跟单工作管理制度(最终版)

xxx有限公司

跟单工作管理制度

（最终版）

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目录

第一章总则 (1)

第二章跟单员工作管理 (2)

第三章订单评审管理 (6)

第四章外协加工管理 (9)

第五章成品发运管理 (12)

第六章发出商品台账管理 (14)

第七章附则 (15)

附件1 业务通知单 (16)

附件2 客户订单评审表 (17)

附件3 外协加工计划表 (18)

附件4 外协加工单 (19)

附件5 发出商品台账（样板） (20)

第一章总则

第一条目的

为规范xxx有限公司（以下简称公司）的跟单工作，提高跟单工作效率，保证从“客户下单”到“成品发运交货”以及“客户收货付款”的全过程能统一、协调、高效的运转，有效衔接市场与内部生产，实现公司的经营利益，特制定《xxx 有限公司跟单工作管理制度》（以下简称本制度）。

第二条适用范围

本制度适用于公司的跟单业务，具体适用于营销中心，指导营销总监、跟单主任和跟单员的工作。

第三条跟单体系

公司的跟单工作，是在公司总经理办公会的领导下，主要由营销总监来统一领导协调，由跟单主任具体组织实施。公司的跟单工作采取统一的管理方式，营销中心负责从客户下单到成品发运交货以及客户收货付款的全过程主控管理。

第四条主要内容

本制度的主要内容包括：跟单员工作管理、订单评审管理、外协加工管理、成品发运管理、发出商品台账管理等五大部分。

第二章跟单员工作管理

第五条跟单业务种类

公司的跟单工作主要分为两大类：印刷类跟单业务和纸品类跟单业务。

第六条跟单流程管理

公司的跟单流程主要包括：接单、订单评审、下单、生产跟进、发货寄样、辅助收款等。

（一）接单

跟单员接到客户的正式书面订单，若订单为传真件，也可视为下单依据，先行下单，但随后要取得原件；

跟单员接到客户的订单后，应积极主动了解客户的详细需求，并记录，并将订单与相关记录呈报跟单主任，跟单主任审核后通知跟单员组织订单评审；无书面订单时，跟单员需请示后再做决定。

（二）订单评审

依据客户订单，跟单主任组织订单评审，跟单员协助管理，具体见第三章订单评审管理。

（三）下单

根据订单评审结果，形成《业务通知单》（见附件1）和《客户订单评审表》（见附件2），由总经理（常务副总经理）或其授权人员签发后，下达到各相关部门，作为各部门生产协作的主要依据。

1、跟单员负责将签发的业务通知单复印，下发到各相关部门，同时将原件留存营销中心建档；

2、需要现时派发标样的，应做好派发记录，督促领样者用完后及时归还。

（四）生产跟进

1、跟单员负责对生产进度跟进：

（1）跟单员每天至少上、下午各一次去生产现场了解所负责订单的生产情况。

（2）跟单员对发现生产进度有可能影响交货完成的情况，要记录在跟单日志上，并与生产部门积极协调，协调解决不了的，要上报跟单主任，由跟单主任组织协调，若跟单主任仍协调不了的，上报营销总监组织协调。各层级的协调工作均以解决问题为导向，各相关部门应积极配合跟单工作。

（3）跟单员如发现生产进度的滞后将影响到按期交货且确因客户原因无法解决，除记录上报外，同时应通报业务员或客户，积极寻求解决办法。

2、跟单员负责对产品质量进行跟进：

（1）跟单员在生产跟进中发现产品质量达不到客户要求时，要记录在跟单日志上，并与生产、质量等相关部门积极协调，协调解决不了的，要上报跟单主任，由跟单主任组织协调，若跟单主任仍协调不了的，上报营销总监组织协调。各层级的协调工作均以解决问题为导向，各相关部门应积极配合跟单工作。

（2）跟单员如发现质量问题将影响到按要求按期交货且确因客户原因无法解决，除记录上报外，同时通报业务员或客户，积极寻求解决办法。

3、跟单员负责对所跟订单在纸品中心和印刷中心之间的业务工作协调。

4、跟单主任对影响按要求按期交货的问题，有权召集生产协调会。

（五）发货寄样

1、生产完成后，跟单员应再次通知客户或业务员，两次确认到货期，安排第三方物流负责运输交货，具体规定详见第六章成品发运管理。

2、打样、设计产品生产出来后，跟单员负责寄送样品，具体规定详见第六章成品发运管理。

（六）辅助收款

跟单员负责协助业务员催收账款和应收未收账款。

第七条看板录入管理

1、跟单员负责对看板进行录入、修改；

2、跟单员下单完毕，将订单情况录入到看板；

3、跟单员从生产现场跟进回来，应在第一时间内更新进度情况；

4、跟单员在货物发出后对应收账款数、未开发票数进行更改；

5、跟单员在发票开出后，对未开发票数进行更改；

6、跟单员在货款回收后，对应收账款数进行更改；

7、跟单主任负责对看板固定项进行更改；

8、跟单主任每月对看板进行清洁，更换纸标。

第八条客户投诉处理

跟单员接到顾客投诉质量问题后，首先编制投诉单，交由跟单主任负责落实及跟进，具体规定见公司《客户投诉处理程序》。

第九条资料统计汇总

1、跟单员生产现场跟进回来，应及时更新客户订单评审表中的相关内容；

2、每周跟单员填写《跟单总结》，呈跟单主任；

3、跟单主任负责填写业务统计表；

4、跟单主任负责填写开出发票统计表；

5、跟单主任负责填写顾客投诉统计表；

6、跟单主任对每个跟单员的发出商品台帐以及业务状况表进行汇总，具体规定见第七章商品台账管理。

第十条样张管理

1、跟单员负责样张及资料袋的管理；

2、跟单员负责对生产及打样成品留样，并负责保管；

3、跟单员负责制作产品样本。

第十一条客户服务

1、跟单员负责直接跟进客户的服务；

2、跟单员负责客户产品问题的支持服务。

第十二条业务员服务

跟单员负责为业务员提供各支持服务工作：

1、跟单员负责业务员产品问题的支持服务；