原料、材料及产品管理制度

原料、材料及产品管理制度(一)为了加强公司原料、材料及产品的管理，规范公司原料、材料的采购、发出、保管和产品的入库、销售、保管程序，确保合理库存，加快资金周转，根据公司财务管理办法，特制订本制度。

（二）测算合理的原料库存。

经营管理部组织专人结合供应商的生产规模和质量、运输距离、铁路公路的运输、公司的生产经营计划、耗用水平等因素，科学计算出各种大宗原料的合理库存，为制定公司原料的采购预算提供依据。

（三）各单位依据公司销售预算、生产预算和本单位的生产计划编制次月销售预算、原料采购预算，于年末前30日编制下一年度销售预算、原料采购预算，月末前15日、年末前25日前交经营管理部，以便及时编制公司原料采购预算。

（四）实行原料材料采购的预算制度。

经营管理部依据公司销售预算、生产预算和各分公司的生产计划、采购预算，并结合公司实际库存，在确保各种大宗原料合理库存的前提下，年末前20日编制下一年度原料采购预算，月末前10日编制次月原料采购预算，经总经理批准后实施。

（五）实行材料采购的备用金制度。

公司各单位根据资金管理小组核定的备用金额度及使用范围，进行日常材料的采购，并要按时报销，以便及时补充备用金。

（六）加强合同档案管理。

为了妥善保管公司经营活动过程中的各类合同档案，实行分类管理制度。

按公司内部签订合同的单位进行分类，统一按合同签订时间顺序进行编号，按月装订、按年存档的办法进行管理。

所签订的经营合同如有副本、附件时，必须在合同正本中注明，并与正本一起存档保管。

（七）建立合同管理台帐。

按公司内部签订合同的单位分别建立合同台帐，进行合同的日常管理。

合同管理台帐主要包括序号、合同编号、签约日期、履行期限、合同标的、对方单位、合同传递情况、备注等内容，并及时将合同的履行情况在备注栏内说明。

合同管理台帐要序时登记，必须做到准确、及时、完整。

（八）合同的签订。

公司必须以书面形式给各相关单位授予一定范围的合同签订权限，公司各单位在签订合同前，要对供销客户的供货能力、质量、履约能力、售后服务、付款能力、财务状况等信息进行调查、了解、分析后，在授权范围内根据公司各单位的销售预算签订各类经营合同，以降低经营风险。

如超出授权范围，由公司签订。

（九）合同的审核。

为了规范合同签订行为，维护公司的合法权益，促进公司发展，避免公司遭受重大的经济损失，预防合同纠纷的发生，由经营管理部对合同的内容进行审核。

审核合同的主要内容：1、审核对方主体是否合法及资信情况。

2、审核合同中是否有违反法律、法规及社会公益、社会经济秩序的条款或内容，审核合同中是否有对我公司明显不利或有损我公司合法权益的条款或内容。

3、审核合同的条款内容是否完备、具体、明确。

（1）合同双方名称（姓名）是否正确。

（2）数量是否按计划执行。

（3）货物名称、计量单位是否正确。

（4）单价及金额是否有错漏。

（5）质量要求是否达标、与生产是否相符。

（6）运输方式、到货地点是否正确。

（7）验收标准是否明确。

（8）签约地点是否注明。

（9）履行期限是否能完成。

（10）违约责任、解决合同争议的方法是否具有法律效力。

（11）是否考虑到不可预测的其他因素。

（12）是否漏签承办人、代理人等内容。

（13）是否使用合同专用章。

4、公司各单位在山丹境内签订的各类经营合同，应及时送经营管理部进行审核，办理盖章手续。

出外签订合同时，由经办人办理合同章的借用手续。

合同签订后，电传至经营管理部进行审核，同意后方能加盖合同章，返回后及时交经营管理部登记合同台帐，交回合同章，并办理合同章的注销手续。

（十）合同的传递。

公司签订的各类经营合同必须送公司财务部、签订单位各一份，合同管理台帐中的“传递情况栏”至少两栏，传递时，必须有签收人的签字和签收日期。

（十一）合同章的管理。

公司的合同章由经营管理部保管和使用两枚，并建立合同章管理登记簿，指定专人负责管理。

合同章管理登记簿要有借用日期、借用单位、出外区域、预计借用时间、借用经办人、交回日期、签订的合同编号、合同的主要内容、备注等内容。

公司合同签订单位需外出签订合同时，由经办人提出书面申请，经单位负责人签署意见后，办理借用合同章手续。

借用经办人必须在“借用人”栏签字。

返回后，应及时办理借用合同章的注销手续，并督促合同章管理人员在合同章管理登记簿上登记交回的日期等内容。

（十二）原料台帐的管理。

各单位要按原料品种进行分类建立原料明细帐，对本单位原料的收、发、存进行全过程日常管理，原料的计价采用计划成本法。

经营管理部建立原料台帐，对全公司的原料收、发、存进行全过程动态管理。

原料台帐采用计划成本法进行管理，计划成本与实际成本的差额由财务部在材料成本差异中单独进行核算管理。

（十三）台帐中的各项内容和数据要填写清楚，不准随意涂改，对台帐、统计表逐月进行核对，发现问题及时纠正，确保台帐的正确性、完整性和科学性。

(十四)经营管理部、各单位必须建立原料进库流水帐，登记清供货客户、物资名称、日期、数量、质量、结算情况、开票结构、未办理结算手续的详细情况、财务收取的发票及会计人员等信息。

（十五）原料入库结算时，需提供如下资料1、购销合同。

同一结算批次的提供一份。

2、供货单位必须开具合法的增值税专用发票。

3、结算说明。

各单位业务经办人员填写价格构成、计算方法、特殊情况等详细说明，交各单位经理、经营管理部审核。

若无购销合同，须提出无合同的理由说明，须经总经理签批。

4、地磅或轨道衡检斤单、化验检验单。

以供货方计量、化验为准的，需有效化验单、检斤单；原料以量方等方式计算数量的，需有生产单位的业务经办人员、原料现场管理人员、供货方的签字认可手续。

5、经现场管理人员、各单位分管领导签字的入库单。

（十六）对于月末实物已经入库，因各种原因，不能正式结算入库的，由公司各单位逐月办理暂估入库手续，并提交二份暂估入库说明书，列明供货单位、物资名称、数量、结算价格等。

（十七）原料入库单经经营管理部审核后，一份留经营管理部，据以登记原料台帐，一份与其他资料一并送财务部办理结算手续，一份返回采购单位登记原料明细帐。

（十八）原料领用时，领用单位每月将领用的原料名称、质量、数量等逐日统计，月末3日前由领用单位根据当月领用量填制领料单，经单位负责人签字，经营管理审核后，一份留经营管理部，据以登记原料台帐，另外两份返回采购单位，其中一份登记原料明细帐，另一份由财务部会计人员据以审核原料明细帐，办理逐笔签收手续。

（十九）公司各单位发生出售原料时，经营管理部、各单位以销售发票中的数量登记原料台帐和明细帐的数量，以计划价计算出售原料的金额登记原料台帐和明细帐的金额。

（二十）各单位采购原料，因特殊原因发票未到，无法办理正式入库手续的，应设“暂估入库登记薄”逐笔序时登记，并在月末办理暂估入库手续，等发票收回后，在“暂估入库登记薄”中注销，同时办理正式入库手续。

（二十一）各单位原料保管员必须于每月末3日内向经营管理部、财务部填报原料收、发、存月报表，以便两部门及时核对原料帐，确保财务部的原料分类帐、经营管理部的原料台帐、各单位的明细帐三相符。

（二十二）经营管理部建立产成品台帐，对全公司产成品的产、销、存进行全过程管理。

产成品台帐采用实际成本法进行计价管理。

（二十三）各单位要按产成品的品种进行分类建立产成品明细帐，对本单位产成品的收、发、存进行全过程日常管理，产成品的计价采用实际成本法。

（二十四）生产单位每月将所生产产品的名称、质量、数量、规格型号等逐日统计，月末3日前由生产单位根据当月生产量填制入库单，经单位负责人签字，经营管理审核后，一份留经营管理部，据以登记原料台帐，一份返回生产单位登记原料明细帐，一份送财务部进行财务核算。

（二十五）各单位依据销售合同组织销售时，货、款两清的由各单位填制产品出库调拨单，经单位负责人签字，加盖单位公章，由财务部办理收款、开具发票、结算等手续。

赊销的，按赊销合同办理发货手续，由各分公司逐笔开具产品出库调拨单，财务部逐笔审核并办理相关手续。

（二十六）各单位的零星销售业务，必须做到货、款两清。

在公司规定的价格范围内，由各单位填制产品出库调拨单，经单位负责人签字，加盖单位公章，由财务部办理收款、开具发票、结算等手续。

低于规定价格1%以内的，由各分公司提出书面情况说明，由经营管理部经理审批，如低于公司定价1%时，还须经总经理审批。

（二十七）产品销售价格、销售方式、折扣等政策，公司价格管理委员会每月核定一次，以价格目录表的方式公布。

特殊时期需要缩短期限的，价格管理委员会要及时发布通知。

具体工作由经营管理部负责。

（二十八）产品销售过程中，如需开具增值税专用发票，需办理如下手续1、各单位的开票通知单，说明受理发票的单位，结算价格，结算金额等。

结算价格与合同有出入的，必须有充分的理由，且需分管副总经理的审批意见。

2、受票单位的税务登记证或一般纳税人资格证复印件（需有年检记录,同一单位同一年提供一次,单位年内有变更的,变更时要有正式通知）。

3、产品调拨出库通知单。

4、产品销售合同。

（有效期内提供一次）5、地磅或轨道衡检斤单，以购货方检斤化验为准结算的，需提供有效的检斤化验单。

受票单位和付款单位不一致时，各单位要及时告知财务部，否则由此产生的责任由单位承担。

（二十九）经营管理部、各单位必须建立产品销售流水帐和产品销售结算台帐，具体内容参照原料管理办法。

(三十)发生产品销售退回时，须各单位经办人员报送经各单位主管领导签署意见的退货说明书，经经营管理部审核后，办理退货入库手续，并将入库单送经管管理部、财务部，以登记产成品台帐和处理帐务。

需要化验检验的，附质检计控中心的检验化验报告。

产品销售数量以质检计控中心轨道衡、地磅房检斤数量为准。

对以铁路发运销售的产品，负责销售人员必须及时填制产品销售明细清单，经经营管理部审核后，交财务部审核无误后开具正式发票，办理结帐手续。

汽车发运销售的，以地磅房检斤过磅单的计量为依据。

（三十一）产品销售业务中，如硅铁、硅锰等以基准量结算的，要附折算表（复印件也可），在出具发票时按折合量计算，但销售清单中必须注明实物量。

经营管理部、财务部均以实物量进行核算和管理。

（三十二）产品销售业务中，以需方过磅计量为结算依据的，必须附对方过磅单，在出具发票时按需方过磅计量为依据，但销售清单中必须注明公司过磅计量数量，同时附公司过磅单。

经营管理部、财务部、生产单位均以公司计量为依据审核和管理。

计量差异在合理范围内的，在核算时，在价格上调整，超过合理范围的，由公司具体研究处理办法。

（三十三）各分公司向公司主管副总经理、财务部、经营管理部报送原料收、发、存日报表和产品产、销、存周报表，同时必须于每月末3日内报送原料、产品的收发存月报表。

以便各部门及时核对原料、产成品帐簿，确保财务部的原料、产成品分类帐、经营管理部的产成品台帐、各单位的明细帐三相符。