电力工程建设总承包项目全过程档案管理

电力工程建设总承包项目全过程档案管理

作者：丁杰

来源：《档案管理》2011年第03期

1确定工程总承包档案管理的工作思路

通过调研，我们认为，电力工程建设总承包项目档案真实地记录和反映了勘察、设计、施工、采购、试运行等工程建设的全过程，是各方按照合同约定保证工程质量、进度、造价符合要求的见证，是竣工移交生产后，正常运行、检修、维护、改造等工作的基础。因此，做好工程总承包档案管理工作十分重要。

作为工程总承包方，在档案资料的移交与管理上，要体现“顾客至上”的理念，为业主提供方便。工程总承包档案在文件资料的来源、文件材料的形成、范围及涉及的参建单位、职责、档案的分类和编目等方面，与勘测设计档案管理相比有很大的不同。

2工程总承包档案工作全过程的管理

2.1项目前期准备阶段预先谋划。自工程立项开始，总承包单位就应将档案工作作为工程建设的重要组成部分列入议事日程，着手开展档案文件材料的收集、积累和整理工作。制定工程档案工作的初步计划，明确档案工作管理体制，主管领导、归档标准、质量和进度要求、组织和经费等内容。建立档案工作组织机构，配备工作人员。建立健全档案工作制度，制定档案管理的有关业务规范和办法，使各施工、监理单位以及总承包单位各部门有据可依，并将竣工文件编制工作水平作为选择施工、监理单位的依据之一。

2.2项目开工时统一标准。工程开工时，总承包单位应及时与业主方取得联系，共同商议工程项目文件材料的收集范围、整理的标准和质量要求、档案的移交等事宜，并以书面形式明确下来。同时，要求各参建单位明确档案人员，建立覆盖全工程项目的档案管理网络。将有关制度、标准及时发到各参建单位，统一档案工作的规范标准、质量要求，以及档案的收集、归档和整理的范围、分类、编号等。明确总承包单位各部门以及各施工、监理等单位的档案工作职责。

2.3项目实施阶段实时监控。总承包单位在检查工程质量、进度时，同步检查档案资料的形成、管理情况。在进行单项工程验收的同时，验收归档文件材料的完整程度与整理质量。在条件许可的情况下，总承包单位应建立工程项目档案管理系统，对工程项目进行全息化管理，建立项目档案编码体系，将案卷信息输入计算机数据库，有条件的地方还应与各分包方联网，通过网络化的档案管理系统监控和指导各参建单位档案资料的形成和整理情况，随时发现问题，解决问题，要将档案资料的形成、积累、整理、归档工作纳入工程建设的计划管理工作，

纳入施工管理考核范围，纳入有关领导和工程技术人员的岗位职责。建立工地现场档案室，推行预立卷制度。

监理单位除对自身形成的文件材料进行积累、整理、归档外，还负责监督检查施工文件材料的形成管理情况，审查竣工文件编制质量。监理单位均将竣工文件编制和档案整理质量作为工程质量监理工作的内容之一，对施工单位进行监督管理。对施工文件材料出现的问题及时指出，限期整改。工程各阶段施工完成后，施工、监理等单位应按档案管理的有关规定，将收集、整理好的档案及时向总承包单位档案部门移交，并经档案部门人员验收合格后，双方签字认可。

2.4项目竣工阶段总结反馈。由总承包单位将平时积累的工程建设档案系统汇总，全面梳理，发现问题及时调整和改正，并通过国家档案行政管理部门和行业主管部门组织的档案专项验收，进一步检查发现档案中仍存在的问题，进一步完善档案质量。

2.5项目竣工后档案的移交。工程结束后，由总承包单位按照合同的规定，将工程建设全部档案向业主和生产运行等单位移交，并办理交接手续。还应按照本单位要求向本单位移交所需的工程建设档案，至此，完成工程总承包项目档案工作全过程的管理。

3工程总承包档案管理体制

 工程总承包各种门类、载体的档案应实行统一集中管理，由一位公司领导分工负责，并进行业务指导，定期或不定期地听取档案工作汇报，解决档案工作的问题。在公司年度工作目标中都应将档案工作作为一项内容列入计划和总结。公司要建立健全档案管理体制，完善各项规章制度。档案人员的配备、培训，设备的购置等工作均应列入公司的统一计划内，等等。

工程总承包的档案人员可采取两种组成方式：1.从公司档案管理部门派出有经验的档案人员到工地现场，直接参与工程总承包的档案管理，并组建档案室。2.由总承包公司自行聘用人员管理档案，公司档案管理部门只负责业务指导和参与工程总承包的档案管理，帮助解决档案管理中的困难和问题，提供档案管理制度、技术标准，协助建立档案管理体制等，不定期地到现场指导和检查档案管理情况。

（作者单位：河南省电力公司来稿日期：2011-01-21）