深圳市东西方社工服务社档案管理规章制度

深圳市东西方社工服务社档案管理规章制度

为了加强档案管理，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法和有关标准管理的规定，制定本办法。

一、服务社的档案包括：

1、参加外机构会议或培训文件（会议邀请函；大会通讯录；大会日程安排；大会发行文集及相关资料；与会议相关的音像资料；参会其他相关机构资料、折页等；大会最终形成的会议成果）

2、服务社人事档案（员工履历材料；绩效考评材料；工资、任免、退（离）休等材料等）

3、项目档案（项目概况、背景材料；项目书；协议、合同；项目进度报告；财务类材料；项目执行材料；项目期间的来往信函；项目音像资料；媒体报道资料等）

4、服务社机构管理文件（机构建设管理类；行政会议类；在研究领域形成的成果性材料）

5、服务社各社工工作领域文件（各领域前期调研资料、督导记录、会议资料、个案记录、小组计划及报告、各类活动计划和报告、季度/年度总结等）

二、档案保管期限和密级的划分

1、保管期限根据被鉴定档案的价值确定，一般分为永久和定期两种，定期又分为长期和短期两种。中国基本上分为永久、长期和短期(15年以下)3种保管期限，定期中有时酌情再分若干具体年限。

（档案保管期限根据《标准档案保管期限表》划分，服务社档案根据具体情况结合档案保管期限表划分保管期限。）

2、本会档案的密级分为：普通档案、秘密档案和绝密档案；

(1) 普通档案可办理借阅、复印；

(2) 秘密档案须经主管部门批准方可借阅、复印；

(3) 绝密档案须经理事长批准方可借阅。

（服务社档案密级划分由管理人员按照具体实际提交处理意见，交主管领导讨论确定。）

三、档案接收制度

1．定期收集各社工领域在工作中形成的具有保存价值，经过整理立卷后的不同载体的文件材料。

2．接收归档的案卷必须保证质量，应符合下列要求：

（l）应归档的文件材料齐全完整；

（2）文件按其内容的联系，合理整理、立卷；

（3）归档的文件材料，保持文件之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。

3．接收档案时间和手续：

（1）随时接收各社工领域形成的各种文件、资料；

（2）接收档案必须履行手续，填写移交清单，一式三份，注明移交内容、移交数量和移交时间，交接双方要签名。

四、档案管理制度

1．按照档案形成的特点，保持档案之间的历史联系，充分利用原有基础，使整理出的档案能够反映各领域活动的真实面貌，便于保管和利用。

2．对接收按要求整理好的档案进一步系统化。主要是：

（l）对所接收的档案进行严格检查，检查的内容有：以件为单位的件内的档案是否完整，分类、排列、组卷、编目等工作是否正确。

（2）进行必要的编目工作。

（3）根据它的分类方案和排列次序，将案卷顺序上架。

3．定期对档案进行全面整理。包括：档案的分类、立卷、拟制案卷标题、案卷排列等；定期对档案进行局部整理，对不符合整理要求的案卷进行加工、调整。

五、档案的修破补充制度

1．已归档的档案如需更改，须经主管领导批准。填写更改单后，方可更改。一律不得在原件上随意修改。

2．修改内容较少时，可直接在原件上修改。但要注明“修改标记”。

3．如遇修改内容较多或原件需报废时，应另出新件代替，并在备考中注明。

六、档案保管制度

1．档案管理人员外出时，需锁好档案柜、门窗。

2．档案库房门窗应设有遮阳装置，避免阳光直接照射在档案柜上。

3．档案库房须经常打扫，保持清洁，严禁将有害物质带入库房。

4．案卷入库时应检查清单、物品是否相符。以件为单位，按不同门类、载体，依档案顺序排列。

5．案卷应依档案顺序排放，库房柜架须编顺序号，各柜应有档案资料存放标注。

6．档案工作人员要认真做好库房的安全保卫和保密工作、非本部门人员，未经同意，不得进入库房。

七、档案借阅制度

1．凡需借阅档案者，必须履行借阅登记手续，并有义务将利用效果反馈给档案管理人员。

2．服务社实习生或（准）社工借阅本社档案时，需经服务社或部门主管负责人批准。

3．服务社以外单位向服务社借阅档案时，需要经过服务社负责人批准，并按有关规定办理借阅手续。

4．凡属永久保存的档案原本和绝密级的原则上不准借出，只能在档案室内查阅。如有特殊需要，须经档案室负责人同意后报请主管领导批准，方可借出，但必须在当日内归还。

5．保密级的档案，未经批准不得复制、摘抄、转借他人或公开展览等。需要时可提出申请，经部门主管领导、服务社负责人批准，方可进行上述工作。

6．所需查阅的档案材料一般不得携出档案室。遇特殊情况，必须借出时，按照规定办理借出手续，但每次借出时间不得跨月，如到规定时间还需借用，应办理续借手续。

7．借阅者对所借档案材料要确保安全、完整、不得涂改、勾划、转借和拆卷，如发现损坏档案，视情节给予处理。

8．借用档案材料，应及时归还，不得长期放置个人手中或超过规定时间。重大节日前，应主动归还所借的档案。

9．如遇借阅人员将档案丢失，应及时报告主管部门，写出书面材料，以利于及时采取措施。

10．对密级外的资料复印、打印时，需按照资源中心收费标准执行。

注：收费标准

（收费按具体情况有所波动，如果有变会及时通知）

八、档案的统计制度

1．认真做好档案年度案卷数量统计。以原始记录为依据，做到准确、可靠。

2．坚持进行档案提供利用及利用效果的统计。

3．建立健全统计台帐，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和本部门内各种情况数据，按照有关规定及时报送各种报表。

4．按服务社要求进行定期的综合或专项统计分析。找出存在的问题，提出改进措施、建议，报告服务社领导。

5．通过档案统计工作、总结和掌握档案的发展规律，不断提高档案的科学管理水平。

九、档案的保密制度

1．严格执行档案的保密制度，维护档案的安全，凡规定不能查阅和不该摘抄的档案材料，一律不准查阅、摘抄和复印。

2．凡需复制保密档案材料，须经主管领导批准后，方可复制。

3．如遇所借档案丢失，须及时通知档案管理人员和主管领导，并写明情况以便及时处理。

4．档案人员应以维护档案完整、准确、系统、安全为准则，随手锁好档案柜，做到不失密、不泄密。

5．严守保密规定，不该说的话不说，不该做的事不做，做到“保守机密；慎之又慎”。

6．档案室无人时，应将门、窗关牢，柜上锁，确保安全无误。

十、档案销毁制度