应用文培训

应用文写作培训大学毕业生不一定要能写小说诗歌，但一定要能写工作和生活用的文章，而且非写得既通顺又扎实不可。

——叶圣陶《作文要道》应用文写作的培训目的此项培训是希望大家能对应用文有个整体上的把握，尤其是能够清楚地知道常用的事务文书的写作要求和写作技巧，以便在日后工作中做到规范化以及高效率，提高大家的职业素养。

目录一、应用文的理论基础（一）应用文的产生与历史发展（二）应用文的含义（三）应用文的特点和功用（四）应用文的类别(五) 应用文的作者（六）应用文的读者二、应用文写作基础（一）应用文的主题（二）应用文的材料（三）应用文的结构（四）应用文的语体特征和语言要求（五）应用文的写作过程三、几种事务文书的写作（一）述职报告（二）计划（三）总结（四）调查报告四、其他应用文的写作（一）应用文格式的几个问题（二）申请书（转正申请）（三）启事（四）通知一、应用文的理论基础（一）应用文的产生和历史发展1 应用文产生的条件（1）生产劳动促进了人的思维发展和交际的增多（2）体力劳动与脑力劳动的分工（3）文字的出现（4）思维能力的发展（5）书写工具的产生（6）国家的产生2 应用文发展的几个阶段(1)产生期（殷商至战国）(2)规范期（秦汉）(3)理论总结期（魏晋南北朝）(4)成熟期（隋唐至宋代）(5)稳定发展期（元明清）(6)变革期（民国时期）(7)完善期（新中国成立至今）（二）应用文的含义应用文是指国家机关、社会团体、企事业单位和个人联系工作、传递信息、处理事务、解决实际问题时普遍使用的内容简明、直接表意、结构较为稳定、格式相对固定、具有直接实用价值的一类文体的总称。

（三）应用文的特点和功用1、特点（1）鲜明的实用性应用文写作的主要任务是解决实际问题的，不是供人审美、供人欣赏玩味，更不是供文人骚客比试高下的文体，而是供人实践运用，达成一定功利目的的文体。

(2)真实性真实性是应用文的显著特征，是应用文的生命。

文艺作品可以夸张、想像、渲染，可以虚构。

但是应用文则不行。

它所写的事实必须是完全真实的，所反映的人和事，都是真实的，如工作中的成绩与不足，经验与教训，正确与错误，都要客观、一分为二，既不能歪曲事实，文过饰非，也不能任意夸大或者缩小。

一份起诉书，如果材料虚假，就成为诬告；向上级请示、报告，若材料虚假，即是欺骗上级。

一篇市场预测报告，如果材料不真实，它的结论肯定是正确的。

而文学作品可以不真实。

比如飞流直下三千尺，疑是银河落九天。

（3）广泛性应用文是各类文体中使用最为广泛、最为频繁的一种交际工具。

这表现为几乎人人都是应用文的读者和作者，表现在以下三点：使用者包括了人类社会中的一切组织、个人，这是其他任何一类文章所达不到的。

出生证结婚证毕业证应用文的使用范围越来越广，这是相对于非应用文来说的。

书信、条据、合同启事、广告、信息、新闻等（4）针对性应用文都是为了解决工作和生活中的一些具体事务而撰写的，因此，它的针对性是十分强的。

下面作个对比说明。

（5）规范性规范性是指写作有一定的规格、范式，不能任意改变、随便“创造、、“标新立异”，正如俗话说的那样：“没有规矩不成方圆”。

以实用为目的的应用文更加讲究“规矩”，即更加讲究撰写的规范性。

（6）时效性任何事物都有时效性，应用文也不例外，而且是它的一具很显著的特点。

一是内容的时效性二是办文的时效性对于应用文的时效性，唐代法律有作规定。

在时间就是金钱、效率就是生命的高度信息化的现代，为了提高办事效率，更应该强调应用文的时效性。

（7）简明性简明性是指应用文在内容上、语言上尽量简单、明确。

这也是由实用性决定的。

因为要办事，文章越简明，对方就越容易把握，就不容易出差错，就可以提高办事效率。

2、功用（四）应用文的类别(五)应用文的作者1、作者的构成应用文的作者构成比较复杂，包括四类：（1）群体作者：是有两个以上的作者基于某一实际的写作需要，共同研究写作意图、进行调查研究、经过商讨共同完成写作任务的一种作者类型。

（2）个人作者：指从写作意图的确定到写成文章都是代表个人、有个人独立完成的作者类型。

（3）法定作者：指写作主体是那些依法成立并具有法人资格的组织，主要指行政公文和事务文书中的一些文体的作者。

法定作者必须是依法成立的能以自己的名义发出公文并能行使相应的权利并承担相应的义务的机关和法人代表。

（4）代言作者：实际上是以撰稿人的身份参与写作活动的人。

代言人和被代言人之间的关系：一、被代言人指定代言人以助手身份参与写作。

二、代言人以执笔服务者的身份帮助他人完成写作任务。

2、作者的修养和能力修养：政策理论修养。

业务知识修养。

词章文体修养。

能力：调查能力。

信息处理能力。

词章建构能力。

把握读者心理的能力。

(六)应用文的读者1、应用文的读者类型（1）法定读者（2）普通读者（3）专业读者2、应用文读者的阅读特点（1）阅读的功用性（2）阅读的近距离性（3）阅读的撮要性（4）阅读的实践性3、应用文读者的阅读过程（1）“知、意、行”（2）“知”：感知（3）“意”：会意、理解（4）“行”：致用笃行4、阅读者的阅读心理（1）求真务实（2）以“有用”为本（3）讲职权，求尊重（4）喜简尚新二、应用文写作基础（一）应用文的主题1、应用文主题的特点客观性单一性明晰性（直白性）时代性主题先行2、应用文主题的要求正确集中鲜明深刻3、确立主题的途径（1）观察、体验和思考（2）调查采访，分析提炼4、表现主题的方式揭示式寓含式（二）应用文的材料1、材料的获取（1）获取材料的重要性（2）获取材料的范围（3）获取材料的途径和方法感受和观察调查和采访检索和阅读2、材料的整理与选择紧扣主题选择具有真实性、典型性、新颖性的材料。

3、材料的使用（1）正确处理材料和观点的关系。

（2）确定论述的先后顺序，使材料条理化。

（3）妥善安排剪裁材料，使其疏密详略得当。

（4）对材料进行加工润色，显示不同的情调和色彩。

（三）应用文的结构1、结构的涵义结构是指文章内部的组织和构造，是作者按照主题的需要，对材料所进行的有机组合和编排，又称谋篇布局。

文章的结构具有两重含义：一是宏观结构，即文章的总体构思、大体框架；二是微观结构，即对文章的层次、段落、开头、结尾、过渡、照应和主次的具体设计。

2、应用文的结构原则（1）要服从表现主题的需要。

主题是作者的写作目的、意图的体现，结构必须服从主题的需要，为表现主题、突出主题服务。

例如怎样安排开头与结尾、怎样划分层次与段落、怎样设置过渡与照应、怎样确定主次与详略等等，都要围绕主题进行。

这样，才能使文章组成一个严谨周密、内容形式统一的有机整体。

（2）完整匀称。

指文章各部分要配置齐全，比例协调，详略得当，完整合理，重点突出，符合格式要求。

如文章一般都有开头、主体和结尾三部分，三部分比例要协调，主体要内容充实，不能虎头蛇尾或尾大不掉；对并列内容的处理，要注意处理好详写和略写的关系，以保证结构的完整和匀称，使之浑然一体。

（3）清晰醒目。

大多数应用文不要求行文曲折波澜，而要求纲举目张、清晰醒目，以便读者把握要领或贯彻执行，所以常采用加小标题、写段首撮要、条目式等形式。

这在一些法规性文体中最为明显。

（4）要适应不同文体的要求。

文体不同，结构的样式和要求也会不同。

应用文不同于文学作品，不同类型的应用文体结构方式也存在着区别。

3、应用文结构的基本内容及写法（1）标题应用文的标题大致有两种：一种是公文式标题，即由发文机关名称、主要事由、公务种类构成，或采用其省略形式，如《国务院关于第三批取消和调整行政审批项目的决定》、《中华人民共和国公安部通告》等。

第二种是文章式标题，即在标题中概括文章的中心内容或揭示文章的主题。

如《小商品也要高质量》、《积极财政政策仍将持续至少两到三年的时间》（2）开头与结尾开头是全篇文章的第一步，可以起到统领全篇，展开全文的作用。

结尾是全文的收束和结局，能帮助读者加深认识，把握全篇，达到预期的写作目的。

常见的开头方式有：目的式：就是在开头以简明的语言将写作的目的和意义直接说明。

一些公文常用这种方式，常用介词“为”、“为了”领起。

根据式：就是开头阐明撰文的根据，或引据政策法令和规定指示，或引述全文，或引据事实和道理，常用“根据”、“按照”、“遵照”等领起下文。

原因式：就是以交待行文的缘由作为开头，常用“由于”、“因”、“鉴于”等引出原因或简述某种情况作为原因，再引出写作目的。

概述式：就是在开头部分对文章内容的背景、基本情况、主要内容加以概述。

采用这一方式，能起到提纲挈领的作用。

报告、会议纪要、调查报告等文中也常用此开头方式。

提问式：就是开篇提出问题，然后引起下文，这种开头方式能引起读者的注意和思考。

这种开头方式常用于调查报告、学术论文的写作。

引述式：常用于有具体规定格式的文体中，如“合同”，或引述下级来文、上级指示精神，或有关政策法规，以此作为撰文的依据。

如批复、函等常用这种方式。

常见的结尾方式有：自然收尾式：就是在主体部分写完之后，事尽言止，自然收结。

总结归纳式：指在主体写完后，对全文的主旨进行简要的概括，总结全文。

强调说明式：是在应用文的结尾处，对全文的主旨意义、重要性进行强调，以引起读者的注意。

希望号召式：就是在结尾部分提出希望，发出号召，展望未来，以鼓舞斗志。

专门结尾用语式：就是在结尾处，采用特定的用语结束全文。

（3）层次与段落层次是文章中作者表达主题的阶段和次序，是文章内容展开的次序。

层次体现了事物发展的阶段，是问题的各个侧面和作者思维的过程，又称为“意义段”、“逻辑段”、“章”、“节”等。

段落，又称“自然段”，是组成文章、表达思想最基本、相对独立的最小单位。

段落的形式是层次的再分割，是文章意思的间歇或转换，以换行为为标志。

两者有明显的区别，层次侧重于内容的划分，段落侧重于文字形式的表现。

有时一个段落恰好是一个层次，有时几个段落表现一个层次或一个段落内有几个层次。

安排层次有两种模式：纵式结构，即思路纵向展开的结构方式。

具体有两种类型：时间顺序式和逻辑顺序式。

前者是按照事物的生产流程、事情或事件的发展过程或时间的先后顺序安排层次。

需要注意的是，采用这种结构方式，不能事无巨细地记流水账，要抓住事物发展的关键环节。

逻辑顺序关系是按照事理内在的逻辑顺序安排层次。

这种逻辑关系表现为：现象——本质，原因——结果，宏观——微观，个别—一般等。

按照这样的关系先后为序、环环相扣、层层递进地安排结构，就是逻辑顺序。

调查报告、会议纪要及诉讼状中对案件事实的陈述等常用纵式结构。

横式结构，即思维横向发展的结构方式。

表现在形式上，它是把整体划分为若干相对的层次，各层次之间互不交织、平等并列，从不同方面和角度共同揭示了事物的整体面貌和主旨，或按照空间方位的变换，或按照材料的不同性质和类型，或按照问题的不同侧面等。