通知与会议纪要

公文的基本常识

（整理：谷士禄）

第三课通知与会议纪要

第一节通知

一、文本特征

通知是发布行政、党委规章制度，传达上级指示，批转下级文件，转发上级机关和不相隶属机关的公文，要求下级机关办理和需要周知和共同执行的事项时使用的文种。通知是党委行政公文下行文中适应性最广，使用频率最高的一个文种。

二、文种类型

（一）它可以象命令去发布规章制度，这种通知叫“发布性通知”。当然，这只局限于内部行文发布本单位规章制度，不能象命令那样在社会上公开发布。

（二）它可以象指示那样向下级机关传达内容，这种通知叫“指示性通知”。当然，它与指示并不完全一样。区别在于：通知一般是以机关办公部门名义行文，而指示则必须是以领导机关名义行文；通知是指示的原则性与告知的规定性相结合，而指示则偏重于阐明工作上的原则。

（三）它具有中转的功能。如上级、同级、不相隶属的单位的来文需要用它转发给所属下级，这种通知叫“转发性通知”；下级来文需要批转给所属下级单位时，这种通知叫“批转性通知”；通知用来

告知上级规定应办之事，称作“规定性通知”；用来任免职务的通知称作“任免性通知”；用来通知会议的，叫做会议通知；用来告知一般应办事务，叫做事务性通知。

三、通知的写作方法

（一）发布性通知的写作方法：

标题，由发布机关、发布法规名称及文种三部分组成。

正文：一般包括两点：开头讲明发布的是什么法规，然后提出贯彻执行的希望与要求。

（二）指示性通知的写作方法：

标题：发布机关、要发布的内容和文种。

内容：可以开门见山先点出问题；然后叙述所面临的形势任务；最后提出解决问题的对策、具体要求和原则号召。

推荐文章：《中共中央关于同国民党进行和平谈判的通知》（《毛泽东选集》第4卷，1945年8月26日）

（三）批转、转发性通知的写作方法：

标题：批转文件机关、事由和文种。注意：在标题里除批转的文件是法规性质的文件外，一般不要加《》书名号。

正文内容：通常包括三层意思。一层是表明态度，即对批转、转发的文件表明肯定的态度。二层是强调意义，即对批转、转发的文件中的事项予以强调，以引起读者的注意。三层是提出要求。

推荐文章：《国务院批转国家体改委关于在治理整顿中深化企业改革强化企业管理意见的通知》（国发【1990】33号，1990年5月23日）

注意：上级转发下级的文件叫批转。意思是批准批示并转发。如

果转发的文件是上级的、同级的或不相隶属单位的来文，不能使用“批转”二字，应当用“转发”。

（四）规定性通知的写作方法：

标题：发布通知的机关、发布的事由和文种。

内容：开头，先交代制文的目的、依据。然后分条列项说明问题。

特点：层次清晰，简明扼要。

推荐文章：《国务院办公厅关于特别重大事故报告工作有关问题的通知》（国办发【1990】30号，1990年6月5日）

四、写作要领

（一）要着眼于实

制发各类通知的目的都是为着解决实际问题，因此必须着眼于实。有的通知不仅要提出问题，而且要分析问题，拿出解决问题的办法，如指示性通知。也有的通知内容比较简单，如事务性通知。更简单的就是批转、转发、任免、会议等通知，不用提出问题，也不用分析问题。

（二）要防止滥用

因为通知具有多功能作用，这就要求我们严格对待，按照党和政府公文法规所明确通知涵义去办文，切不可滥用。比如，下行文不可千篇一律使用通知，电视、电台、报纸的广告宣传应该用“启示”、“声明”的事项，不可用“通知”。滥用通知有损于通知的严肃性。

（三）要一目了然

制发通知是为了解决实际问题，这就要求在通知的写作上主题明白显露，一般要开门见山，先用寥寥数语讲明制发通知的原委、依据及目的。就要在层次安排上坚持先总后分，先撮要（摘取要点）再分

条，一条只讲一意，条条相对独立。

第二节会议纪要

一、文本特征

《国家行政机关公文处理办法》规定：“传达会议议定事项和重要精神，要求与会单位共同遵守、执行的，用会议纪要。”

《中国共产党各级领导机关文件处理条例》中规定：“记载和表达会议主要精神和议定事项用会议纪要”

综合以上规定精神，我们可以这样下定义：会议纪要是对会议的目的、决定的事项、要求加以文字归纳整理，以上传下达，统一认识，推动工作的公文。

二、会议纪要形成的过程

第一、有重要事项需要开会研究、贯彻落实；

第二、有客观完整的会议记录；

第三、文秘人员对会议记录进行筛选、整理；

第四、由会议主持机关审定制发。

三、会议纪要的分类

第一类，通知型会议纪要。企业领导层集体开会决定工作中的一些具体事宜后所使用的一种文件。例如，集团领导班子开会研究解决某二级公司原职工上访问题、军转干部问题、稳定问题等，就可以使用通知型会议纪要。（以纪要形式通知给有关单位处理，也可以以纪要的形式送给国资委，以利于上级掌握我们的工作情况）第二类，指示型会议纪要。企业对某一范围较大或重要方面的工作会议综合整理的纪要。例如集团领导班子集体开会研究生产经营方面的问题，需要下面抓好落实，可以用指示型会议纪要。

第三类，讨论型会议纪要。主要是对一些重大理论、实践课题进行讨论后形成的会议纪要。这类纪要具有参考价值，不具有指挥性。例如，集团党委开会研讨“科学发展观”形成的认识，可以用讨论型会议纪要。

四、会议纪要的写做特点

第一，明确会议宗旨，中心一定要突出

一次会议涉及问题很多，在写纪要时，必须抓住会议所集中解决的几个主要问题，切不可面面俱到，否则就不叫纪要了，成会议记录了。

第二，讲究用语，注意条理

上报的会议纪要，应使用对上的语气，如“会议拟定”、“会议打算”等。下发的会议纪要则可用“会议决定”、“会议要求”、“会议强调”、“会议号召”等。

要注意条理化、理论化。这是纪要与记录的主要区别。会议记录，要把每个人的发言尽量详细的记录下来，而会议纪要则需要对会议讨论的问题进行综合、分析、整理加工。所谓条理化，就是对讨论的问题分类归纳层次要清晰；所谓理论化，就是要对会议讨论的意见，尽力做理论上的概括，当然要使用正确的理论。注意：条理化、理论化不能脱离会议实际强拉应拽。

第三，忠实于会议精神，做好记录

会议记录必须依据会议的实际内容，不能随心所欲的增减、更改内容，不能添枝加叶。在书写过程当中，感到有的地方必须有所增减时，要经有关主要领导同意，必要时还应在一定范围内征求有关人员意见。