高校人事档案管理创新工作之我见

高校人事档案管理创新工作之我见

【摘要】面对全球信息化浪潮的冲击，高校人事档案的传统管理模式正面临着前所未有的挑战和机遇。人事档案信息化建设正是在这样一个时代背景下对传统档案管理模式的改革和创新。信息技术的发展与广泛应用为高校人事档案工作提供了追赶型跨越式发展的历史性机遇，把人事档案管理的创新工作提上了议事日程，高校人事档案的改革与创新，是人事档案工作发展的必然趋势。【关键词】高校人事档案管理创新

当今社会，科学技术飞速发展，高校的建设步伐也日益加快，对人才的需求和利用日益扩大，人员的流动性也不断增加，相应档案材料数量和种类也逐步增多，因此加强档案管理的改革与创新，成为了高校人事档案管理的一个主要趋势和出路。人事档案管理创新是高校人事档案管理发展的必然趋势，是高校人事档案工作的重点，更是时代发展的需要。

1高校人事档案管理工作的现状

自第四次全国干部档案工作会议和干部人事档案审核工作以来，各地、各部门的人事档案工作在制度建设、内容的规范和完整以及鉴别等方面都取得了突破性的进展，然而许多高校仍然存在一些带有普遍性且不容忽视的问题，主要体现在:

（1）认识不到位，重视力度不够

一是认为人事档案工作不是高校工作的重中之重，是一项辅助性工作，与教学和科研没有直接联系，不能为高校创造经济效益，在

思想上不够重视。二是认为人事档案只要不丢失、不泄密，能应付干部调动或提拔时的查档工作就行。而现今社会盛行聘任制，人事档案已没有太大的现实意义。三是由于认识上的不足，在管理上就相对松懈，放松了对人事档案工作的管理，淡化了人事档案工作的地位和作用。使得人事档案管理工作变得默默无闻，很少有人过问，在一定程度上缺乏应有的理解与重视，人事档案管理工作处于“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的尴尬境地。个别高校的一些领导也认为人事档案工作抓不抓，管不管都不妨碍发展大局，只要能过得去就可以了。

（2）管理模式落后，效率低下

高校人事档案的管理一直使用着传统的管理模式，人事档案的提供、利用还是以纸质档案为主，纸质档案的优点是适应性强利用范围广，并且具有原始凭证的作用，缺点是利用效率低，工作量大，且较容易丢失或损毁。个别高校没有制定明确的管理人员岗位职责，缺乏系统、完备的规章制度。在材料方面，档案员没有严格审查、把关，对报送的此案料装袋了事，导致部分材料严重失实甚至造假，给今后的各项工作带来了不必要的麻烦。同时也失去了档案历史性、真实性的特点。

（3）缺少专职档案管理人员的队伍建设

在一些高校领导重视不够和资金不足的情况下，缺少对专职档案人员的配备和培养。某些学校的档案管理人员是由其他部门的人员兼职担任的，尚未形成素质优良、结构合理、科学高校的专业队伍，

因此对档案管理方面的基本理论、基本知识和基本技能方面的培训工作较少，对档案管理人员继续教育的措施乏力，直接制约了档案管理工作的发展。

（4）缺乏统一的人事档案管理系统

由于各种原因，我国至今没有统一的档案发展规划和标准，各个高校根据自身的经济实力和技术条件选择硬件设备，档案管理系统应用软件水平参差不齐，在实现计算机管理的几个工作环节中，信息存储量窄、功能小操作烦琐、信息的统计和综合分析过于复杂，信息化程度不高，难以适应现代信息化和档案管理网络化的发展。档案管理的发展受到极大限制。

2 加强高校人事档案管理创新工作的必要性

随着科学技术的快速发展和普及，信息化已成为衡量国家现代化和综合国力的重要标志，成为一个国家经济和社会发展的关键环节。高校人事档案管理的创新就是为了适应社会主义现代化建设对高校档案管理的要求，由传统的手工操作和纸质档案的收集逐步过渡到以计算机网络为工具的电子档案的收集。把现代化的科学技术运用到档案管理工作中去，才能使人事档案更好地为高校的各项工作提供最优质的服务。

（1）高校人事档案管理创新工作是时代发展的必然趋势。

随着教职工队伍的不断壮大，人才流动的增加，使档案信息更加复杂化。传统的手工检索和统计方式已经满足不了时代发展的要求，高校人事档案信息化后，将实现人事档案信息资源的共享，使

领导和人事部门能够直观快捷地了解和掌握高校教职工各项情况，如反映教职工个人行政能力的业绩、教师从事教学及科研的成果，业务能力进展、专业特长等方面的最新信息，为领导决策提供可靠的依据，从而提高人事档案信息的使用价值和利用率。

（2）高校人事档案管理创新工作是实际工作的需要。

高校人事档案管理工作不是孤立存在的，是和我国社会主义现代化建设事业紧密联系在一起的，社会主义现代化建设离不开科学技术，因此人事档案的管理也有赖于科学技术的发展。目前很多高校人事档案管理工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上，管理的重心还是实体管理，没有随着科学技术手段的不断更新而实现人事档案的电子化。一些人事档案室的电脑仅局限于打印档案目录，无法进行人事信息的查询和检索，更无法实现对人事信息的筛选、排序、分类、汇总，信息化水平比较低，由此导致很多人事统计工作只能靠手工完成，造成人力资源的极大浪费。高校人事档案管理工作的创新已是迫在眉睫。

3 对高校人事档案管理创新工作的几点建议

（1）解放思想，提高认识，加强宣传

随着高校各项事业的全面发展，高校领导和广大教职工在新形势下对档案管理工作的重要性应当具有足够的全面的认识，要充分了解人事档案管理工作和高校的发展以及教职工的个人成长是密不可分的，是为高校的各项改革、人才评聘提供服务的。人事档案管理部门应该通过会议、校报、校园广播以及校园网络等各种渠道扩

大宣传范围，加强宣传力度，使领导和全体教职员工充分认识人事档案的重要作用，切实提高广大教职工的人事档案意识，从而形成全员参与建档、管档、用档的良好局面。

（2）加强服务意识，提升业务能力，提高服务质量

要实现高效人事档案管理工作的创新，档案管理人员更应该注重自身服务意识和业务水平的提高，首先自己不能认为档案工作在学校的发展中是可有可无的，是微不足道的，而产生一些消极怠慢情绪，要充分意识到本职工作的重要性。要全麦面加强自身业务能力的提高，当今的档案管理工作已不仅仅是“收起来、装盒里、放柜里”的原始管理模式了，要加强责任感，树立现代化管理思想，努力用现代化管理手段去管理人事档案，掌握先进的技术手段和崭新的网络工作环境，适应时代发展的要求。

（3）加大人力财力投入，给予有力保障

目前一些高校档案管理技术相对落后，高校应该给予一定的财政支持，有计划、有步骤地加大投入，完善基础设施建设，以加强档案管理的硬件装备，为人事档案管理工作的创新提供极为关键的物质基础，同时还要加大科研开发人员的投入。合理、充分利用高校现有科技人才，做好高校人事档案信息化建设的研究和开发工作。并及时解决在档案管理创新工作中出现的各种问题，解决该项工作在财力人力方面的后顾之忧。

（4）建设信息网络，实现资源共享

为了更好地服务于高等院校战略发展的需要，有效利用档案资源