数字化加工技术层面

1、档案数字化简介

所谓纸质档案数字化，是指采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程，是档案信息从纸质载体向磁盘、光盘等数字载体上转移的过程。

由于档案本身具备的真实性这个特点，因此在档案数字化采集过程中，采用扫描或拍照的方式，保障其真实性，与此同时采用光栅图形的形式进行永久存储，从而保障其原始性。

由于档案本身是历史的产物，在不同历史时期，其采用的存储介质不同。即便是同样采用纸质的形式进行存储，不同年代纸介的质量不同，随着时间的推移，纸质档案存在老化、腐烂等情况，因此，在纸质档案数字化采集的过程中，要求针对不同年代、不同纸质的档案，进行不同扫描参数设置，从而达到最好的采集效果。

由于档案数字化工作的最终目的是，人们能够通过信息网络快速的检索和利用档案。因此，针对档案的数字化过程，除了档案原件本身需要进行数字化采集工作外，档案的编目信息（包括案卷级和卷内级目录）也需要进行采集著录工作。以便信息系统可以根据条件进行检索。另外，历史的档案目录多为手写，很难采用现今比较流行的OCR文字识别技术，因此，为保障档案目录的准确，需要人工的进行条目的著录采集工作。

档案数字化工作本身并不是简单的纸质档案扫描。其存在许多问题有待解决，具体如下：1、历史档案数量庞大，需要多人长期的辛勤工作方可完成。因此，档案数字化长期的多人

协调和衔接工作，是需要认真思考和面对的问题。

2、档案数字化工作既然是人工去作，难免出现错误。因此，针对每一份档案的纠错（查错、

改错等），将成为档案数字化工作最重要的组成部分，如果数字化采集的数据不能为信息系统所利用，则意味着档案数字化工作的失败（即便扫描了很多份档案，非常辛苦）。

3、档案数字化工作返工，这是数字化工作中经常会遇到的问题，任何单位都不可避免，只

是返工的数量和工期是可控制的。造成档案数字化工作返工原因很多，数字化工作中产生的错误只是一方面，还包括数据存储参数的改变、档案保管办法的改变、硬件设备的损坏等许多方面因素。

4、档案的安全，包括纸质档案的加工安全和电子档案的存储安全。国家档案法中明确指出

任何人不得私自修改(涂改)、损坏、销毁档案，因此在档案数字化过程中，针对档案采集设备要严格考量，禁止使用能够造成纸质档案损坏的任何采集设备（滚筒扫描仪容易撕纸）。另外，在纸质档案的交接与归还过程中要严格把关，防止数字化加工后的档案文件缺失。

目前的档案数字化行业，是伴随着档案事业的发展而兴起的一个新兴行业，其发展速度之快令人难以想象，但就其本身的信息化程度和现代化管理水平而言却严重滞后。这种发展的不平衡如果持续下去，将会为这个行业的长期发展带来很大的影响。

2、档案数字化加工环节

根据《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31-2005）标准所规定，同时结合这十几年的档案数字化项目经验，为保障档案数字化的加工质量和效率，将档案数字化加工环节划分三大操作集合，分别为基本加工环节集、安全保障环节集、质量检查环节集。

档案数字化加工工序图如下：

基本加工环节集：主要是指那些档案数字化工作中，必须进行的操作环节。主要包括：档案整理（编页号、拆卷）、档案扫描、条目著录、数据挂接、打印案卷及卷内目录、

档案装订、数据备份（光盘制作）。

安全保障环节集：主要是指围绕纸质档案的加工安全，而定义的加工环节。主要包括：档案领取、档案归还、档案登记（上架）。

质量检查环节集：是指针对各加工环节完成的纸质或电子档案的检查工作。主要包括：图像质量检查、著录条目校对、挂接校对、纸质案卷抽查。

档案数字化完整的加工环节包括：档案领取\归还、档案登记（上架）、档案整理（编页号、拆卷）、档案扫描、图像优化处理、图像质量检查、条目著录、著录条目校对、数据挂接、挂接校对、打印案卷及卷内目录、档案装订、数据备份（光盘制作）、纸质案卷抽查。

3、各加工环节详细描述

各工序详细描述如下：

领取档案：数字化加工人员到档案室里批量领取档案的过程，该工序标志着档案数字化工作的开始。数字化加工人员和档案保管人员，双方要认真核对领取档案的数量、时间，确认无误后双方人员要在“档案交接登记单”签字确认。

归还档案：数字化加工人员将数字化制作完成的档案，批量归还给档案室的过程，该工序标志着档案数字化工作的结束。数字化加工人员和档案保管人员，双方要认真核对归还档案的数量、时间，确认无误后双方人员要在“档案交接登记单”签字确认。

加工序列之中，为后续的加工任务分派和加工进度控制奠定基础。登记信息比较简单，一般包括案卷的编号、总页数和时间信息。此过程可以通过两种方式来实现，第一种方式是著录登记信息到Excel中，打印出登记册交给工程管理人员，由工程管理员进行动态的工作调派。第二种方式是著录登记信息到网络中的工作单中，以“下单”方式（“工作流方式”）将登记的案卷信息发送给工程管理人员。此档案登记环节的定义，取代了以往在领取每卷的档案盒中插入“错误单”的方式，大大提高了一卷档案的监控力度和整体工程的进度掌控的精确度，同时减少了不必要的浪费。

档案整理：是指针对档案案卷，按传统组卷或简化组卷方式，进行重新排序和编写页号的过程。该档案整理环节的定义并非“广义”上的档案整理。该环节所产生的页码错误，将档案扫描等后续环节中被查出。

档案扫描：将纸介档案扫描的计算机的过程。主要技术指标有扫描分辨率（Resolution），亮度（Bright），对比度（Contrast），图像压缩方法（Compress），文件存储类型（File Type），文件存储路径（File Path）；

图像处理：将扫描产生的图像文件进行优化处理的过程，是提升电子档案质量的重要过程。主要操作包括：扫描质量检查、图像去黑边框、图像去小斑点、图像纠偏、图像切边、图像拼接、拆分等操作。其中“扫描质量检查”又称“一查”，是图像处理人员通过观察来判断扫描图像，是否扫描压纸、压字，是否存在“扫描变形”，是否亮度、对比度不够档案不清晰肉眼很难辨别等；如出现此类情况，交给扫描人员重新扫描。

图像检查：是对图像优化处理操作完成的图像，进行检测的过程。该过程又称“二查”，主要针对图像处理操作后的图像是否完整、是否对扫描图像进行了清晰化、规整化操作，