驻外办事处管理办法

辽宁森普礼品销售有限公司

驻外办事处管理办法

第一章财务管理

一、基础工作

1、建立帐目

建立现金帐（费用支出明细帐）、保管帐，并以“日清日结”方式，依据原始凭证准确、真实记帐。

2、做好档案管理工作

⑴、完整保存原始凭证，每月25日，将本月各类原始凭证邮寄公司财务部。

⑵、每月2日前，将上月如下各类报表E-mail至公司财务部：

《月销售商品统计表》

《现金账明细表》

《费用支出明细表》将所发生的费用合计

《库存商品盘点表》（除首次报表，之后报变动部分的即可）

3、每年1月15日前结转完毕上一年度财务帐，并将上一年度各帐本上交公司

财务部。

二、货币资金管理

1、现金收支必须有据，做到日清月结，帐款\账实相符。票据需两人以上签字。

2、货款回笼：

办事处按照公司《销售管理办法》关于货款回笼的规定执行。

货款汇入开发票的公司帐户，公司财务查收到货款后，通知办事处。

现金回款，业务人员收款当日即交财务汇入公司指定帐号。严禁业务人员留存、不交或迟交货款。严禁挪用货款用于费用支出。

电汇，要求客户直接办理，要求客户将复印件传真公司财务部。

汇票，业务人员取回当日，交财务登记入帐，并于当日邮寄公司财务部。

三、费用项目

1、办公费：办公用品，根据办事处实际需要，凭票据入帐，下月核销。由销

售内勤负责购买，控制发放，节约使用。购买金额在200元以上

必须经公司批准.

2、快递费：非必须情况下，不得以快递方式邮寄物品。凭票据核销。

3、电话费：使用IP电话，长话短说，禁止打私人电话。私人话费，从其工资

中扣除。

4、手机费：业务人员，公司提供补贴300元/月。

5、交通费：市内交通打车费不予核销，公交及地铁车票按车票实报实销。公

司派驻员工如有急事返沈，经审批给予报销，每月一次。

6、生活补助费：每人补贴10元/天（含米、油、菜、卫生纸、洗洁精等生活

用品）。伙食补贴不发放给个人，由财务建帐统一管理、使用。

填写《生活补助费日支出表》。月末生活补助费有剩余，平均

分配给外出办事人员。办事人员中午在外就餐不予报销。每

月餐费不足部分，个人补足。

7、招待费：应提前申请，经核准发生的招待费依据票据报销。

8、短途运费、水电煤费：

凭票据核销。运费报销单据必须有货运站的签章和联系电话。

办事处人员要负责办公室电源开关等，杜绝常流水、常明灯现象。冬季节约使用热水，夏季控制中央空调使用，避免浪费。

9、样品采购费：

样品由公司客户服务中心提供的，公司直接计入办事处费用。办事处本地采购或外地邮寄样品，依据票据核销。

10、采购款：办事处财务填写订货确认单，传真公司客户服务中心，由客户服

务中心负责采购，经签字后，交由财务部办理汇款。

11、特殊返款及礼品采购：

办事处人员无权自行决定对客户的特殊返款及礼品采购等，必须经公司总经理核准。否则，费用由经办人自行承担。

12、工资及提成：

按照公司工资标准及提成规定执行。

四、费用申请与核销要求：

1、每一项费用的收支，必须履行财务手续，要有办事处经理、财务、经办人

签字。

2、借款必须填写借款单，详细说明用途及金额，并按照规定办理签章手续后，

财务部方可支付款项。

3、当天发生费用，当天凭票据核销，不得拖延。办事处财务做好监督工作。

4、 50元以内的用款实报实销，财务不予办理借款程序。

5、报销公交及地铁车票时，需注明乘车路线、公司名称、联系人、电话。

6、报销时，必须有原始凭证，如没有，经办人必须出具证明，并经部门主管

核实后，办理报销手续。否则，财务部不予核销。

五、应收帐款管理

1、办事处业务人员须向客户索取完备的催款手续，包括：订货合同、销货清

单或送货回执等，长期欠款客户，要与其签定对帐单。

2、办事处业务人员负责应收帐款的催收。公司财务负责应收帐款管理、随时

向办事处财务传递应收账款明细，办事处财务负责往来款项的核对。

3、及时配合公司财务催收应收账款。

4、对欠款客户严格控制接单、发货，对欠款数额大的停止接单，并汇报至公

司财务部。

第二章销售管理

一、办事处订货，公司负责采购。

1、业务人员签订合同后，交内勤传递给公司客户服务中心，进行采购。合同

办事处留一份，交公司一份。后补合同，业务人员须填写《订货确认单》。

2、货到办事处，必须立即通知公司客户服务中心。

3、业务人员送货时，填写《销货清单》，要求客户在《销货清单》上签字确认

收货。

4、办事处对客户验货时发现的问题，须立即向公司客户服务中心反馈信息，

便于及时处理，避免损失。

二、办事处订货，办事处采购。

1、业务人员签订合同前，须将商品采购成本、销售单价报公司客户服务中心。

2、业务人员签订合同后，交内勤传递给公司客户服务中心备案。

3、依据合同，办事处两人以上进行采购。

4、采购款由公司直接支付。

5、业务人员送货时，填写《销货清单》，要求客户在《销货清单》上签字确认

收货。

6、采购完成后，经办人办理财务核销手续。

三、公司订货，办事处采购。

1、公司客户服务中心将采购要求传真或发邮件给办事处。

2、办事处根据公司客户服务中心的采购要求进行采购。

3、采购过程中，如有问题，须及时与公司客户服务中心沟通解决。

4、货发往公司的：办事处将发货单据传递给公司客户服务中心，便于验收。

5、货发往客户处（外地）：

办事处将发货单据传递给公司客户服务中心，由公司相应业务人员跟踪客户收货情况，办理相应销货手续。

6、采购完成后，且经货物接收方验收品种、数量等无误后，公司客户服务中

心办入库直接到财务报帐，冲办事处借款，并向办事处传递收据。

四、开发票

1、签订合同前，须将开具发票种类提前告知公司财务部。增值税发票必须及

时传真公司财务一份。

2、客户要求开普通发票，业务人员需要求客户提供：单位全称、开票说明。

3、客户要求开增值税发票，业务人员需要求客户提供一份纳税人资格证书复

印件、营业执照复印件，要求客户提供：单位全称、税号、开户银行及帐号、地址及电话。

六、其他工作要求

关于风险抵押金、客户拒货或拒不结款的处理、客户降价结款的处理、客户退货处理等，均按照公司《销售管理办法》执行。

七、须形成并保存的销售资料：

1、订货合同

每月25日，将已处理完结的合同邮寄公司客户服务中心归档。

2、森普销货清单

须由经办人、财务、客户签字，每月25日邮寄公司财务部。

3、返货清单

须由经办人、财务、客户签字，每月25日邮寄公司财务部。

4、客户档案

业务人员将客户详尽资料提交内勤，由内勤建立客户档案，并于每月25日E-mail至公司，报副总经理。

5、对帐单（长期欠款客户要求有）

6、周工作会议记录。

由办事处负责人组织召开，内勤记录。以E-mail形式提报公司副总经理，转呈总经理。