如何做好应归档文件材料的收集归档工作
合集下载
相关主题
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
吾将上下而求索
（5）永久保管的文书档案范围
①本单位机构演变、人事任免、年度计划总结、会议记 录、年报表、年度考核、职工名册、大事记等材料；
②本单位重要会议、重大活动等形成的主要文件材料； ③学校教育教学活动中形成的重要业务文件材料； ④本单位房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产
登记等凭证性文件材料； ⑤上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； ⑥其它有关县级以上表彰、工调、人事组织关系、警告以
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
4、收集注意事项
（1）“帐内”（红头）文件材料的收集
发文收集注意事项
收文收集注意事项
（2） “帐外” 文件的收集
注意做好本单位业务职能部门形成的反 映专业职能活动的文件材料的收集
（3）关联文件的收集
（4）其它门类和载体文件材料的收集
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
注意做好电子文件的收集
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
8、关于国家档案局８号令的贯彻
（1）文件材料归档范围和文书档 案保管期限表的编制已审批的单位结 合本单位、本部门工作实际做好“回 头看” 工作
（2）制定电子文件归档范围和保 管期限表
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
9、如何制定电子文件归档范围和保 管期限表
① 各部门处室与档案人员共同划定归档范围。 ②明确单位的主要职能、重要工作内容和关键的工作 步骤 ③ 根据业务工作中电子文件的生成节点，明确电子 文件的种类 ④电子文件来源部门制定归档范围和保管期限（初稿 ） ⑤汇总讨论制定初步归档范围和细化的保管期限（征 求意见稿） ⑥ 广泛征求意见并试用 路漫漫其修远⑦兮, 修改完善归档范围和保管期限
如何做好应归档文件材 料的收集归档工作
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
2020年4月9日星期四
一、档案和档案工作简介 二、文件材料的收集 三、保管期限的划分 四、文件材料的整理 五、归档文件的编目
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
一、档案和档案 工作简介
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
1、档案的概念
（2）不及时、规范 （3）不集中统一管理
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
2、收集要求
（1）要齐全完整 （2）要保证及时和安全 （3）要符合规范和标准 （4）要集中统一管理
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
3、收集措施
（1）要健全档案管理网络 （2）要建立档案收集制度 （3）要制定完整的文件材料归
档范围
吾将上下而求索
例：“江苏省档案信息化工作会议”文件 归档范围和保管期限
通知（正本） WORD格式或CEB版式文件
永久
日程（正本） WORD格式电子版
永久
名单（正本、EXCEL表格）
永久
领导报告、讲话、总结（历次修改稿、定稿、 WORD格式
电子版）
永久
▪ 各市交流材料（定稿、 WORD格式）
30年
▪ 照片（JPG格式）
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
7、国家出台的有Hale Waihona Puke Baidu政策文件
(1)《机关文件材料归档范围和文书档案保管 期限规定》（国家档案局颁布８号令） (2)各级各类档案馆收集档案范围的规定（国 家档案局颁布9号令） (3)国家基本专业档案门类（第一批、第二批 ） (4)《电子文件归档与管理规范》 (5)《公务电子邮件归档与管理规则》
永久
▪ 录音、录像（MPEG格式）
永久
网站发布会议信息（ HTML格式、 WORD格式）
30年
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
三、保管期限的 划分
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
1、档案鉴定工作
（1）确定是否归档—资格审定 （2）区分不同价值—划分保管期限 （3）期满档案鉴定 （4）划控鉴定
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
(1)凭证作用 (2)参考作用
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
3、档案业务工作内容
①收集 ③整理 ⑤保管 ⑦编研
②鉴定 ④编目 ⑥统计 ⑧利用
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
二、文件材料的 收集
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
1、存在问题
（1）不齐全完整
“帐外”文件短缺 职能部门文件短缺 特殊载体材料短缺
5、电子文件的收集归档迫在眉睫
计算机在日常办公中的广泛使用 办公自动化（ＯＡ）系统的普遍应用 行政业务系统的大量运行 电子政务网络的互联互通
结论：大量产生的电子文件，将成为 归档的主体，电子文件管理和归档成为 各部门工作的重要组成部分
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
6、收集方法
（1）平时收集 （2）集中收集
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
2、档案的作用
(1) 档案是机关行政管理和业务工作的查考凭 据 (2) 档案是生产活动的参考依据 (3) 档案是科学研究的基础和条件 (4) 档案是宣传教育的生动素材 (5) 档案是解决纠纷、维护佥权益的法律证据 (6) 档案是政治斗争、国际斗争的有力武器
档案的作用可概括为两个基本方面:
2、保管期限的划分
（1）划分原则 ① “以我为主”原则 “我”：本机关职能活动 本系统 密切相关的机关 ② “公民权益从宽”原则 本机关个人利益 外机关个人利益
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
（2）划分依据
①国家档案局颁布８号令 ② 结合本单位、本部门工作实 际
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
（3）划分保管期限应注意的问题：
档案是指过去和现在的国家机构、社会组 织以及个人从事政治、军事、经济、科学、 技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家 和社会有保存价值的各种文字、图表、声像 等不同形式的历史记录。”___ 《档案法》
学校档案，是指学校从事招生、教学、科 研、管理等活动直接形成的对学生、学校和 社会有保存价值的各种文字、图表、声像等 不同形式、载体的历史记录。
①注意文件之间的联系； ②考察文件的实际内容； ③研究文件的各种作用； ④考虑文件的长久需要。
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
（4）操作层次着重区分的问题
①区分“主办的”与“协办的” ②区分“针对的”与“普发的” ③区分“政策性的”与“事务性的” ④区分“凭证性的”与“参考性的” ⑤区分“结论性的”与“过程性的” ⑥区分“有处理结果的”与“无处理结果的” ⑦区分“全局的”与“局部的” 路漫漫其⑧修远兮,区分“时间长的”与“时间短的”
（5）永久保管的文书档案范围
①本单位机构演变、人事任免、年度计划总结、会议记 录、年报表、年度考核、职工名册、大事记等材料；
②本单位重要会议、重大活动等形成的主要文件材料； ③学校教育教学活动中形成的重要业务文件材料； ④本单位房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产
登记等凭证性文件材料； ⑤上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； ⑥其它有关县级以上表彰、工调、人事组织关系、警告以
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
4、收集注意事项
（1）“帐内”（红头）文件材料的收集
发文收集注意事项
收文收集注意事项
（2） “帐外” 文件的收集
注意做好本单位业务职能部门形成的反 映专业职能活动的文件材料的收集
（3）关联文件的收集
（4）其它门类和载体文件材料的收集
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
注意做好电子文件的收集
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
8、关于国家档案局８号令的贯彻
（1）文件材料归档范围和文书档 案保管期限表的编制已审批的单位结 合本单位、本部门工作实际做好“回 头看” 工作
（2）制定电子文件归档范围和保 管期限表
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
9、如何制定电子文件归档范围和保 管期限表
① 各部门处室与档案人员共同划定归档范围。 ②明确单位的主要职能、重要工作内容和关键的工作 步骤 ③ 根据业务工作中电子文件的生成节点，明确电子 文件的种类 ④电子文件来源部门制定归档范围和保管期限（初稿 ） ⑤汇总讨论制定初步归档范围和细化的保管期限（征 求意见稿） ⑥ 广泛征求意见并试用 路漫漫其修远⑦兮, 修改完善归档范围和保管期限
如何做好应归档文件材 料的收集归档工作
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
2020年4月9日星期四
一、档案和档案工作简介 二、文件材料的收集 三、保管期限的划分 四、文件材料的整理 五、归档文件的编目
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
一、档案和档案 工作简介
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
1、档案的概念
（2）不及时、规范 （3）不集中统一管理
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
2、收集要求
（1）要齐全完整 （2）要保证及时和安全 （3）要符合规范和标准 （4）要集中统一管理
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
3、收集措施
（1）要健全档案管理网络 （2）要建立档案收集制度 （3）要制定完整的文件材料归
档范围
吾将上下而求索
例：“江苏省档案信息化工作会议”文件 归档范围和保管期限
通知（正本） WORD格式或CEB版式文件
永久
日程（正本） WORD格式电子版
永久
名单（正本、EXCEL表格）
永久
领导报告、讲话、总结（历次修改稿、定稿、 WORD格式
电子版）
永久
▪ 各市交流材料（定稿、 WORD格式）
30年
▪ 照片（JPG格式）
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
7、国家出台的有Hale Waihona Puke Baidu政策文件
(1)《机关文件材料归档范围和文书档案保管 期限规定》（国家档案局颁布８号令） (2)各级各类档案馆收集档案范围的规定（国 家档案局颁布9号令） (3)国家基本专业档案门类（第一批、第二批 ） (4)《电子文件归档与管理规范》 (5)《公务电子邮件归档与管理规则》
永久
▪ 录音、录像（MPEG格式）
永久
网站发布会议信息（ HTML格式、 WORD格式）
30年
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
三、保管期限的 划分
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
1、档案鉴定工作
（1）确定是否归档—资格审定 （2）区分不同价值—划分保管期限 （3）期满档案鉴定 （4）划控鉴定
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
(1)凭证作用 (2)参考作用
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
3、档案业务工作内容
①收集 ③整理 ⑤保管 ⑦编研
②鉴定 ④编目 ⑥统计 ⑧利用
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
二、文件材料的 收集
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
1、存在问题
（1）不齐全完整
“帐外”文件短缺 职能部门文件短缺 特殊载体材料短缺
5、电子文件的收集归档迫在眉睫
计算机在日常办公中的广泛使用 办公自动化（ＯＡ）系统的普遍应用 行政业务系统的大量运行 电子政务网络的互联互通
结论：大量产生的电子文件，将成为 归档的主体，电子文件管理和归档成为 各部门工作的重要组成部分
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
6、收集方法
（1）平时收集 （2）集中收集
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
2、档案的作用
(1) 档案是机关行政管理和业务工作的查考凭 据 (2) 档案是生产活动的参考依据 (3) 档案是科学研究的基础和条件 (4) 档案是宣传教育的生动素材 (5) 档案是解决纠纷、维护佥权益的法律证据 (6) 档案是政治斗争、国际斗争的有力武器
档案的作用可概括为两个基本方面:
2、保管期限的划分
（1）划分原则 ① “以我为主”原则 “我”：本机关职能活动 本系统 密切相关的机关 ② “公民权益从宽”原则 本机关个人利益 外机关个人利益
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
（2）划分依据
①国家档案局颁布８号令 ② 结合本单位、本部门工作实 际
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
（3）划分保管期限应注意的问题：
档案是指过去和现在的国家机构、社会组 织以及个人从事政治、军事、经济、科学、 技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家 和社会有保存价值的各种文字、图表、声像 等不同形式的历史记录。”___ 《档案法》
学校档案，是指学校从事招生、教学、科 研、管理等活动直接形成的对学生、学校和 社会有保存价值的各种文字、图表、声像等 不同形式、载体的历史记录。
①注意文件之间的联系； ②考察文件的实际内容； ③研究文件的各种作用； ④考虑文件的长久需要。
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
（4）操作层次着重区分的问题
①区分“主办的”与“协办的” ②区分“针对的”与“普发的” ③区分“政策性的”与“事务性的” ④区分“凭证性的”与“参考性的” ⑤区分“结论性的”与“过程性的” ⑥区分“有处理结果的”与“无处理结果的” ⑦区分“全局的”与“局部的” 路漫漫其⑧修远兮,区分“时间长的”与“时间短的”