完出差所有费用，逾期按照相关规定进行处罚。部门出差人员经领导批准，绕道访友办私事的，多支付的费用自理，各部门严格把关。财务部有权对不实的出差费用进行查询，如有虚假，公司将按情节的轻重进行处罚。

4.前帐不清，不得再次借款。

5.员工外出办事，市内交通费的报销须有报销清单，注明时间、地点、事由、月终最后七天汇总报销一次。市内一般不得乘坐出租车，原则上只能乘坐公交车。

6.在报销单上经办人是否签字，证明人是否签字。若无，应补填。

7.所附在费用报销单后的原始票据是否有涂改。若有，问明原因或不予报销。

8.正规发票是否与收据混贴，若有，应分开粘贴。

9.费用报销单上大、小金额是否相符。若不相符，应更正重填。

10.报销内容是否属于合理的报销。若不属实，应拒绝报销，有特殊原因，应经总经理审批。

11.费用报销单上是否有审批人签字。若无，则不给予报销。

12.借款和报销冲帐必须为同一个人。

二.借款程序

1．出差人员借款，必须先到财务部或办公室领取《借款单》，并填写《出差申请单》，出差事由、借款金额。

（1）、销售部按“往返车费+出差补助*预计出差天数”计算出差借款金额；

（2）、集团总部各部门员工，借款标准为500-1000元；

（3）、集团总部各部门经理及以上人员出差，借款标准为1000-3000元；

（4）、分公司及工厂员工出差，借款标准为300-800元；

（5）、分公司经理及厂长出差，借款标准为1000-3000元。

2．因业务需要开支招待费的，由部门经理领取《借款单》，并填写《招待费申请单》，报部门经理审核后，报总经理批准，财务经理签字确认后出纳员方可借支。

3．其他临时借款，如购买办公用品、维修费等，须填写《借款单》，写明用途、金额，先经部门经理同意，再由财务审核，最后经总经理批准后，出纳员方可借支，前次借款无故尚未报销者，不予以借支。

三．报销程序

财务部于每周的周二和周六是报销费用的时间，除此之外财务部不再受理报帐业务。

1．差旅费报销。出差人员返回公司后，七天内应按规定到财务部报账。填写《差旅费报销单》，并粘贴原始发票，在所附凭单上，由经办人签字，部门经理、财务审核签字后，报总经理审批，予以报销。除出差补贴外必须附原始票据。

2．业务招待费报销，须填写《费用报销单》，所附单据必须是正式发票，列明公司抬头、数字清晰，先由经办人签名，部门经理、财务人员签字后，报总经理审批，予以报销。

超审批金额外的业务招待费，一般不予开支。

3．办公用品报销。须填写《费用报销单》，所附单据必须是正式发票，列明公司抬头、数字清晰，必须附有办公用品保管员验收后所开具的入库单，先由经办人签名，办公室审核、财务人员审核签字后，报总经理审批，方予以报销。

4．各分公司物流中心运费及搬运费、误餐费、过路费。物流中心所产生的零星的运费和搬运费则由物流中心统计一天的支出，汇总后填写费用《费用报销单》，由物流中心经理审核后，财务复审后，在下班之前报总经理签字批准，财务方可给予报销。驾驶员的误餐费、过路费则固定每周报销一次，程序是由驾驶员填写费用《费用报销单》，由物流中心经理审核后，财务复审后，报总经理签字确认。

5．其他费用的报销程序则执行报销人填制报销单签字，送部门经理签字确认后，交财务审核，最后报总经理审批，出纳员方可予以报销。

四.费用支出范围

1. 费用开支范围包括：利息支出、销售费用、其他营业支出等。

（1）利息支出：指支付以负债形式筹集的资金成本支出。

（2）销售费用包括：职工工资、职工福利费、医药费、职工教育经费、工会经费、运杂费、装卸费、保险费、固定资产折旧费、摊销费、修理费、通讯费、交通费、招待费、差旅费、仓储费（仓库房租、房屋管理费）、车辆使用费、报刊费、会议费、办公费、劳务费、董事会费、奖励费、销售折让、各种准备金等其他费用。

（3）管理费用包括：职工资、职工福利费、物业管理费、水电费、职工工作餐费、取暖降温费、全勤奖励费、电话费、汽车费、业务招待费等其他费用。

2. 加强对费用的总额控制，严格制定各项费用的开支标准和审批许可权，财务人员认真审

核有关支出凭证，未经领导签字或审批手续不全的，不予报销，对违反有关制度规定的行为应及时向领导反映。

3. 公司各项成本费用由财务管理中心负责管理和核算，费用支出的管理实行预算控制，

财务管理中心不定期进行成本费用检查、分析、努力寻找降低成本的方法措施。

4. 公司发生的费用开支，无论哪一级审批的开支，一律经公司财务核销，方能列支费用帐

户。

5. 公司费用票据必须有经办人员签字，会计人员把关，财务负责人签字审核，并确保凭证

合理合规。

6. 对公司全部费用开支，无论基本费用、个人费用、项目费用，一律实行逐笔审批的办

法，各公司要对费用开支指标分月均衡掌握，一定要坚持“必须、合理、节约”的原则，严格控制开支范围，且票据合法，内容完整，手续齐全，决不允许无效票据列支费用的现象发生，尤其是项目费用在未审批前，项目费用帐户不准有余额出现。

7. 费用控制标准

（1）业务招待费按销售收入的3‰上限计算。

（2）广告费按年销售量10元/平方米上限计算

(3) 汽油费按车辆型号行程标准用量计算

（4）差旅费按员工级别出差区域标准计算

五.报销流程图示如下：

报销人部门经理审核财务经理审核总经理审批

会计制单财务经理审核出纳员付款

（1）计划内的费用支出按审批流程处理

（2）计划外费用支出一律报总经理审批

以上审批权限人出差在外时，需指定某专人负责审批。

（3）分公司审批权限：

总经理可以根据当月的计划和预算，在不超出的范围内具有按实际发生支出签

字批准的权限。