ISO质量管理体系文件

采购管理程序

编制: 文件类别: 程序文件生效日期: 2004/01/01 审查: 文件号: QP-74-01 持有人:

核准: 版次: 2.2 管制状态:

1.目的：本程序规定了采购合同资料编制、审批以及采购产品的验证安排，以保

证采购产品满足采购合同所规定的质量要求。

2.范围：本程序适用于本公司产品采购资料的编制和采购产品验证的控制。

3.定义：无。

4.流程： 作业流程

权责 单位 相关说明 使用表单

采购部 采购部门依据《供应商管理程序》对供应商进行评估，挑选出合格供应商登入名录 采购部

采购部接到物控开出的[请购单]后，从合格的供应商中挑选合适生产商，下采购订单；若涉及调用我司模具，则需签署[模具借用单]。采购订单签订后的修改，需订立采购订单修订单或重下采购订单 采购订单 [采购订单修订单] 模具借出单 物控部采购部

供应商用我公司格式的进货单填单，仓管员收货后在[进货单]上签收，并交采购员确认。 进货单 采购部

物控部 1、仓管员对货物贴检验标识卡，填质检/入库单交品管检验，并跟催进度。品管检验完成后

留下品管联

2、货物办理入库后，由仓管员分发质检/入库

单的财务联和采购联。

3、有质量问题的单据应交物控部，由物控员协

调、总经理决定最终的处理办法。

质检/入库单 采购部 当出现质量问题，需扣取工时损失费、进行折

让等与供应商交涉事宜，应填报异常联络单，

及时与供应商达成共识。 采购异常联络单

物控部

采购部

退货由物控填退货单，交采购联络供应商退货。退货单填写需特别留意将退货类别填写清楚。 退货单 采购部 每月月结时间到后5天内，由采购经办人员以进货单和质检/入库单为依据，将当月各供应商的

供货清单列出，与供应商对帐，吻合后交财务

审核，审核无误则双方签字，作为当月的结算

单。 采购结算单

5.内容：

5.1.选择合格供应商

5.1.2采购部依《供应商评审管理程序》对各供应商进行评估，选择出合

格的供应商登入名册。

合格供应商

请

购

单 采购单

模具借出单 进货单 质检/入库单 采购异常联络单 退货单 月供货对帐单

5.2.采购订单编制

5.2.1.采购部接到物控开出的[请购单]后，对于新物料则依《供应商评估

管理程序》寻找合格的可供应该物料的供应商，然后直接下[采购订

单]进行采购。

5.2.2.对于零星采购或临时采购，则综合[采购订单]的内容进行修改编制，

以[采购合同]形式下单采购

5.2.3.采购订单应包含以下内容：

(1)品名规格、物料编号、单价、数量、金额，交货时间、地点，包

装要求。

5.3.采购审批程序

5.3.1.采购订单或合同由采购员制作、采购主管审核，交财务审核数量、

单价，总经理签字后发送给供应商。

5.3.2.采购订单传真后应再确认供应商是否收到传真件,并督促对方及时

签章回传。

5.4.采购订单的更改：

5.4.1.采购订单、合同签订后，双方对所采购的产品，因某方面因素造成

有所变动时，都应征求双方同意后方可进行变动，并签订修订单或

重签采购订单、合同。

5.4.2.更改送审时，应附上原订单，作废的订单由文管中心文管员在原件

上盖作废章

5.5.采购进度跟催

5.5.1.采购订单下达后，采购人员至少要二至三次追踪供应商的生产进

度，确保将所购产品按期送交公司仓库或公司指定地点。

5.5.2.采购人员应将采购货物的到货时间、数量及时与仓管组/生产部沟

通，以便仓管作好收货准备，以及生产部安排生产计划

5.6.产品验收入库

5.6.1.供应商交货时将填好的[进货单]交收货员，收货员依据[进货单]

验收货物，并交采购员与物控员签字确认。验收完成后[进货单]

一联交供应商，一联交采购员，一联物控存底。

5.6.2.收货员对货物贴检验标识卡，填质检/入库单交品管检验，并跟催

进度。品管检验完成后留下品管联

5.6.3.货物办理入库后，由仓管员分发质检/入库单的财务联和采购联

5.6.4.有质量问题的单据应交物控部，由物控员协调、总经理决定最终

的处理办法。

5.7.采购产品的验证

5.7.1.采购部在下采购订单前，应将验收标准、所依据的技术资料订明

于合同中或作为合同的附件

5.7.2.若到供应商现场进行采购产品验证，由采购部采购人员在合同中

明确验证安排及产品放行的方式。

5.8.采购异常情况处理

5.8.1.品质出现异常情况时，品管部依《纠正与预防管理程序》要求供应

商执行改善作业。

5.8.2.当出现质量问题，需扣取工时损失费、进行折让等与供应商交涉事

宜时，采购人员应填报异常联络单，及时与供应商达成共识。

5.8.3.需退货时由物控部填报[退货单]，交采购联络供应商作退货处理。

5.9.采购结算：每月月结时间到后5天内，由采购经办人员以质检/入库单为

依据，将当月各供应商的供货清单列出，与供应商对帐，吻合后交财务

审核，审核无误则双方签字，作为当月的结算单。

5.10.记录管理：依《记录控制管理程序》的规定进行保存。

6.相关附件：

6.1.[采购订单] （QR-74-02）

6.2.[品质备忘录] （QR-74-03）

6.3.[进货单] （QR-74-04）

6.4.[质检/入库单] （QR-74-05）

6.5.[采购异常联络单] （QR-74-06）

6.6.[对帐单] （QR-74-07）

6.7.[采购合同]（QR-74-08）

7.参考文件：

7.1.《供应商管理程序》（QP-74-02）

7.2.《物料控制管理程序》（QP-75-05）