管理沟通部分考试试题及答案

1、（1）公告、通告、通知、通报的区别。

（2）请示和报告的区别。

（3）会议纪要和会议记录的区别。

（1）答：公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

特点：①任何机关单位都可制发；②对一定范围的有关单位和人员发出的；③内容业务较强，比较具
体；④公布对某项事项作出规定或限制，以便一定范围内的有关单位、人员
知道，自觉遵守。

⑤可先用公文形式发出，再考虑粘贴或登报。

通知：适用于批转下级单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文；发布规章；
传达要求下级办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；员工的职务任
免和聘用。

特点：适用范围广，文体功用的晓谕性强，行文时间性最强。

通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

通知与通告的区别：①通告的对象比较广泛，不特别指那些单位、那些
人；而通知的对象都比较具体。

②由于通告的对象是泛指的，所以被通告者
的名称可以不写；而通知则必须写接受的单位或个人名称、姓名。

③通告一
般张贴在公告板上，而通知多在特定范围内传阅，较少张贴。

通报与通知区别：①让对方了解上级指示的精神用通知，欲以具体的典型事例、实际情况来教育有关人员用通报。

②通报是上级机关下发下级机关，通知可以
在平级机关之间使用。

（2）答：①行文目的和作用不同。

请示是下级机关对工作中产生的问题和拟采取的措施、办法、方案等请求指示和批准，属于期复性公文。

报告则是汇报工作、反应情况、沟
通信息，是陈述性公文，不要求上级批复。

②受文机关处理不同。

番薯请求，受文
机关均应及时批复，对请示的问题明确表态，批准或是不批准，或作出新的指示。

报告则不同，它主要是向领导机关或领导人提供情况并不需要批复。

③行文时限不
同。

请示必须在事前或事中，即是请示，必须待批准而后执行，如果在事后（需要
请示而在事后，已不能叫请示，而应叫报告），就是“先斩后奏”，除特殊情况外，
一般是绝对不允许的，是违反组织原则的。

报告则不然，可以在事前或事中，更多
的是在事后。

④主送机关有所不同。

请示需要批复，主送机关只能是主管该项业务
的一个上级机关，其他有关机关只能抄送，忌讳多头主送，更不准在批准之前同时
下发。

报告可以同事送几个有关上级机关，也可以同时下发所属单位。

请示和报告
都应遵守逐级行文原则，但请示更为严格。

⑤结尾用语不同。

常见的请示结尾用语，
如“妥否、请指示”，“当否、请批示”等。

报告一般不需要有期复性的结束语，事
毕文止即可。

⑥文体的结构和内容容量不同。

请示必须遵守一文一事制度，内容单
一文字较短，结构比较简单。

核心内容是两部分，前述请示缘由，后叙请示事项。

报告则不同，可以一文一事，也可以一文多事，行文可短可长，遇到事多文长的报
告，文章结构也变化多样。

（3）答：会议纪要是适用于记载、传达会议情况和一定事项的一种公文文种。

印发会议纪要只限于日常工作会议，对于大型的会议和专业会议，因为都有正式的文件和决议，
一般不再印发会议纪要和绝版事项通知之类的文件。

而会议记录是会议实况的真实
记载和客观反映，无论会议规模大小都应有会议记录。

2、秘书如何处理好与同事的关系？
答：作为秘书，应该做好与同事的沟通。

诚恳是与同事沟通的第一要素。

与同事沟通前，要有合作和坦诚的态度，这样别人才会有诚意。

我们做的还有就是决定想要别人如何对待自己，然后，用这种方式去对待他们。

如果想要得到对方的尊重，那么自己首先要尊重对方。

同时，我们要做到以下几点：①不要谈太多与自己私事有关的事情多找找双方都感兴趣的话题。

每个人都对自己感兴趣，却忽略别人的感受。

与别人谈话，多说“你”，对自己并没有什么损失，相反他会帮自己获得对方的好感，是自己同别人的关系左右逢
源。

②嘴要严。

秘书是领导的近身人员，知道的事情会比较多，同时可能对这些事情相当感兴趣，永远不要把领导的隐私和单位还处于保密状态的重大决定当作谈资来卖弄。

③赞美别人。

恰到好处的赞扬，是一种赢得人心的有效办法，他可以抬高别人的自尊，
从而获得别人的善意协助。

但是，过分的赞美会被别人误认为是虚伪的表现。

④倾听。

不要急于打断对方，最好能表现的很专注，并不时给对方以眼神的交流。

如果在倾听结束之后给对方以肯定或者建设性的意见，那将是在完美不过的事情了。

⑤求同存异，避免冲突。

不良的沟通会导致冲突的发生。

试着用这种或者合作的办法把冲突化解掉，永远不要做冲突的推波助澜者。

3、秘书如何做好时间管理？
答：①从清理办公桌开始。

一个良好的办公环境会使自己和他人都感到心情愉快，会促进工作的顺利开展。

②有计划地做事。

时间管理中，最重要的思想就是强调计划。

有计划地做事，是对传统的工作习惯的一个重大的改变。

根据秘书的工作职责，设定一个合理的工作计划，马上执行它，并一直这样做下去，你会发现你的工作会有很大的改观。

③设定目标。

设定目标是制定计划的第一步。

目标可以给人的行为设立明确的方向，使人充分了解自己的每一个行动产生的效果，使自己知道什么是最重要的，有助于合理安排时间。

能清晰地评估每一个行为的进展，正面检讨每一个行为的效率，能预先看到结果，从而产生持续的动力、热情和信心。

一个正确而符合实际的目标可以：更有效地实现目标；改进绩效；提高你实现目标的动机；提高你对成就的自豪和满足；提高自信心；消除止步不前和不高兴的想法；更有效地利用时间。

设立的目标应该遵循精确（SMART）原则，这些原则的设定可以有效地帮助计划的执行。

④分清主次.将繁杂的工作条理化，分出轻重缓急，先做什么、后做什么，是时间管理注重培养的良好习惯。

面对一大堆工作，秘书往往会无所适从，甚至产生消极的情绪，不分主次的工作，往往会一团糟。

我们可以把事项分类：重要且紧急、紧急但不重要、重要但不紧急、繁忙且浪费时间。

⑤运用“二八定律”的原则。

⑴尽可能早点处理重要的事，不必所有的事情都处理。

⑵专心在少数能影响结果的事务上，将有助于在短时间内达到想要的效果。

⑶去寻找用20％的努力就可以得到80％的效果的领域。

⑷在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有创意的工作。

⑥学会应付电话的干扰。

⑦学会应对不速之客。

⑧运用浪费时间因素表、待办事项清单、工作日志和周计划、日常管理软件和硬件等来管理时间。

⑨时间管理的七步骤：⑴分析检讨自己的时间管理状况⑵审核目标⑶将目标分解成任务⑷安排时间计划⑸确定时间浪费因素，列出应对策略⑹实施计划⑺评估计划并进行调整。

4、你单位要要承办60人的会议，起草详细的筹划方案（包括接待和会议）。

答：
关于市场部人员经验交流会的筹划方案
一、会议名称：XX公司二零一二年度市场部人员经验交流大会。

二、议题：有关公司内部人员的经验交流和国外公司经验的学习。

三、会议议程和日程
XX公司二零一二年度市场部人员交流大会会议议程
1、听取公司总经理对二零一一年度四季度市场销售情况的详细总结。

2、听取公司市场部经理对本年度工作的要求。

3、公司市场部人员的内部讨论，经验交流。

4、听取国外知名公司市场部精英的讲座。

5、总经理对本次大会的总结
四、会议预算
场地租金：3000元茶水费：500元设备租金：1000元
讲座酬金：50000元食宿费：80000元其他：10000元
共计144500元
五、准备会议文件
包括开幕词、领导讲话、会议议程表、会议日程表、会议记录、交流材料、会议通知、会议须知、证件、管理规定等。

六、拟定与会人员名单
七、会议编组
按与会人员的职务进行编组
八、联系会议驻地和会场
九、制发会议通知
十、制作会议证件
十一、人员配备
接站人员：10人前台接待人员：4人组织报到、签到人员：5人
会议服务人员：10人礼仪：10人
5、你所在的班级要到一汽大众进行生产线参观，请以学院的名义写一个函。

答：
吉林大学管理学院关于
学生到一汽大众参观的函
吉大管院函【2012】14号
一汽大众负责人：
为让我学院学生学习到更多有关于管理的知识，以及为了他们能够对企业有一个明确的认识，以便以后更快更好地了解企业、融入企业，我学院决定组织本院学生到一汽大众公司进行参观，包括生产线的参观、与工作人员交流等。

因此致函，望酌情考虑。

请函复。

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吉林大学管理学院
2012年5月2日。