第二章办公室环境管理2

要求远程工作人员必须经常与总部联系。
4、虚拟办公室
这个办公室是虚拟的，并非真实的，但它又实实在在的存在着。 “虚拟办公室”是个相对的词，“虚拟办公室”的叫法是针对 “实体办公室”而言，是以这个办公室的使用用户是否真正拥有 这个办公室，是否拥有办公室的使用权以及是否在这个办公室里 办公为判断标准的。
昨天，SOHO在家的洪瑛8点30分才起床，慢 悠悠地刷个牙，洗 把脸，打开电脑，在网上和同事说了声Hello，问了句“今天你 SOHO了没”，这就算上班啦。
“不用化妆、不用想每天要穿什么漂亮衣服上班，惬意啊……”尤 其当她站在阳台上望着文一路上堵得一 塌糊涂、几乎看不到头的 汹汹车流，心里生出了轻松自在的感觉，甚至快乐得想唱歌。“ 一天的体验日太短啦。”
三、办公室布置
(一）设计不同形式办公室的工作程序
1、分析不同部门业务特点对办公条件的要求 面积、空间的大小 人员流动的频率 声音对办公效率的影响 需要设备及家具量的多少
2、设计平面图 3、选择办公家具、设施和装饰
办公室装饰应该考虑颜色、植物、图片等因素。 冷：白、绿、蓝； 暖：黄、红、棕； 中：灰、紫；
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2、弹性时间
以工时累积计算。成为企业提供灵活工作时间 和激励员工的方式。
员工自己选择一天的上班、午餐及下班时间， 并征得组织许可，其工作时间累积计算，但必 须达到组织规定的工时标准，如每周40小时。
弹性工作时间的形式
目前弹性工作时间制有多种形式：
(1)核心时间与弹性时间结合制。一天的工作时间 由核心工作时间(一般为：5-6个小时)和核心工作时间 两头的弹性工作时间所组成。
“虚拟办公室”的用户拥有这个“实体办公室”名义上的使用权， 但确没有在这个“实体办公室”里办公，仅仅是在名义上拥有了 这个“实体办公室”的冠名权或挂名权，使用了“实体办公室” 的门牌号，但不真正坐在这个“实体办公室”里办公。
“实体办公室”的真正拥有者，可以为“虚拟办公室”的使用者， 以其名义代为接收信件、包裹、访客接待等商务活动，并将信件、 包裹等在转交给“虚拟办公室”的使用者。
1、在家工作
适用对象：研发部门的科技人员 管理方法：电子工作日志记录
定期参加办公室活动、 上司监督
案例：阿里巴巴推SOHO办公体验日 近千员工在家办公
SOHO就是Small Office，Home Office，简单地说就是“在家办 公”。昨天，阿里巴巴滨江园区推出了首个 SOHO办公体验日活 动。只要“家里有宽带上网的电脑，没有停机的电话和手机，能 保证正常办公”，符合以上条件，报名后不用经过上级同意和批 准，就可在家办公。据不完全统计，昨天整个滨江园区近千名员 工参与体验了SOHO办公。
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下面，就来 看看几个白领这一天的SOHO与非SOHO生活，以及 由此引出的生活态度。
A. 在阳台上望着一塌糊涂的车流一身轻松
“真希望天天都SOHO。太 爽啦!”在公司事务部上班的洪瑛家住 学院路，为了上班不迟到，每天早上她都起得很早。“从学院路 那边开车到滨江上班，路上很堵，走走停停，去公司得一个多 小 时，每天来回起码两个半小时……”
并安排好公用区域。 （8）办公室随组织发展变化的变更，需要具有灵活性。
2、办公室布局的类型
（1）开放式 （2）封闭式 （3）混合式
开放式办公室布局
开放式布局就是将一个大的办公空间划分为多 个相对独立的办公区间，所有工作人员按照工 作职能和工作程序被安排在各办公区开展工作。 在这种空间布局里，没有私人办公室工作空间, 通过安排办公桌椅、活动屏风、档案架、绿色 植物等可活动的物件来分隔。
（三）选择不同办公模式的工作程序
调查现有办公模式存在的问题 选择新型办公模式 制定管理监督的标准和责权利相结合的分配制
度。 部分部门先取得经验再逐步推广 完善新模式，评估得失
二、办公室环境概述
（一）办公室环境 广义：指一定组织机构的所有成员所处的大环
境。 狭义：指一定的组织机构的秘书部门工作所处
4、采光、温度和通风
（二）布置办公室的基本要求
1、视觉环境 （1）色彩 （2）照明
的环境，包括人文环境（软件）和自然环境 （硬件）。
1、办公室环境包括
办公室的空间环境，系指房屋建筑与分配，办 公空间的大小，家具的布置；
办公室的视觉环境，它包括色彩，光线； 办公室的听觉环境，指办公室所处的有益或无
益声音； 办公室的空气环境，指由生理空气因素（湿度，
温度，空气流通与净化）造成的办公室的整个 气氛； 办公室的健康与安全环境。
不用去公司，不用挤公交，不会因为早高峰被堵在路上，还可以 在家吃着妈妈的爱心早餐，参与 SOHO办公的众多小白领大呼过 瘾。
阿里内网论坛“阿里味儿”人气爆棚，关于 SOHO办公的帖子一 个接一个。小白领们纷纷晒出了在家工作的照片。
有人惬意地在自 家阳台上办公;有人干脆搬个电脑，移师咖啡馆; 有人不惜牺牲“色相”，穿着居家睡衣出镜;还有人极具诱惑地晒 出了三菜一汤，这是“咱在家办公的中餐，亲自 下厨做的”;更 有胆大男同事，清凉装视频出镜，喝着饮料上网潇洒办公……
B. SOHO很环保，节省时间减少碳排放
广告产品运营部的小蒋也举双手双脚赞成SOHO办公。“只要不 影响工作，我很期待能够在家办公，不 但节省很多时间，最重要 的是，坐车的、开车的人少了，也减少了碳排放，很环保。”
小 蒋期待，这样的办公模式能持续下去，最好每个月有一周 SOHO。
C. 阿里中国网站小商品 市场发展部的周晓华昨天也在家SOHO 。一天下来，她反倒想念起办公室里的热闹劲来了。“我们办公 室是个大开间，都是年轻人，平时可热闹了，谁谁讲了个笑 话， 满屋子都是笑声。”
9.即时办公
即时办公”是为了迎合市场需求而诞生的新兴服务， 也就是进入即时办公，可以随时“退房”的办公室。 据悉，英国亨利集团选择位于陆家嘴中心区域的紫金 汉宫开设“即时办公室”近日将登场。
灵活的租期是“即时办公”最根本的特色，既迎合了 市场需求,又填补市场空白点，与普通写字楼的不同在 于它提供的是一系列商务办公服务，包括良好的办公 环境、办公家具及办公自动化设备，专业秘书服务， 会客室等。还可以为客户提供投资咨询、注册办照、 财务记账、代理报税等。
2、优化办公环境的原则
（1）舒适 （2）和谐 （3）实用 （4）安全
（二）办公室的空间设计
所谓办公室的空间管理是指组织为节省成本， 有效地利用空间，缩短工作流程，迅速处理信 息，提供良好工作环境，并促进秘书与其他工 作人员的沟通与协调所作的办公室内的布置。
1、设计办公室需考虑的因素
开放型办公室布局
开放型办公室布局
开放型办公室布局
封闭式办公室布局
封闭式办公室布局是一种较为传统的办公室布 局形式。这种布局方式按部门或职能进行布局， 即把组织内部各职能部门独立安排在一个个小 房间内，组成一个个小办公室。
封闭式办公室
混合式办公室
混合式布局是指在开放式布局的大办公室内， 把组织内部的各职能部门用组合式办公用具或 其他材料分隔开来，组成若干个工作区域。这 种设计的特点是使高级别的行政人员能保留他 们的私人办公室，和别人隔开而单独工作。其 他的管理者和他们的下属人员一般被安排在一 个开放的区域内。
SOHO办公，缘起非典 阿里为什么要尝试SOHO办公? 这还得从2003年的那场非典说起。那段日子里，阿里巴巴一名员
工被诊断为非典疑似病人，在杭州办 公的400多名员工以及他们 的家人朋友共上千人，从那年5月7日起开始了一段隔离生活。
在被隔离的日子里，员工邮件不断，电话不断，用来客户交流的 旺旺不断……从他们SOHO的那一天起到隔离结束，非典并没有 给阿里巴巴带来打 击，相反，阿里巴巴的业绩节节攀升，还突破 当月历史新高。
(2)成果中心制。公司对职工的考核仅仅是其工作 成果，不规定具体时间，只要在所要求的期限内按质 量完成任务就照付薪酬。
(3)紧缩工作时间制。职工可以将一个星期内的工 作压缩在两三天内完成，剩余时间由自己处理。
怎样执行？ 1.让员工清楚在工作时间内要达到的目标。 2.需要清楚明确一位员工在公司内的确切角色 3.在员工开始按照弹性时间表工作之前你必须
5、临时办公桌
适用：在家工作、远程工作、弹性时间工作及 兼职人员。
工作人员没有固定的办公桌，文件和信息存放 在计算机网络中，书面文件存放在存储间的一 辆小推车上，当他们来工作时，员工领取手推 车，然后使用企业中一个空闲的工作位置。
6、兼职工作
指一个人在多家企业或单位兼职，充分发挥其 专业技能，其兼职与其协商好兼职的期限、任 务、费用，并以合同确立的工作模式。
可昨天，小周一人在家办公，和客户交流是没啥问题，但和同事 们的交流却只能靠敲键盘。小周说，在家SOHO久了，怕是要抑 郁了，不过一个月SOHO一回还是很值得期待的。
D. 我也想SOHO，可我怕管不住自己 不过，还是有一部分人坚守在办公室里。“我也想SOHO，可我
怕管不牢自己。”阿里的小杨很有自知 之明，“就拿平时在家写 稿子来说，一个稿子经常要弄到半夜才开始动手，吃吃零食看看 电视还偷偷菜，感觉该玩的都玩过了，才静得下心来工作，没效 率啊。” 不选择SOHO，小杨还有个充分的理由。“我单身，在家办公没 饭吃啊。还是在单位好，一帮同事一 起混食堂，说说笑笑还有氛 围呢。”
案例
某公司准备在上海开办一所销售分公司，租用 了某写字楼一层的大厅，其中，大门左边用做 产品展厅，大门右边作为销售分公司办公区， 包括正副经理办公区、接待区、销售部、财务 部。该销售分公司的负责人将整个一层大厅全 部设计为当今很流行的全开放式办公室和半开 放式办公室，用站立并能够移动的间隔物来分 隔，没有门，所有人的工作都能清楚可见。
确定员工与公司交流的频率和模式。
4.远程办公员工每天要有固定的工作时间。
3、远程工作
是一种工作安排，它能让雇员享有灵活的工作 时间和地点。换句话说，就是每天到工作地点 通勤被通讯联系所取代。许多人在家工作，也 有一些人使用移动通信技术在咖啡店或其他点 办公，这些人被称作游牧工作者或网络通勤者。 远程办公是一个比较广义的词，指用远程通信 来代替工作相关的旅行，因此消除了远程工作 的距离的限制。
办公室环境管理
一、办公模式的选择 （一）导致办公模式变化的原因
办公场地费用过高 交通拥挤 高科技发展、 企业自身发展要求 企业竞争的加剧 企业组织结构的改变 社会环境宽松，人们希望最大限度发挥才干。
（二）办公模式的种类
在家工作、远程工作、虚拟办公室、临时办公 桌、弹性时间、兼职工作、合同工作、交叉工 作、项目团队。 注意各种模式的优缺点。
（1）职工的人数。 （2）购买或租用的面积。 （3）机构的建制和办公空间的分类。 （4）组织经营的性质或内容。 （5）部门间的工作联系，以确保科学有效实施工作流程，
减少或避免不必要的重复与浪费。 （6）办公室的间隔方式应符合工作的需要和保密的需要。 （7）走廊、楼梯、通道的宽窄和畅通，符合安全需要，
7、合同工作
指为完成某项任务聘用一些专门技术人员，并 制定合同明确其权利和义务，直至完成项目的 工作模式。多是自由职业者或专业咨询公司人 员。
完成特定工作量的一种选择。 节省隐性成本。
8、交替工作
由两人共同承担一项任务，每人工作一部分时 间，但必须有一段重叠的工作时间以交换信息， 商议工作进度，共同完成工作。
为了纪念那段特殊时 期，2005年5月10日，阿里日诞生。而在今 年的阿里日，滨江园区第一次开展了SOHO办公体验日的活动。
阿里巴巴CEO卫哲说，SOHO办公方式很环保，这次体验日活动 将是阿里巴巴今后是否推出 SOHO办公的一次大胆尝试。“像阿 里巴巴这么大规模的公司都能实现上千 人SOHO，其他中小企业 也可以试试。”