项目部行政的工作内容

项目部工作内容

一、内部管理

（一）文件

1、收文

收到的文件首先在收文簿里登记文件的顺序号、收文日期、来文号、文件标题、份数、性质、签收等。

2、传阅、签字

将登记好的文件复印二份，一份是交项目经理阅览，另一份是管理人员传阅签字。

3、分类、存档

传阅签字后的文件分门别类保存在文件档案盒里，将文件装入档案盒时，需要在“文件目录表”上登记序号（序号用铅笔在文件左上角标示）、文件号、文件名称、发文单位。

4、发文

发出文件需要在文件发文簿上登记发文日期、发文单位、事由（文件名称）附件、发件人、办事情形、承办人（签字）。

（二）合同

1、登记、上报

收到新合同时，首先，查看合同资质证件：营业执照、组织机构代码、税务登记证、法定代表人或委托代理人身份证复印件盖鲜章。落款的乙方名称、法人代表、联系电话、盖章情况完善。然后附上内部合同评审表。在合同评审表上填写合同名称、报审单位、报审时间，

承报单位意见由项目经理签字。将合同评审表、合同、资质证件夹在一起。最后在“合同登记表”上填写收到日期、合同名称、乙方名称（包括联系人、联系电话）资质证件、上报日期。

2、收到已签定的合同

（1）登记

在合同收文簿上登记顺序号、收文日期、文件标题、份数、性质、签收等。合同原件返乙方，复印件保存。装入合同档案盒时，在“合同目录表”上登记序号（序号用铅笔在合同左上角标示）、合同名称、乙方名称、性质、份数。

（2）返合同

将合同原件返乙方，在合同发文簿上登记合同的发文日期、合同名称、性质、份数、签字（由乙方签字）

（3）发出

将合同复印，发给资料、预算、材料，需要在合同发文簿上登记发文日期、发文编号、事由、附件、发件人、办事情形、承办人（签字）。

（三）考勤、考评、入职、辞职

1、检查管理人员每天的考勤，事假者在考勤本上注明。每天及时将所有管理人员的考勤时间填写在考勤表格上。

2、每到月底进行考评，将考评表发给管理人员，每月的1号交经理打考评。

3、新到人员填写职员聘用审批表，然后交行政办，经行政办核实资

格证件后返项目部，由项目经理签字，再交行政办。

4、辞职人员填写辞职报告后由项目经理签字，然后交行政办。（四）办公用品

1、请购

指挥部、项目部需要请购的办公物品进行统计，填写请购单，由项目经理审批。

2、清点、登记、保管

对请购回的办公用品进行清点、登记。将指挥部、项目部的办公用品清单上的名称、数量、单价、总价分别输入电脑中保存，清单需要保存留底。办公用品分类整齐地保存在文件柜中。

3、领取

领取人在领取办公用品时，需要在办公用品领取记录簿上签字。项目部各工段领取办公用品分别在办公用品登记簿上登记，指挥部的办公用品记录在指挥部办公用品登记簿上。

4、分类、保存

填写完的办公用品领取记录簿按项目部、指挥部分类保存在“办公用品档案盒”里。

（五）车辆行驶记录

车辆行驶记录表，每天检查车辆的行驶记录，月底时进行整理、收集、分类、保存。

（六）日常事务

1、在送水记录簿上登记当天的送水数量、换水的办公室。

2、准备会议用水，做好会议室使用登记表。

3、项目上的一些事务的费用报销和管理人员费用的报销，在费用报销单登记表上做好登记。

4、每天写工作日志（建工路桥发的）。

5、由于人员的流动，及时整理通讯录。

6、每天早上开指挥部各个办公室，并检查办公室内的茶叶、纸杯、抽纸、卫生等情况。

7、月底查询光纤、座机费用，申请缴费。

8、完成业主交待的事情及领导安排的其他任务。

二、会务工作

1、项目部会议

会议前，电话或短信通知每位管理人员开会时间、地点。准备会议签到表、录音笔、纸杯、茶水等。

会议中，做好会议录音，会议纪要。

会议后，收齐会议签到表，将会议录音拷进电脑里保存。及时整理会议纪要，认真修改后，交项目经理审核。审核之后，将会议签到表复印件附在会议纪要后面，由所有管理人员传阅签字，落实会议内容。最后将会议签到表原件保存在“会议签到表档案盒”传阅签字后的会议纪要保存在“会议纪要档案盒”里，同样做好会议纪要目录的登记。

工地例会还需要填写在（建工路桥发的）工程会议记录簿上。

行政会议也需要填写在（建工路桥发的）会议记录簿上。

2、指挥部会议、重大办会议

会议前，准备好会议用水，安排保洁人员将会议室打扫干净。烟灰缸、抽纸、话筒、会议坐签牌等摆放整齐。会议室茶柜抽屉中多准备几支中性笔。音响设备提前打开，调试好。开重大办会议时，提前将杯子洗干净。

会议中，每隔三分钟掺一次水。重大办会议需要做好会议录音，会议结束后及时将录音笔收好，会议录音拷进电脑中保存。

三、后勤管理

（一）保洁

1、周一到周五需要安排保洁人员将指挥部会议室、项目部会议室、指挥部各办公室、监理办公室、过控办公室、操场、大门、厕所打扫干净。

2、每次会议结束后及时安排保洁人员打扫会议室卫生。

3、保洁人员每天填写清洁记录表，月底将时清洁记录表格收集、保存。

4、每周末进行一次大扫除。

(二)保安

1、每周检查保安的车辆登记表、人员来访登记表、巡逻表填写情况。

2、月底时将车辆登记表、人员来访登记表、巡逻表收集、分类、保存。

（三）厨房

1、每天统计项目部人员就餐人数。

2、每月底时，计算就项目部就餐费用。

3、月底时，将就餐统计表、就餐费用表分类、保存。

4、定期检查厨房菜品。

5、安排厨房人员每周末对餐厅进行大扫除。

（四）维修联系

项目部的打印机、电脑等办公设备的维修联系。