影响工作效率和良好的工作习惯

8种影响工作效率的现象和10种培养良好的工作习惯

综合部（朱琴妹）

一、影响工作效率的8种现象

每个部门，每个办公室都存在工作效率低下的现象：例如跟客户谈合作签单时，发现合同失效过时了；开会时总是迟到；打印机故障无法正常工作；资料杂乱无章或是丢失；办公室里人来人往使人根本无法高效工作——这并不奇怪。

下面来看8种具体影响工作效率的现象，也比较下自己是否正被这些情况所困惑着，同时开拓思维想想如果是我，我该怎样解决？

1、日常办公设备

过时的计算机、打印机、软件和其他技术设备将会降低工作效率。例如，程总和我的电脑已使用很多年，配置低下，在我们准备教学视频的时候都无法正常观看，一打开就死机。那么这个视频我就要花费时间借用同事的电脑或是回家用自己的电脑。

怎样判断技术设备是否过时呢？一条通用的准则就是，如果你的计算机不能运行一套常用软件的最新版本，那么就需要进行升级了。你在新设备上的投资将很快会在提高的工作效率中收回来。

2、工作空间安排不合理

由于工作空间安排不合理造成的效率低下问题。例如，我每次要打印文件都要把文件拷贝或发送到设计部的电脑才能打印；由于电话离工作位较远，致使第一次接电话都要离开工作位置。

要解决这些问题，通常只需要重新安排一下工作空间，可能就是安装一台打印机或是多拉一根电话线这样简单。

3、效率低下的文件管理制度

文件管理的杂乱无章会造成信息查找的困难，从而造成大量人力和时间浪费。要解决这一问题，就要保证你和你的员工有必要的将文件归档的条件。看看是否需要增加文件柜，使所有的员工都能够容易地将文件归类，以便于查找。最后，可以将不常用的文件搬到储藏室去，使员工更容易找到常用的文件。

4、未加管制的信息流

由于电子邮件和移动电话等通讯技术的广泛使用，使得工作环境中充斥着

新闻、市场信息、垃圾邮件和私人联络。这些外来因素会分散员工的注意力，降低工作效率。

减少工作中分散注意力的信息数量。退订那些你不读的电子邮件杂志，使用电子邮件过滤工具，将私人电子邮件与工作电子邮件分开。只将电子邮件地址或是移动电话号码告诉相关的人。

5、无效的会议

无效会议是在降低工作效率，浪费时间。经常会发生这样的情形：员工们被如集起来开会讨论某个主题，结果会议时间拖得过长，决定未能作出，或者是偏离了会议要解决的问题。

开会之前要看看这一问题能否通过当面沟通、打电话或是其他方式解决。如果确实需要开会，要限制时间，明确会议主题和日程使会议不要跑题。指定会议主持人，其责任是在有跑题迹象时采取行动，使会议回到正轨。

6、低于标准的工作资源

依靠不可靠或是过时的杂志、网站、报刊或是其他资源将会使你付出更多的劳动。只订阅那些员工真正会去看的出版物，鼓励员工使用更有价值的搜索工具。也就是说不订那些没人看的报纸和杂志，向员工提供高质量的网上信息资料。另外，寻找从打印出来的信息向可搜索数据库的转变。

7、干扰

在同一个办公室内办公，同事的大声说话、电话铃声、键盘敲击声和开关门的声音都会降低整个办公室的工作效率。

重视工作场所的噪声污染问题并采取措施。将电话铃声调小，关掉音箱，提醒大声喧哗者降低嗓门。用屏风、植物等在开放的办公地点中营造私人空间，减少视觉干扰。

8、混乱

混乱会造成干扰，降低工作效率。有效率的办公桌上，往往非常的整洁简单。环视下自己的办公桌，看看哪里是造成混乱的根源。它可能是一条乱拉的电话线，也可能是一个放在过道上的盒子，或是办公桌上一台已经损坏了的设备。将用不着的东西移出视野之外，将不再使用的东西扔掉。

10种良好的工作习惯

网上有句调侃：学生上学是为等放学，上班族上班是为等下班。我们会问一天的工作什么时候才算完成？答案是“永远没完” 。

我们每个人都想在工作和私人生活之间保持一种健康的平衡，就要学会合理的安排时间。如果做不到这点，工作和个人永远无法和谐.

学习下面的10种方法，实际的运用到工作中，定会提高：

1、每天都以计划开始

在每天下班结束后花15分钟写下第二天的计划或任务清单。写出清单后，你就会清楚地知道，哪些工作是明天必须完成的，哪些工作是今后几天内在完成的，哪些是长远的目标。这样你就会精确地找到需要优先处理的问题，从而避免被那些不重要的事情分散精力。这样，即使你决定在某个合适的时候停止工作，工作进度也在你的掌握之中，不会受到影响。

2、分派任务

在写出了任务清单后，认真考虑一下，哪些任务是可以分派给团队中的别的成员的。每天早早就找出了这些任务，就会使团队成员能够尽早开展工作，从而加快完成任务的速度。和你一样，同事也希望对每天的事情早做安排，如果你是在一天的最后几个小时才把任务分派给同事，同事会不高兴的，因为你有可能打乱了他们的计划。

3、控制干扰

不要让料想不到的电子邮件、电话和会议打乱你的工作计划，从而使你不得不加班。为控制干扰，可以这样做：每隔几个小时而不是每隔10分钟查看一次电子邮件；将重要事情作特殊提示；要求将会议安排在你方便的时候召开。4、早工作早离开

加班加点工作到很晚可能会引发恶性循环——工作到很晚通常会使你起得晚，然后又导致你要工作到很晚，如此循环。在一个星期内强迫自己早点开始工作，早一点离开。开始这样做很困难，但你会很快发现，早点开始工作能够使你每天有做计划的时间，从而提高了你的工作效率。

5、不要在工作时间干私事

过多放任自己，在工作时间做过多的个人私事。在工作时完全不考虑私人

事务是不现实的，因此要对我们个人事情和其他影响工作效率的事情进行统筹安排。这些小事情会影响你的工作，如果你将很多时间用于与工作无关的事情，那么晚上要加班就是不可避免的。

6、自我管理和监督

在一天的工作当中，个人行为和状态将影响着身边的人。遇到问题和挫折，以积极乐观的心态去思考，减少个人负面情绪，友善提醒和实时监督，让自己和他人在快乐轻松的氛围中工作。

7、依靠和信赖互联网

许多日常的交流更多使用的是互联网，QQ微信或邮件，使用这些可以使你避免当面的沟通聊天。当然，也有一些公司必须通过这些软件才能有效运作。但是，与人沟通中不仅看的只是文字表面，我们的情绪、表情将会更生动的表达我们真实的想法。

8、检查你的技术设备

“磨刀不误砍柴工”，对电脑和办公设备进行升级可以使你更为有效地工作，使你可以按时回家。例如，一台性能强大的电脑可以使你更快地进行网页搜索或是同时运行多个应用程序。

9、利用自动化手段

充分利用办公自动化设备和应用程来完成工作任务，这样会减少手工操作，使你获得更多的时间。

10、今日事，今日毕

拖延的陋习。上午的事，拖到下午做，白天完成不了工作，养成了熬夜的习惯。在拖延的这个时间内，更可以做别的事情。好的效率，不仅仅只是从时间上来体现，更多是从完成的质量和结果来看。

当然了好的工作方式有很多很多，远不止这些，每个人都有自己的工作方式和惯性思维，但是我们可以看出：知名的企业家、行业的业务精英等成功人士，他们必定有着严格的自我约束和自我管理意识，对现在对未来有明确的目标，而且他们正付诸他们的行动。所以，从细节中发现问题，不断改进，让自己成为一个更优秀的人。要不要成为一个优秀的人？