大学人事档案管理规定

大学人事档案管理规定
一、总则
（一）为了加强学校人事档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为全校教学、科研服务，制定本规定。

（二）本规定所称的人事档案，是指在组织人事管理活动中形成，并经组织审查或认可的，记录、反映人员经历和德才表现等原貌，以个人为单位立卷归档保存的文字、声音、图像、照片等形式的档案。

它是国家档案的重要组成部分。

（三）遵照档案法的有关规定，学校的任何单位、个人以及校外利用者都有保护档案的义务。

（四）人事档案工作接受中组部、国家教委以及学校统一领导，维护学校人事档案完整与安全，开展人事档案的利用工作。

二、部门职责
学校各部门在将人事档案工作纳入各自职责范围内的情况下应当履行下列职责：
（一）档案馆(人事档案科)
1．贯彻执行国家关于人事档案工作的政策法规，规范、指导和管理全校人事档案工作。

2．参加学校信息工作的整体化建设，采用先进技术，积极开发人事档案信息资源。

逐步实现人事档案工作管理的科学化和现代化。

3．收集、鉴别、整理、分类、转递和保管全校各类人员档案及有关资料。

4．开展人事档案的利用工作。

（二）学校人事、组织、纪检和保卫以及与人事档案工作有关的部门
1．严格执行人事档案管理的有关规定，认真做好人事档案材料的收集、立卷和归档工作。

2．加强与学校档案部门的联系，相互配合。

保证归档材料的系统与完整。

3．负责向档案馆移交本部门的人事档案材料。

三、人事档案材料收集与归档
（一）归档范围
1．组织、人事工作中形成的履历表、登记表、简历表等材料。

2．自传和属于自传性质的材料。

3．工作中形成的有关材料：民主评议，考察、考核、鉴定材料。

4．审计工作中形成的有关材料：干部个人的审计报告、审计意见材料，离任、审计考核材料。

5．国民教育、成人教育、党校、军校考生的登记表，学生登记表，学习成绩表，毕业生登记表，授予学位的材料，学历证明，培训结业成绩登记表，学习鉴定，博士（后）和研究人员工作期满登记表等材料。

6．经组织审核后签章的、有中外文对照的留学成绩，毕业证书，学位证明。

7．评聘各类专业技术职称和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料：专业技术资格考试成绩合格登记表，申请表，业务自传，评聘专业技术职务审批表，评审专业技术职务资格申报表，套改晋升专业技术职务审批表等材料。

8．创造发明、科研成果鉴定材料，各种著作，译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文的目录。

9．政审工作中形成的材料：调查报告，审查结论，上级批复，本人对结论的意见，检查交代或情况说明材料，作为结论依据的调查证明，论据材料，甄别、复查结论。

10．更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加工作时间等工作中形成的有关材料：个人申请，组织审查报告及所依据的证明材料，上级批复等材料。

11．党、团组织建设工作中形成的有关材料：
（1）入党志愿书和申请书，预备党员转正申请书，综合性政审材料及有关的证明、考察材料，党员登记表，民主评议党员组织意见、登记表，整党工作中不予登记的决定、组织意见，民主评议党员中认定不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料，取消预备党员资格的组织意见，退党材料。

（2）入团志愿书和申请书，团员登记表，退团材料。

（3）加入民主党派的有关材料。

12．表彰奖励活动过程中形成的有关材料：劳动模范，先进工作者，有突出贡献优秀专家、学者，国家科技奖，市级优秀青年教师，优秀青年教育工作者，优秀党务工作者，优秀党、团员等审批（呈报）表，先进事迹材料，校处级先进工作者，立功、受勋、嘉奖、通报表扬等及在其他工作中形成的表彰材料。

13．纪检、监察、法院、公安、保卫、组织人事等行政管理部门工作中形成的有关材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查）报告，本人
检查、交待、对处分决定的意见，撤消处分的有关材料，通报批评材料，法院判决书，复查甄别报告、决定（结论），上级批复，学生留级、跳级、休学和复学等有关材料。

14．干部任免、调动、军队干部转业安置过程中形成的有关材料：干部任免审批表，授予（晋升）军（警）衔审批表，转业鉴定，军队转业干部审批表，定级定工工资材料，退离休人员审批表等材料。

15．考试录用和聘用干部过程中形成的有关材料：报考登记表，招、聘干部的审批表，合同书，政审结论和有关证明材料，续聘、延聘、解聘、辞退材料。

16．办理工资、待遇、职称变动等工作中形成的有关材料：见习、转正定级审批表，各类工资变动申请表，提职、晋级和奖励工资审批表，享受专家特殊津贴的呈报表，解决各种待遇问题的审批表、上级批复等材料。

高校毕业生就业派遣通知书。

17．办理出国（出境）审批工作中形成的有关材料：因公出国（出境）审批表，政审表，国外的鉴定及有关表现材料，因私出国（出境）审批表等材料。

18．参加区县及以上党代会、人代会、政协会和工、青、妇等群众团体代表会以及参加民主党派代表会的有关材料，代表登记表，委员简历，政绩材料等。

19．健康检查和处理工伤事故中形成的有关材料：有严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料；因病提前退休人员的个人申请及医院证明；新录用干部体检表。

20．办理丧事形成的有关材料；悼词，生平，报纸报道消息，讣告，非正常死亡的调查报告，医院证明及遗书等。

21．其他对考察、了解使用各类人员有参考价值的材料。

（二）归档要求
1．归档的材料必须是办理完毕的正式材料，且齐全、真实、文字清楚，对象明确，有材料形成日期。

组织上形成的材料，如奖惩、鉴定、晋升、任命、录用及各种审批表等，必须注明批准机关、材料形成和审批的时间、文号等，并加盖公章。

规定要同本人见面的材料（如审查结论，复查结论，处分决定或意见，组织鉴定等），应当有本人的签字。

特殊情况下，本人见面后不签字的，应由组织部门注明。

2．国外留学成绩、证书，要求既要有原件也要有翻译件，经院、系领导核实、签字、加盖公章后一并归档。

3．毕业生成绩单以及补考成绩必须加盖院、系公章；姓名字迹不清的，有关部门应当填写清楚并补盖公章。

4．本人档案上的姓名必须与户口簿、身份证上的姓名保持一致，需要签字的地方必须签字。

对于肄业学生，各院、系领导应当在“组织意见”一栏中加以说明，并在高校毕业生登记表封面上注明并加盖公章。

5．对于有曾用名的学生，要求本人注明；对于重名的学生，要求各院、系注明该人的学号、籍贯和性别予以区分。

6．人事档案归档材料，一律用16开规格(B5)的办公用纸，材料左边应当留出2.25厘米装订边。

文字需要用铅印、胶印、油印或蓝黑墨水、碳素墨水、签字笔或墨汁书写。

除电传材料复印存档外，一般不得用复印件代替。

7．各归档部门应当认真填写“归档材料登记表”，与档案管理人员逐一核对归档材料后方可归档。

8．任何部门和个人不得积压、损毁、丢失、涂改、伪造人事档案材料，违反规定的，档案馆将视情节轻重予以严肃处理。

9．根据中组部有关规定，组织、人事部门应当适时布置全校教职工填写履历表，及时充实个人档案内容。

10．对调离我校，但未到档案馆办理离校手续的，校人事部门应当及时督查并通知档案馆；对人来档未到的，人事部门应当及时催要，以免影响对这些人员的考察和调动。

（三）归档时间
1．人事处形成教职工档案材料的移交时间：
（1）职称晋升档案材料，于当年12月中旬之前移交档案馆。

（2）调入人员档案，于当年10月中旬之前移交档案馆。

（3）退休人员审批表，于当年2月或9月移交档案馆。

（4）调出人员工资变动审批表，在调出人员离校之前移交档案馆。

（5）死亡人员通知单，于当年11月中旬移交档案馆。

（6）干部任免审批表，于材料形成后一个月内移交档案馆。

（7）留校硕士研究生档案，于当年10月底之前从档案馆转送全国人才交流中心。

2．组织部形成干部档案材料的移交时间：
（1）干部任免审批表、干部审查、离休审批表等有关材料，于每年3月中
旬之前移交档案馆。

（2）参加党代会、人代会、政协会议等代表会的代表登记表，于形成材料后一个月内移交档案馆。

（3）表彰材料，于材料形成后一个月内移交档案馆。

（4）各总支形成的入党材料、表彰材料等，在材料形成后一个月内移交档案馆。

3．审计、纪检委、工会、保卫处等部门工作中形成的教职工档案材料，于材料形成后一个月内移交档案馆。

4．各院、系及有关部门形成学生档案材料的移交时间：
（1）各院、系辅导员应当签收新生自带档案（学籍表、入党志愿书、入团志愿书等），并于接收档案的10天之内移交档案馆。

对于学生的毕业材料、入党材料应当在学生毕业当年的6月中旬之前移交档案馆。

错过集体转档时间的，由各院、系自行解决。

（2）研究生处应当在每年的10月下旬将研究生（新生）档案移交档案馆。

（3）招生办公室应当在每年的9月20日之前将本科生（新生）档案移交档案馆。

（4）教务处应当在每年的10月15日之前将学生跳级、留级、休学、复学证明送交档案馆。

（5）学生处应当在每年的1月15日前将学生奖惩材料移交档案馆，毕业班学生的奖惩材料应当于学生毕业当年的5月15日之前移交档案馆。

四、人事档案利用
（一）查阅借用干部人事档案必须是中共党员。

非党领导干部和非组织、人事部门不得跨部门、单位查阅干部人事档案。

因工作需要要了解干部情况时，需经党委、组织或人事部门同意后，由人事档案部门提供情况。

（二）查阅人事档案应当按干部管理权限阅档，一般下级不应当查阅本部门上级领导干部的档案，同级不能查阅同级档案（组织、人事、保卫、纪检、监察、专职档案干部因工作需要除外）。

（三）在一般情况下，任何人不得查阅借用本人及亲属的档案。

（四）专职辅导员可借阅所管辖的院、系学生档案。

（五）各院系党支部因发展工作需要，须利用有关人员入党材料时，利用者应当持有本院系总支书记签字并盖有公章的介绍信，来馆办理借阅手续。

（六）本校教职工因特殊原因需要查阅本人成绩或开具本人成绩单的，须出示院系、人事处或研究生处介绍信。

（七）外调人员需要查阅我校人员档案时，应当出示县、处级以上党委组织部门或人事部门的阅档介绍信，信上要注明来人政治面貌、阅档目的和范围，并且需要经过我校有关部门负责人的签章批准。

（八）用人单位需要查阅学生档案，应当出示所在单位人事部门开具的、注明来人政治面貌、阅档目的和范围的介绍信，同时需要经过我校研究生处或学生处负责人的签章批准。

（九）利用者应当在指定的阅览室查阅档案。

查阅档案时不得随意摘抄。

因工作需要须摘抄档案内容时，应当经过档案管理人员同意，所摘抄的材料用后应当及时销毁，不得丢失或私自存放。

（十）利用者不得擅自拆散档案，不得涂改、圈划、乱加批注、撤换材料。

（十一）利用者不得擅自拍摄、复制档案内容。

因工作需要，须从档案中取证的，应当经档案主管人员批准。

（十二）利用者应当严格遵守保密制度，阅档时只限翻阅与工作有关的内容，不准给无关人员翻阅或向无关人员泄露及擅自向外公布档案内容。

（十三）如有特殊情况需要借出档案的，需经档案管理人员同意，办理借阅手续。

档案借出后应当放在保险柜内妥善保管，不得转借或带回家查阅，借出档案应在两周内归还。

逾期者应当办理续借手续。

（十四）为保障档案安全，非人事档案管理者不得擅自进入人事档案库房。

（十五）利用者应当严格遵守以上规定，违反规定的，档案馆将视情节轻重予以严肃处理。

五、附则
（一）本规定由档案馆负责解释。

（二）本规定自公布之日起施行。

北京外国语大学档案馆
二〇〇四年十一月。