会议基本流程

会议基本流程

第一节会前筹备工作

◆成立会议秘书处

对于大中型会议应成立会议秘书处，具体开展会议筹备工作。会议秘书处下属工作小组主

论文集的印刷；

•各轮公告的邮寄；

•会场和设备的保障；

•所有会议期间社会活动的安排；

•与会人员注册及会议中用品的准备；

•会议现场注册；

•会前预定宾馆、预测房间数量、协商价格；

•将与会人员的住店信息提供给宾馆以安排房间；

•安排与会人员返程票务；

，包括：设计旅游线路、确定价格；

联系相关的旅游机构；

安排会议期间的旅游参观活动；

组织会前、会后的旅游活动；

编制会议预算；

•收取与会人员的各项费用；

•支付会议的各项开支；

•发生突发情况时及时调整预算；

。

◆会议各项工作计划

在会议的筹备阶段，需按会议的各阶段制定具体的会议各项工作计划，包括：车站、机场接待方案；

会务交通方案；

会场布置方案；

氛围支持方案；

同声翻译系统；

与会人员住宿、餐饮安排方案；

会场秩序维持方案；

会议秘书服务方案；

财务咨询服务；

会议期间社会活动（会务考察及夜间娱乐）安排。

◆按照时间流程，可依次落实：

一，确定会议的主题

二，确定会议的形式

三，确定会议的规模

►相关的考虑因素

内容场地成本效率效果

四，确定会议的时间

五，确定会议地点

1，饭店

2，大型会展中心

3，中小型会议中心

4，大专院校

5，培训中心

六，确定会议日程和议程

七，制发会议通知

八，准备会议材料

1，会议文件

2，会议证件

九，会议经费预算

——陈述小组会议经费来源

十，布置会场

1，主席台的布置

2，会场格局

3，会场气氛渲染

十一，会前检查

十二，会议宣传

第二节会中工作

保证设施设备到位。

◆按照时间流程，可依次进行：一，会议的注册

二，会议签到与入场

三，会议社会活动安排

四，会议的后勤保障

1，会议服务

2，食宿安排

3，医疗保障

4，保卫工作

5，票务工作

6，特殊情况的应急措施

第三节会后工作

一，会议总结

二，会议纪要

三，会议代表离会工作

四，会议新闻报道

五，会议决算

六，会议评估

七，答谢活动

八，会务工作总结