浅谈企业办公室的政务服务功能

浅谈企业办公室的政务服务功能肥城矿业集团查庄煤矿杨海燕办公室作为各级政府、各个部门联系上下，沟通左右，协调各方的综合机构，承担的职责和任务是多方面的，如撰写文稿、文书打印、档案收存、机要保密、电话传真、会议组织、内部协调、公关接待、调研督察等日常性的行政事务和繁杂的服务工作，可谓千头万绪，但围绕上述工作即“办文、办会、办事”三个服务，可归纳为两个职能，即办事职能和参谋职能；两个职能相互依存，相互作用，其中参谋职能是办公室的灵魂，离开了这一职能，办公室就会变成一架简单的“办事机器”，不可能有大的作为。

参谋职能也是提高办公室工作效率的根本保证，并贯穿和渗透于办公室工作的全过程；想大事，谋大局，出主意，当参谋，是办公室的出发点和落脚点。

本文结合当前煤炭行业的生产经营形势和自己的工作实践，就办公室如何发挥政务服务功能谈几点看法：一、充分认识办公室政务服务的重要性﹤一﹥、政务服务不仅是为领导科学决策、民主决策、正确决策的迫切需要，而且更是市场经济新形势下，对办公室工作的必然要求。

随着社会主义市场经济的迅速发展，各项改革事业在向纵深发展，例如山东省肥城矿业集团公司在新的形势下，公司领导班子审时度势，高瞻远瞩，描绘了肥城矿区发展的宏伟蓝图，提出了“抓机遇，快发展，创辉煌”的总体要求，进一步确立了指导思想、工作思路，双十目标和工作重点，面对新的形势新的任务，需要探索的新领域、解决的新矛盾、决策的新问题层出不穷，这摆在了各级领导的面前。

尤其作为企业领导，遇到的情况更加复杂，这不仅需要各级领导提高认识，解放思想，更新观念，由经验决策和个人决策向科学决策、民主决策转变，而且迫切需要具有服务职能的办公室人员转变观念，提高素质。

首先要认真学习，深刻领会十六大精神，学习和实践邓小平理论和“三个代表”的重要思想，学习当代经济、科技、法律、业务理论知识，特别要突出掌握市场经济理论和现代企业管理知识，对市场经济知识有更深刻的理解，对当前形势有更进一步的认识，进一步确立用市场经济眼光认识问题，用市场经济思路来分析问题，在思想观念上实现三个转变，一是由“不出错就是成绩”的认识转变为高标准严要求的观念，切实增强工作人员牢固树立“严、细、新、实”的工作态度和缜密细致，雷厉风行，立说立行的工作作风；二是由“被动跟随”转变为创新工作的观念，要善于发挥能动性，突出创造性，克服等靠心理，敢于打破传统思维定势，摆脱约定俗成的束缚，摒弃墨守成规的经验，在被动中求主动，在稳建中求创新，做到大事不糊涂，小事不疏忽；三是从仅仅满足于办文、办会、办事服务的观念，转变为不断增强责任意识。

能胸怀全局，从整体谋划，能谋在关键处，参到点子上。

要勤于学习，善于思考，使智力服务上档次，上水平，使好思路、好建议通过领导决策转化为好成果。

﹤二﹥、政务服务是增强办公室主动性和创造性的重要途径。

办公室的性质虽然决定了其工作的从属性，但不意味着“坐等领导指示”、“领导叫干啥就干啥”，如果不增强工作的责任感和事业心，就很难说工作到位，这样不仅很难把工作做好，而且还会导致惰性滋生，作风疲沓，影响部门形象，甚至会给工作带来损失；相反，时刻抱着一种对事业高度负责的态度，时刻保持一种昂扬向上、奋发有为的精神状态，就会化被动服务为主动服务，就会时刻把工作想在前、做在前，突出超前把握。

当然要提一个好建议，出一个好主意，必须吃透精神，搞好调研；否则不深入调研，闭门造车，是想不出好点子的。

蜻蜓点水、走马观花、缩头缩脚很难碰撞出创造性的火花，必须认真刻苦钻研党和国家的路线、方针和政策，全面准确地了解掌握行业内外有价值的信息，自觉运用马克思主义立场观点方法，在观察形势中发现和分析问题，提出建设性、针对性的意见。

必须深入一线，深入基层，进行调查研究，掌握详实的第一手资料。

﹤三﹥、政务服务是办公室的本质功能。

承办领导交办的各项任务都必须按规范化要求，周全细致，不出纰漏地完成，并及时向领导反馈办理结果。

可以说抓好督查落实是办公室的最高职责，也是办公室政务服务的根本出发点。

例如在领导决策某事项之前，首先要做好准备工作，广泛地调查研究，收集决策所需要的各种信息，提出可供参考的线索；在决策实施的过程中，要做好督促检查工作，同时根据实施过程中遇到的新情况、新问题，及时提出补充、完善、调整性的意见。

譬如，企业要召开重要会议或举行某项重要活动，办公室都要提前介入，做好预案筹备，周密安排，保证会议质量或重要活动的效果，使领导决策顺利地落到实处。

所有这些也正是办公室政务服务本质功能的具体体现。

二、办公室搞好政务服务的基本要求﹤一﹥、搞好政务服务，要在把握“度”上想办法。

把握“度”即掌握好适度原则，做到“注意分寸”、“掌握火侯”、力争“恰到好处”，防止“过”或“不及”，争取最佳效果。

进行政务参与，是事无巨细的参与，还是浅尝辄止的参与？笔者认为首先必须根据领导的安排来进行，也就是说要站在全局高度把握工作重点来进行，否则相关部门就会认为你干涉工作过多，长此以往，必生隔阂，就会使你话难说，事难办。

把握不住问题的要害，提不出切实可行的解决问题的方法，势必会使领导怀疑你的工作能力。

政务服务、提供建议，要严格界限，只供领导参考，不能把自己的意见强加于领导，更不能按自己的主观意图行事，干预领导权力的实施。

﹤二﹥、搞好政务服务，要在拓宽知识面上下苦功夫。

发展社会主义市场经济是一个全新的课题，我们所了解的、掌握的一些新名词、新理论也都是从报刊、杂志和媒介中零零星星知道的。

随着企业改革力度的加大，如联营、合营、民营、股份合作，招标、投标乃至于各种纠纷、诉讼等众多的新知识、新理论、新观念，如果没有相当宽的知识面，深厚的知识功底，遇到新问题就会束手无策，就不能学以致用，更不要说参与政务了。

因此强化理论学习，拓宽知识领域，是当务之急，特别学习掌握经济法、民法等法律法规知识是十分必要的。

﹤三﹥、搞好政务服务，重在完善“规章”上做文章。

企业办公室要搞好政务服务，要做到有章可循，注重规章制度建设，可以建立会议、信息、简报、督察等为主要内容的办公制度，有了制度，工作就会顺理成章。

没有制度，即使工作做得再好，也难免遭人非议，带来不必要的麻烦。

三、办公室发挥政务服务功能的方法和途径﹤一﹥、在加强信息调研中，搞好政务服务。

信息和调研是参政、议政，为领导提供科学决策的基础。

不了解情况，盲目参谋，或凭主观意志当参谋，是提不出好建议的，在信息失真的情况下，决策也就失去了科学性，甚至会给工作造成不可估量的损失。

在决策酝酿形成的过程中，办公室发挥政务服务功能，主要表现在三个方面：一是反映实情；二是善提建议；三是超前思维。

反映实情是领导做出正确决策的前提。

要反映实情必须扑下身子，深入基层，认真搞好调查研究。

江泽民同志曾讲，调查研究是谋事之基，成事之道。

常言说“这难那难，通过调查研究就不难；这主意那主意，通过调查研究就是好主意。

”也正说明这个道理，通过调查研究，全面及时准确地了解工作、生活中的新情况、新问题，特别对领导关注的热点、群众议论的焦点、推进工作的重点等要进行重点调研。

努力掌握丰富详实的第一手资料，通过对各方面信息进行综合分析，有效整理，来实现政务服务。

在反映实情的基础上，善提建议，及时准确地为领导决策提出行之有效的方法和建议。

但要注意把握四点：一是政治要敏锐，要有“冒一芽而知春，落一叶而知秋”的超前意识，善于发现、总结别人容易忽略的问题，力求考虑问题快半拍、早半拍；二是要在认真学习党的路线、方针、政策的基础上，努力提高思想理论水平，在学习、领会领导讲话及各类文件精神实质的基础上，明确企业各项改革的必要性和重要性，弄清改革的依据、原则、方法步骤、目标和要求，对政策要切实做到心中有数；三是情况明。

要眼观六路，耳听八方，知领导所未知，想领导所没想，切实为领导提供有效信息；四是反馈要及时，对决策的贯彻落实情况要实行动态反映。

要想在不同时期，及时提出好办法好建议，必须在广泛调研的基础上超前思维，必须立足现实有前瞻性思考。

在企业长远规划上围绕领导决策想大事，超前谋划；围绕领导关注的热点、群众议论的焦点出谋划策，摆正工作重点；围绕企业不同时期的重点工作发挥作用。

要在信息调研工作中当好参谋和助手，不能满足于收集一般性的反馈、一般性的初级信息，而要开发高层次信息，加大信息调研的份量，不断提高工作水平和服务层次。

﹤二﹥、在协调各种关系中，搞好政务服务。

办公室是联结领导和基层的桥梁，协调部门关系的纽带，保持工作正常运转的中枢。

要履行好办公室的工作职责，就必须善于搞好协调。

办公室的协调不同于领导层的协调，有其自身的特点，领导层的协调，主要目的是进行决策，而办公室的协调，则是服务和服从于领导的决策，是根据领导授权和委托去解决矛盾和问题，是领导意图的延伸。

办公室的协调是站在全局的高度，在纷繁、复杂的矛盾中找出解决问题的办法。

协助领导搞好协调、理顺各方面的关系，是办公室政务服务的重要内容。

办公室要主动协助领导运用经济、法律、行政的手段进行有效的引导和干预，以统一思想，理顺关系，消除障碍，促进工作。

要想在协调各种关系中使政务服务取得较好的效果，必须具备良好的协调技能，掌握协调艺术。

协调是一种实践性很强的事务性工作，自身的工作实践也说明，在协调艺术上要做到四个到位：一是加强修养，自身素质到位。

加强自身修养要具有与本职业务工作相适应的思想素质、理论水平和决策能力，这是搞好协调工作的基础。

提高自身修养，就是要从理论上认真学习党的路线、方针和政策，认真钻研业务理论知识，具备认识问题、分析问题、解决问题的能力，从思想上认识到协调是一种服务性的工作，做好协调是争取人，而不是指使人，管事但不能立事，在协调过程中，遇到困难或受到冷落，都要做到心胸开阔，豁然大度，在任何情况下都能保持良好的心态。

二是搞好调查，熟悉情况到位。

毛泽东同志曾说过，没有调查就没有发言权。

不能准确掌握事情的真实情况，就很难做好协调工作。

在协调问题之前，必须进行深入细致地调研分析，了解问题涉及的单位、人员，弄清事情的来龙去脉，分析清楚事情的起因、性质、发展趋势、影响范围等，在全面掌握情况的基础上，拟定出完整的协调方案，加以灵活运用，从而达到协调目的。

三是原则尺度掌握到位。

目前社会在快速发展，要协调的内容越来越多，难度也越来越大。

协调工作必须坚持按原则办事，注重强化岗位职责，依照程序处理问题。

坚持明确分工，责任到人，按原则办事，实事求是，公正处事。

同时，在协调工作中，做到对事不对人，协调不越位，参与不干预。

做到在领导面前不唯唯诺诺，在群众面前不趾高气昂。

协调问题要做到光明磊落，不耍小聪明，不以自己的好恶而偏袒一方，确保协调工作有理、有据。

四是平易近人，情感投入到位。

协调是帮助人解决意见分歧、消除思想隔阂，理顺情绪的工作。