总经办文秘主任岗位职责

文秘主任岗位说明书三、工作关系

一、基本信息

岗位名称：

文

秘

主

任

所

属

部

门

编制者：

人

力

资

源

部

审

定

者

二、岗位目的

协助部门领导处理公文、会议材料及其他文字材料，协助安排对外接待及管关行政事务

指挥汇报关系

直接下属人数：5

人

职责一：协助本部门领导处理相关文字工作

任务1：对公司正式印发的各类公文进行文字把关

任务2：协助本部门领导起草各类公文

任务3：起草公司半年和年度工作总结、各类会议材料及其他文字材料

任务4：各种文件、通知的上传下达

任务5：管理档案室、文书

任务6：起草向总公司上报的月度报告

职责二：协助本部门领导安排公司会议及各种接待工作

任务1：协助本部门领导组织召开半年、年度工作总结会议

任务2：协助本部门领导安排公司领导班子例会及业务例会及其

它会议，做好会议纪要，并督促会议决议的贯彻落实

任务3：接待到访的总公司领导及其他客户

职责三：主管办公室的保密和安全工作

任务1：定期检查保密设备的安全状况

任务2：协助安委会做好各项安全生产工作

职责四：进行公章管理和办公室公车管理

任务1：按照公司《公章管理制度》对公司公章和介绍信进行管

理

任务2：安排公车进行外事接待和车辆的日常维护

工作依据(与该岗位工作紧密相关的规范、制度、标准)：

企业管理奖实施细则、《中国远洋物流公司、中国外轮代理公司

公文管理规定》、《大连外代文件材料立卷归档办法》

五、工作权力

人事权力：

财务权力：公车产生各项费用的审核

工作权力：

六、工作责任

对所负责文档的准确性、完整性负责，对车辆的保有、发生费用

负责，对办公室泄密负责

七、任职资格

教育程度/经验

∙学历：本科

∙专业：文秘、管理类或其它相关专业

∙工作经验：2年以上

∙外语语种与水平：能够运用外语进行工作交流

∙计算机水平：能使用办公软件和办公操作系统，进行文字、图表、办公信息的处理

业务知识与技能

∙业务知识：

1．了解物流、船代、货运知识。

2．了解管理、经济、法律等相关知识。

3．掌握档案管理、文秘。

4．熟悉公司规章制度。

∙技能：

1．较强的写作能力

2．良好的沟通、组织协调能力

特殊要求

∙性别：/

∙年龄：/

∙政治面貌：/

∙其他：/

八、关键绩效指标（KPI）

文档的准确性和完整性，办公车辆状况，用车费用控制