引入工作流程管理的建议

关于引入工作流程管理系统的建议

为加强我行的机关工作效能建设，进一步提高工作效率、工作质量和管理水平，优化发展环境，建设基层满意机关，建议在市分行引入工作流程管理系统，将业务处理流程的推进从传统的通过会议、文件、电话等手段，转向利用计算机进行的无纸化、现代化手段，将我行的内部管理水平推上更高台阶。

一、管理现状

我行目前对内部业务或简单事务的处理采用的是会议、文件传达，会议、电话调度推进的手段，部门与部门因为分工不同，全面交流机会不多，相互对对方的工作流程不了解，部门之间的协调靠腿，靠电话，效率低下；每个员工性格的不同导致工作习惯和工作作风的不同；管理层对员工的管理也多为感性管理，对每个员工业绩缺乏量化的考核、评价手段。

二、引入工作流管理系统的好处

通过对现有工作流程的梳理和工作流程网络信息化，可以实现工作条理的规范性及增加现有相关工作流程的透明度，提高工作效率，完善管理体制。引入工作流程管理系统主要有以下几点好处：

1、节省时间与金钱

一个成功的工作流程管理系统，可以大幅缩短流程周期和降低成本。这种效果在跨部门和跨用户的流程中尤为突出。

2、改善工作质量

除了节省时间和成本的优点外，还可以显著改善工作质量。首先，大幅降低甚至消除造成损失的错误，如丢失表格和文件或错误存档、遗漏重要信息或必要审查。显著改善流程的可视化程度，所有参与流程者不仅被授权了解自己在流程中的角色，而且确切地了解流程在任何时候的状态。第三，有了可视化，也就明确了职责，所有人都完全清楚地知道什么时候应当完成哪些工作。不再有借口造成延误、误会或疏忽。

3、固化企业流程

只要不是单个人独立完成全部工作的个人作坊性质，企业从它的诞生起，就存在着流程，并且随着企业的不断成长，其流程越来越多，越来越复杂。几乎每个企业都针对各类业务流程和事务流程有一套规章制度，随着管理的细化和规范化，企业的规章制度是越来越厚，而执行这些规章制度的人却越来越坠入谜团中。可想而知，这些影响着企业生命的核心流程的执行效果会怎样了。有些企业已经认识到了这点，甚至花巨资请专业的咨询公司来重新肃清流程、规划流程，

但很多企业中由于人的原因，如碍于情面、越级审批、不照章办事等，而造成应用的失败。工作流程管理系统就能在应用的初期阶段达到这样的首要应用目标，通过系统固化流程，把我行的关键流程导入系统，由系统定义流程的流转规则，并且可以由系统记录及控制工作时间，满足我行的管理需求及服务质量的要求，真正达到规范化管理的实质操作阶段。

4、实现流程自动化

有人做过一个行为分析，发现一个流程的处理时间中90%是停滞时间，真正有效的处理时间很短。并且在流程处理过程中需要人员去用“腿”、用“电话”等其他手段去推进，不仅耗时耗力，而且效果差，时时有跟单失踪或石沉大海的情况发生。通过业务流程管理系统，利用现有的成熟技术、计算机的良好特性，可以很好地完成我行内部管理对这方面的需求，信息只有唯一录入口，系统按照需要定义流转规则，流程自动流转，成为业务流程处理的一个“不知疲倦”的帮手。

5、实现团队合作

传统的职能式企业组织架构，自有它的应用范围和优势，但很多流程不仅仅靠一个部门来完成，更多的是部门间的协同合作，如采购流程，它涉及到采购部门、财务部门、合同签署中的法律部门以及高层管理部门。如果我们还以传

统的职能部门的思维考虑流程，就可能患“近视眼”、注重部门利益忽视全行利益、重视部门上司的感觉忽视实效，并且还容易产生部门之间权责不清的灰色地带。而工作流程存在着各业务部门的天然联系，其流畅的业务处理是需要各部门以我行的利益为最高利益，协同工作。

业务流程管理系统以流程处理为核心，自动地串起各部门，即利用现在先进的互联网技术串起，达到工作流程良好完成的目的，并且凭借这样的系统，可以形成行内协同工作的团队意识。

6、向知识型企业转变

在农行内部员工更换工作岗位或者有新员工入行时，在一个新的岗位上，员工往往不知道在这个岗位上，自己要做什么，能做什么，怎么做。而业务流程管理系统通过固化流程，让那些随着流程流动的知识固化在企业里，并且可以随着流程的不断执行不断优化，形成企业自己的知识库，且这样的知识库越来越全面和深入，让企业向“有生命会呼吸”的知识型和学习型企业转变。如一个新进入公司的员工，他能够通过工作流程管理系统很快地熟悉业务的处理，并且可以通过流程固化形成的知识库，不断充实自己并提高处理流程的难度和水平。

三、工作流程管理系统介绍

（一）工作流程管理系统的概念

为了实现组织目标，有关业务活动依时序或逻辑关系相互连接，在业务开展过程中，文档、信息或任务，依据组织规范在参与者之间传递、处理或执行，即构成业务流程。业务流程全部或部分实现了计算机自动化，称为工作流程管理系统。

以物品领用的过程为例：

员工填写申请表

部门领导签字

综合部领导签字

凭领用单到库管人员处领用办公用品；库管人

员发放物品，并登记库存帐

领用人签收

这五个步骤就称为工作流程。对以上五个流程进行实时监督管理的计算机管理系统，称之为工作流程管理系统。

（二）工作流程管理系统的实际应用

实现工作流程管理的目的是通过将工作分解成定义良好的任务、角色，按照一定的规则和过程来执行这些任务并对它们进行监控，达到提高办事效率、降低成本、提高经营管理水平和竞争力的目标。

在企业的日常工作中，绝大多数的工作属于流程类工作，比如业务的分级审批工作，各类申请表单、公文签审、内部业务处理等。通过现代代的计算机技术可以将诸多繁琐复杂的业务流程自动化、信息化，并进行有效的管理。

以下列举两个实际案例以说明在实际工作中的如何应用：

例1：网点装修流程（见附件1）

在工作流的指引下，多部门协同完成网点装修工程，整个工程进度一目了然。分管该项工作的高层领导可以从系统中实时了解完成情况，把握全局；具体参与该项工作的各部门也可以根据系统中了解的信息更好的安排本部门的各项工作，做好协同配合。

例2：基金销售进度汇总流程（见附件2）

个金部发起一对多的工作流程，各部门在工作流程的指引下，上报经营情况。个金部是工作流程的发起者，有权监督哪些部门上报了，哪些部门还未上报，上报时间的先后次序。整个任务完成情况一目了然，再不用一个部门一个部门的电话催报，还可以依据完成任务的先后次序对工作效率进行考核。

四、引入工作流程管理系统的可行性

自2004年我行质量管理体系认证工作启动以来，通过运用质量管理体系的基本原理，参照ISO9001：2008版标准