SAP主数据维护管理规定

S A P主数据维护管理规定 The latest revision on November 22, 2020备件主数据维护管理办法第一章总则第一条备件主数据是ERP系统中备件管理、备件供应的集成信息，是进行备件物料管理的基本条件，为了保证及时、准确地收集和维护备件主数据，满足ERP系统正常运行和备件业务运转对数据的需求，特制定本办法。

第二条本办法中主数据是指ERP系统(SAP/R3)中支持系统有效运行的备件静态数据，主要包括：物料主数据、供应商主数据、货源清单、采购信息记录。

第三条备件主数据维护原则：一、唯一性：相同的主数据在系统中要求有唯一编码，唯一的描述，避免存在数据冗余；二、完整性：主数据信息保持完整，要能够满足相关部门的业务运作需求；三、准确性：主数据要符合相应的编码规则和技术规范，能够清楚准确地表达主数据的含义；四、时效性：主数据申请维护过程中，要充分体现时效性原则，提高工作效率，及时满足申请部门的需求。

第四条本办法适用于xxERP项目上线的总公司、xx公司、xx公司有关部门和生产厂。

第二章应用主数据内容和信息收集维护职责分工第五条备件应用主数据内容：一、模块内主数据（MMBJ模块）：货源清单、采购信息记录、二、跨模块主数据（MM；MMBJ；SD模块）：物料主数据、供应商主数据。

第六条备件模块内和跨模块主数据由XX总公司设备部备件处负责组织收集相关信息，并进行系统维护。

第七条模块内主数据信息收集维护职责分工：一、货源清单由设备部备件处计划科负责组织收集相关信息，并进行系统维护；二、采购信息记录由设备部备件处价格科负责组织收集相关信息，并进行系统维护。

第八条跨模块主数据信息收集维护职责分工：一、物料主数据由设备部备件处计划科负责组织收集基本视图、分类视图、销售视图、采购视图、库存视图、财务成本视图中的相关信息。

二、供应商主数据由设备部备件处质量管理科负责组织收集采购视图中供应商的相关信息；第三章备件物料主数据维护管理第九条备件物料主数据维护工作流程：一、各单位备件员根据生产现场备件变化情况，做以下主数据维护工作：（一）对新投产设备、更新改造设备增加的新的备件项目；对在用设备发生的备件项目，按标准机械备件、非标准机械备件（其中：天车备件、皮带机备件、偶合器要与其它非标专用件分开）、小型机械备件、电气备件、计控备件、机车备件、汽车备件、生产工具专业（以下简称各专业）分别提出新增备件物料主数据项目明细；（二）对新投产设备、更新改造设备增加的新的备件项目，在收集物料主数据时，要避免同一物料，多个图纸编号造成的物料不唯一性；（三）新维护的物料项目，必须保证属于备件专业管理范畴且专业划分清晰，同时要做初步询价；（四）新收集的备件物料主数据，物料要严格按照专业要求描述，并要通过ERP系统中MM03事物代码的查询，保证物料的唯一性，避免重复编码；（五）物料类别码是“61”、“80”、“81”的备件，按照各单位非标准机械备件、生产工具编码规则进行编码；（六）各单位备件员按照专业组织物料主数据收集工作，并按专业输入“备件物料主数据收集维护模板”（附表1-1）同时按专业填写“备件物料主数据维护申请表”（附表2），经设备科长审批盖设备科章后，报设备厂长审批签字，加盖厂公章，于每月10日至18日，报总公司设备部备件处；二、总公司设备部备件处接到“备件物料主数据维护申请”和“备件物料主数据收集维护模板”后，做以下工作：（一）各专业计划员要对新物料是否属于备件专业管理范畴进行严格审核，同时要对新物料的专业分类、描述、物料组、采购组、装用量、备件属性、修复属性、使用寿命；非标准机械备件、生产工具的重量、材质等各字段的填写内容是否完整、准确进行审查；（二）各专业计划员要通过ERP系统中MM03事物代码逐项进行查询，保证新收集的物料的唯一性，避免同一物料多种描述，多个编码；（三）物料类别码是“60”、“62”、“63”、“64”、“65”、“66”的备件，专业计划员按照物料编码规则进行统一编码；物料类别码是“61”、“80”、“81”的备件，专业计划员依据各单位非标备件编码规则对新物料的编码进行审核；（四）数据维护员依据专业计划员审查后的“备件物料主数据收集维护模板”（附表1-1），在ERP系统中进行检测，确认物料主数据是否符合要求，如果物料主数据存在问题，数据维护员在“备件物料主数据维护申请表”上填写意见返给相关专业计划员，专业计划员及时与需用单位备件员核实，并将最终确认需要维护的“备件物料主数据收集维护模板”及“备件物料主数据收集维护申请表”转数据维护员；（五）数据维护员对最终核实确认后的“备件物料主数据收集维护模板”，在ERP系统中重新检测，直至符合要求；（六）数据维护员将检测合格的“备件物料主数据收集维护模板”内容，进行系统主数据维护；第十条对ERP系统中已有的物料主数据，当发现物料描述不准确、同一物料多个编码、专业分类不准确等问题时，各单位备件员要即时与设备部备件处沟通，由备件处计划员、数据维护员查询物料在ERP系统中状态，共同确定处理方案。

由各单位备件员及时提出物料主数据修改维护申请，备件处计划员签字确认后，数据维护员对系统数据进行修正。

第十一条对于在用的设备，装用量发生变化时，要及时提出物料主数据修改维护申请，对系统数据进行修正。

第十二条各采购科，在开展备件订货工作中，对发现的同一物料，多个编码、重量、材质与图纸不符等情况时，要即时提出物料主数据修改维护申请转计划科数据维护员，数据维护员转各相关专业员核实确认后，对ERP系统内物料主数据进行修正。

第十三条ERP系统内已经存在的备件物料，第一次发生修复计划时，需方单位备件员要通过ERP系统查询，确认该物料是否有在途采购申请、在途采购订单和库存，只有在其库存为零和对已收货物料进行发票校验后，方可提出“备件物料分割评估”维护申请。

第十四条各单位在提出新增备件物料主数据维护申请时，如果能够确定该备件可以进行修复，要同时填写“分割评估备件物料维护模板”（附表1-2）。

第十五条设备部备件处数据维护员查询ERP系统状态后，对备件物料进行分割评估系统维护。

第四章货源清单维护第十六条在ERP系统中，甲类备件（含生产工具）列入“货源控制清单”。

第十七条总公司设备部备件处根据新增、设备拆除、设备改造等情况，组织各单位提出新增和需要修改的“货源控制清单”：一、每年8月份各单位根据新投产设备、更新改造设备、拆除设备、甲类备件使用等情况，按专业提出需要增加和修改的“货源控制清单”（甲类备件项目）；二、各单位设备科按专业组织“货源控制清单”收集工作，并按专业输入“货源控制清单维护收集模板”（附表3），经设备科长、生产科长审批盖科章后，报主管厂长审批签字、加盖厂公章；三、每年8月25日，各单位备件员将批准后的“货源控制清单维护收集模板”报总公司设备部备件处。

第十八条总公司设备部备件处接到“货源控制清单维护收集模板”（附表3）后，要做以下工作：一、组织技术处、动力处、生产厂共同对货源清单进行审核确认，同时制定验收方式和相应的供应商，并报设备部主管部长批准后，编制成正式文件；二、质量管理科将审核通过的货源控制方案内容输入“货源控制清单维护收集模板”中的相关字段，于12月31日前转回计划科；三、每年3月31日前，数据维护员完成系统内货源控制清单主数据维护工作。

四、数据维护员完成系统主数据维护后，将“货源控制清单”信息反馈给主数据申请维护单位。

第十九条“货源控制清单”是对新制作的甲类备件的供应商进行控制，当发生修复件时，采购科要填写《甲类备件的旧件修复供应商申请维护表》（附表4），经采购科长、质量管理科长、计划科计划员审签盖部门公章后，转数据维护员进行ERP系统维护。

第五章备件供应商主数据维护管理第二十条备件供应商主数据管理职责分工一、xx集团内备件供应商主数据由设备部备件处供应商管理员向计财部提供信息资料，由计财部在ERP系统中进行数据维护。

二、设备部备件处负责XX集团外备件供应商在ERP系统中的主数据维护。

三、备件供应商主数据维护员，负责将需创建的供应商在ERP系统中进行核对，以确保供应商的唯一性。

第二十一条xx集团外备件供应商主数据维护工作程序：一、一般性审查的供应商，由设备部备件处采购科按照准入条件收集相关资料，并由供应商填写《备件供应商主数据收集模板》（附表5），交质量管理科供应商管理员审核并报主管处长批准后，填写《备件供应商主数据创建维护申请表》（附表6），转备件供应商主数据维护员进行ERP系统维护，同时向有关科室下发准入通知。

二、重点考察的供应商，由设备部备件处采购科提出供应商考察申请，经主管处长审批后，由质量管理科组成考察小组，进行实地考察，收集《备件供应商主数据收集模板》（附表5）拟写考察报告，提交备件购销管理委员会审议，批准后，由质量管理科供应商管理员填写《备件供应商主数据创建维护申请表》（附表6），转备件供应商主数据维护员进行ERP 系统维护，同时向有关科室下发准入通知。

三、供应商由于改制等原因需要变更名称或其他内容，需按要求出具证明，经采购科长同意报质量管理科供应商管理员进行审核并报主管处长审批，同意后填写《备件供应商主数据变更维护申请表》（附表7），转备件供应商主数据维护员在ERP系统内进行数据变更，同时向有关科室下发供应商管理内容变更通知书。

四、供应商的删除，由备件处相关科室提出删除理由。

备件供应商的删除由备件处购销管理委员会批准后，备件供应商管理员填写《备件供应商主数据删除维护申请表》（附表8），报备件供应商主数据维护员在ERP系统内进行删除；第二十二条xx集团内备件供应商主数据维护工作程序：一、XX集团内新增备件供应商，由设备部备件处供应商管理员按计财部要求填写《备件供应商主数据创建维护申请表》（附表6），以电子邮件的形式发给计财部供应商数据维护员。

二、设备部备件处供应商管理员接到计财部维护完成的通知后，向有关科室下发准入通知。

第六章采购信息记录维护第二十三条备件价格信息记录是对在一定时期内、能够固定价格的备件项目，在ERP系统中维护其阶段性的价格。

第二十四条备件价格信息记录的维护管理一、每年初对审批通过后的年度价格招标项目，进行ERP 系统内价格信息记录维护；二、价格科价格信息维护员在主数据维护的基础上，进行ERP系统内价格信息维护。

第二十五条备件价格信息记录的变更一、属于年度价格招标的项目，确实需要调整价格的，由采购科提出《价格信息记录变更申请》；二、价格科提请备件处购销委员会讨论，按照讨论通过的结论，由价格信息维护员进行ERP系统内价格信息记录修正。

第八章附则第三十二条本办法由总公司设备部负责解释。