视频会议室管理规定

视频会议室管理规定

第一章总则

第一条为了规范视频会议室的使用，提高办公效率，促进信息共享和沟通，制定本规定。

第二条视频会议室管理规定适用于本机构内的所有视频会议室。

第三条视频会议室的使用原则是公平、公开、便捷、高效、安全。

第二章视频会议室的使用范围

第四条视频会议室的使用范围包括项目会议、企业内部会议、部门会议、业务对接、培训等。

第五条使用视频会议室的领导、工作人员和参会人员必须具备一定的操作技能，并具备相应的设备和软件。

第六条为确保视频会议的顺利进行，使用视频会议室的人员应提前预约，预约期限不得少于24小时。

第三章视频会议室的使用流程

第七条视频会议室的使用流程如下：

1. 预约：使用人员需提前向会议室管理员预约视频会议室，包括时间、人数、设备需求等信息。

2. 安排：会议室管理员根据预约情况，安排视频会议室的使用时间和设备配置，并及时通知相关人员。

3. 配置：使用人员在使用前应检查设备和网络是否正常，并妥善设置会议平台和音视频设备。

4. 联接：使用人员应在预约时间前10分钟进入会议室，并及时与其他参会人员连接。

5. 会议：会议期间，各参会人员应按照会议议程进行讨论和演示，并将参会资料及时分享给其他人员。

6. 结束：会议结束后，使用人员应及时退出会议室，并检查设备是否关机，确保下一位使用人员正常使用。

第四章视频会议室的管理责任

第八条视频会议室的管理责任主要由会议室管理员承担。

第九条会议室管理员的主要职责包括：

1. 接受预约：接受使用人员的预约请求，并根据情况安排合理的使用时间和设备配置。

2. 设备维护：保证视频会议室的设备正常运行，并及时进行设备维修和更新。

3. 会议记录：记录视频会议的人员名单、会议议程、会议纪要等信息，并进行归档管理。

4. 问题处理：及时处理视频会议中出现的设备故障、网络问题和人员纠纷等各类问题。

5. 安全保密：负责视频会议室的安全管理和信息保密，并严格控制会议室的使用权限。

第十条使用视频会议室的人员应遵守以下规定：

1. 遵守会议室预约规定，提前预约并按时使用，不得擅自占用和延长使用时间。

2. 遵守会议室的安全管理规定，不得私自携带、连接不明设备，不得泄露会议内容。

3. 遵守会议室的设备使用规定，正确操作设备，避免对设备造成损坏或误操作。

4. 遵守会议室的使用秩序，保持会议室内的整洁和安静，不得乱扔垃圾或大声喧哗。

第五章违规处理和责任追究

第十一条对于违反视频会议室管理规定的行为，将按照机构相关规定进行处理，包括但不限于警告、扣分、停用会议室使用权限等处罚措施。

第十二条对于严重违反视频会议室管理规定，涉及到信息泄露、损坏设备和影响正常工作秩序等行为的，将依法追究相关责任，包括民事赔偿和行政处罚。

第六章附则

第十三条本规定自颁布之日起实行，如有需要，经本机构领导批准可以进行修改。

第十四条本规定解释权归本机构所有。