合同管理条例
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合同管理制度
1.目的
为了规范公司合同的签订、加强合同的管理、规避合同中的风险,根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规,结合本公司实际情况,特制定本规定。
2.范围
本规定适用于公司合同包括销售合同、采购合同、施工合同,劳动(务)合同、服务合同等,所有以公司名义签订的合同。
3.引用/应用标准
《中华人民共和国合同法》
4.术语和定义
经办人:合同中的委托代理人或合同事项的负责人,如项目负责人,业务员、采购员
等,与对方直接接洽的人员。
5.责任部门及责任人
5.1行政人事部:负责公司合同模版的起草、编制、改版,定期对公司合同进行检查监督,及时发现并纠正合同中出现的风险;负责保管公司非经营类的合同(如劳动/务合同、施工合同、服务合同等)。
5.2经办人(业务员/采购员):以公司的合同模版,负责合同前期的沟通衔接,保障合同签定后的履行。
5.3事业部负责人:负责对经办人(业务员/采购员)的合同进行评审,修改并代表公司签约;同时负责监督合同的履行、变更、解除等事项,对可能有损公司利益或造成公司损失的事项予以杜绝,同时每月所签定合同原件汇总上交到服务部。
5.4物资部:负责公司原材料和办公用品等所有物品的采购及合同的签订和履行,并负责保管公司采购类的合同。
5.5服务部:负责销售部销售合同的签订和履行,并负责保管公司销售类(包含其他事业部)的合同。
6.管理要求与方法
6.1合同的必要内容
1、双方全称、签约时间和地点。
2、产品名称、质量标准、单价(价格审批)。
3、运输方式、运费承担、交货期限、交货地点及验收方法应具体、明确。
4、付款方式及付款期限。
5、免除责任及限制责任条款。
6、违约责任及赔偿条款。
7、具体谈判业务时的可选择条款。
8、合同双方签字、盖章生效等。
6.2合同的模版化管理
1、公司合同进行模版化管理,由行政人事部负责起草、修订、并送总经理审批后方可发行,发行后各事业部可依据最新合同模版进行订制化处理,在保障公司利益的前题下与对方签定正式合同。
2、模版化合同管理执行过程中,山于我方部分合同条款导致无法与对方成交的情况,经事业部负责人同意后方可变更或删除,经办人不可擅自变更,对于公司发行的合同模版中必要项U如需变更或删除必须山事业部负责报送总经理,经总经理书面同意后方可修改。
6.3合同的评审与签定
合同在正式签订之前,必须进行合同评审。合同评审主要是对对方信用以及合同中规定的产品要求、技术指标、数量、价格、交货期、交货地点、付款条件、违约责任等所有涉及到的要素进行全面评价与审核,旨在降低风险。
1、一般要求的合同(老客户或小金额等)由事业部负责人直接进行评审;
2、特殊要求的合同(如新产品、特别技术要求产品等)由经办部门会同其他相关部门,包括行政部、服务部、生产部、釆购部等共同进行评审。
3、金额较大或较为关键的客户由总经理直接主持评审,并代表公司签署。
4、合同评审中如有异议,应及时与对方进行沟通协商,在不损害公司利益的前提下,力争达成一致。
5、合同签定时优先使用公司统一发行的合同模版,如与对方协商不成无法使用,必须在平等互利、协商一致、等价有偿的原则下,经评审无议异后方可签署。
6、无论由哪一方主持订定,或是否使用本公司合同模版,公司统一制定的合同编号,必须在合同原件上加以体现,否则任何部门及个人都无权签字,该编号曲合同保管部门根据实际情况及相关规定统一发布,不得重复。其格式为:销售类WCXS170000 (17为年),采购类WCCG170000,行政类 WCXZ 170000c
7、签定盖章的顺序
根据以上规定,必须由事业部以上级别负责人(含)代表公司行使合同签字权,并审核对方经办人的身份信息(保存经办人身份证复印件),特殊合同、金额较大合同须经总经理背书同意后方可签字,签字条件满足后,山各事业部合同章管理人盖章方可生效,最后生效合同原件交对应部门存档。
8、合同专用章使用:
遵守公司行政部发布的印章使用相关规定执行。
9合同的汇总与保管
合同签定完毕后,其中原件山经办人(业务员/采购员)交由对应部门保管,并填制合同原件交接表,暂未取得原件的在合同签定后15天内,必须取得,否则以各事业部相关负责人具体考核规定执行。合同保管部门在收到合同原件后对所有合同进行登记备案,各事业部负责合同的执行。
6.4、合同的履行与跟踪
1、合同签定后按相关规定进行分解。
2、经办人负责对合同履行过程中的内部及外部流转进行协条跟踪,对中间产生的问题进行迅速地解决,如资源调配,相关费用的预支,产品发货条件的满足,产品运输及收货协条等。
3、对于签定有质保金的合同,业务员在取得产品运行报告后才视同执行完毕,否则将不予兑现质保金业务费用。
6.5、合同的变更与解除
1、对方提出变更、解除合同的要求时,事业部负责人应从维护本公司利益的角度岀发,采取恰当的处理方式,保证公司的合法权益不受侵犯。
2、合同的变更或解除,应按签订合同时规定的审批权限和程序执行,在双方协商达成一致后,应签订合同变更或解除协议。合同变更或解除协议只作为原合同的附件,共同使用产生法律效力。
3、合同变更或解除后,经办人应即时向执行部门和保管合同部门进行备案,以免造成双方利益损失。
6.6、合同纠纷处理
1、因对方原因造成合同变更与解除的,我方必须要求其赔偿本公司损失。
2、因本公司过错造成对方要求变更与解除合同的,应主动承担责任,以免造成双方损失扩大。
3、因双方原因造成合同变更与解除时,应与对方积极协商,共同解决。