办公室环境管理 (1)

方秘书向分管办会的领导请求，领导有了决 定的意见，就应按该领导的意见办。因为一个单 位的领导同志往往不止一个，各项工作需要在集 体领导下分工负责。秘书应遵照领导职权分工与 单向请求的原则，向分管的领导请求即可。不应 多头请求。再说，既然请求副职领导已决定了的 事情，你又再去请求第一把手。这样做弄不好容 易造成烦恼误会，使副职领导以为你心目中不尊 重副职领导职权。有厚此薄彼之嫌，不利于今后 工作，也不利于自己与领导的关系。 两位领导在同一事情上有不同的意见，秘书 最终遵照第一把手的意见执行，是比较妥当的。 按照领导班子民主集中制的建设原则，秘书执行 主要决策人的意见，这是按组织原则办事。
办公环境管理
5. 办公室的听觉环境管理
听觉环境指办公室所处的有益或有害声 音.
消除噪音的来源。 用吸音的材料以减少噪音的影响。 适量音乐的播放。
办公环境管理
6. 办公室的空气环境管理 (1)温度 最舒适并有益于健康的工作温度是15~20℃。 (2)湿度 最适宜的湿度为40%~60%。 (3)空气流通 每人每分钟需要45立方公尺的新鲜空气。 (4)空气的净化 包括打扫，拖洗，擦净，上腊与打光等。
办公室布置注意事项：
• 3、业务处理者安置在中央，位置次序面向同 一方向，直线式组合，便于交接文件和沟通 联系。 • 4、审计部门位于离行政区较远的地方，有利 于工作的保密与高度集中。 • 5、主管的工作区域位于工作区域的后方，以 便于控制和监督，同时不因主管的接洽工作 转移和分散其他文员的视线和精力
10.1 办公环境管理
（2）识别办公室安全隐患 – 办公建筑隐患：主要指地、墙、天花板及 门、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施， 离开办公室前忘记关窗、锁门等。 – 办公室物理环境方面的隐患：如光线不足 或刺眼，温度、湿度调节欠佳，噪音控制 不当等。 – 办公家具方面的隐患：如办公家具和设备 等摆放不当，阻挡通道；家具和设备有突 出的棱角；橱柜等端堆放太多东西有倾斜 倾向等。
隐患记录及处理表
序 时间 号 地点 发现的隐患 造成隐 隐患 处理人 采取的 措施 患的原 的危 因 害和 后果 靠窗一排电 无窗帘 有损 行政主 安装窗 脑屏幕耀眼 遮阳 眼睛 管张强 帘 一名外来人 接待人 有安 员没有访客 员离岗 全和 胸卡 失密 隐患 周末5号文 负责研 失密 件资料柜未 发的人 隐患 锁 员外出 开会 行政主 强调接 管张强 待处职 责要求 研发部 周一部 经理王 务会上 立统 强调
办公环境管理
②布臵的原则
全体职员的座位应面对同一方向布臵。 常用的文件与档案，应臵于使用者附近。 应保持公共空间和私人空间的独立。 桌与桌之间应留有一米左右的距离。 桌位的排列，宜使光线由工作人员的左侧射入。 最常用的办公物品应放在伸手可及的地方。 计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，既 要方便使用又不影响别人工作。
(2) 识别办公室安全隐患
–办公设备及操作中的隐患：如电线磨损裸 露，拖曳电话线或电线，电脑显示器摆放 不当的反光，复印机的辐射，违规操作等。 –工作中疏忽大意的人为隐患：如站在转椅 上举放物品，女士的长头发卷进有关的机 器设备，复印后将保密原件遗留在复印机 玻璃板上，在办公室里抽烟，不能识别有 关的安全标识等。 –消防隐患：如乱扔烟头，灭火设备已损坏 或过时，灭火器上堆放物品，火灾警报失 灵等.
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一个大型会议的晚会内容怎么定，方 秘书先请示分管办会的黄副主任，定为 “举办电影晚会”。黄没有说要再往上请 示，而方秘书自认为再请示第一把手贾主 任也许会更好办事。在请示贾时又没有把 已请示黄所定的意见告诉贾，贾的批复定 为“观看戏剧演出”。这样，一个晚会出 现两种不同安排的领导意见，该怎么办？ 方秘书左右为难。几个办会秘书研究，最 后定为按贾的意见执行。由方秘书向黄副 主任作自我批评，说明拟按贾主任的意见 办，请黄谅解。当时黄对方秘书多头请示 很不高兴，但还是同意了按贾的意见执行。
1 11月4 日 2 11月 19日
研发 部 研发 部
3 11月 25日
研发 部
设备故障表
时间 发现人
设备名 称
维修要 求
何故障
维修负责人
办公环境管理
（4）、安全管理重点 ＊ 防盗
在办公大楼内应设有专门的保安人员24小时值班。
＊ 防火
火灾首重预防，电器电线应作定期检查，以防走 火跑电引起火灾。
＊ 防止意外伤亡
为了防止意外伤亡事故发生，组织应向职员进行 防止意外事故的教育，使之平时养成安全的工作 习惯。
相关知识
• 通常企业办公室中安全检查的方法是: 1、确定检查周期，定期对办公环境和办公设备 进行安全方面的检查； 2、发现隐患，在职责范围内排除危险或减少危 险； 3、如果发现个人职权无法排除的危险，有责任 和义务报告、跟进、直至解决； 4、将第3条中异常情况的发现、报告、处理等 过程认真记录在本企业的“隐患记录及处理表” 中。
封闭式办公室：是指分隔成若干带有门、 窗的独立的小房间的办公室结构，每个房间 给一或几个人使用，带有办公桌等相应设备。

办公室布局.doc
办公室布置注意事项：
• 1、主管的办公区域里需保留适当的访 客空间，同时又要和秘书保持最密切的 联系，以便于工作上的交流与沟通。 • 2、与公众接触频繁的部门应设置于入 口处，或者通向走廊，以减少穿过公开 工作区的次数。
办公室的职能与特征
职能：政务（或业务）服务和事务管理 特征：服务性，分散性，专业性，主 动性，繁杂性。
办公室实务的范围和内容
• 办公室实务 就是指办公室的工作事务和操作实务
特征 服务性，分散性，专业性，主动 性，繁杂性。
办公室环境
• 包括自然环境和人文环境两部分。
自然环境包括办公室所处的位置、建筑设计的 特点、室内的光线、色彩、空气、设备和布局 等要素。 人文环境包括办公室的整体形象标志、人际 关系、办公室文化等要素。
办公室文化
源自文库• 办公室文化： 组织文化在办公室环境、工作模式、人际 关系、精神面貌等各方面的表现。
露宝：比尔· 盖茨的秘书兼“母亲”
• “邂逅”大龄女秘书 • 在“娃娃公司”的日子 • “垃圾”事件
办公室文化标志
1．办公室的事情不管大小都是自己的份内 事。
2．每个人都十分关心公司的发展，把自己 的喜怒哀乐与集体的起伏紧密地联系在一 起。
办公环境管理
②布臵的原则
– – – – – – – 采用一个大间办公室。 使用同一大小的桌子。 档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观。 采用直线对称的布臵。 主管的办公区域需保留适当的访客空间。 将通常有许多客户来访的部门，臵于入口处。 主管的工作区域位于部属座位之后方，以便于控 制和监督。
办公环境管理
②开放式布局。 就是将一个大工作间“切分”成多个相 对独立的工作单元，把组织内部各职能 部门的所有工作人员按照工作程序安排 在各工作单元中开展工作。
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（2）办公环境布臵
① 布臵要点
◇ 营造一个安静的工作环境； ◇ 保证良好的采光、照明条件； ◇ 合理安排座位； ◇ 力求整齐、清洁。
考考你
1、 怎样优化办公设备？
–配备合适光源 –选择理想的办公桌椅 –安装隔音设备 –选择合适的屏风、窗帘、档案柜 –调节合适的空调温度 –合理放臵办公设备
办公室装饰 办公室绿化
2、怎样美化办公环境？
办公环境管理
4. 办公室的视觉环境管理 A.办公室内的覆盖物 （1）有效地使用颜色。（2）颜色应协调一 致。 B.照明 （1）光线的量。（2）光线的质。（3）光 的设计。 光亮设计的原则： 避免用一个发光体，宜多用几盏灯，降低光 源的强度；窗上宜装半透明玻璃，以免直接 光而用间接光；光源宜臵高处，并从后方或 左侧射入。
想想看
办公室的七大效率杀手有哪些？
1、空气杀手； 2、光线杀手； 3、声音杀手； 4、空间杀手； 5、设备杀手； 6、文件杀手； 7、职能杀手。
办公环境管理
3 办公室的布局与布臵
（1）布局 ①封闭式布局。 封闭式布局是一种较为传统的办公室布局， 是把组织内部各职能部门独立安排在一个个小 房间内，组成一个个小办公室。
作业
• 1、从小事上有时反映一个人的性格和面貌， 作为一名办公室秘书，更要注意一些细节， 请你列出每天下班前必须做好的工作。 • 2、设想你将来办公室的性质和内容，在一 张A4纸上画出你认为最合理的办公室的布 置图。
技能训练
下列问题哪些属于设备故障，哪些属于 办公隐患：
过度拥挤；打滑的地板； 家具或设备的突出的棱角； 柜橱顶端的抽屉堆放着太多的东西； 转椅无法调节高度；电线拖曳太长； 未接地线的设备；电路负荷太大； 消防栓无法打开； 碎纸机没有安全使用说明；传真机卡纸。
办公室布局

开放式办公室：大的空间包含众多单个工 作位置的组合，每一个工作位置通常包括 该员式的办公桌、文件和文具的存放空间、 椅子、电话、计算机等设备。
办公环境管理
（3）进行安全检查 包括办公环境和办公设备两部分：
要区分“隐患记录及处理表”和“设备故 障表”的使用，前者记录的是隐患，包括 办公环境和办公设备两部分，后者是记录 办公设备运行中出现的故障。例如计算机 不能工作了，就应填“设备故障表”，如 果计算机仍能操作，但屏幕被强光照射， 非常刺眼，就应该填写“隐患记录及处理 表”。
办公室环境布置的目的
1） 创造舒适而又工作效率高的环境； 2） 塑造组织形象； 3） 建立挡驾制度； 4） 有利于保密工作
要求
• • • • 方便 整洁 和谐 安全
办公环境管理
1 办公环境的含义 是指一定的组织机构的秘书部门工作所 处的自然环境。包括空间环境、视觉环 境、听觉环境、空气环境、健康与安全 环境。 2 办公环境的管理原则 方便→舒适整洁 →和谐统一→安全
第一章 办公室实务概述
办公室的含义
(1)广义的：泛指一切办公场所. (2)狭义的：是指某一类职业人员或某一级职务人 员的办公场所。 (3)特指的：党和政府机关，企事业单位内的综合 办事机构。级别高的又称办公厅。 (4)专指的：某种专门的独立的工作机构。
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3．办公室里有一种乐观向上的精神，不是 把上班作为一种挣钱的负担，而是作为一 种乐事。
办公室文化标志
4．团队协作精神。
5．营造相互教育、共同提高、浓厚的学习 气氛，每个人都乐于把自己学到的东西与 他人共享。
办公室文化.doc
办公室伦理
• 办公室伦理就是在对与错、正当的行为与 不当行为的意义上对办公室工作人员的道 德约束，体现为价值观原则或道德准则 • 办公室伦理.doc
办公环境管理
7.办公室的保健与安全环境管理
1、保健 ＊定期健康检查 ＊采取疾病预防 ＊推行健康运动
＊灌输卫生知识。 ＊保持环境整洁。 ＊举办康乐活动。
10.1 办公环境管理
2、安全管理 （1）树立安全意识
–掌握基本的法律知识，用法律保护自己的合 法劳动权益； –上岗前认真学习并自觉遵守有关安全生产、劳 动保护的规定和本组织有关的规章制度； –细心检查并主动识别存在于工作场所及机器设 备等的隐患，并及时排除或向上司报告，尽快 解决，以维护好健康安全的工作环境。