建立完善财务管理信息系统

前言

随着计算机技术的发展, 网络经济的出现给社会经济生活带来了深刻的变化, 由于经济的数字化, 网络化, 出现了许多新的媒体空间,如虚拟市场、虚拟企业、虚拟银行。许多传统的商业运作方式将随之消失, 取而代之的是电子商务、电子采购、电子订单。各种新兴的经济运行模式为企业带来了购销活动的便捷快速、经济运行成本更低廉的好处。各行业都正为适应网络经济新形势做出相应的调整和创新, 企业的财务管理活动也不例外, 财务管理信息系统是新时代网络经济的产物, 建立完善的财务管理信息系统将是财务管理的未来发展趋势。企业管理以财务管理为核心已经是不争的事实, 如何加强财务管理, 提高财务管理水平, 使业的财务管理及会计电算化工作适应网络经济时代的需要已经成为全体财务人员的一大课题, 建立以财务为中心的管理信息系统将是提高管理水平的必由之路和捷径, 也是企业建立 ERP 的最重要的组成部分, 财务管理信息系统的建立将奠定真正实现无纸化办公的基础, 然而, 开发出高质量的财务管理信息系统是难点和重点。

一、管理信息系统的发展

1.1 开始阶段( 1954~ 1964)

开始阶段以单项事务子系统为主, 基于各部门的管理信息系统。如财务、物质销售等, 其目的是单纯减轻人的重复劳动。

1.2 发展阶段( 1964~ 1974)

发展阶段建立了以计算机为中心的管理信息系统, 用于商业、企业、银行事务管理, 是一些事务子系统, 基于电子数据处理系统。

1.3 定型阶段( 1974~ 1980)

管理信息系统从处理事务子系统发展为以处理控制为主的子系统。这一时期有两项大的成果: (1) 典型的、成功的管理信息系统相继出现, 如 IBM 用 36

年时间开发的COPICS ( Communication Oriented Production Information and Con-trol System) , 包括12个子系统( 生产、销售、预测、计划、库存等); (2) 在系统开发方法上有了明显的进展, 开始用系统分析、设计、实施的观点来开发一个管理信息系统。

1.4 成熟阶段( 1980~ 至今)

管理信息系统发展为以提供决策为主的信息系统, 建立了模型库、数据库。管理信息系统的研制方法有了很大的发展, 出现了基于两大类原型法及结构化系统分析设计方法体系的 20多种开发方法。

二、管理信息系统的作用

管理信息系统是管理现代化的集中体现, 现代化是一个综合性概念, 是科学技术管理制度在人们思想意识及行为习惯中的现代化的融合。现代化是一个动态的概念, 不同时代有不同时代的发达程度及表现内容。有效的管理信息系统是现代化的管理思想及方法, 现代化的组织制度,先进的计算机技术及现代化的人的有机统一体, 并能将最新技术及管理成果的动态性与现代概念的动态性一一对应。管理信息系统的作用主要有三个方面: 辅助分析、规范化管理、节省人力。

2.1 辅助分析

其特点是它超越信息简单的查询, 充分利用信息资源, 根据用户的具体需求有针对性地对信息进行深度加工, 使其信息能对用户的管理、经营和决策产生一定的影响, 起到辅助决策作用。要使系统具有较好的辅助决策功能, 系统分析的作用是极为重要的。从一定意义上讲,管理信息系统的研制开发人员要有严格的分工, 并各负其责, 只有这样才能发挥每个人的最大特长和潜能。一个系统的设计应该有一个合适的定位和高度, 辅助分析功能是重要组成部分。系统分析员在系统分析和方案设计时要充分考虑系统的风格、功能和特色, 并要兼顾实现的可能性和便利性。一般来讲, 用户通过管理信息系统所提供的有效信息可达到以下几个目的。第一, 能充分体现出用户以往和现在运作的情况, 从数据上分析出产生的原因; 第二,能为用户的决策者达到特定的目的提供有

的放矢的数据依据; 第三, 能为用户今后的发展提供方向和目标。

2.2 管理信息系统的规范化管理

管理信息系统的规范化管理主要体现在信息资源的标准化。在当今的信息时代, 网上资源已成为人们获取信息的重要来源。而这种信息的传递与交流只有在标准化与规范化的前提下才能快速有效的进行。这就对以往的数据编目格式提出了挑战。为了适宜网上电子资源整序的标准化与规范化, 元数据(Metadata) 技术便应运而生。例如:1995 年 3 月, 反映元数据技术的都柏林核心集 ( DublinCore) 在美国产生, 其中凝聚了 52 位来自图书馆、电脑、网络方面的学者和专家的智慧。

2.3 管理信息系统实施的优点

管理信息系统的实施不仅仅可提高工作效率, 而在节省人力物力等方面也发挥了重要作用, 解决了以往用大量人力手工操作的烦琐劳动, 实现了人机对话, 使得越来越多的人在较短的时间内花费较少精力, 获取大量的数据。

下面举例说明管理信息系统给企业带来的巨大效益,据美国 APICS 学会统计, MRP(Manufacturing Resource Planning 生产资源计划) 效益情况如下: 库存量降低 35% , 交货期拖延减少 38% , 短缺物料减少了 60% ~ 80% , 劳动生产率提高 20% ~ 40% , 采购期提前减少了 50% , 制造成本降低了 20% , 管理人员减少 10% , 生产能力提高 10% ~15% , 利润增加 5% ~ 10% 。总的来说, 一个集中体现先进的管理模式、思想方法的管理信息系统将会对企业生产经营诸要素进行优化组合和合理配置, 使生产经营活动过程中的人流、物流、资金流和信息流处于最佳状态, 达到以最少投入获得最大的产出。

三、管理信息系统研究的发展趋势

管理信息系统的开发进程从数据处理系统、信息控制系统到决策支持系统。管理信息系统科学也经历了不断探索、逐渐完善的过程。分析当前国际管理信息系统的发展情况,管理信息系统科学的兴起是随着管理信息系统理论研究和实践的应用发展起来的,尤其随着管理学、信息系统、计算机网络技术等支持性学科的发展,管理信息系统这门新兴的应用性科学正在全世界快速的普及和应