行政文秘的工作职责

办公室行政文员的职责及工作内容

秘书的职责之一是遵照企业规定，做好公司收进、发出的一切以文字为表达工具的有关商务材料，并明确每一种资料的确切存储位置和应被保存期限。这就是企业文书、档案工作，包括收、发处理，文书的立卷归档，及档案收集管理与利用等。

A收文处理程序

收文是指收进外来发送本企业的文件。凡是公司收进的一切以文字作为表达工具的关于商务的材料，都是收文。有正式文件、电报、信函、内部刊物、资料以及其他文字材料等。当然，这些文字材料都是属于商务文书性质。至于公开发行的刊物、资料、图书、杂志等，就不必作为收文处理了。

处理收文总的任务是：组织文件按程序运转，达到查阅处理目的。

具体内容包括：签收、拆封、登记、分文、传阅、请办、批示、办理、督察、备注、归档。

处理收文的程序要按照上述任务要求，合理地安排处理步骤和环节。收文处理程序图

签收督察

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拆封——分文——请办——批示——办理——备注——归档

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登记传阅

B、发文处理程序

发文是指将本公司的文件发送到外单位。凡本公司发出的一切关于公务的文件、信函、电报及其他文字材料，都属于发文。发文处理工作是秘书工作的主要部分，它的任务是从草拟到成文发出全过程的动作，具体任务和处理程序是：拟稿——协商会签——核稿——签发——登记编号——校对——归档等。

行政文员的主要工作是：

1、协助执行公司的各项规章制度和维护工作秩序；

2、负责公司员工的考勤管理；

3、负责公司全体员工的后勤保障工作，包括发放办公用品、印制名片、办理餐卡、定水、定票、复印、邮寄等事务；

4、负责接待来宾，接听或转接外部电话；

5、负责与工作内容相关的各类文件的归档管理；

6、完成上级安排的其他工作任务。

与人事文员没有什么本质上的差别。

人事文员另外还要担任人事档案归档、招聘流程安排等具体工作。

何谓助理？字面上理解就完全够了。助理是总经理的“第三只手”，帮助处理一些日常事务，还涉及一点管理作用。那么就先分析下这个“理”是怎么样贯穿，怎么样呈现在工作中的吧。

1.在总经理领导下负责企业具体管理工作的布置、实施、检查、督促、落实执行情况。

2.做好总经理办公会议和其他会议的组织工作和会议纪录。做好决议、决定等文件的起草、发布。

3.做好企业内外文件的发放、登记、传递、催办、立卷、归档工作。

4.负责企业内外的公文办理，解决来信、来访事宜，及时处理、汇报。

5.负责各类办公用品、器具与设备、劳卫用品、车用材料和节日礼品及实物福利品的采购工作。

6.根据批准的采购计划，按时按量购进货品，要求货比三家、降低成本、秉公办事、不谋私利。

7.负责公司信纸、信封、名片、业务礼品和企业形象所需印刷的定制工作，确保质量和时间要求。

8.对购进物品保存质保书、保修单，对使用中的问题负责，并及时与厂商联系解决。

9.对购进物品做好移交验收工作，提供合法齐全的原始发票及附有的技术说明书。

10.主办或协办向有关政府部门的项目申报、年检、申领各类证照，完成批文手续及出境手

续等事宜。

11.具体办理来宾食宿安排、购票和迎送事宜，以及公司重大活动和联谊活动的后勤总务保障。

职业人毕竟与自由人是两个不同的概念，因此你在那个岗位，就要守那个岗位的规矩。社会就是由这些代表规矩的众多不规则的格子，融合、拼凑，终成一种极其复杂的裂纹玻璃。职业人是一种什么状态？就是这种棱角状态。即使掉到地上也是一块碎玻璃，绝不能是一块牙膏。

那么，作为高层领导身边的助理，怎么样才能发挥好自己的职业之光，被领导赏识并重用呢？一些职业素养与道德是必然要做到的。

第一点，要认清自己，处事有原则。找不准位置，也就找不准工作的立足点、切入点、着力点，工作起来也就找不到“感觉”。

总经理助理处于四方大总管的位置，上协调领导，下联系群众，事务、政务都要过问。工作中要把握好所扮演的角色，拿捏好分寸，工作到位，切实站在一个领导者的位置去看待与分析事情，但切记不要妄自决断，不揽权，不越权，不越位，不缺位。

第二，要耳聪目明，作好参谋工作。

从大的方面说，当助手主要是在于搞好信息、决策与督查。及时地捕捉信息，准确地反馈信息，积极地当好决策参谋。不仅要善于发现问题，还要认真分析问题，给领导解决问题提供决策参考。领导一旦采纳决策意见，还要制订决策备选方案。备选方案一定要多准备几份不同的，以便优中选优。决策制定后要采取得力措施抓落实，并及时搞好督促检查，做好落实情况的及时反馈。

第三，要高效快捷处理有关事务。

总经理助理必须要有强烈的时效观念、意识，求真务实、雷厉风行的工作作风，运筹帷幄的领导艺术，在有限的时间里办好应办之事。工作过程中要明确该干什么，不该干什么，先干什么，后干什么。要有所为，有所不为。工作要扎实，力求实绩、实效。工作不能摆花架子，更不能弄虚作假。要真实地反映情况，扎实地开展工作。这样才会得到领导的信任与重用。要知道越是站得高，看人越看得明白、清楚。

第四，要协调好上下的关系。

对上：要尊重而不盲从，不卑不亢。“不唯书，不唯上，要唯实。”在实际工作中，不看领导眼色是不可能的，但要有分寸，要坚持原则，按章办事，不能惟命是从。

待下：以礼，以诚，以情。不要盛气凌人，不搞瞎指挥、乱指挥，不欺下瞒上。协调好内外关系，外求支持协作，内求团结向上。要懂得分工、明责、授权，要少插手，多支持下级大胆工作。不要事无巨细，事必躬亲。不该为之事，“亲自”未必就好，还往往会挫伤员工的积极性。工作有成绩，也会有不足，要客观地分析是非功过，更不要跟下边抢功争好。尤其是出现过错不要推诿，对自己的过错更不要上推下卸。

第五，要不断提升个人素质，增加人文魅力。