文控管理解决方案
文件管理系统设计方案
技术需求 文档管理
二、文控管理系统需求分析
1st
--需求清单
1. 支持多用户同时在线使用. 2. 保障高效的文档上传，检索，读取速度. 3. 支持多文档打开，可同时开启几个文件，形成对比，方便使用 4. 版面文件需确保上传、阅读开启过程中速度问题. 5. 只允许在线查阅，不允许下载、打印、截屏(无法控制).
04 版面文件：包含版面／标签
三、项目蓝图
流程管控
可在系统内进行评审、签批、上传受控.
根据文档状态系统可推送不同的提醒邮件：(签批、生效、阅读、 培训）
1
2
3
4
安全管理
系统内受控的文件上会有水印标识 所有文件集中在专用服务器上, 均可永久保存 可根据需要授于操作人员不同的权限
日志,报表，信息检索
可通过时间段查询此时间段内所有受控文件信息. 各分公司可分地域查询内部文件. 可在系统内自动生成文件清单.
一、文控管理系统需求分析
--系统内受控文件分类
01
质量体系文件:包含一阶文件、二阶文件、三阶文件（体系类）、四阶文 件、机密文件
系统内受控文 件
02
技术文件：包含制作指导、产品描述、检验标准、包装工艺、DMF、 QCP、RMR、生产流程图、坯布工艺、定耗表
03 法律法规类外来文件：包含法律法规、国际、国家、行业标准
2st
1. 文件系统内完成审批流程. 2. 文件清单可在系统内形成报表，可导入和打印. 3. 需将版面文件纳入管控，包括系统内签核、文件和清单管控. 4. 系统发出的相关审批、评审、阅读培训邮件：1） 醒目提示且主题鲜明，方便操作；2） 此邮件专门做一个服务器来发送，不涉及
到的无ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ通知. 5. 版面文件、外来文件（法律法规、国际、国家、行业标准）、客供GPI、外来MSDS均需上传到系统内.
edoc2 ECM ISO解决方案
索 引 文 件 1
索 引 文 件 2
索 引 文 件 n
搜索引擎基于 Lucene引擎二次开 发而成，为保证对超 大量索引数据的快速 搜索支持，系统采用 索引文件分块技术， 并支持批量索引和复 合搜索，支持相似度、 推荐等数据挖掘 技 术
内容搜索
字段搜索
复合搜索
便捷的用户使用操作
– 文档定位
•支持全文搜索 •支持匹配符搜索 •支持指定路径搜索 •可保存搜索条件，并加入 到我的视图 •支持文件夹搜索 •可对搜索结果再搜索 •在结果中可再搜索 •Suggestion功能 •元数据搜索 •支持索引和字段组合搜索 •Tag搜索
负责部门
•电脑部 •技术部 •品质保证部 •生产部 •文件中心 •……
文件状态
•草稿 •待审核 •待发布 •已发布 •已实施 •已归档 •…… • • • •
文件编号
生产P 研发R 营销S 总部H
•
• • •
•
•
总裁办 CO 人力资 源HR 财务FA 行政 AD 采购 PD 审计 AU ……
ISO 文档特点
完善的初始化体系
– 元数据
•数据值维护
•类型维护 •名称 •签订人 •项目负责人 •项目经理 •项目秘书 •商务负责人 •项目属性
•元数据是文档属性的扩展，用户可以根据特定需 要自定义相关属性，基于此，可以将非结构的文档 延伸至结构化的数据管理，从而能使文档得以更有
效地管理和更充分地应用
•支持文件夹和文件的元数据管理 •支持元数据的继承 •支持元数据的组合
3
权限绑定
权限对象
4
文件
元数据绑定
权限成员
5
元
展示视图
验证关系 遵循最小单 元原则 结合累加原 则 用户优先原
edoc2文档管理解决方案
edoc2文档管理解决方案随着知识电子化时代的不断发展，人们对文档知识管理的需求，越来越强烈。
企业或组织对其最重要的累积资产——文档信息(如项目文档、档案、电子文件、合同、ISO 9000质量控制文件等)统一管理，越来越多的政府部门和大型企业机关认识到这一需求的迫切性。
文档存放无序：无论是政府机关、设计院、企业等单位，工作体现在大量的文档中，包括项目文档、公文、图纸、票据、文件等。
这些都是人们知识劳动的结晶。
然而，这些文档无论是电子文档还是纸质的文档大多被杂乱地存放着。
文档存储与管理分散：目前公司文件分散地存放在各同事个人电脑中，以临时共享文件夹的方式进行传递与共享。
这样的文件的分散存储与共享存在极大的弊端，比如安全没有保障、共享不太方便、权限无法控制、利用效率低下、业务流程受阻等等。
信息检索困难：由于文档存放无序，大量的文档只能够依靠手工的硬盘备份存放形式或纸质存放形式进行管理，无法从这些海量的文档中快速得到所需要查看的文档。
常常还有遗失的现象，查找起来十分麻烦。
信息可复用程度低下：由于文档信息无法共享，查询检索及其困难，还有许多纸面传真信息的存在，可重复利用的价值几乎没有。
保密性差：由于文档存放无序，没有统一的管理系统，更不可能存在权限的管理，文档的安全性无从谈起。
资源浪费严重：由于信息重复利用率低，增加了大量的重复而繁琐工作，造成资源的巨大浪费。
edoc2图文档解决方案针对企业在图文档管理中那面对的许多问题，edoc2系统都在图文档管理方案中提出了对应的解决方法。
1.为解决文档管理分散的问题，edoc2系统采用集中存储管理的应用模式，将所有图文档集中存放在服务器的电子仓中，所有企业内网中的用户都可以通过对服务器进行访问，让用户在处理文件时，无论何时何地，都觉得在自己的电脑中工作一般，也减少了企业数据管理的难度。
2.为解决用户对信息检索困难的问题，edoc2管理系统把所有保存在服务器的文件都在数据库中建立索引表，大大加快了数据检索的速度。
某公司文控中心管理办法
某公司文控中心管理办法1. 引言本文档旨在规范和管理某公司文控中心的日常运营和管理工作。
文控中心是公司内部重要的信息管理部门，负责管理公司的各类文件和文档，确保其准确性、完整性和安全性。
本管理办法将对文控中心的职责、工作流程、权限管理等方面进行详细说明，以确保文控中心的高效运作。
2. 文控中心的职责文控中心的职责包括但不限于以下几个方面：2.1 文件管理•负责公司内部各类文件和文档的归档、整理和管理。
•确保文件的命名规范和统一，方便查找和使用。
•制定文件管理标准和流程，确保文件的准确性和完整性。
2.2 文档发布•负责文档的发布和传递，确保文档的及时性和准确性。
•确保文档的版本管理，避免混淆和冲突。
•协助各部门进行文档的审批和更新。
2.3 文档安全•负责文档的安全管理，包括权限控制、防止篡改和泄露等措施。
•制定文档备份和恢复策略，保证文档的可靠性和可用性。
3. 工作流程文控中心的工作流程分为以下几个阶段：3.1 文档创建和收集•根据需求，各部门负责人或员工创建相应的文档。
•文控中心对文档进行收集和归档，确保文档的完整性。
3.2 文档审批和修改•由各部门负责人审批文档，对文档进行修改和完善。
•文控中心协助各部门进行文档的审批流程管理。
3.3 文档发布和传递•文控中心将经过审批的文档发布到适当的平台或渠道。
•文控中心负责文档的传递和通知，确保相关人员及时获取文档。
3.4 文档存档和管理•文控中心负责文档的归档和管理，确保文档的安全性和可靠性。
•文控中心制定文件管理标准和流程，引导员工正确使用和管理文档。
4. 权限管理为了确保文档的安全性和机密性，文控中心需要进行权限管理：•根据员工的岗位和职责，分配不同的文档访问权限。
•对重要文档进行严格的权限控制，确保机密信息的保密性。
•定期审核权限，避免权限的滥用和泄露。
5. 结论本文档详细介绍了某公司文控中心的管理办法，包括职责、工作流程和权限管理等方面。
通过严格执行这些管理规定，可以确保文控中心的高效运作，提高公司的信息管理质量和效率。
致得E6(ISO文控管理解决方案)
ISO文控管理解决方案随着市场竞争日趋激烈，上市公司、集团公司，合规管理已经在各行各业普及开来，品质管理已成为企业竞争力的最重要指标，ISO 体系几乎为所有重视品质的企业所认知。
各项标准ISO，GMP，SOX 法案等等让众多企业提升了企业管理能力，但多数企业虽然实施的标准管理，却没有一套管理系统帮助标准落地，多数企业都在这个过程中面临困扰：难以保持质量、环境等体系的符合性和有效性；难以管控大量的体系文件，导致错误时有发生；难以落实不合格项的纠正和纠正措施；信息传递不畅、流程没有监控手段、文件执行困难；难以确保内审、外审和管理评审的有效运行实施；质量文件的建立、变更，需由相关人员来办理审核和分发，多人共同审核费时费力，办理周期长、审核效率低；采用传统的纸质管理，当需要多人同时查阅时，会造成大幅复印、打印、发放工作，纸张成本很高，浪费严重；文件使用人员往往没有及时得知新版本文件的发行，仍使用旧版本导致文件版本混乱、使用不正确等情况，造成了不必要的经济损失；随着时间积累，文件逐渐增多，快速查找调阅文件变得越来越困难。
文件有时甚至关联许多其他文档，如需彻底了解一份文件经常需要查询调用多份文档。
致得E6协同文档管理系统解决方案致得E6根据ISO9001质量管理体系对文件控制的管理内容和控制要求，系统实现ISO文件的建立、修改、审核、分发、收回、销毁等文档全生命周期的电子化管理，不仅能满足更多标准体系和认证机构的要求，更提供强大的文档版本控制、文档审计记录、文件关联、权限管理、审批流程及流程操作历史等核心功能，不仅可以大幅节省印刷和纸张成本，而且可以提高管理效率和降低管理成本。
致得E6（ISO文控）管理解决方案是帮助企业推动ISO文件管理、通过认证的最佳解决方案，彻底解决文件控管难题。
致得E6主要的功能包括一、安全机制用户拥有唯一的用户帐号和密码用于登陆系统，避免帐号混用造成机密外泄。
权限受控机制，针对系统内不同等级、不同部门用户设置对文档的访问控制，例如某些用户只可以查看阅读资料，有的用户可以编辑、打印资料。
文控管理怎么管理制度
文控管理怎么管理制度一、概述文控管理制度是组织内部文件的管理规范，用于规范和管理组织内部各类文件的制作、审批、发布、传阅、归档等流程，保证文件的规范性、安全性和有效性。
具有重要的指导意义和实践价值。
建立和完善文控管理制度，对于提高组织的文件管理水平，规范文件管理流程，保证文件的安全性和准确性，有着非常重要的意义。
文控管理制度包括管理原则、责任分工、流程规范、文件编制、审批发布、传阅管理、归档备份等内容。
针对不同行业和组织，文控管理制度又有一些差异，但是其核心的管理要素是相似的。
建立和完善文控管理制度，需要充分考虑组织的实际情况，制定适合组织的管理规范，确保文控管理制度的实际效用。
二、文控管理制度的重要性1. 规范文件管理流程。
文控管理制度明确了文件的制作、审批、发布、传阅、归档等流程，规范了文件的管理程序。
有效地规范了文件管理流程，减少了管理漏洞和管理混乱，提高了文件管理的效率和精准度。
2. 保证文件的安全性。
文控管理制度对文件的审批和发布流程进行了明确规定，有效保证了文件的安全性，避免了文件被篡改、泄漏的风险，确保了文件的完整性和可信度。
3. 提高文件管理效率。
文控管理制度规范了文件的管理流程，明确了文件的编制、审批、传阅、归档等步骤，提高了文件管理的效率和精准度，减少了管理成本和管理风险。
4. 优化组织管理机制。
文控管理制度的建立和完善，有利于优化组织的管理机制，简化管理流程，提高管理效率，促进组织管理水平的不断提高。
5. 提高组织的管理水平。
文控管理制度的建立和完善，有利于提高组织的管理水平，建立了一套科学规范的管理机制，推动了组织管理水平的不断提高。
三、文控管理制度的建立和完善1. 充分了解组织的实际情况。
在建立和完善文控管理制度时，首先需要充分了解组织的实际情况，包括组织规模、行业特点、管理体系等方面的情况，为制定适合组织的文控管理制度提供基础数据。
2. 制定文控管理制度的原则。
在制定文控管理制度时，要明确管理的原则，包括文件的秘密性、完整性、准确性、及时性等原则，明确了文控管理制度的基本要求和管理标准。
公司文控中心管理办法范文
公司文控中心管理办法范文为了加强和规范公司的文控管理，建立高效、科学、规范的文控管理制度，本公司制定了如下文控中心管理办。
一、文控中心基本职责文控中心是公司文件管理中心，主要任务是负责公司各类文件（包括子文件和纸质文件）的接收、分发、传递、归档等流转工作，并在文控中心对外提供有关文件查阅、查询等服务。
文控中心主要责任：1.接收、审核和处理各种文件（包括电子文档和纸质文档）。
2.统筹规划公司文件管理工作，负责规范、标准化文控管理并提高文件管理效率。
3.提供文件存储、查询等服务，确保公司文件管理安全可靠。
4.维护公司文控中心的日常运营，及时处理各类问题。
二、文控中心制度和规定为确保文控中心的工作质量和效率，公司在制定文控中心管理办法的同时，根据公司实际情况和业务需要制定一系列文件管理制度和规定，如下：1.文件管理制度（1）公司文件分类：根据文件性质、功能以及存留周期，将文件分为办公文件、管理文件、财务文件和技术文件四类。
（2）文件传递：文件的流转按照公司制定的传递路线进行，同时对文件进行签字、盖章，确保文件的流转过程可追溯。
（3）文件存档：所有文件必须按照制定的存档周期进行存储，根据公司规定的颜色代码进行归档。
2.文件管理规定（1）文件管理责任：各级部门、单位和个人必须承担对自己所管理的文件质量、保密性、归档及使用的责任。
（2）文件查询：任何人员都可以查询存储在文控中心的文件，但必须依据公司规定的查询规定进行查询，并签署查询登记表。
（3）文件签署：文件的签署必须经过严格的程序，不得委托他人代签，如发现造成的后果由签署人负责。
三、文控中心操作流程1.文件收集：如各部门有新的文件需存储，应向文控中心填写文件存储申请，由文控中心审核后授权存储。
2.文件搜集：文控中心应按文件种类、部门、机构等分类，构建各种文库，以方便文件的搜集。
3.文件归档：文控中心按照文件性质、颜色注明、存留周期等特征进行归档，保证归档的正确性和准确性。
文控管理解决方案.doc
ISO文控管理解决方案1易度ISO文控管理解决方案广州润普网络科技有限公司2010年4月前言本文档作为易度文档管理系统产品介绍的一个组成部分，主要是对ISO文控管理解决方案的阐述，使用户通过阅读本文对易度ISO文控管理有一个大致的了解。
如果您想了解更多关于易度文档管理系统的产品介绍细节，可以参考相关文档：《易度文档管理系统产品介绍》《易度文档管理系统使用手册》目录1ISO文控管理常见问题(4)2 易度ISO文控管理解决方案(5)2.1 文控中心(5)2.2 在线文件库(6)3 文控流程功能详细说明(7)3.1 文控初始化设置(7)3.2 编制流程(9)3.3 变更流程(12)3.4 文档分发(14)3.5 收回流程(18)3.6 文档借阅(21)3.7 文档销毁(22)3.8 文档遗失损坏(25)随着市场竞争日趋激烈，企业文档管理需要建立一套完整严谨的ISO文控管理体系，节省大量文件管理的人工成本，通过在系统中建立企业的文控中心，落实质量管理理念，帮助企业规范管理，提高文控管理效率，实现无纸化办公。
1 ISO文控管理常见问题●文档审核效率低质量文件的建立、变更，必须由相关人员来办理文档的审核和分发，有时需要多人共同审核，费时费力，办理周期长，审核效率低。
●纸质文档，浪费严重现在对于文件色彩质量的要求越来越高，95％的文件都要求用彩色打印，要求高清，必须指定打印机才能满足。
所以如果采用传统的纸质管理，会造成大幅印刷、复印、打印、发放工作，纸张成本很高，浪费严重。
同时部分文件制作部门同时也是接收部门，造成反复复印、发放，浪费资源。
●无法及时发放当遇到大量文件需要发放时，由于对文件的缓急程度等不清楚，对相对较急的文件存在不能及时发放的现象，或者由于缺乏及时的通知，造成发放后的接收不及时。
●旧版彻底回收困难，新旧版本易混淆文件使用人员往往没有及时得知新版本文件的发行，而旧版本仍可调用，导致文件版本混乱、文档使用不正确等情况，以至造成不必要的经济损失。
ISO文控管理解决方案完整篇.doc
ISO文控管理解决方案1易度ISO文控管理解决方案广州润普网络科技有限公司2010年4月前言本文档作为易度文档管理系统产品介绍的一个组成部分，主要是对ISO文控管理解决方案的阐述，使用户通过阅读本文对易度ISO文控管理有一个大致的了解。
如果您想了解更多关于易度文档管理系统的产品介绍细节，可以参考相关文档：《易度文档管理系统产品介绍》《易度文档管理系统使用手册》目录1ISO文控管理常见问题(4)2 易度ISO文控管理解决方案(5)2.1 文控中心(5)2.2 在线文件库(6)3 文控流程功能详细说明(7)3.1 文控初始化设置(7)3.2 编制流程(9)3.3 变更流程(12)3.4 文档分发(14)3.5 收回流程(18)3.6 文档借阅(21)3.7 文档销毁(22)3.8 文档遗失损坏(25)随着市场竞争日趋激烈，企业文档管理需要建立一套完整严谨的ISO文控管理体系，节省大量文件管理的人工成本，通过在系统中建立企业的文控中心，落实质量管理理念，帮助企业规范管理，提高文控管理效率，实现无纸化办公。
1 ISO文控管理常见问题●文档审核效率低质量文件的建立、变更，必须由相关人员来办理文档的审核和分发，有时需要多人共同审核，费时费力，办理周期长，审核效率低。
●纸质文档，浪费严重现在对于文件色彩质量的要求越来越高，95％的文件都要求用彩色打印，要求高清，必须指定打印机才能满足。
所以如果采用传统的纸质管理，会造成大幅印刷、复印、打印、发放工作，纸张成本很高，浪费严重。
同时部分文件制作部门同时也是接收部门，造成反复复印、发放，浪费资源。
●无法及时发放当遇到大量文件需要发放时，由于对文件的缓急程度等不清楚，对相对较急的文件存在不能及时发放的现象，或者由于缺乏及时的通知，造成发放后的接收不及时。
●旧版彻底回收困难，新旧版本易混淆文件使用人员往往没有及时得知新版本文件的发行，而旧版本仍可调用，导致文件版本混乱、文档使用不正确等情况，以至造成不必要的经济损失。
公司规章制度之文控中心管理办法范文
公司规章制度之文控中心管理方法范文第一章总则第一条目的和意义本方法的订立旨在规范公司文控中心的管理，提高信息流转效率，保障公司资料的安全性和完整性，确保公司各项工作的顺利进行。
第二条适用范围本方法适用于公司内部的各级部门和全部员工。
第二章文控中心的职责第三条文控中心的职责1.负责公司内文件的版本管理、归档和保管；2.管理公司各部门的文件传递和审批流程；3.组织、协调公司内文件的编写、修订和发布工作；4.统计、分析公司文档管理情况，提出改进措施；5.订立和完善公司文件管理的制度和流程；6.培训员工关于文档管理的基本知识和操作技能；7.帮助上级部门完成文档审核和审查的工作。
第三章文控中心的组织结构第四条文控中心的组织架构1.文控中心设立一个正职文控中心负责人，负责中心的日常管理和引导工作；2.文控中心设立若干文控员，负责文件的管理、归档和审批流程的管理；3.文控中心可以依据工作需要设立临时工作小组。
第四章文控中心的工作流程第五条文件编制和审批1.各部门依据需要编制文件，并由文控员确认文件的编号。
2.文件编制完成后，提交到文控中心审批，由文控中心负责人或授权人员负责审批，并在文件上签注审批看法。
3.审批通过后，文控员将文件归档，并通知相关部门。
第六条文件修订和废止1.各部门对已发布的文件，假如需要进行修订，应当提出修订申请，并填写修订申请表。
2.文控员收到修订申请后，负责组织相关人员进行修订，并重新编制新版本的文件。
3.新版本的文件应当经过文控中心审批后才略发布。
4.对于已经废止的文件，文控员应当将其归档并注明废止日期。
第七条文件的存档管理1.文控中心负责建立并维护公司文件的存档系统，确保文件的安全和完整性。
2.文件存档应当依照肯定的分类和编号原则进行，方便查找和检索。
3.文件存档应当定期进行备份和归档，以防止文件的丢失或损坏。
第八条文件的保密管理1.各部门在编制文件时，必需依据文件的保密级别做好保密工作，确保文件不被非授权人员取得。
某公司文控中心管理办法
某公司文控中心管理办法一、引言本文档旨在规范某公司文控中心的管理流程和操作规范，以确保公司文档的统一管理和有效使用。
本办法适用于公司内部所有部门。
二、管理流程1.文档创建–所有需要创建文档的员工需提出申请，并经过文控中心审批后方可开展工作。
–文档创建时应明确文档的目的、范围和预期效果，并设定合理的时间节点。
–文档创建人员应按照公司规定的模板和格式进行撰写，并保证文档的准确性和完整性。
2.文档审批–文控中心负责对所有申请创建的文档进行审批，审批通过后方可进入下一步。
–审批时需对文档的内容、结构、语言等进行评估，确保符合公司标准和要求。
–审批过程中如有需要修改或补充的地方，文控中心应及时与创建人员进行沟通和指导。
3.文档发布–经过审批的文档将由文控中心负责发布，并通知相关部门。
–发布前应对文档进行最终的校对和修改，确保无误并与最新版本一致。
–发布后的文档应及时归档，并在公司内部网站或文档管理系统中进行备案。
4.文档更新–对已发布的文档如需进行修改或更新，需提出变更申请，并经过审批后方可进行修改。
–变更申请应明确修改的内容和原因，并提供合理的时间节点。
–修改后的文档应以最新版本替换旧版本，并通知相关部门进行更新。
5.文档归档与保管–已发布的文档应按照分类和编号进行归档，并建立完整的档案系统。
–每份文档都应有明确的负责人，负责文档的保管、更新和处理相关申请。
–归档的文档应定期进行检查和更新，确保文档的准确性和时效性。
三、操作规范1.文档命名–文档命名应简明扼要，能够准确表达文档的内容和用途。
–文档命名应按照公司规定的命名规范进行，避免使用含有特殊字符或不易识别的名称。
2.文档格式–所有文档应采用Markdown文本格式进行撰写和保存。
–Markdown文本格式简洁易懂，方便编辑和阅读，并且支持跨平台和跨设备使用。
3.文档备份–所有文档应进行定期备份，确保数据的安全性和可恢复性。
–备份的文档应存储在安全可靠的地方，并建立备份记录和存档。
文控工作管理建议
文控管理建议
通过项目部文控管理工作的展开，协助业主陆续完善文控管理制度，并希望在今后工作中做好以下几点：
1、加强对PMIS管理系统软件中文档管理版块的运用，完善文件信息化管理，实现网上查借阅。
2、文控管理人员定期或不定期到各部门检查现场受控文件是否完好、编制存放是否规范，对发现不符合文件控制要求的，要及时改正。
3、各部门文控人员在工作过程中加强对项目部相关国家规范、标准的学习和运用，做好本部门的文件控制工作。
4、运用工程项目文控系统、平台，文档工作人员及时了解工程项目管理过程，实行工程项目管理和文档管理同步，便于文档的完整成套和后期利用，实现工程项目管理信息化的同时，实现文件的全周期管理。
5、建议定期或不定期对项目部全体人员进行相关安全知识培训，加强安全防范意识，防止事故发生，保证项目安全顺利开展。
6、制定项目部学习计划。
项目部管理人员要注重自身学习，只有通过学习，不断提高个人认识、个人素质及专业知识，才能提高自身办事能力，提高工作效率。
7、增加思想教育，让员工认清分工与合作的关系，项目部人员进行岗位分工是为了明确责任，分工负责、更好的抓落实、推进工作。
分工不能“分家”、应树立整体观念，提高整体效率，促进整体项目部的工作是每个成员义不容辞的责任。
8、各部门文控/专业人员应做好相关文件的归档工作，备份并及时移交至综合部。
1。
文控中心管理方案(草案)
目录一、目的 (1)二、资料范围 (1)三、部门配合 (1)四、管理职责 (1)五、管理体制 (2)六、文件材料的管理工作 (2)（一）................................................................................................ 文件资料材料的收集2（二）........................................................................................ 文件资料的归档、立卷与管理2（三）................................................................................................... 文件资料的保管3（四）............................................................................................ 文件资料借阅、利用工作3七、文件资料的鉴定和销毁 (3)八、附则 (3)添鑫文控中心管理方案（草案）一、目的为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本办法。
二、资料范围公司建档范围确定为：1. 公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；2. 公司总经办形成的文件材料；3. 财务、会计及其管理方面的文件材料；4. 劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；5. 经营管理方面的文件材料；6. 生产技术管理方面的文件材料；7. 产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料；8. 仪器、设备方面的文件材料；9. 科研、技术引进、转让方面的材料；10. 其他具有利用和保存价值的文件材料。
行政管理岗文控工作计划
一、前言作为行政管理岗文控人员，我深知文控工作在企业管理中的重要性。
为确保文控工作的顺利进行，提高工作效率，现制定以下工作计划。
二、工作目标1. 完善文控制度，确保文件管理的规范化、标准化。
2. 提高文件传递、归档、查询的效率，降低文件丢失、损坏的风险。
3. 加强与各部门的沟通与协作，确保文控工作与公司业务发展同步。
三、具体措施1. 完善文控制度（1）制定《文件管理规定》，明确文件分类、编号、传递、归档、查询等环节的操作流程。
（2）建立文件审批制度，确保文件审批流程规范、高效。
（3）制定文件归档制度，明确文件归档范围、时间、方式等。
2. 提高文件传递、归档、查询效率（1）建立电子文件管理系统，实现文件电子化、网络化传递。
（2）定期检查文件柜、档案室等存储设备，确保文件存放安全、有序。
（3）设立文件查询窗口，方便员工快速查询所需文件。
3. 加强沟通与协作（1）定期召开文控工作协调会，了解各部门文件需求，协调解决工作中遇到的问题。
（2）加强与信息部门的合作，确保电子文件系统的正常运行。
（3）加强与各部门的沟通，了解业务发展需求，及时调整文控工作策略。
四、工作计划实施步骤1. 第一阶段（1-2个月）：完善文控制度，建立电子文件管理系统。
2. 第二阶段（3-4个月）：推广电子文件管理系统，提高文件传递、归档、查询效率。
3. 第三阶段（5-6个月）：加强与各部门的沟通与协作，确保文控工作与公司业务发展同步。
五、工作计划评估1. 定期检查文控工作执行情况，评估工作效果。
2. 收集各部门反馈意见，不断优化文控工作流程。
3. 对工作计划进行总结，为下一阶段工作提供参考。
六、结语通过以上工作计划，我相信行政管理岗文控工作将得到有效提升，为公司业务发展提供有力保障。
在今后的工作中，我将以饱满的热情、严谨的态度，努力做好文控工作，为公司创造更多价值。
文控管理办法范文精简版
文控管理办法文控管理办法1. 引言2. 目标文控管理办法的目标是确保企业文档的准确性、完整性、一致性和可追溯性，以提供正确的信息支持和参考，保证业务流程的规范性和高效性。
3. 职责3.1 文控管理员- 负责制定和维护文控管理制度、规范和流程；- 管理文档的创建、修改、分发和存储等环节，确保符合相关要求；- 跟踪文档使用情况和变更情况，进行文档版本控制；- 协调各部门间的文档协作，确保文档的一致性和完整性；- 定期进行文档安全备份和巡检，确保文档安全可靠。
3.2 部门负责人- 确保本部门文档的准确性和完整性，协助文控管理员完成文档管理任务；- 指定专人负责本部门文档的创建、修改和审核等环节；- 提供及时有效的文档变更和更新通知，确保相关人员能够及时获取最新版本的文档；- 定期检查本部门文档的合规性和更新情况。
4. 流程4.1 文档创建和修改流程1. 收集需求：相关部门提出文档需求，并填写文档申请表；2. 创建初稿：文档负责人根据需求，编写文档初稿；3. 审核修改：文档负责人将初稿提交给相关部门进行审核和修改；4. 定稿发布：经过审核和修改后的文档由文控管理员进行定稿，并分发给相关人员。
4.2 文档分发和存储流程1. 文档分发：文控管理员根据相关部门的需求，将定稿文档发送给相关人员；2. 文档存储：文控管理员负责将定稿文档存储在指定的文档管理系统中，并进行版本控制；3. 文档提取：需要查阅或使用文档的人员向文控管理员提出申请，并经过审核后方可提取；4. 文档归档：文档归档时限由文控管理员根据业务需求进行规定，归档后的文档不得再进行修改。
4.3 文档销毁流程1. 文档报废申请：相关部门提出文档报废申请，并填写相关报废表；2. 审核销毁：文控管理员对报废申请进行审核，并查实后报废；3. 文档销毁：文控管理员对报废的文档进行销毁，并记录销毁情况。
5. 具体要求5.1 文档命名规范- 文档命名应清晰、简洁、具有描述性；- 文档名称应包含文档类型、版本号、创建人和创建日期等信息。
工程建设项目文控管理制度
工程建设项目文控管理制度工程建设项目文控管理制度啊，说实话，这个话题有点枯燥，但也得重视。
毕竟你要是想把一个工程项目做得妥妥的，文控可不是一个可以忽视的小角色。
你想想，咱们平时搞项目，不管是拿图纸、方案还是进度表，这些文件不管大小都得有人管，不能一股脑儿地扔在一边，搞不好最后啥都找不着了，前功尽弃。
对吧？文控管理制度，说白了就是为了搞清楚谁管啥，怎么管，什么时候管，能不清楚吗？那真是“车到山前必有路，没路就得修桥”了，麻烦得很。
好吧，咱先聊聊这个文控管理制度的基础，这个文控工作得有专人负责，不能谁都插一脚。
一个项目上，文件资料乱成一团，那真是“乱七八糟”，根本没办法开展下去。
比如说你有个施工图纸，可能你刚做出来觉得挺清楚的，可是别人一看，哎，咋就不对劲呢？所以，这些文件得有人审查、归类、存档、备份，不仅得保管好，随时得能拿出来用。
说到这儿你可能会想，哎呀，听起来就像是扔文件袋的工作，能不能别这么枯燥？是啊，谁不想干点有意思的事儿呢，但你想想看，如果没有这种细致的文控管理，一旦出了问题，谁负责？是吧？文件丢了，进度拖了，责任推来推去，最后都成了“谁知盘中餐，粒粒皆辛苦”的悲剧。
文控管理还得保证文件的版本不乱套，想想看，你跟着不同的版本跑来跑去，真是“前功尽弃”。
你手里拿的是一版，别人手里拿的是另外一版，到头来发现大家搞的都是“同一个锅里煮的不同菜”，那可咋整？所以，每一份文件，都要有明确的版本号，谁更新了，啥时候更新的都得标明清楚，这样才能避免搞成“大杂烩”。
不管是项目招标文件、合同文本，还是施工图、进度计划，甚至是会议纪要，都得有个清晰的记录，不然最后就变成了“鸡飞狗跳”的局面。
文控还得解决一个大问题——保密性。
哎呀，保密，大家心知肚明，这个工程项目的资料可不能随便外泄。
你要是把文件随便丢到办公室，结果被某个好奇的小伙伴瞄了一眼，那可就“瞎了眼”。
尤其是一些设计图纸、合同条款这些，可都是项目的核心机密，泄露了可不得了。
文控一体管理解决方案
文档管理解决方案介绍
不少企业都有档案图纸,以往的管理方式是在企业设置［文控专员］这样的职位对企业的文档进行管理,但随着企业规模的不断壮大，通过人为的方式对文档进行管理越来越力不从心,现在有这样一套系统［文档管理系统]可以解决企业遇到的这样问题:快速归档，快速查询。
系统:档案管理、文件归整、日常管理、报表汇总、用户管理、基本设置
系统的设计模型采用：先对文档属性进行设置,不同档案选择其不同的属性进行归档。
一、用户管理
对系统用户进行管理
二、基本设置
如何对文件进行管理?是如何对文档数据进行建模归类,系统提供这样一种自定义归类的方式,一级类目包含二级类目。
二类目设置
审批权限设置:设置借阅文档的需要经过哪些审核（文控那里走纸质的审批单)
缓解程度设置
归档频率设置:设置多久进行归档
三、档案管理
此模块分为【文档归档维护】、【归档报表】
文档归档维护:根据已经设置的基本信息，对档案的基本信息做个维护。
归档报表:对归档的文档做台账管理,支持excｅl导出.
四、文档组盒管理
对没有组盒的文档进行组盒管理。
五、日常管理
此模块分为【文档分发签领】、【文件销毁管理】，是文件管理基本方式。
文档分发签领:文档的领出归还管理,并形成报表,便于检索
文件销毁管理:对文件销毁管理,并形成报表，便于检索
六、报表管理
分为【年度归档报表】、【月度归档报表】
分年度月度对归档的文档进行报表汇总,便于企业对已经归档的信息检索。
月度归档报表。
(完整版)文控整理计划
受控文件类别一，需要受控的文件种类：1、一阶文件：QM—质量手册2、二阶文件：QP—程序文件3、三阶文件：WIP —工作规范（管理办法）、设备操作规范、夹具操作规范SOP —作业指导书SBP —图纸 ,SIP—检验标准,WWP—外来文件：客户提供的图纸、产品要求、检验标准等，以及本公司程序文件或作业指导书中引用的依据或标准，国家国际标准、法律法规SAP-材料确认单,TS-技术标准,BOM —材料表4、四阶文件：QR--各类表单二，文件签字审核流程复杂：例如指导书、技术文件目前签字审核人：技术文员 - 工程师 - 质量部 - 生产部 - 技术总工，多达5处。
建议文件审核会签人：文件类别拟制审核批准一阶文件管代总经理董事长二阶文件部门经理管代总经理三阶文件部门文员项目负责人部门经理四阶文件负责人部门主管二，文控目前存在的不足1, 文件存在 2 种编码规则，老的编码 ZT-JS-ZY-**** . 无纸质目录、无电子档目录新的规则 ZT-QC-SOP-**** 有纸质目录、无电子档目录2 ，同一份文件有多个版本的情况。
如：一份文件共8 页，其中 2 页版本是 A2, 其中 2 页版本是 A1, 还有的版本是 A0.3 ，同意类文件格式不统一。
4, 文件更新后，老版本文件回收不彻底。
导致实际每个部门同一产品，多份不同版本文件存在。
5, 档案室存放的目录名称是按产品名称存放，如：海鸥、小猎鹰、梦想家园但技术文件下发时，在产品栏命名： A011、A018 。
对于不熟悉产品的文控员查找和存放文件存在困惑。
6 ，指导书和实际操作不符。
主要现象有：操作工艺变更后未更新、物料变化后未更新、7指导书的标准模糊（如烙铁温度不宜过高）未明确具体温度范围文件控制改善计划整改项目整改措施负责人计划完成日期完成情况负责人：王芳（张档案室整理清理没有保留价值的记录资料海桥负责指导历史11 月 10 日-15 和“过期作废”文件记录是否有保留价日值）文件检索安规律做好文控室文件检索标负责人：王芳11 月 15 日-25 识。
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- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
[键入文字] [键入文字] [键入文字] GGGGGGGGGGGG有限责任公司ISO文控管理解决方案目录1 ISO文控管理常见问题 (1)1.1 文档审核效率低 (1)1.2 纸质文档，浪费严重 (1)1.3 无法及时发放 (1)1.4 旧版彻底回收困难，新旧版本易混淆 (2)1.5文件查询、调阅困难 (2)2 ISO文控管理解决方案 (2)2.1 文控中心 (2)2.2在线文件库 (3)3 文控流程功能详细说明 (4)3.1 文控初始化设置 (4)3.2 编制流程 (6)3.3 变更流程 (9)3.4 文档分发 (11)3.5 收回流程 (15)3.6 文档借阅 (16)3.7 文档销毁 (18)3.8 文档遗失损坏 (21)随着市场竞争日趋激烈，企业文档管理需要建立一套完整严谨的ISO文控管理体系，节省大量文件管理的人工成本，通过在系统中建立企业的文控中心，落实质量管理理念，帮助企业规范管理，提高文控管理效率，实现无纸化办公。
1 ISO文控管理常见问题1.1 文档审核效率低质量文件的建立、变更，必须由相关人员来办理文档的审核和分发，有时需要多人共同审核，费时费力，办理周期长，审核效率低。
1.2纸质文档，浪费严重现在对于文件色彩质量的要求越来越高，95％的文件都要求用彩色打印，要求高清，必须指定打印机才能满足。
所以如果采用传统的纸质管理，会造成大幅印刷、复印、打印、发放工作，纸张成本很高，浪费严重。
同时部分文件制作部门同时也是接收部门，造成反复复印、发放，浪费资源。
1.3 无法及时发放当遇到大量文件需要发放时，由于对文件的缓急程度等不清楚，对相对较急的文件存在不能及时发放的现象，或者由于缺乏及时的通知，造成发放后的接收不及时。
1.4 旧版彻底回收困难，新旧版本易混淆文件使用人员往往没有及时得知新版本文件的发行，而旧版本仍可调用，导致文件版本混乱、文档使用不正确等情况，以至造成不必要的经济损失。
1.5文件查询、调阅困难随着文件的增多，如何快速的找到需要的文件并快速调阅是非常困难的事情。
而且往往文件还需要关联许多其他文档，因此如果需要彻底了解一份文件就需要查询调用多份文档。
2 ISO文控管理解决方案ISO文控管理解决方案遵循ISO9001标准，提供强大的流程管理和文档全生命周期管理。
系统实现ISO文件的建立、修改、审核、分发、收回、销毁等文档全生命周期的电子化管理，提供强大的文档权限管理、版本管理及流程操作历史等，不仅可以大幅节省印刷和纸张成本，而且可>以提高管理效率和降低管理成本。
ISO文控管理解决方案是帮助企业推动ISO文件管理、通过认证的最佳解决方案。
文控管理系统主要包括文控流程中心、和受控文件库2部分，文控流程可根据用户的实际需要进行定制。
2.1 文控中心文控中心存放了全部图纸的文控信息，支持各种文控流程。
文控流程可以实现ISO文件的建立、修改、审核、分发、收回、销毁等文档全生命周期的电子化管理，并且全部表单流程可根据用户实际需要进行自主定制，设置不同的文控流程。
特点：✧支持多个流程步骤的串行审核和并行审核流程。
每个步骤支持多人审核，审核通过与否可设置灵活的投票策略，比如达到指定票数才能通过。
✧文控流程和文档紧密集成，文档自动存档。
✧自动编号。
文档审批过程中可根据编号规则，自动对文档进行编号。
✧通知功能。
文档审批、回收、分发等文控流程中带有自动通知功能，相关流程人员会收到消息通知，加快流程流转。
✧文档自动发布。
文档文档一旦审核通过，自动发布存档，禁止修改。
✧流程可自定义。
强大的流程表单自定义界面，自动生成流程图。
流程执行可触发脚本，可定义几乎任意的逻辑。
2.2在线文件库文控流程中提交的文件，自动存放在系统的受控文件中心在线存放，如下图所示。
特点：✧所有文档，根据分类自动建立子文件夹，自动存放到对应的位置✧可直接在线查看最新的受控文档和图纸，避免分发文档造成的版本不一致✧严格的权限管理，系统分6级查看权限✧各个部门可委派自己的文档管理专员，进行在线文库的管理✧在线文库的权限申请流程电子化✧可靠的存储，系统自动备份✧记录完整的操作历史，包括上传、下载、修改、移动、复制、删除等都会记录进行文件操作历史记录中3文控流程功能详细说明3.1文控初始化设置在使用文控流程之前，需要有管理员对文控进行管理员人员和编号分类等进行初始化设置。
点击帮助栏目的“应用设置”按钮，进入设置表单。
表单上半部分用于设置文控相关人员、文件存放位置，以及总的文件编号前缀：表单下班部分，主要用于设置编号规则。
文档的编号由公司名称，部门名称，文档类型，流水号和版本号这几部分组成；部门信息，用于设置部门的编号规则，以及各个部门的文控签收人员。
产品信息，主要定义文档的产品编号规则：文档类型用来定义各种文档的编号规则。
最后，需要设置各种类型文档初始流水号。
点击帮助中的“流水号”链接进入：3.2编制流程审核过程是对电子化文档的审核。
不同的公司，审核流程都不同，并且文档审核过程中涉及到的审核文档、审核人员权限要求也都有不同。
考虑到通用性，系统提供如下审核流程。
系统提供的审核步骤是：用户提交+ 3级审核+ 文控人员终审。
系统最多支持三级审核，提交人可根据公司审核需要，自由设置各级审批人，如果不需要3级审核，可在流程设置中，将流程设置为空即可。
任何一级审批均支持多人共同审核，如果共同审核人中有一人未通过，则该文档被打回，重新进行提交申请。
终审由文控人员控制。
一旦终审通过，文件发布。
具体操作流程如下：1．用户启动文控审核流程，选择需要提交审核的文件和审核人，点击“申请”，完成文档审核的提交请求。
说明：1）审核人员：由于文档不同，各级审核人员可能也不同，因此用户可自行选择审核人员，包括一级审核人、二级审核人、三级审核人；如果不需要3级审核，可在流程设置中，将流程设置为空即可。
2）多人并行审核：任何一级审批均支持多人共同审核，如我们在此二级审核人有张三和李四共同审核，如果共同审核人中有一人未通过，则该文档被打回，重新进行提交申请。
3）用户提交文档审核后，系统带有自动通知功能，相关审核人员会收到文档审核的消息通知，及时进行文档审核确认。
同时文档如果审核不通过被打回，相关人员也会及时收到消息通知。
2.审核流程系统支持3级审核步骤，一审通过后进入二审，二审通过后进入三审，三审通过后转入终审。
如果不需要3级审核，可在流程设置中，将流程设置为空即可。
任何一级审批均支持多人共同审核，如果共同审核人中有一人未通过，则该文档被打回，重新进行提交申请。
终审由文控人员控制。
一旦终审通过，文件发布。
说明：1）流程历史：显示文档审批过程相关流程历史及当前审核活动状态，包括时间、人员及审核活动。
并可调整当前流程的执行人，在生病出差等意外情况下将工作转交给其他人。
2）评注和订阅：可对流程活动进行评注或订阅。
每个流程单都可订阅，一旦订阅，流程进展都会自动发送通知消息给订阅人员。
同时流程可评注，建立互动沟通3）自动发布：文档一旦文控审核通过，自动发布存档，禁止修改3.3变更流程修改现有图纸，生成新的版本。
变更流程和编制流程类似，支持自由的流程定义。
表单如下：说明：1. 因为某些原因，图纸可能需要变更，只是版本号不一样，编号是一样的2. 也可以自己输入新的编号，如果输入，系统使用新编号，如果不输入，系统根据原始编号，只是版本号不一样3.4 文档分发文档的分发，是指对纸介质文档的分发。
分发流程图如下：具体流程如下：1）启动分发业务人员启动分发流程申请，包括文档的编号、选择需要分发的用户。
2）确认分发,印制文控专员确认分发,印制3）签收文档系统自动发送消息，通知接收人接收分发的文档。
分发的用户，需要在系统中签收所有用户签收完毕，分发流程自动结束。
文件各个版本的接收人员，会记录在文件的附加信息中。
说明：1. 启动分发时可以填写印制数量2. 流程根据是否填写印制数量走不同的流程;如果填写了印制数量，流程还会走“印制“步骤3.5 收回流程收回流程用于对纸介质文件的收回，流程图如下：操作流程：1. 填写文件的编号，申请收回文件2. 确认通过后，文控专员开始进行文档回收，回收完成后，点击流程的完成按钮，完成整个回收流程。
3.6 文档借阅借阅不变更文控库的记录，只是相对增加一条借阅记录，流程图如下：借阅申请表单如下：3.7 文档销毁操作流程如下：：1. 提出文档的销毁申请，填写文档编号。
2. 审核人接到文档销毁通知，进行文档销毁审批。
审批通过转入下一步，否则打回销毁申请。
3. 审核人审批通过后，执行人会自动接收到执行文件销毁的命令，进行手工销毁，同时自动删除线上版本。
3.8 文档遗失损坏流程如下：：提交表单:注意选择遗失或损坏如果提交表单时如果选择损坏，流程还会“收回损坏文档“。