合同管理要点 (2)

合同管理要点

第一章合同管理概述

合同管理是工程项目管理的一个组成部分。合同管理与计划管理、成本管理、技术管理、组织与信息管理共同构成工程项目管理系统。

建筑工程施工合同，是业主（发包人）和承包商（承包人）为完成建筑安装工程、明确双方的权利和义务关系而签订的法律文件。遵照施工合同，承包商应完成业主交给的建筑安装工程建设任务。业主应按合同规定提供必要的施工条件、支付工程价款。承包商在工程承揽过程中必须认真研究招标文件的规定和要求，特别是吃透招标文件中的合同条件，按照ISO9000 族标准，进行周密的合同评审，在此基础上制定投标方案。对施工合同的实施过程进行有效的管理，加强和提高施工合同管理，是社会主义市场经济发展的必然要求。

有效的合同管理是促进参与工程建设各方全面履行合同约定的义务，确保建设目标（质量、投资、工期）实现的重要手段。合同管理贯穿于工程实施全过程的各个方面，其目的就是保证建筑企业全面地完成合同规定的责任和义务，它是工程项目管理的核心和灵魂。因此，必须十分重视合同和合同管理，加强合同管理工作对于建筑企业以及业主都具有重要的意义。

第二章建筑企业施工合同的管理要求建筑工程施工合同是发包人和承包人为完成双方商定的建筑工程，明确相互权利关系的协议。施工合同的标的物是各类建筑产品，它具有与工业、农业产品一般的商品属性，但它也有其他产品不可替代的属性，形成建筑产品的特殊性。

施工合同的特点决定了施工合同无论是在文本结构，还是在内容方面都有别于其他合同，同时也决定了施工合同管理有别于其他合同管理的特点，主要体现在以下方面：

2.1 施工合同是全过程的管理

建筑产品的一次性投资数额大，施工合同履行周期长、内容多、涉及面广等特点，也决定了合同管理工作，必须贯穿于施工全过程的特点，包括签约前的调查，签约中合同条款的评审和签约的管理。

2.1.1 签约前的调查

(1).调查发包人的主体资格是否合法，发包人的资信等级和履约能力，这些调查可以有效防范合同欺诈，规避企业风险。

(2).对发包工程的地点、作用、规模、消耗材料价格、道路交通状况和社会环境状况进行调查，如果是生产产品的工程，还要对生产工艺、主要设备及安装等进行调查。

2.1.2 签约中合同条款的评审

(1).评审合同文件本身和全部条款是否合法,其主要依据是《建筑法》、《合同法》、《招标投标法》及政府法规和行业规定。

(2).从技术角度、经济角度和索赔角度评审合同的完备性和可行性，有无疏漏和含混不清的地方对每一条款都要谨慎评审，对合同文字详细斟酌，不得产生歧义。

2.1.3 履约过程的管理

(1).对合同文件的管理。收到合同文件后，对文件的名称、内容、编号、收件时间、逐一进行登记，并妥善保存。如需借阅，也要进行登记，并及时催收，以防丢失。

(2)合同交底，公司总部应把签约的全过程及所有文件向项目部或分公司详尽交待，以利分公司或项目部做好开工准备。

(3)分解合同。因为合同需要全体员工共同遵守、执行，所以必须把合同层层分解，落实到部门、班组、责任人，使他们明白自己在履行合同过程中的责、权、利。

(4)加强动态管理：由于建设工程施工合同实施阶段时间长，变动因素多，如：①人员变动：不管是业主方，还是承包方，都可能有人员变动。

②价格变动：包括能源，原材料价格调整，运输价格调整，人员工资政策性提高，法律、行政法规和国家有关政策变化影响合同价格等。③业主设计文件的变更。④基础工程、隐蔽工程等现场签证材料。⑤不可抗拒的因素：如战争、动乱、恶劣的气象条件等。⑥其他变动。所有这些变动都将对工程的工期、成本产生直接影响，合同管理者的责任就是把这些变动的资料或依据尽可能多的收集起来，分门别类保管好，积极索赔，按合同约定调整造价。

(5)培育员工履行合同的意识，按合同规定完成每一项任务，同时鼓励员工要敢于制止揭露违背合同的事件，发现承、发包双方违背合同的事件应立即反映。

2.2 施工合同需要全体人员参与管理

(1)合同管理员直接管理合同，参与合同的起草、洽谈、评审、索赔等工作，及时向合同决策人汇报影响合同的事件，使合同顺利履行。

(2)公司总部各相关部门负责人应分别就各自负责的事项提出该项合同是否具有风险，是否有实施的可能性，安排、督促实施合同的进度、质量及其他施工事项。

(3)合同决策人在综合分析各部门意见的基础上，决定是否签订该合同，并部署检查合同实施过程中的各项情况。

(4)所有参与合同的施工人员都是合同的具体实施者，包括现场的项目经理、管理人员、各作业班组。工程的质量、进度、现场配合等情况直接关系到合同能否顺利履行；在合同履约方面，他们承担着比合同管理员、公司高层等更加重要的履约责任。

2.3 施工合同需要专业性的管理人员

合同管理是一项专业性较强的工作，需要管理人员有较高的理论素质和业务能力，其能力主要体现在以下几方面：

(1)理解和熟悉国家有关法律，如前述《合同法》、《建筑法》、《招标投标法》，并要熟悉当地地方法规和相关行业规定。

(2)熟悉和理解合同文件的内容和条款，对于重要的条款还要烂熟于胸。

(3)要单独参与或陪同参与合同文件的调查、评审和签约工作。

(4)参与或陪同执行索赔和反索赔工作。

(5)为了搞好合同管理工作,要经常与政府有关部门、法律界人士和业主等联系。

从以上几方面大致可以看出，没有较高的理论素质和业务能力，是不能搞好合同管理的。当然，这里的合同管理人员不单是专业管理员，还包括建筑企业高层管理人员。

2.4 施工合同管理是一项细致的工作

(1)施工合同金额大，建设周期长，发生变动的可能性大，为避免办理结算时的扯皮现象，现场管理人员应认真做好施工日志，详细记录施工过程中发生的事件。如工程施工中的设计变更，就必须办理相关的手续，出具书面材料，说明改变的理由，对工程进度、质量、成本有无影响等，如有，有多大，都要载明，并由业主或监理工程师签证认可。

(2)工程施工中，时常会出现材料代用或替换，或供货不及时影响工期，或供货地点改变运输距离延长，或价格上调增加工程造价等情况。合同管理人员都应把这些事文详尽记录在案，把以上情况发生的理由、时间、地点、经办人员、数量多少等具体情况记录清楚，由业主或监理工程师出具相关手续。

(3)工程施工中，常见的是业主迟付工程款，影响工程正常进行；或停止停电频繁影响工期，偶尔还有人力不可抗拒的因素，如大雨、洪水、障碍物等会对工程产生负面影响。

上述这些情况，都要形成相应的书面材料，并把对施工各方面的影响通过科学计算，确定准确的数据，请现场代表或监理工程师签证。没有这些书面材料，有些事件业主方是不会认可的。

2.5 施工合同管理是时效性很强的工作