归档文件的质量要求内容

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文件归档工作的安全保证措施及服务质量保证措施

文件归档工作的安全保证措施及服务质量保证措施为了确保文件归档工作的安全性和服务质量，我们采取以下措施：安全保证措施1. 物理安全措施：我们会将文件储存于安全可靠的存储设备中，确保其受到足够的物理保护，防止丢失、灭失或损坏。

物理安全措施：我们会将文件储存于安全可靠的存储设备中，确保其受到足够的物理保护，防止丢失、灭失或损坏。

2. 访问控制：我们会采用严格的身份验证和访问权限管理机制，限制只有授权人员才能访问文件归档系统，防止未经授权的人员获取文件内容。

访问控制：我们会采用严格的身份验证和访问权限管理机制，限制只有授权人员才能访问文件归档系统，防止未经授权的人员获取文件内容。

3. 加密技术：对敏感文件进行加密处理，确保即使在未经授权的情况下访问到文件，也无法获取其真实内容。

加密技术：对敏感文件进行加密处理，确保即使在未经授权的情况下访问到文件，也无法获取其真实内容。

4. 备份和恢复措施：我们会定期进行文件备份，并建立有效的恢复机制，以防止数据丢失或系统故障导致的文件不可用情况发生。

备份和恢复措施：我们会定期进行文件备份，并建立有效的恢复机制，以防止数据丢失或系统故障导致的文件不可用情况发生。

5. 监控和审计措施：我们会对文件归档系统进行实时监控和审计，及时发现和应对异常事件和安全威胁，确保文件的安全性。

监控和审计措施：我们会对文件归档系统进行实时监控和审计，及时发现和应对异常事件和安全威胁，确保文件的安全性。

服务质量保证措施1. 快速响应和处理：我们承诺在收到文件归档请求后的最短时间内进行处理，并努力确保及时归档所有文件，以保证服务的快速响应和处理效率。

快速响应和处理：我们承诺在收到文件归档请求后的最短时间内进行处理，并努力确保及时归档所有文件，以保证服务的快速响应和处理效率。

2. 准确性和完整性：我们将严格按照规定的归档要求进行操作，确保文件的准确归档和完整存档，防止信息丢失或遗漏。

准确性和完整性：我们将严格按照规定的归档要求进行操作，确保文件的准确归档和完整存档，防止信息丢失或遗漏。

文书档案归档制度

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文书档案归档制度
为进一步规范文书档案管理，完整归档，结合本公司实际，特制定本管理制度。

一、归档范围：
凡公司各部门在其职能活动中形成的具有保存价值的各类文件及接收的外部文件均属立卷归档范围（具体见：《XXXXXX公司档案分类大纲》）。

二、归档时间：
文书档案由公司综合档案室集中统一管理。

各部门的文档管理员在每年三月底以前将上一年度已整理完毕的档案向综合档案室移交。

综合档案室在四月底前完成接收和入库登记工作。

三、归档案卷的质量要求：
1、凡归档的文件材料，要求字迹清楚，页面整洁，符合《公文处理办法》的规定。

案卷封面要求标题准确、填写规范、装订正确，否则，综合档案室有权退回，要求重新抄写。

2、凡归档的文件材料，要求组卷合理，卷内文件排列正确，文件无破损现象。

3、文件材料的归档率要达到95%以上，永久、长期卷的完整率要达到90%以上。

4、归档的案卷，要分类科学，组卷合理，案卷标题概要确切，编目规范清楚。

5、各部门的文件材料移交时，应登记造册，交接双方各留一份，以备查考。

归档文件质量要求[1]

公司归档文件材料的质量要求
1、正式文件用A4的纸张，如果需要使用更大的纸张可以使用B4型纸或者A3型纸张，横向左边装订。

2、用笔要求：
文件的起草、修改、签字必须使用蓝黑墨水或碳素墨水的笔。

禁止使用圆周笔、铅笔、纯蓝墨水和其它彩色以及易褪色的书写材料书写、绘制，也不得使用涂改液改错。

3、文件正本、稿本归档要求：
一、以公司、党委、工会名义制发的文件：一份稿本、两份正本；
二、公司各部门制发的文件：一份稿本、一份正本；
三、重要的归档文件材料和以公司名义制发的文件必须采用油印或使用针式打印机打印。

四、复印机、喷墨打印件和激光打印件不能代替正式文本作为归档文件资料。

五、正本中注明有附件的必须将附件附后。

4、文件正本、稿本用印要求：
一、文件正本用印章要求：在日期处齐年盖月。

二、稿本用印要求：稿本由文件制发单位法人签发，所用印章与文件正本相同，盖在签发人签名处。

如果稿本为打印件，须另加稿头纸，签发和用印必须在规定的栏目内进行。

5、归档文件的正本、附件、稿件、图表必须字迹清楚、纸张表面整洁美观。

任何人不得在归档文件材料上用笔圈、点、画线、涂改。

工程归档文件的质量要求

工程归档文件的质量要求工程归档文件的质量要求对于项目的长期管理和后续维护具有重要意义。

以下是一些通常应该满足的工程归档文件的质量要求：1.完整性：归档文件应包括项目的所有关键信息，包括设计文档、施工图纸、合同文本、验收记录、变更通知等。

确保所有相关信息都得到了妥善记录。

2.清晰度：文档应当清晰易懂，使用简明扼要的语言，避免模糊或歧义的表述。

图纸应清晰可辨认，注释和标记应当明确。

3.规范性：文件应符合相关的行业标准和规范，以确保在项目和维护阶段的一致性和可比性。

4.准确性：所有信息应当准确无误，与实际工程相符。

特别是设计文件和图纸中的数据应与实际施工和验收结果相一致。

5.时效性：归档文件应在项目结束后尽快整理归档，并确保及时更新。

随着项目的进行，及时记录变更和更新的信息，以保持文件的时效性。

6.一致性：文件之间应保持一致性，相互协调。

例如，设计文件应与施工图纸一致，合同文本应与实际执行的工作一致。

7.可检索性：归档文件应能够轻松检索。

采用合适的文件目录结构、编号规则和关键词标记，以方便用户快速找到需要的信息。

8.可复制性：归档文件应当能够被复制和备份，以防止文件丢失或损坏。

采用适当的存储介质和备份策略，确保文件的长期可用性。

9.安全性：对于涉及敏感信息的文件，确保采取适当的安全措施，以防止未经授权的访问和修改。

10.格式规范：文件应当采用通用的、广泛支持的文件格式，以确保文件的长期可读性。

避免使用过于特定或不常见的格式。

这些质量要求有助于确保工程归档文件对于项目管理和后续维护都是有价值的、可靠的参考资料。

归档文件及其质量要求

归档文件及其质量要求4.1 归档文件范围4.1.1 对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全、整理立卷后归档。

4.1.2 工程文件的具体归档范围应符合本规范附录A和附录B的要求。

4.1.3 声像资料的归档范围和质量要求应符合现行行业标准《城建档案业务管理规范》CJJ/T 158的要求。

4.1.4 不属于归档范围、没有保存价值的工程文件，文件形成单位可自行组织销毁。

4.2 归档文件质量要求4.2.1 归档的纸质工程文件应为原件。

4.2.2 工程文件的内容及其深度应符合国家现行有关工程勘察、设计、施工、监理等标准的规定。

4.2.3 工程文件的内容必须真实、准确，应与工程实际相符合。

4.2.4 工程文件应采用碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料，不得使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等易褪色的书写材料。

计算机输出文字和图件应使用激光打印机，不应使用色带式打印机、水性墨打印机和热敏打印机。

4.2.5 工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续应完备。

4.2.6 工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）。

图纸宜采用国家标准图幅。

4.2.7 工程文件的纸张应采用能长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

4.2.8 所有竣工图均应加盖竣工图章（图 4.2.8），并应符合下列规定：图4.2.8 竣工图章示例1竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。

2 竣工图章尺寸应为：50mm×80mm。

3 竣工图章应使用不易褪色的印泥，应盖在图标栏上方空白处。

4.2.9竣工图的绘制与改绘应符合国家有关制图标准的规定。

4.2.10 归档的建设工程电子文件应采用表4.2.10所列开放式文件格式或通用格式进行存储。

专用软件产生的非通用格式的电子文件应4.2.11归档的建设工程电子文件应包含元数据，保证文件的完整性和有效性。

工程文件的归档范围及质量要求可修改全文

可编辑修改精选全文完整版工程文件的归档范围及质量要求工程文件的归档范围及质量要求一、工程文件的归档范围工程项目档案内容：建设单位，设计单位，监理单位，施工单位。

工程项目档案是以竣工图为核心，在工程建设和工程对象的使用、维护活动中形成的基建档案。

它的基本内容包括：1、工程准备阶段文件。

立项文件；建设用地、征地、拆迁文件；勘察、测绘、设计文件；招投标文件；开工审批文件；财务文件；建设、施工、监理机构及负责人。

2、监理文件。

监理规划；监理月报中的有关质量问题；监理会议记要中的有关质量问题；进度控制；质量控制；造价控制；分包资质；监理通知；合同与其它事项管理；监理工作总结。

3、施工文件。

建筑安装工程包括：土建（建筑与结构）工程；电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程；室外工程。

市政基础设施工程包括：施工技术报告；施工现场准备；设计变更、洽谈记录；原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量合格证及试验报告；施工试验记录；施工记录；预检记录；隐蔽工程检查（验收）记录；工程质量检查评定记录；功能性试验记录；质量事故及处理记录；竣工测量资料。

4、竣工图（1）建筑安装工程竣工图包括：综合竣工图、专业竣工图。

（2）市政基础设施工程竣工图。

5、竣工验收文件（1）工程竣工总结。

（2）竣工验收记录。

财务文件。

（4）声像、缩微、电子档案（详细内容见归档范围表）。

补7页合同范围二、归档文件的质量要求工程档案质量要求完整性准确性系统性安全性（一）工程档案质量要求。

指对工程档案完整、准确、系统和安全的基本要求。

1、工程档案的完整，要求工程档案要齐全成套，并且种类也应完备。

一方面，就单项工程建设活动形成的工程档案而言，应包括该活动全过程中形成的所有具有保存价值的施工文件，符合成套性的要求；另一方面，就一定的库藏范围而言，工程项目应按系统科学排列档案，使工程项目档案从个体到整体的构成更加合理，维护工程档案的不可分散性。

文书档案的立卷归档方法及要求

文书档案的立卷归档方法及要求一、收集重点：（一）本公司或本部门形成的文件材料；（二）上级机关及其它机关与本公司主管业务有密切联系的文件材料。

二、收集范围：文件收集的范围应是收文与公司、部门形成的文件，收集文件时可参照文书部门下发的收、发文登记，有重点地进行。

三、整理原则：文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

四、质量要求：（一）归档的文件材料应为原件。

因故无原件的应归档有效复印件。

（二）文件材料归档后不得更改。

（三）归档的文件材料要齐全完整，同一份文件、一个问题的内容要完整。

（四）归档的文件材料字迹要符合长期保管需要。

（五）对破损的文件材料要予以修复或托裱，用易于褪变、扩散的材料（热敏纸等）书写的文件，要予以复制并与原件一起归档。

（六）对大于A4规格的文件，应按A4规格加以折叠，对小于32开规格的文件，应按A4规格托裱。

（七）整理文件材料所使用的文件载体、装具、装订材料要符合档案保护和耐久性要求。

五、整理方法：（一）件的确定原则：1、文件材料原则上每份自然件为一件。

2、正文（正本）与定稿为一件。

3、正文（正本）与附件为一件，原件与复印件为一件。

4、正文与文件承办单为一件。

5、转发文与被转发文为一件。

6、报表、名册、图册等每本（册）为一件。

（二）文件材料归档年度的确定：1、计划、总结、统计等材料归入文件内容针对的年度。

2、请示与批复等来往文件，归入文件的批复年度。

3、跨年度形成的文件材料，归入事项的办结年度。

4、会议文件归入会议的开幕年度。

5、合同（协议）归入执行完结的年度。

（三）文件材料的装订：文件材料按件装订，永久和长期保管的要去除金属物。

1、文件页数多的采取三孔一线的装订方法。

2、文件页数少的采取塑料曲别针的装订方式，不得使用胶水或浆糊粘贴。

（四）文件材料的排序：1、同一级类目下，相同年度、相同保管期限的文件材料按照事由结合时间和重要程度排列。

2、不同级类目、不同年度、不同保管期限的文件材料不得排列存放在一起。

建设工程档案归档质量要求

建设工程档案归档质量要求1、纸质文件的归档质量要求(1)归档的建设工程文件应当为原件。

确需复印的文件材料，要求复印件字迹清晰，反差效果良好，必须与原件内容及形式保持一致，在备考表中说明提供复印件的单位及原件保存地点并加盖公章。

(2)文字书写要求字迹工整，符合国家用字标准。

图表清晰，图样整洁，签字盖章手续完备。

(3)建设工程文件书写应采用碳素墨水。

(4)文件材料的抄写要字迹工整、清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

不得使用未经国家公布实施的简化字，禁止使用涂改液。

(5)建设工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297×210mm),图纸应采用国家标准图幅。

(6)竣工图应采用新蓝晒图。

1)竣工图宜在施工过程中，随着工程进度，按照国家建筑制图标准的规定进行编制，做到规格统一、图面整洁、线条清晰、字迹工整、指示明确、便于查阅。

2)注写说明等文字应采用仿宋体，字体要求从左到右排列整齐，字体的大小可参照原图以到达协调统一。

3）绘制图形、注写说明等，应统一使用碳素墨水等黑色耐久性书写材料。

4）按施工图施工没有变更，应由施工单位在原施工图上加盖竣工图章后作为竣工图。

5）在施工过程中，原施工图内容做了更改的，宜重新绘制竣工图。

假设原施工图更改的内容较少，可依据变更内容和实际施工情况，在原施工图上加以修改补充，加盖竣工图章后作为竣工图。

6）凡结构形式改变、工艺改变、平面布置改变、以及有其它重大改变，不宜在原施工图上修改补充，或变更局部超过图面1/3,应重新绘制改变后的图纸，加盖竣工图章后作为竣工图。

7）对在原施工图上加以修改补充后作为竣工图的，可采用注记法和改图法绘制竣工图。

8）重新绘制的竣工图，在竣工图图标栏中应有原设计单位名称和原设计人员签字，没有原设计人员签字的应附原施工图纸。

9）必须依照经确认的变更文件和实际施工情况编制竣工图，做到图物相符。

各项变更在原施工图上修改补充后，应注明变更依据，可标注变更材料所在的案卷名称、卷内页号和具体条款，或直接注明变更材料的编号。

归档文件的质量要求

附件2城建档案归档质量和整理要求一、归档文件的质量要求（一）纸质文件的质量应符合下列要求1．归档文件应为原件。

施工材料质量证明文件为抄件（复印件）的必须加盖供货单位印章方为有效，并注明使用工程名称、规格、数量、进场日期、经办人签名及原件存放地点；2．工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

表式填写要完整，用词要准确，结论要明确；3．归档文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

建设单位、监理单位应根据国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程的要求，对归档文件内容的真实、准确性进行审查；4．归档文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

计算机输出的文件应使用激光打印，不宜使用色带式打印机、水性墨打印机和热敏打印机；5．归档文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备。

计算机编制的文件应采用内容打印，手工签名的方式。

不得采用先签字再复印、盖章的复制件；6．归档文件材料幅面尺寸宜为A4幅面（297mm×210mm），图纸宜采用国家标准图幅；7．工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。

计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件；8．纳入施工图审查范围的竣工图应盖有审图章，所有竣工图均应加盖竣工图章；9．利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面三分之一的，应当重新绘制竣工图；10．不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-89）统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），图标栏露在外面。

（二）电子文件的质量应符合下列要求1．对于直接生成的文本文件、表格文件、图形文件归档时要随同有关的管理控制信息（如签章）固化成PDF文件；2．对于扫描型电子文件，应符合以下质量要求：（1）格式采用TIFF、JPEG 、PDF。

巡察档案资料归档要求

巡察档案资料归档要求
为了保证巡察工作的规范性和归档材料的保存完整性，在巡察档案资料的归档过程中需要遵守以下要求：
1.归档人员必须按照归档目录进行清点，核对资料完整性后进行装订，同时应保证装订的文件完整、清晰、易读。

2.对于纸质材料，应确保档案袋的质量，防止文件的污损、丢失和损坏。

所有文件应双面打印，并按时间顺序依次归档。

3.对于电子文档，应清理和整理文件夹，建立清晰的文件夹层次结构。

文件名应清晰明了，不得出现汉字拼音混合的情况。

4.对于涉密材料，应采取专门的加密措施，存放在密封的地点。

同时，应在归档目录中标注涉密程度和存放位置，保证材料的安全保密。

5.所有归档文件应备份，以防文件丢失或在传输过程中被破坏。

6.归档材料应根据相关法律法规要求进行保存，对于保密文件，应按照保密期限保存。

对于已经到期的文件，应进行销毁处理，保证档案的清晰、准确和可靠性。

7.在归档过程中，应做好档案借阅和调阅的登记，严格控制和管理档案资料的使用权限，杜绝任何违规借阅和篡改行为。

总之，巡察档案资料的归档工作涉及到档案工作的方方面面，需要严格执行相关规定和要求，确保档案的完整、准确和可靠。

案卷整理归档要求

一、案卷归档质量要求1、归档的文件材料应齐全完整，内容真实可靠，手续完备，需签字盖章的必须签字盖章。

2、归档的文件材料应质地优良、书写字迹清楚，手写部分一律用毛笔、黑色签字笔、炭素墨水或蓝黑墨水钢笔书写，禁用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水钢笔、红墨水钢笔书写。

3、归档案卷外观要整齐，尺寸大的要通过裁剪、折叠整齐，尺寸小的要粘贴在正规文件用纸上保证与整卷大小一致，有破损的应予修裱。

4、归档文件材料中不能有金属物，整理时必须去除金属物。

5、归档文件材料要以卷为单位用铅笔在有文字的页面上逐页编写流水页号，页号编在正面的右上角，反面的左上角，没有文字的页面不必编写页号。

6、归档的文件材料原则上必须是原件，一般禁止用复印件归档；一般归档一份，重要的归档二份，有电子文件的电子文件必须归档。

7、归档文件材料要通过档案网络管理系统进行著录并打印案卷封面和卷内文件目录，有电子文件的必须上传电子文件。

8、归档时，每个案卷前应有案卷封面、卷内文件目录，后应有卷内备考表。

二、案卷归档时间1、学校各党政部门和按自然年度归档的部门，应在次年6月底前归档；2、各教学单位和按学年归档的部门，应在下一学年寒假前归档；3、科研、基建等部门应在项目完成后2个月内归档；4、声像档案在完成制作后3个月内整理归档；5、财会档案在财务处保存3年，于第4年的6月底前向档案馆移交。

提倡平时立卷，随时归档。

即一项工作、活动完成后，立即将有关的文件材料整理归档，以避免因时间长而造成文件材料丢失或毁损，保证归档档案质量。

三、案卷归档手续向档案馆移交档案必须履行手续，由移交单位、部门填写或打印案卷移交目录一式两份，档案馆根据移交目录验收无误后，交接双方在移交目录上签名盖章，各存一份备查。

工程文件的归档范围及质量要求

工程文件的归档范围及质量要求一、工程文件的归档范围1.对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。

2.工程文件的具体归档范围应符合本规范附录A 的要求。

二、归档文件的质量要求1. 归档的工程文件应为原件.2. 工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

3. 工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

4. 工程文件应采用耐久性强的书写材料,如碳素墨水、蓝黑墨水。

5. 工程文件应字迹清楚,图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

6. 工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm ×210mm)。

图纸宜采用国家标准图幅。

7.工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张.8.所有竣工图均就加盖竣工图章。

（1）竣工图章：（样式）(2）竣工图章尺寸为:50mm ×80mm,盖在图标栏上方空白处.9.利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。

10.不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成A4幅面(297mm×210mm），图标栏露在外面。

工程文件的立卷一、立卷的原则和方法1.立卷应遵循工程文件的自然形成规律,保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用.2.一个建设工程由多个单位工程组成的，工程文件应按单位工程组卷.3.立卷可采用如下方法：（1）工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分；（2）工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷；（3）监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；（4）施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；（5)竣工图可按单位工程、专业等组卷；（6）竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。

归档文件整理的基本程序及质量要求

归档文件整理的基本程序及质量要求一、定义1、归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

2、归档文件整理将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

3、件归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

除以上所列归档文件为一件的情况外，以下成套性文件材料也可为一件。

（1）会议记录可为一件。

（2）多期工作简报、信息、动态可各为一件。

（3）会议材料可为一件，也可按不同事由或时间划分多件。

（4）调入调出凭证、介绍信、存根按其种类可为一件。

（5）举办重大活动或工程项目形成的归档文件可为一件，也可按不同事由或时间划分多件。

（6）处理案件形成的文件材料可为一件，也可按不同阶段划分多件。

（7）大事记可为一件或按时间划分多件。

二、整理原则、基本制度、整理程序和时间要求1、归档文件整理的基本原则：在分类的基础上，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分文件的不同价值，便于查找和利用。

2、归档文件整理工作应建立完善三项基本制度，规范归档文件整理工作。

（1）《文件材料整理及归档办法》—明确整理工作环节和分类方案，确定整理工作的方法、归档时间和质量要求等。

（2）《文件材料归档范围和档案保管期限表》—主要作用是准确划定全宗内形成文件材料的归档范围，同时区分归档文件的保管期限。

（3）《不归档文件管理和处置办法》—明确不归档文件材料的范围及对不归档文件材料的处置办法。

3、整理程序：按照收集、装订、分类、排列、编目、编号、装盒等程序进行。

三、收集1、依据本机关制定的《文件材料归档和不归档的范围》的内容进行收集。

2、除注意收集收发文登记簿上登记的文件材料外，还应注意收集未登记"帐外"的文件材料，包括本机关形成的会议记录、各种统计报表、名册、合同、协议书、委托书、协定书、契约、出版物定稿和样本，本机关职工调动工作的行政职务、工资、党组织关系介绍信及存根，本单位财产、物资、档案等移交凭证、清册，本机关重要活动事件的简报、照片、录音录像、磁盘、光盘、荣誉奖励证书、奖旗、奖杯、奖状、赠品、有纪念意义和凭证性的实物，停止使用的印章等材料及有关领导外出进行公务活动带回来的未登记文件材料。

工程文件的归档范围及质量要求

质量要求
电子化：对于数字化的工程文件，应进行必要的电子化处理，以便于网络传输和存储。同时，电子化也有助于提高文件的可追溯性
和安全性
分类管理：对于不同类型的工程文件，应进行分类管理，
以便于查找和使用。同时，分类也有助于提高文件管理
的效率和准确性
责任明确：对于工程文件的制作、审核、批准和归档等环节，应明确相关责任人，确保文件的准确性和完整性。同时，这也有助于提高文件
CHAPTER 1
归档范围
设计文件
包括但不限于工程设计图纸、设计变更、技术规格书、施工图纸等
归档范围
归档范围
施工文件
包括但不限于施工组织设计、施工日志、质量检验报告、施工进度报告等
验收文件
归档范围
归档范围
包括但不限于验收报告、验收记录、质量评估报告等
归档范围
监理文件
包括但不限于监理规划、监理日志、监理通知、监理报告等
质量要求
安全性：工程文件应采取必要的保密措施，确保信息安全有序性：工程文件应按照工程建设流程进行整理和归档，确保文件的顺序和逻辑清晰
可追溯性：对于某些关键的工程文件，应能够追溯到其原始来源和制作人，确保文件的真实性和可信度标准化：工程文件的格式和内容应尽量采用标准化方式，以便于后续的查询和使用
管理的效率和安全性
定期归档：工程文件应按照一定的时间周期进行归档，例如按月、按季度或按年度等。这有助于保证文件的及时性和有序性
可读性强：对于一些重要的工程文件，应进行必要的注释和说明，以便于其他人员理解和使用。这有助于提高文件的可读性和可用性
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ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ工程文件的归档范围及质量要求

质量监督文件归档制度范本

质量监督文件归档制度范本一、总则为确保质量监督工作的规范进行，提高质量监督工作效率，根据相关法律法规和标准要求，制定本制度。

本制度适用于质量监督过程中产生的文件材料的收集、整理、归档和管理。

二、归档范围1. 质量监督方案、计划及相关文件；2. 质量监督过程中产生的检查记录、报告、整改通知等；3. 质量监督工作总结、评估及相关文件；4. 质量监督涉及的合同、协议等法律文件；5. 其他与质量监督工作相关的文件材料。

三、归档要求1. 文件材料应真实、完整、准确，不得篡改、遗失或损坏；2. 文件材料应按照一定的分类和顺序进行整理，便于检索和查阅；3. 文件材料应采用耐久性较好的书写材料和装订方式，确保归档文件的长期保存；4. 文件材料应标明密级、保密期限和归档日期等标识；5. 归档文件应按照国家和行业的相关标准进行编号和目录编制。

四、归档流程1. 质量监督过程中产生的文件材料，由负责该项目的质量监督人员进行收集、整理；2. 质量监督人员应按照归档要求，对收集到的文件材料进行分类、排序、标注等整理工作；3. 质量监督人员应定期将整理好的文件材料提交给项目负责人进行审核；4. 项目负责人对归档文件进行审核，确保文件材料的真实性、完整性和准确性；5. 审核通过的归档文件，由项目负责人签字确认，并按照规定的时间节点提交给档案管理部门；6. 档案管理部门对归档文件进行接收、登记，并按照归档要求进行存放、检索和管理。

五、档案利用与保管1. 归档文件应按照保密等级和期限进行保管，不得擅自查阅、复制、借出或销毁；2. 确需查阅、复制、借出归档文件的，应按照规定的程序报批，并由档案管理部门负责办理；3. 归档文件的使用应遵循保密、合法、合理的原则，确保质量监督工作的正常进行；4. 档案管理部门应定期对归档文件进行盘点、检查，确保文件材料的安全、完整。

六、档案销毁1. 档案销毁应按照规定的程序进行，由项目负责人提出销毁申请，经档案管理部门审核后，报公司领导批准；2. 档案销毁前，应进行清点、登记，并由档案管理部门派员现场监销；3. 销毁后的档案，应出具销毁证明，并按照规定进行存档。

档案质量要求

档案质量要求The document was prepared on January 2, 2021立卷(案卷质量要求)第一条为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。

第二条案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

第三条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第四条在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

第五条不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。

第二十八条卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

第六条卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。

装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。

第七条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。

填写的字亦要工整。

卷内目录放在卷首。

第八条有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。

若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。

备考表应置卷尾。

第九条案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

第十条案卷的装订和案卷各部分的排列格式：案卷装订。

装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

归档文件质量的基本要求

归档文件质量的基本要求
嘿，咱今天就来唠唠归档文件质量的基本要求呗！这可太重要啦！
你想想啊，就像盖房子得有稳固的根基一样，归档文件要是质量不行，那多糟糕啊！比如说，你整理的文件乱七八糟，一会儿这里一张，一会儿那里一张，这像话吗？就好比你找东西，在一个乱糟糟的房间里能容易找到吗？这质量能好嘛！
首先呢，准确性那是必须的呀！你归档的文件内容得准确无误吧！不能张冠李戴呀！要是把王五的文件放到李四的名下，那不乱套啦！比如说客户的订单信息，如果不准确，那不是耽误大事嘛！那后果可不堪设想，这多让人头疼呀！
然后呢，完整性也超级重要哟！文件该有的都得有呀，不能缺胳膊少腿的！就像一个拼图，少了一块那怎么行呢！比如说一份合同，少了签字页，那还能算完整合同吗？这不是开玩笑嘛！
还有呀，规范性也是关键呢！文件的格式、编号什么的都得统一规范起来呀！不能随心所欲的。

不然别人怎么找呀，就如同没有路标的迷宫一样让人晕头转向！比如说档案编号乱七八糟，怎么能快速找到需要的文件呢！
归档文件的质量可千万别小瞧了呀！它就像我们工作和生活中的指南针，指引着我们找到需要的信息和资源。

如果质量不行，那真的是会给我们带来好多麻烦和困扰呢！所以大家一定要重视起来呀，一定要认真对待归档文件质量，让我们的工作和生活因为高质量的归档文件而更加顺畅和高效！
我的观点就是：归档文件质量的这些基本要求真的是特别特别重要啊！
必须得严格做到！。

归档文件的质量要求

归档文件的质量要求在日常的工作和管理中，归档文件是一项重要的工作内容。

归档文件的质量直接关系到信息的保存、查询和利用效率。

为了确保归档文件能够有效地发挥其作用，就需要满足一定的质量要求。

首先，归档文件必须具备完整性。

这意味着文件应包含所有与之相关的重要内容和要素，不能有任何关键信息的缺失。

比如一份合同文件，除了合同主体双方的签字盖章页，合同的条款、附件、补充协议等都应齐全。

如果是一份报告，那么报告的引言、正文、结论、参考资料等部分都不能遗漏。

完整性还体现在文件的版本上，确保所归档的是最终的、经过审核和批准的有效版本。

准确性也是归档文件的重要质量要求之一。

文件中的信息必须准确无误，不能存在错误或模糊不清的表述。

数据要真实可靠，日期、金额、人名、地名等关键信息要准确无误。

例如，财务报表中的数字必须精确，项目进度报告中的时间节点要与实际情况相符。

如果文件中存在错误或不准确的信息，将会给后续的查阅和使用带来极大的困扰，甚至可能导致错误的决策。

文件的规范性同样不容忽视。

归档文件应遵循一定的格式和规范，包括文件的命名、编号、分类等。

统一的命名规则能够让文件易于识别和查找，例如可以按照“部门名称文件类型日期编号”的格式进行命名。

编号要有明确的规则和逻辑，便于按照编号顺序快速定位文件。

分类要清晰合理，根据文件的性质、用途、所属项目等进行科学分类，使得相关文件能够集中存放，方便管理和查找。

归档文件的清晰度也至关重要。

文件中的文字、图表等内容要清晰可读，不能有模糊、涂改或难以辨认的部分。

文字排版要整齐，字体大小适中，图表要标注清晰，线条和数据要准确无误。

如果是扫描件，要保证扫描的质量，图像清晰，没有歪斜或缺失的部分。

真实性是归档文件的根本要求之一。

文件必须是原始的、未经篡改的，能够真实反映当时的情况和事件。

任何伪造、篡改或虚假的文件都不应该被归档。

这对于保证信息的可信度和可靠性具有重要意义。

及时性也是一个关键因素。

专业分包工程合同的归档要求

专业分包工程合同的归档要求随着我国建筑市场的不断发展，专业分包工程在建筑行业中越来越常见。

分包工程的实施，有利于提高工程质量、缩短工程周期、降低工程成本，但同时也给工程合同管理带来了挑战。

为了确保分包工程合同的有效管理，合同归档工作显得尤为重要。

本文将从归档要求、归档流程和归档注意事项三个方面，详细阐述专业分包工程合同的归档要求。

一、归档要求1. 归档文件的质量要求（1）文件的真实性：归档的合同文件应真实反映分包工程的实际情况，不得篡改、伪造、隐匿、损毁合同文件。

（2）文件的完整性：归档的合同文件应包括合同协议书、中标通知书、投标文件、合同专用条款、合同通用条款、附件等，确保文件内容的完整性。

（3）文件的规范性：归档的合同文件应符合国家法律法规、行业标准及企业内部管理规定，字迹清晰，格式规范，便于查阅。

2. 归档文件的保管要求（1）归档文件应采用耐久性好的书写材料和装订材料，确保文件在长期保存过程中的稳定性。

（2）归档文件应按照分类、编号、编目、装订、装盒的顺序进行整理，便于检索和查阅。

（3）归档文件应放置在干燥、通风、防尘、防虫、防火、防盗的环境中，确保文件的安全保管。

二、归档流程1. 合同签订后，应及时收集合同相关文件，包括纸质文件和电子文件。

2. 对收集到的合同文件进行审核，确保文件的真实性、完整性和规范性。

3. 按照归档要求，对合同文件进行分类、编号、编目、装订、装盒。

4. 将归档后的合同文件提交给档案管理部门，办理归档手续。

5. 档案管理部门对归档文件进行审查，确保归档文件的合规性。

6. 归档文件审查合格后，由档案管理部门进行登记，纳入企业档案管理体系。

三、归档注意事项1. 合同文件应在合同签订后及时归档，避免因拖延归档导致文件丢失、损坏或遗忘。

2. 在归档过程中，应注意合同文件的保密性，防止泄露合同内容。

3. 归档文件应逐份进行审核，确保每份文件的真实性、完整性和规范性。

4. 归档文件应采用统一的分类和编号标准，便于检索和查阅。