合同管理规定(法务部)

合同管理规定(法务部)

本规定旨在规范公司的合同管理工作，以避免法律风险，加强风险控制，保证公司所签合同的合法性，并切实保护公司的利益。根据国家的有关法律、法规及公司实际情况，制定本规定。

合同管理应遵循“流程审批、分级管理、责任到人、有案

可查”的原则。

公司负责人在合同管理中的主要职责包括加强合同管理工作，解决合同管理工作中的重大问题，授权委托合同承办人员对外签订合同，定期了解合同的签订、履行情况，并对公司合同承办人员进行考核、奖惩。

信用法务部在合同管理中的主要职责是全面负责公司各类合同的归口管理工作，包括负责合同管理规章制度的拟定、修改及执行情况的检查，负责格式合同文本的拟定、修改、废止和解释，负责合同签订工作的法律指导，参与重大合同的谈判，起草“特殊合同文本”，负责授权范围内和合同管理员提交的合

同的法律审查，负责处理涉及合同的重大纠纷和诉讼案件，负责合同管理的法律培训，负责所签合同的统计、分析工作，并承担公司授权的其他职责。

合同管理员的主要职责是审查合同形式是否具备合同的基本要素，审查合同内容是否存在法律上的风险，备案一份原件，对符合本规定的合同向信用法务部备案，督促合同承办人员履行已经签订的合同，对该合同的所有资料进行整理归档，并及时向信用法务部备案，针对合同履行过程中发现合同制订的瑕疵，及时形成补充修改意见，并配合信用法务部处理合同纠纷案件。

合同承办人员的主要职责包括为其签订、履行的合同第一责任人，按合同签订流程，签订、变更、解除合同，将所签订的合同，提交合同管理员审核，参加所签合同纠纷的处理，并配合信用法务部做好合同管理工作。

在合同签订管理方面，合同承办人签约前必须搜集、整理对方主体资格、代理身份、代理资格、履约能力及合同可行性等相关资料。

二、签订合同的主体必须是法人、取得营业执照的非法人经济组织或自然人。如果涉及许可经营项目，必须提供盖有公章的营业执照、自然人身份证复印件以及经营许可证。

三、公司签订合同时，必须由法定代表人或经法定代表人授权的代理人进行。未经授权，任何人不得以公司名义签订合同。公司各部门也不得以本部门名义签订合同。

四、禁止将公司合同、业务介绍信、营业执照、资质证书等转借他人使用。

五、除非及时结清，合同必须采用书面形式。如果国家或省已经发布示范文本，应当采用经信用法务部根据公司实际情况修改后的文本。如果没有示范文本，则应当使用公司发布的格式合同文本。在使用格式合同文本时，所有条款都不得留有空白，但可以根据具体情况依法进行补充约定。

六、所有合同的签订都必须经过流转程序，并报公司审批。

七、公司及其各单位的合同都应按统一规则编号。例如，___的编号为KDLCJ-2011第()号。

八、合同及其有关的书面材料应当语言规范，字迹清晰，条款完整，内容具体，用语准确、无歧义。

九、签订合同时，必须完备合同条款。合同条款一般包括当事人的名称或姓名和住所、标的、数量和质量、价款和报酬、履行期限、地点和方式、违约责任以及解决争议的方法等。

十、如果依法可以设定担保或者对对方当事人的履约能力有怀疑的合同，应当要求对方当事人依法提供保证、抵押、留置、定金等相应形式的有效担保。

十一、提供保证人的对方当事人必须是法律认可的具有代为清偿债务能力的企业或个人。必须按照本规定进行审查，并提供相关证件（加章复印件）。合同中应明确其承担连带清偿责任。

十二、签订合同时，必须明确选择纠纷管辖地。一般为合同履行地，力求选择我公司所在地的仲裁机构或有管辖权的人民法院。

十三、签订合同时，双方合同承办人必须亲自在合同文本上签名。

十四、签订的合同必须加盖双方单位公章或合同专用章。印章必须与单位名称相一致。禁止在空白合同文本上盖公章或合同专用章。

十五、各公司的合同专用章由合同管理员统一保管，并按规定进行使用。使用时必须进行登记。

十六、合同专用章的保管使用列入每年的合同检查工作范围之内。

十七、合同专用章除签订合同使用外，不得用于其他用途。如果发现利用合同专用章进行违法活动，给公司造成经济损失的，除全额赔偿外还要依法追究其法律责任。

九、每季度次月15日前，各公司合同管理员应该对正在履行的合同进行总结汇报，并尤其注意及时向信用法务部反馈履行不顺利或可能产生纠纷的合同情况。

十、合同的变更与解除需要由合同承办人以书面形式报送信用法务部审核，并经相关领导批准后，尽快与对方签订变更或解除协议。在变更款物接收人时，必须有书面变更通知，严禁口头约定。如果造成损失，则应由当事人负责追回或赔偿。如果我方因故或发生情势变化需要变更或解除合同，应及时以书面形式通知对方，并明确请求对方书面答复的期限，尽快与对方达成变更或解除合同的协议。

十一、签订的合同必须备案一份原件，合同管理员处必须备案，并在六个工作日内报送一份给信用法务部备案。合同履行完毕后，合同承办人员向合同管理员提交合同备案材料，合同管理员向信用法务部提交备案材料。信用法务部对提交备案的合同进行审查，发现法律问题可限令合同管理员进行整改，整改的结果必须报信用法务部备案。

十二、各公司合同管理员需要定期进行考核评估。除了每季度考核外，公司每年年终组织一次考核评审活动，在对有关单位合同管理工作检查基础上进行考核。考核内容包括掌握合同的有关法律、法规的应知应会基础知识，认真参加本单位或公司举办的业务和有关法律法规研究，检查所签订合同符合“三性”和“五审查”，检查是否签订了书面合同，检查使用各类

合同文本的正确性和合同内容合法、条款齐全、手续完备，检查签订合同人员的有效代理范围和权限，定期或者不定期与业务员对账，经常督促合同的履约行为，全面了解本单位的合同履行情况，检查本单位的合同变更、解除手续的及时办理和送审，内容是否齐全，手续是否完备，做好信息反馈工作。

建立合同台账是公司合同管理的重要工作之一。为了保证合同台账的登记质量，必须确保台账登记及时、正确、全面。同时，也需要检查合同章的使用和保管，以及做好有关资料的保管和归档工作。在合同管理方面，可以运用计算机等技术手段进行创新，提高管理效率。

考核部门为信用法务部，负责公司合同管理员的考核评审工作。获奖和取消评奖资格的人员名单由考核部门根据考核内容进行评审后报总公司批准。合同管理员的奖励等级分为先进、

优胜和表扬三个级别，获奖者可以获得公司年度奖的物质奖励。获先进名单从考核总分在95分以上者中产生，获优胜名单从

考核总分在90-95分者中产生，获表扬名单从考核总分在80-

90分者中产生。

对于考核总分首次达不到60分的合同管理员，应予以批

评教育，并扣发其当年一定比例的奖金。对于考核总分两次达不到60分的合同管理员，应取消其合同管理员资格，并调离

其岗位。对于利用合同从事违法违纪活动的合同管理员，除赔偿外还应取消其合同管理员资格，并按情节轻重追究其法律责任。

本规定的解释权归信用法务部所有。