如何做好应归档文件材料的收集归档工作
文件、材料收集归档制度范文
文件、材料收集归档制度范文一、背景介绍随着现代化办公环境的快速发展，各类文件和材料的产生数量越来越庞大，要想有效管理这些文件和材料就变得尤为重要。
为了提高工作效率和便于查阅，制定文件、材料收集归档制度势在必行。
二、制度目的文件、材料收集归档制度的目的是为了规范和标准化文件和材料的收集、归档和管理，确保文件和材料能够及时被找到并保持完整。
三、制度适用范围本制度适用于公司全体员工，包括所有与文件和材料有关的工作。
四、制度内容1. 文件和材料收集（1）全体员工在办理完相关事务后，需要按照统一的规定，将所有涉及的文件和材料进行收集归档。
（2）文件和材料收集主要包括纸质文件、电子文件、照片、录音和视频等多种形式的资料。
2. 文件和材料归档（1）归档前的准备工作：员工需要对文件和材料进行分类、整理和标识，确保能够快速定位和归档。
（2）归档的区分：根据文件和材料的属性和性质，设置不同的文件夹、标签或编号。
（3）归档的存储方式：纸质文件和材料要放置在专门的文件柜或文件袋中，电子文件要存储在指定的服务器或云端存储中。
3. 文件和材料管理（1）文件和材料的保密：对于涉及公司机密的文件和材料，应严格遵守保密规定，确保不被非法获取。
（2）定期检查和整理：定期对文件和材料进行检查和整理，发现问题及时处理，保持文件和材料的完整性和可用性。
五、制度实施1. 推行宣传：公司需要对全体员工进行文件、材料收集归档制度的相关培训和宣传，确保全员理解和遵守制度。
2. 监督考核：设立专门的监督检查机构，对文件和材料的收集、归档和管理情况进行定期检查和考核，对未按规定执行的人员进行纪律处分。
六、制度效益1. 提高工作效率：规范的文件、材料收集归档制度能够使员工快速定位和查找相关文件和材料，从而提高工作效率。
2. 便于管理：规范的文件、材料收集归档制度能够使文件和材料得到统一存放和管理，减少混乱和丢失的可能性。
3. 保护权益和利益：合理、规范的文件、材料收集归档制度能够保护公司的权益和利益，应对法律和审计的检查。
做好文件材料归档的收集整理工作
做好文件材料归档的收集整理工作一、概述文件是组织机构正常运转的重要基础，文件材料的归档收集整理工作是组织机构管理的一项重要工作。
好的文件材料归档管理工作不仅能够提高工作效率，减少工作错误，保障工作的连续性和稳定性，更能保护重要信息，确保机构资料的完整性和安全性。
做好文件材料的归档管理工作对于组织机构具有重要的意义。
二、文件材料的归档收集整理工作的重要性1. 保障机构运行的正常顺利。
文件材料的归档管理工作将各类文件材料按照一定的规则和标准进行整理和存放，使得工作人员能够迅速方便地查阅到需要的文件，保障了机构工作运行的正常顺利。
2. 保护重要信息不丢失。
文件材料的归档管理能够将机构的重要信息保存在档案中，防止文件材料的丢失、损坏和泄露，保障了机构资料的完整性和安全性。
3. 减少工作错误，提高工作效率。
文件材料的归档管理将文件材料进行有序的整理和存放，避免了文件的错乱和混乱，减少了工作错误的出现，提高了工作效率。
4. 便于监督和审计。
文件材料的归档管理能够为机构的监督和审计提供重要的依据，使得监督和审计工作更加便捷和准确。
三、文件材料的归档收集整理工作的主要内容1. 文件材料的收集。
对机构工作中产生的文件材料进行及时的收集，包括电子文件和纸质文件。
2. 文件材料的整理。
对收集到的文件材料进行分类整理，按照文件的性质、用途、时限、重要程度等进行分门别类的整理。
3. 文件材料的编号。
对整理好的文件材料进行编号，建立档案目录，以便日后的查阅和管理。
4. 文件材料的存放。
对整理好并编号的文件材料进行合理的存放，包括电子文件的备份和纸质文件的保管。
5. 文件材料的借阅和归还。
对借阅的文件材料进行登记，并设立规范的借阅和归还程序，以保证文件材料的安全和完整。
四、文件材料的归档收集整理工作的注意事项1. 根据文件材料的特点，制定合理的归档规则和标准，对文件材料进行分类、整理和存放。
2. 定期清理和更新档案，删除过期和无效的文件材料，保持文件材料的整洁和有序。
项目材料档案归档整理方案
项目材料档案归档整理方案是一种详细的规划，用于指导如何有效地收集、分类、保存和检索项目过程中产生的各类文件资料。
以下是一个基础的项目材料档案归档整理方案范例：一、前期准备阶段1. 明确归档范围与标准：根据项目的性质和规模，确定需要归档的材料类型，如项目计划书、设计图纸、会议纪要、合同协议、工作进度报告、财务报表、验收文档等，并按照国家或行业的档案管理规范制定相应的归档标准。
2. 建立档案管理系统：选择或定制适合项目特点的电子或纸质档案管理系统，确保系统具有良好的安全性和便捷性，便于信息录入、存储、查询和调用。
3. 人员配置与培训：指定专门的档案管理人员负责整个项目的档案管理工作，对相关人员进行档案管理知识和操作技能培训，确保所有参与项目实施的员工都能了解并遵循档案管理制度。
二、材料收集与整理阶段1. 实时收集与登记：在项目执行过程中，各环节产生的文档资料应及时收集，并在档案管理系统中进行详细登记，包括文件名称、来源、日期、作者、关键词等元数据信息。
2. 分类整理：按照预先设定的分类体系（例如按项目阶段、文件类型、责任部门等）进行分类整理，保持文件的逻辑性和关联性。
3. 审核与修订：由项目负责人或相关部门主管对归档文件进行内容审核，确认其完整性和准确性，必要时进行修订补充。
4. 加密与备份：对于涉及敏感信息的文档，采取必要的加密措施，同时定期对档案库进行数据备份，确保信息的安全存储。
三、档案归档阶段1. 编制目录索引：制作详细的档案目录和索引，以便快速定位所需文档。
2. 物理归档：如果是纸质文档，应按照编号顺序放入档案盒，标明标签，存放在干燥、通风、防火防盗的档案室内；电子文档则需上传至指定服务器或云存储空间。
3. 签署归档证明：完成归档后，由档案管理员和项目负责人共同签署归档证明，作为档案正式归档的凭证。
四、后期维护与利用1. 定期核查：定期对已归档的项目材料进行核查，确保档案的完整性与可用性。
浅谈怎样做好归档文件材料的收集工作
收集 的方法 等等。同时还要定 期 个人绩效考核 、 奖金挂勾 ， 实行 奖优 要求 、 （ 四） 工 程项 目档 案经 过多年 的努 算 、
力， 在齐 全 、 完整 、 准确方 面确实有 了长 罚劣 ， 形成激励机制 ， 调动积极 性 ， 增 强 对 各单位 文件 材料 收集 的情况 进行 检 发现问题及时解决。 足的进步 ， 但 仍存在一些 问题 。由于项 能动性。从而在制度上确保文件材料的 查 ， 积累、 收集 、 归 档处 于受控状 态 ， 目档案涉及到很多 参建单位 ， 各个单位 形成 、 的管 理模式 不 同 ，管 理水 平也参 差 不 实现依法治档。 （ 二） 建立健全档 案管理 网络 ， 实现
定， 通过切实可行 的措 施和方法 ， 把对 国家 和企 业
荣誉实 物和各 种专 门档 案 （ 会计档 案 、 基本 建 有保存 和利用 价值 的各类文 件材料集 中到企业 的 带 、
档案部门 ， 使它们得到安全保存 的工作 。
设、 设备管理 、 科技档案等 ） ， 档案的整理 、 编 目、 鉴
业 务工作 的开展 ，决定着其它业务工作质 量的优
劣。如果归档的文件材料不齐全不完整 ， 那么整理 工作中就难 以保持 文件之间的有机联 系 ，在鉴 定 工作中就难 以正 确判断档案的保存价值 ，正确划 分保管期 限。 （ 三） 收集工作是 衡量文件归档质量 和档案室
旗、 奖杯 ） 等 载体 ， 按 照国家法规 ， 有计划有 步骤地
是档案室 的物质 基础和“ 能量” 。室藏档 案数量多 少与质量高低则 取决于企业 内文件材料 收集归档
如何高效地做好资料整理
如何高效地做好资料整理资料整理是我们日常生活中的常见任务。
在学习、工作和生活中，我们经常需要整理大量的信息和数据，以便更好地处理它们。
然而，资料整理过程中常常会感到力不从心，碰到各种困难，难以高效地完成任务。
因此，本文将介绍如何高效地做好资料整理，使这项工作变得更加轻松、快捷。
一、预备工作在进行资料整理之前，做好充分的预备工作非常重要。
首先，应事先了解所要整理的资料类型和数量；其次，应确定整理的目的和内容；最后，应准备好必要的工具和材料。
1.了解资料类型和数量在进行资料整理之前，需要了解所要整理的资料类型和数量。
可以先将资料进行分类，包括文字、图片、视频等。
对于文字资料，还可以细分为文本、电子邮件、备忘录等。
了解资料的类型和数量，有助于制定合理的整理策略和时间安排。
2.确定整理的目的和内容在进行资料整理之前，还需要明确整理的目的和内容。
例如，可能需要整理一份报告、整理客户信息、准备课堂讲义等。
确定整理的目的，有助于单独予以处理相关的内容，从而提高效率。
3.准备必要的工具和材料在进行资料整理之前，应准备好必要的工具和材料。
例如，需要使用电脑、手机、笔记本、笔、纸等。
保持工具和材料的顺序和完好，可以节省大量的时间和精力，避免在工作中浪费不必要的时间。
二、资料整理的步骤资料整理需要精细的步骤操作，下面进行详细阐述。
1.收集资料收集资料是整理过程中的第一步，需要做到有序、规范。
可以先制定一个收集计划，明确文件、文本或视频的来源、数量和存储方式。
可以整理收集二合一，称为“带整理收集”，即在收集信息的过程中，直接按照整理的规则、模式收集，避免收集后再进行整理导致浪费。
2.分类整理分类整理是整理过程中的核心步骤，需要规范、细致。
首先，可以根据资料的内容和类型进行分类，例如将文本资料按照主题分类，将图片按照事件或者主题分类。
其次，应设定文件或者文件夹的命名规则，遵循统一的格式和命名原则，以方便后期的查找和使用。
公司文件材料归档管理制度
公司文件材料归档管理制度
制定归档管理制度的目标在于确立文档管理的标准流程，明确各部门及员工的责任与义务。
为此，制度中应包含文档的分类、存档期限、存储方式和保管责任等关键要素。
例如，合
同类文档、会议记录、项目报告等，都应根据其性质和重要性进行不同年限的保存。
制度中应详细规定文档的归档流程。
从文档生成、审核、分发到最终的归档，每一步骤都
应有明确的操作指南和时间节点。
比如，文档在完成后应由相关负责人审核签字，然后按
照既定的路径进行分发，最终在规定时间内由专人负责归档。
对于电子文档的管理同样不可忽视。
随着信息技术的发展，越来越多的企业采用电子文档
管理系统来提高办公效率。
因此，制度中应包含电子文档的命名规则、存储位置、备份周
期以及访问权限设置等内容。
确保电子文档的安全性和可追溯性。
为了保障文档安全，制度中还应明确防火、防潮、防盗等物理安全措施，以及对电子文档
的数据加密和防病毒措施。
同时，定期对文档存储环境进行检查和维护，确保文档的完整
性和可用性。
在实施过程中，监督和检查是不可或缺的环节。
制度应设立专门的监督机构或人员，定期
对文档归档情况进行抽查，发现问题及时整改。
并且，通过不定期的培训和宣导，提高员
工的文档管理意识和能力。
随着企业发展和外部环境的变化，文档管理制度也需要不断更新和完善。
因此，制度中应
包含修订机制，确保制度能够与时俱进，适应企业发展的需要。
文件材料归档工作总结16篇
文件材料归档工作总结16篇给大家带来文件材料归档工作总结，供大家参考！文件材料归档工作总结精选篇120__年即将接近尾声，这是我来__公司的第一年。
自今年7月工作至今，通过领导和同事的关心助和耐心指导，让我从一名刚出校门的稚气学生蜕变成一名初入社会的工作者。
1、主要工作内容及岗位职责履行情况根据公司安排和工作需要，我来到__项目部做信息管理工作，主要从事文件的收发、整理和归档。
从前任资料员那里接手了整个项目部的资料管理工作，并对现在的工程进度情况进行了了解。
在领导和同事的细心指导下，对于本职工作我尽职尽责，现介绍下我工作的主要内容：1）对往来文件做好收发文登记。
往来文件繁复，通过收发文登记簿可以有效的防止文件的丢失和遗忘；同时从收发文登记簿上可以清楚的了解到工程的进度情况和存在的问题，所以做好收发文登记至关重要。
2）负责资料的管理工作。
严格按照规范及相关文件的要求，对资料进行收集、分类、整理和归档。
资料服务于施工现场，也指导着施工现场，两者相辅相成，缺一不可。
做好各个施工阶段文件资料的收集和归档，资料的完整性关系整个工程的好坏和工程的施工及竣工。
同时文件资料也映了监理工作水平，是衡量、评定监理工作的一项重要依据。
3）协助编制监理月报、做好工作考勤表。
监理月报是监理部在一个月内对工程进展和监理工作的总结；考勤表是监理部在一个月中工作人数天数的记录。
两者都是各有关部门检查、评定监理部工作的重要依据，因此做好这项工作很重要。
4）协助完成月度工作报告表。
月度工作报告表对工程业务产值进行统计，做好电子存档，诗司重要的内部文件。
协同监理月报，按照公司要求打印纸质文件，经总监理工程师或总监理工程师代表审核签字后，在规定时间内发给公司相关部门。
5）记录好监理日志和填写好日工作记录。
真实、及时的映工作内容和情况。
也诗司对个人工作考核的重要依据。
将日工作记录打印成纸质文件，经总监理工程师或总监理工程师代表审核签字后，在规定时间内发给公司相关部门。
《归档文件整理规则》操作指南(新)
《归档文件整理规则》操作指南1、实施《归档文件整理规则》的条件已经具备：档案工作的侧重点，由重整理、保管转向重收集、利用，提供更多更完善的信息服务上来；计算机技术在档案管理中的运用越来越普遍。
2、《归档文件整理规则》的适用范围：《归档文件整理规则》针对纸质文书档案的整理归档，暂不涉及科技、会计、声像、照片等其它类型档案的整理。
各机关、团体的纸质文书档案，企业、事业单位所形成的党群、行政管理、经营管理、生产技术管理等四大类材料整理均应按省局《实施办法》进行。
3、归档文件整理的基本步骤：（1）分级别：将收集来的文件按本级、上级、下级分开，上级、下级文件按收文的时间顺序排列，本级文件按有文号文件、无文号文件、会议文件的顺序排列。
（2）分类、确定保管期限：各单位档案部门要深入到本单位各工作部门，了解文件的形成和办理情况，将各部门工作活动中形成的所有文件材料，按部门一一列出，依据国家有关规定，提出本单位的归档范围及保管期限的意见，将其反馈各部门修改和补充，整理出本单位的归档范围及保管期限表，条款宜细不宜粗。
强调一点，一般各单位召开的重要会议所形成的成套归档文件，各单位的重大活动、重要事件等形成的整套归档文件，应以其中主要文件的价值来确定整套归档文件的保管期限。
（3）装订：根据实践，建议各单位统一使用不锈钢订书钉装订。
文件采用左侧装订的方法，左边、下边要整齐。
如果某份文件特别厚，订书机无法装订，需要采用五孔装订，为保持原状，我认为三孔一线比较好。
（4）加盖归档章：归档章应加盖在文件首页的右上方，其位置应基本保持一致。
保管期限填写“永久”、“30”“10”，不能填写“1”、“2”、“3”，也不能简写成“永”、“30年”、“10年”；年度要填写齐全，如“2008”；件号填写阿拉伯数字。
（5）输入微机：每一份文件都必须准确无误地将题名、责任者、文号、日期、页数、件号输入微机，以便日后查找利用。
责任者不能用“本部”、“本局”、“本公司”。
档案资料归档管理制度（精选20篇）
档案资料归档管理制度（精选20篇）档案资料归档管理制度 档案⼯作要注意的事项 1、⽂件分类 公司档案的⽂件管理，最忌讳的就是乱七⼋糟，所有的⽂件都放在⼀起，想查看某个⽂件时，需要从所有的⽂件中⼀个⼀个的翻找。
所以公司⽂件的收放,第⼀件事就是进⾏⽂件分类。
2、⽂件整理 分好类别的⽂件，不要⼀堆堆的散着，⽇⼦久了⼜会成为⼀堆乱纸。
各个公司都会有档案袋，或者⽂件夹，按照⽂件的类别，进⾏逐⼀装盒收纳。
3、标签标明 把⽂件逐⼀装好之后，记得⼀定要在各个档案盒或⽂件夹上标明，注明此⽂件盒⾥装的是哪类的⽂件，包括共有⼏份，都要做个简单说明。
4、特殊⽂件 每个公司都会有特殊的⼀些⽂件，⽐如不能随意被⼈翻看的，或者需要加密的，对于这些⽂件，⼀定要做到单独保管，并做好单独的标记，⽤于提醒⾃⼰，或者提醒他⼈。
需要注意的的是，这⼀类⽂件，最好多加⼀把锁。
5、钥匙的保管 ⼀般公司的档案卷柜，都是由专门的⼈员进⾏保管的，平⽇⾥的钥匙要做到不离⾝，下班后的钥匙，根据公司规定进⾏上缴或者⾃⼰随⾝佩戴，记住，上缴之后的责任不在⾃⼰⾝上，⽽随⾝佩戴就表明⾃⼰⼀直承担着责任，所以，对于钥匙的保管，⼀定要谨慎，不要随意交给他⼈。
档案资料归档管理制度（精选20篇） 在快速变化和不断变⾰的今天，接触到制度的地⽅越来越多，制度是各种⾏政法规、章程、制度、公约的总称。
我敢肯定，⼤部分⼈都对拟定制度很是头疼的，以下是⼩编为⼤家整理的档案资料归档管理制度（精选20篇），希望对⼤家有所帮助。
档案资料归档管理制度1 ⼀、总则 1、技术⽂件是本公司的核⼼秘密，是本公司能够持续发展并在市场上坚持强势竞争⼒的有⼒保障，公司的技术⽂件属于公司所有。
2、为规范本公司技术⽂件的管理，确保⽂件编制的正确性、完整性，明确技术⽂件的编制、签署、更改、保存等相关的资料，确保技术⽂件的正确性及实施有效的管理，特制订本制度。
3、适⽤范围:适⽤于本⼚的技术⽂件的管理。
如何做好应归档文件材料的收集归档工作
（5）永久保管的文书档案范围
①本单位机构演变、人事任免、年度计划总 结、会议记录、年报表、年度考核、职工 名册、大事记等材料；
②本单位重要会议、重大活动等形成的主要 文件材料；
③学校教育教学活动中形成的重要业务文件 材料；
④本单位房屋买卖、土地征用，重要的合同 协议、资产登记等凭证性文件材料；
（6）定期保管的文书档案范围
几种“件”的情况 ①文件的正本与定稿为一件 ②正文与附件为一件 ③收文与文件阅办单为一件 ④原件与复制件为一件
⑤转发文与被转发文为一件
⑥来文与复文为一件 ⑦报表、名册、图册按其原来的装
30年
三、保管期限的 划分
1、档案鉴定工作
（1）确定是否归档—资格审定 （2）区分不同价值—划分保管期限 （3）期满档案鉴定 （4）划控鉴定
2、保管期限的划分
（1）划分原则 ① “以我为主”原则 “我”：本机关职能活动 本系统 密切相关的机关 ② “公民权益从宽”原则 本机关个人利益 外机关个人利益
如何做好应归档文件 材料的收集归档工作
泰州市档案局
一、档案和档案工作简介 二、文件材料的收集 三、保管期限的划分 四、文件材料的整理 五、归档文件的编目
一、档案和档案工作 简介
1、档案的概念
档案是指过去和现在的国家机构、社 会组织以及个人从事政治、军事、经济、 科学、技术、文化、宗教等活动直接形 成的对国家和社会有保存价值的各种文 字、图表、声像等不同形式的历史记 录。” 《档案法》
计算机在日常办公中的广泛使用 办公自动化（ＯＡ）系统的普遍应用 行政业务系统的大量运行 电子政务网络的互联互通 结论：大量产生的电子文件，将成为归档的
主体，电子文件管理和归档成为各部门工作的重 要组成部分
文书档案的归档整理方法
文书档案的归档整理方法文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行档案的收集、明确归档范围、分类、装订、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
文件材料归档整理的具整理方法如下：一、收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
材料齐全完整、内容真实准确，任何领导和个人不得利用职务之便，无故将所保管的档案据有，不将手上应归档的文件材料移交档案室，将根据中华人民共和国监察部、中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局《档案管理违法违纪行为处分规定》第六条利用职务之，对有关责任人员，给予记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分。
收集的范围：1、收集本单位产生的各种文件材料（包括领导手上、各科（股）室及在电脑上的各种文件材料、表册及各种会议记录等材料）2、收集有关部门针对本单位人和事方面的各种文件材料。
（如本单位的请示、上的批复；组织、人事、纪委等单位针对本单位干部职工的调动、安排、离、死亡、抚恤、任免、奖励、处分等文件材料。
）3、上有关部门和业务主管部门制发有关本单位业务工作的各种文件材料。
二、确定归档范围和不归档范围：（一）机关文件材料归档范围是：（1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
（二）不归档范围：（1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料三、确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。
公文归档整理
公文归档整理篇一：文件归档整理方法和要求2012归档文件整理方法和要求档案整理，主要是将零散的和需要进一步条理化的文件或材料，进行基本的分类、组合、排列、编目，组成有序的档案整体的工作过程，要贯彻强化收集、简化整理、细化检索、深化利用的业务工作方针，简便、高效、科学地开展归档整理工作。
归档整理工作分为三大部分：文书档案整理、声像档案整理、实物档案整理。
第一部分文书档案整理归档文件是以“件”为单位进行整理的。
各单位要注意按下面的步骤、要求、方法做好归档文件整理工作：一、收集即按单位编制的归档范围收集文件材料。
收集工作是做好档案业务工作的基础，要充分重视各类文件的材料的收集。
1、凡已按8号令要求重新编制了本单位文件材料归档范围的单位，要按职能科室、部门列出的归档条款逐项进行收集。
2、中央、省驻常单位及部分企、事业单位还没有完成归档范围编制与审批程序的，在开展收集工作时，要参照8号令的要求结合本单位实际开展收集。
3、党组会议、办公会议等会议记录，各种统计报表、基础数据、调研文章，与个人利益密切相关、反映个人情况的材料，要注意收集。
4、职能科室、部门在各项具体业务工作中，每个环节产生的文件材料，要纳入收集范围。
二、归档鉴定即按档案保管期限表确定所收集的文件是否应归档保存。
凡是反映本单位各种职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
国家档案局8号令中对归档与不归档的说明比较明确，要突出“以我为主”、“以人为本”的归档思想。
三、确定件立档单位对归档文件实行以“件”为单位进行整理。
一般以每份文件为一件进行装订。
正本与定稿、正文与附件、原件与复制件、转发文与被转发文、复文与来文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可作为一件。
以及未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。
如先进审批表、工资审批表、统计年报等。
会议记录一次会议作为一件。
四、装订装订前要对破损、模糊的文件进行修裱、复制，去掉原有的金属物，并依据纸张的多少选取不同的装订法。
怎么做好档案的收集
怎样做好档案的收集工作编写吴金林档案收集工作是档案馆（室）的一项重要的基础性工作，然而，据我了解，当前档案室的这项基础性工作不容乐观。
有许多单位甚至有些是历年的档案工作先进单位，都没有将本单位应归档的文件材料完整的收集到档案室进行立卷归档，使之处于到处分散状况，若干年以后这些材料便丢失不见了，要利用无处可寻，让各项工作变得被动。
关于当前档案室档案收集工作难的问题，我认为主要表现为：文书档案收集易，专门档案收集难；纸质载体档案（文件）收集易，特种载体（声像、照片、光盘、磁盘等）档案收集难；正式文件收集易，“白头”（领导讲话、合同等）文件收集难；单位保管的档案（文件）收集易，个人保管的档案（文件）收集难；大单位的档案（文件）收集易，小单位的档案（文件）收集难。
收集难，难收集，是当前档案工作中经常遇到的难题。
为什么收集难？对档案室档案收集难的原因我认为原因之一在于单位领导对档案的认识不够和业务部门不愿意移交。
但我们不能笼统地说有些单位的领导不重视档案，而是没有站在档案为全社会服务的角度去认识档案，好多档案，单位档案人员收集不上来，都是因为领导太重视档案的作用了，为了自己用着方便，或者怕交给档案人员保存不放心而自己收藏。
为自己方便，对档案员不放心，把档案（文件）居为己有的领导，不仅不是重视档案的作用，而是一种带头违反规章的行为，这种领导只能说是不会工作的领导、是没有大气的领导、是没有远见素质不高的领导，一身小家子气的领导。
在这样的领导领导下的单位内部其他部门，也就同样效法领导，而把他们认为重要的档案自己保存而不交给档案室，认为一旦移交，查阅利用不如自己保管方便；原因之二在于档案人员素质的问题，移交什么、收集什么心中无数，有些单位的档案人员，或者换的太快不熟悉业务，或者不知道收集什么，或者不负责任收集不来就不收集等；原因之三在于对于收集工作缺乏有效的制度监管与惩罚措施；原因之四在于收集的方式、方法落后与呆板。
文件、材料收集归档制度范本
文件、材料收集归档制度范本一、目的为了确保文件、材料的有序收集和有效归档，提高信息管理和工作效率，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于我司全体员工在工作中涉及文件、材料收集和归档的情况。
三、职责分工1. 负责人事部门负责制定和监督落实文件、材料收集归档制度，并对相关人员进行培训。
2. 各部门负责指定专人负责文件、材料的收集和归档工作。
3. 具体责任人负责每天对本部门相关文件和材料进行收集和归档，并保证归档的准确和完整。
四、工作流程1. 文件、材料收集a. 每个部门设立专门文件、材料收集点，将相关文件和材料收集到指定地点，定期进行整理。
b. 收集的文件和材料必须清晰、准确、完整，避免遗漏或混乱。
2. 文件、材料归档a. 收集点负责根据文件、材料的性质、种类等进行分类，并采用统一的编号规则进行标识。
b. 归档时要注意文件和材料的时效性，过期文件要及时清理或归档到历史档案中。
c. 归档的文件和材料必须按照规定的标识放入文件柜或文件架中，并做好相应的记录。
3. 文件、材料查询a. 需要查询文件和材料的人员可以向收集点或归档点提出申请，并提供相关信息以便快速准确地查询到所需文件和材料。
b. 查询到文件和材料后，必须在办理完成后及时归还到原位，并记录查询人员和时间。
五、注意事项1. 文件和材料的收集和归档工作必须按照制度规定进行，严禁任意变更或擅自删除或篡改文件和材料。
2. 文件和材料的保密工作必须做好，严禁将机密文件和材料外借或随意传阅给无关人员。
3. 工作中发现文件和材料有遗漏、错误或过期的情况，必须及时上报或处理，不得擅自处理或销毁。
六、制度的执行和监督1. 管理人员必须严格执行本制度，并对下属进行相应的培训和监督。
2. 定期进行制度的检查和评估，及时发现问题并及时整改。
3. 针对制度执行中的问题和建议，及时进行改进和完善。
七、附则本制度自发布之日起执行，如有修订或调整，将另行通知。
以上为文件、材料收集归档制度的范本，供参考。
文件材料归档工作中存在的问题及对策
文件材料归档工作中存在的问题及对策作者：张晓丽来源：《办公室业务》2011年第03期文件材料归档是指各单位在工作活动中不断产生的文件材料处理完毕以后，由文书部门或业务部门整理立卷，定期移交给单位档案室集中管理保存的过程。
它既是文书工作的最后一个环节，同时也是档案管理工作的开始环节。
只有及时地、有针对性地收集整理各类文件材料，才能避免文件的散失，才能真实、全面地反映一个单位乃至全县的历史全貌和活动规律，也才能保证档案的齐全完整。
但是在实际工作中，我县各单位在文件材料归档工作中仍存在着一些难点问题，直接影响了档案工作的进度和质量。
现就“十一五”以来我县文件材料归档过程中遇到的问题和对策谈几点看法。
一、存在的问题及其原因目前，有些单位存在文件材料归档难的问题，主要表现在：一是应归档的文件材料收集不齐全，文件短缺较多；二是声像资料等特殊载体的档案材料短缺更为严重；三是应当归档的文件材料不能按时移交归档；四是档案人员综合素质不够高。
产生文件材料归档难的原因：一是个别领导档案意识不强，对档案工作的重要性认识不到位，有些基层单位甚至把立卷归档当作负担来对待。
在过去相当长的时间里，在很多人的眼里，档案工作是一项无足轻重的简单劳动，档案部门是一个修身养性的清闲之地，档案工作者则被认为是不需要多少知识就可以胜任的社会群体。
甚至在一些领导者心目中，档案工作也是一项可有可无的、微不足道的工作，还由于档案工作不能直接产生经济效益，一些领导对档案工作没有给予足够的重视，所以档案工作无奈地处于一种尴尬的境地，即“说起来重要，干起来次要，忙起来不要”。
这都影响了文件材料归档工作的开展。
二是有些部门档案人员责任心不强，业务指导人员在指导方式上过于微观具体。
我县档案局对所辖立档单位的档案业务指导工作过于具体，档案业务指导人员几乎包揽所有指导单位的具体档案业务，档案业务人员进驻一个单位，首先按一定标准收集本单位的历年文件，然后还带着被指导单位的档案人员对每一份文件进行鉴定、分类、组卷、编目，拟写案卷标题及案卷的装订、装盒、上架等，与其说“指导”不如说是在“打工”，越俎代庖使业务指导工作陷入骑虎难下的境地，有些单位甚至存在你不指导我就不干的等、靠思想。
文件归档管理制度范本
文件归档管理制度范本第一章总则第一条为规范和加强文件归档管理，提高文件利用效率，保障信息安全，充分发挥文件管理的作用，根据《中华人民共和国档案法》和相关法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用于我单位所有部门和人员，在文件归档管理活动中必须严格遵守。
第三条文件归档管理是指对单位产生和收到的文件按照规定的结构、程序和标准进行分类、整理、登记、传递、查阅和销毁等管理活动。
第四条文件归档管理应当坚持以下原则：(一) 法律合规原则：严格遵守国家法律法规，依法对文件进行管理。
(二) 科学规范原则：按照制度规定的标准和程序进行文件管理。
(三) 实用高效原则：提高文件利用效率，便于及时查阅和使用。
(四) 保密安全原则：加强文件的保密意识，确保信息安全。
(五) 审计监督原则：建立健全审核机制，加强管理监督。
第二章文件归档管理的组织架构第五条本单位文件归档管理实行部门主管负责制，文件归档管理工作由负责文件管理的部门统一负责。
第六条文件管理部门应当配备专门人员，负责文件归档管理工作的具体实施。
第七条各部门应当配合文件管理部门的工作，按照制度规定的要求积极参与文件归档管理活动。
第八条文件管理部门应当定期组织文件管理人员进行培训，提高他们的文件管理水平和专业素养。
第九条文件管理部门应当建立档案管理系统，规范文件的归档、借阅、传递和销毁等流程。
第三章文件归档管理的程序第十条文件归档管理的程序包括文件的收集、整理、归档、保管、报批、借阅、销毁等环节。
第十一条文件的收集应当及时、完整、准确，确保对单位工作的全面记录。
第十二条文件的整理应当根据文件的性质、用途和时效性进行分类整理，建立档案库房，并采用科学合理的存放方式。
第十三条文件的归档应当按照文件的重要性、保密级别和归档标准进行归类，制定归档计划，保证文件的安全性和完整性。
第十四条文件的保管应当制定明确的保管制度，确保文件的安全性和长期保存。
第十五条文件的报批应当经过审核、签字等程序，确保文件的合法性和规范性。
工程项目文件收集归档制度
工程项目文件收集归档制度一、总则为了规范工程项目文件的管理和归档工作，提高文件管理效率和工作效能，确保工程项目文件的安全性、完整性和可追溯性，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内所有工程项目文件的管理和归档工作，包括但不限于项目资料、图纸设计、施工方案、合同协议等所有涉及工程项目的文件。
三、文件管理流程1. 文件的建立和整理项目文件应以统一格式进行建立，包括项目名称、项目编号、文件编号、文件名称、编制单位、编制日期、审核人、审批人等必要信息，并按照文件性质、文件编号等进行分类整理。
2. 文件的传送和归档项目文件应按照制定的文件传送和归档流程进行传送和归档。
文件传送应注明传送人、接收人以及传递时间，确保文件传送的及时性和准确性。
文件归档应按照文件编号、文件性质等进行分类和整理，确保文件的易查性和可查性。
3. 文件的保密和安全项目文件涉及公司机密信息，应按照公司文件保密制度进行保密处理。
文件管理人员应妥善保管文件，防止文件丢失、泄露等情况发生。
4. 文件的查阅和利用项目文件归档后，除了文件管理人员外，其他人员需提出申请进行文件查阅和利用。
文件管理人员应按照申请人的要求进行文件查阅和利用，确保文件的安全性和完整性。
四、文件归档管理1. 文件归档管理责任公司确定专门的文件管理人员，负责项目文件的归档工作。
文件管理人员应定期对文件进行归档整理，确保文件的安全性和完整性。
2. 文件归档标准项目文件归档按照文件分类标准进行，包括项目资料、设计图纸、施工方案、合同协议等各种类型文件的归档管理。
3. 文件归档时限项目文件根据文件性质和重要程度进行归档时限的规定，确保项目文件的及时性和可查性。
五、文件归档保管1. 文件存放位置项目文件应存放在公司专门设立的文件存储室内，保证文件的安全性和完整性。
2. 文件保管措施项目文件采用电子化管理，确保文件的防火、防水、防潮等方面的保管措施。
3. 文件定期检查定期对文件进行检查和整理，清除过期文件和无用文件，确保项目文件的归档管理的清晰和有序。
文件、材料收集归档制度模版（3篇）
文件、材料收集归档制度模版第一章总则第一条目的和依据1.1 为了规范公司文件、材料的收集和归档工作，保证文件、材料的安全、完整和易于检索，提高工作效率和知识管理能力，制定本制度。
1.2 本制度的制定依据有：公司相关管理制度、法律法规等。
第二章收集范围和方式第二条收集范围2.1 公司文件和材料的收集范围包括但不限于：计划、报告、合同、协议、凭证等各类文件和材料。
2.2 公司文件和材料必须符合收集要求，与公司业务运作相关，能够提供有效的信息支持。
第三条收集方式3.1 公司文件和材料的收集方式包括但不限于以下几种：(1) 纸质文件收集：通过纸质方式收集并归档，包括纸质文件的文件夹、文件柜等；(2) 电子文件收集：通过电子方式收集并归档，包括电子文档的文件夹、电子档案管理系统等；(3) 录像、录音等媒体文件收集：通过相应设备将媒体文件进行记录和归档。
第四章归档要求第四条归档标准4.1 公司文件和材料的归档标准包括但不限于以下几个方面：(1) 根据文件和材料的类型、属性进行分类归档；(2) 采用科学合理的编号方式，确保文件和材料易于辨识和检索；(3) 根据文件和材料的重要性和保密级别，确定合适的存储位置和权限控制。
第五条归档流程5.1 公司文件和材料的归档流程如下：(1) 收集文件和材料：按照规定的收集方式，收集并核实文件和材料的准确性和完整性；(2) 分类归档：根据文件和材料的类型、属性，在归档系统中进行分类归档；(3) 编号：采用科学合理的编号方式，将文件和材料进行编号，并记录在归档系统中；(4) 存储和管理：根据文件和材料的重要性和保密级别，将其存放在相应的位置，并进行权限控制；(5) 更新和维护：定期对归档文件和材料进行更新和维护，确保其有效性和可用性。
第六章归档管理第六条责任人员6.1 公司文件和材料归档管理的责任人员包括但不限于以下几个方面：(1) 文件管理员：负责文件和材料的收集、归档和管理工作；(2) 系统管理员：负责电子归档系统的维护和管理；(3) 安全管理员：负责文件和材料的保密和安全控制。
如何做好档案收集归档管理工作
如何做好档案收集归档管理工作摘要：档案收集归档是档案管理工作的基础和主要内容之一，可以有效保护档案资料的丰富和齐全，方便档案信息资源的开发并为社会发挥档案的利用价值，适应信息时代信息资源的共享趋势要求。
本文主要针对单位档案的收集归档管理工作进行分析探讨，并提供参考。
关键词：档案；归档；管理单位档案是各单位在工作过程中形成的，不同形式的客观事实和工作过程的真实记录，具有保存价值，应收集归档存放于单位综合档案室进行集中管理的档案资料。
这些档案资料应当鉴别其价值性，可以为单位发展提供服务，并具有服务社会发展的长远的保存价值。
具体工作中，要加强档案资料的形成和存放，及时收集移交单位档案室，确保资料齐全，存放安全，推动单位档案管理水平的进步提升。
一、档案收集归档的重要性档案收集的重要性，可以形象的比喻为“巧妇难为无米之炊” ，这样我们就不难理解，进而增强工作的积极性和主动性。
目前，很多单位的档案收集执行的是有关档案管理规定，或者本单位的有关规定，如要求单位有关档案部门和人员要在第二年上半年将去年的档案收集整理归档。
那么，按照这个要求规定的时限完成收集归档是没有问题的，关键是具体组织开展过程中时间节点把握上容易出现问题，这种要求应该是建立在单位具备规范化管理意识和条件的基础上才可以将收集整理工作做到位，否则容易出现一些问题，如做不到随办随归，要等到年底集中归档，都容易导致收集归档不齐全等现象。
信息化形势下，计算机技术在档案管理中得以应用，归档管理工作通过系统开展，提升了归档质量效率，齐全完整的档案资料可以通过信息技术全面展示，已改往日查找和利用空间的限制，档案内容覆盖可以实现最大化，档案收集归档的重要性也得以体现。
同时，要做好新形势下电子档案的收集归档管理工作，做到与纸质档案一起收集归档管理。
电子档案自身优势明显，存储以数据格式，存放于硬盘或者数据库中，可以长时间安全存放，占用档案存放空间较小，可实现无痕快速利用和传输。
如何提升档案收集归档的质量和效率
如何提升档案收集归档的质量和效率摘要：档案工作的环节步骤较多，每个环节和流程之间前后衔接，互为基础，牵一发而动全身。
材料收集作为档案工作环节的首要环节，在保证档案材料的完整性、规范性方面意义重大，强化收集工作，要按照收集范围和要求，做到科学有序、依规收集这是确保收集质量和效率的关键。
本文从丰富档案资源，提升档案质效的角度进行分析和思考，以期提供具有推进档案收集工作水平提升的经验性参考。
关键词：档案收集；归档管理；质量；效率档案的价值要通过发挥其自身作用才能体现，而档案作用的发挥主要以管理服务的形式和手段以及档案管理的质量为基础和前提。
收集工作是提升档案管理质量的前段工作环节，这个环节需要注意文件材料形成后，经鉴定符合收集归档要求后及时予以收集，实施集中管理，避免收集的滞后等原因出现收集不全，收集遗漏等问题发生，只有将收集工作开展到位，才能为档案管理质量提升打下基础。
一、档案收集归档的基本要求档案收集归档虽然只是档案管理工作的一个组成环节，但是事关整个档案管理工作的开展和质量，因此档案收集工作是一项谨慎严肃的工作，必须严格按照收集的方法和流程开展。
首先要明确具体的收集内容，掌握单位职责内有哪些文件材料形成，除纸质材料类外是否还有实物和音像以及电子类材料产生，进一步将档案的归档内容来理，进而在收集过程中做好全面把控；其次是全面开展收集，档案部门既要主动出击，登门收集和宣传沟通，也要督促部门主动及时收集材料，移交单位档案部门，进行移交材料登记，做到职责明晰；三要严把收集材料的质量，检查所收集的档案材料是否符合档案管理规定，对于真实性存疑、收集程序不规范的档案材料采取进一步的分析研究，直至达到收集要求，已达到优化档案质量的目的。
二、档案收集归档存在的问题在档案的利用和日常管理工作中，不难发现很多单位的档案存在文件缺失、无法查找到所需材料的情况，这些问题情况就充分暴露了其主要原因就是收集环节工作不到位所致，直接影响了档案的使用价值。
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路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
2020年4月9日星期四
一、档案和档案工作简介 二、文件材料的收集 三、保管期限的划分 四、文件材料的整理 五、归档文件的编目
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
一、档案和档案 工作简介
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1、档案的概念
吾将上下而求索
例：“江苏省档案信息化工作会议”文件 归档范围和保管期限
通知（正本） WORD格式或CEB版式文件
永久
日程（正本） WORD格式电子版
永久
名单（正本、EXCEL表格）
永久
领导报告、讲话、总结（历次修改稿、定稿、 WORD格式
电子版）
永久
▪ 各市交流材料（定稿、 WORD格式）
30年
▪ 照片（JPG格式）
永久
▪ 录音、录像（MPEG格式）
永久
网站发布会议信息（ HTML格式、 WORD格式）
30年
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三、保管期限的 划分
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1、档案鉴定工作
（1）确定是否归档—资格审定 （2）区分不同价值—划分保管期限 （3）期满档案鉴定 （4）划控鉴定
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(1)凭证作用 (2)参考作用
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3、档案业务工作内容
①收集 ③整理 ⑤保管 ⑦编研
②鉴定 ④编目 ⑥统计 ⑧利用
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二、文件材料的 收集
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1、存在问题
（1）不齐全完整
“帐外”文件短缺 职能部门文件短缺 特殊载体材料短缺
5、电子文件的收集归档迫在眉睫
计算机在日常办公中的广泛使用 办公自动化（ＯＡ）系统的普遍应用 行政业务系统的大量运行 电子政务网络的互联互通
结论：大量产生的电子文件，将成为 归档的主体，电子文件管理和归档成为 各部门工作的重要组成部分
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6、收集方法
（1）平时收集 （2）集中收集
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4、收集注意事项
（1）“帐内”（红头）文件材料的收集
发文收集注意事项
收文收集注意事项
（2） “帐外” 文件的收集
注意做好本单位业务职能部门形成的反 映专业职能活动的文件材料的收集
（3）关联文件的收集
（4）其它门类和载体文件材料的收集
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注意做好电子文件的收集
2、保管期限的划分
（1）划分原则 ① “以我为主”原则 “我”：本机关职能活动 本系统 密切相关的机关 ② “公民权益从宽”原则 本机关个人利益 外机关个人利益
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（2）划分依据
①国家档案局颁布８号令 ② 结合本单位、本部门工作实 际
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（3）划分保管期限应注意的问题：
①注意文件之间的联系； ②考察文件的实际内容； ③研究文件的各种作用； ④考虑文件的长久需要。
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（4）操作层次着重区分的问题
①区分“主办的”与“协办的” ②区分“针对的”与“普发的” ③区分“政策性的”与“事务性的” ④区分“凭证性的”与“参考性的” ⑤区分“结论性的”与“过程性的” ⑥区分“有处理结果的”与“无处理结果的” ⑦区分“全局的”与“局部的” 路漫漫其⑧修远兮,区分“时间长的”与“时间短的”
（2）不及时、规范 （3）不集中统一管理
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2、收集要求
（1）要齐全完整 （2）要保证及时和安全 （3）要符合规范和标准 （4）要集中统一管理
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3、收集措施
（1）要健全档案管理网络 （2）要建立档案收集制度 （3）要制定完整的文件材料归
档范围
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7、国家出台的有关政策文件
(1)《机关文件材料归档范围和文书档案保管 期限规定》（国家档案局颁布８号令） (2)各级各类档案馆收集档案范围的规定（国 家档案局颁布9号令） (3)国家基本专业档案门类（第一批、第二批 ） (4)《电子文件归档与管理规范》 (5)《公务电子邮件归档与管理规则》
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2、档案的作用
(1) 档案是机关行政管理和业务工作的查考凭 据 (2) 档案是生产活动的参考依据 (3) 档案是科学研究的基础和条件 (4) 档案是宣传教育的生动素材 (5) 档案是解决纠纷、维护佥权益的法律证据 (6) 档案是政治斗争、国际斗争的有力武器
档案的作用可概括为两个基本方面:
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8、关于国家档案局８号令的贯彻
（1）文件材料归档范围和文书档 案保管期限表的编制已审批的单位结 合本单位、本部门工作实际做好“回 头看 工作
（2）制定电子文件归档范围和保 管期限表
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9、如何制定电子文件归档范围和保 管期限表
① 各部门处室与档案人员共同划定归档范围。 ②明确单位的主要职能、重要工作内容和关键的工作 步骤 ③ 根据业务工作中电子文件的生成节点，明确电子 文件的种类 ④电子文件来源部门制定归档范围和保管期限（初稿 ） ⑤汇总讨论制定初步归档范围和细化的保管期限（征 求意见稿） ⑥ 广泛征求意见并试用 路漫漫其修远⑦兮, 修改完善归档范围和保管期限
档案是指过去和现在的国家机构、社会组 织以及个人从事政治、军事、经济、科学、 技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家 和社会有保存价值的各种文字、图表、声像 等不同形式的历史记录。”___ 《档案法》
学校档案，是指学校从事招生、教学、科 研、管理等活动直接形成的对学生、学校和 社会有保存价值的各种文字、图表、声像等 不同形式、载体的历史记录。
吾将上下而求索
（5）永久保管的文书档案范围
①本单位机构演变、人事任免、年度计划总结、会议记 录、年报表、年度考核、职工名册、大事记等材料；
②本单位重要会议、重大活动等形成的主要文件材料； ③学校教育教学活动中形成的重要业务文件材料； ④本单位房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产
登记等凭证性文件材料； ⑤上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； ⑥其它有关县级以上表彰、工调、人事组织关系、警告以